物流公司行政管理制度

1XX物流有限公司行政管理制度1、员工行为规范1．1全体体员工上班时间穿着必须整洁、得体。员工忌穿凉鞋，拖鞋；在重要场合男职员应着西服配领带，女职员着职业套装，前台文员上班时间必须着正装。1．2公司使用考勤门禁系统，在公司总部的所有员工均发放统一制作的IC卡（工牌），该卡用于记录员工上下班考勤及开关门。员工工作时间必须佩带工牌。外驻机构及分公司未能使用IC卡考勤的，所有单位必须使用打卡机进行考勤，考勤以考勤卡打卡记录为准。1．3办公区域严禁吸烟，吸烟者每次罚款50元。1．4工作时间各部门及人员办公室不得关门，不得阅报、看书，不得串岗、闲谈及大声喧哗，更不得争吵，影响他人的正常工作。非因工作需要不得随意进入财务室、档案室。1．6接待来访客人要做到热情、礼貌、周到，前台问询后引进，相关对口部门负责接待，对口部门不明确的由总办接待。接待一般安排在会客室和会议室，严禁外来人员坐在办公座位上。1．7全体员工之间应相互尊重，下级对上级应尊敬礼貌，上级对下级关心爱护。工作时间不允许任何形式的争吵，不得顶撞上级，说理不取闹，形成和睦、宽松的工作氛围。1．8员工上班时间因公需要外出办事者，须知会上级领导，并亲自到前台登记注明办事内容、时间、地点，回来后办理注销外出登记手续；1．9办公电话提倡言简意赅，严禁任何时候使用公司电话闲聊、点歌、报时、听股市行情、打特别声讯号码等（如有业务查询需要打声讯台，则统一到前2台登记后在前台拨打）。1．10公司实行首听问责制，员工有义务协助接听周围员工不在座位时的任何来电。协助接听者，必须跟进落实来电的电话需求。如发现有来电未接或不及时跟进反馈来电信息，则对当时在坐的周围员工或接听者进行处罚。1．11最后一名离开办公室的员工有义务负责检查关闭办公区域所有的水电开关、锁好大门（包括电子门禁与使用钥匙关闭），检查无误方可离开。1．12根据5S管理规定，公司各部门、各经营单位实行5S管理责任制，公司总裁办负责总公司5S管理的推行和实施，各经营单位负责贯彻、推行总公司的5S管理工作。5S具体要求和检查内容详见《5S管理规定》。1．13所有员工预订的午餐只能在中午十二点后送到公司，并集中送至总办指定地点。1．14对已开通长途电话的员工，应在长途电话登记本上及时作好记录，每月总办行政主管检查核实话费与通话记录；下属经营单位由行政部门进行核查，出现异常情况应及时上报并作出处理，如属非办公产生的话费，由员工个人承担。2、考勤规定2．1周一至周五为固定工作时间上午8:30～12:00下午13:30～18:00如有客户业务需要，各部门可以合理调整和安排工作时间。下属公司及各驻外机构，工作时间有所改动调整，报公司审批后执行。2．2全体员工一律实行上下班打卡制度。员工上下班均须本人打卡，一天打卡三次，上班8：30之前打卡一次，中午在13：00—13：30之间打卡一次，下午下班在18：00-18：30之间打卡一次。任何人不得代替他人打卡，发现一次扣5分，二次扣10分，三次开除。2次忘打卡扣1分。2．3上班时间开始后十五分钟内到班者，按迟到论处；提前下班时间在十五分钟以内者按早退论处。十五分钟以上四小时以内者，按旷工半天论3处，四小时以上八小时以内者，按旷工一天论处。2．4所有员工必须先到公司打卡签到后，方能外出办理各项业务。外出办理业务均需回公司打卡才能下班。遇特殊情况，员工须向直接上级领导请示批准，并由部门经理或负责人在打卡记录上做签卡审批，部门经理以上管理人员须向总裁请示批准。所有签卡手续必须在一周内补办，否则按旷工论处。2．5员工在上班时间不得外出办理私事，违者按旷工一天论处。2．6员工一个月内迟到、早退累计达两次者,除按迟到早退处罚外，另扣除一天工资，并提出通报批评;一个月内迟到、早退累计达四次者,扣除二天工资并给予记过处分；以此类推进行处罚。2．7员工一个月内旷工半天,则扣除一天工资；旷工一天者，扣除两天工资并通报批评；累计旷工一天半者，扣除三天工资，并给予记过处分；以此类推进行处罚。连续旷工三天或月累计旷工五天，即作自动离职处理，工资不予结算。3、请假、出差规定员工请假、出差原则上需提前申请，并填报请假、出差申请表，按请假流程办理。3．1总公司各职能部门一般员工，1天以内由部门负责人审批，2天由总办负责人审批，3天以上由总裁审批；总公司职能部门负责人以上人员均由总裁审批。3．2各下属经营单位一般员工，1天以内由部门负责人审批，2-3天由经营单位负责人审批，4天以上由总裁批准；经营单位部门主管级（二级部门负责人）以上人员2天以内由经营单位负责人审批；2天及以上由总裁审批。各经营单位负责人以上人员均由总裁审批。3．3公司各外驻单位在管辖区域范围内人员工作安排，不计出差，不用填写出差申请单，由各外驻单位自行安排。44、沟通4.1公司倡导沟通无限、沟通顺畅。有关工作上的建议和问题，员工必须及时向直接上级汇报、请示，当得不到直接上级的回复或对上级的处理有异议时，可越级反映，如问题仍未得到解决，可直接向总裁反映。4.2每位员工任何时候可投递信件到“总裁信箱”反映问题和建议，也可在每月1日的“总裁谈心日”向总裁直接反映问题和建议。4.3员工之间、部门之间、上下级之间平时加强沟通，及时解决问题。平时沟通未能解决的问题才能在公司例会上提出解决。5、报刊图书管理5．1每年11月公司各经营单位根据业务需要向总办提交订阅报刊杂志申请报告，总办负责编制下一年度报刊预订计划，报总裁审批后统一订阅。5．2报刊和信函由总裁办前台文员根据规定集中收取并分类整理发放。前台文员负责查阅各类报讯通告，如发现与公司业务有关的内容应于当天将内容复印呈部门负责人传递至相关部门。5．3公司将根据需要，购置必要的工具书或其他书籍，另外公司也鼓励员工向公司图书室捐献书籍。5．4经批准订阅的报刊、工具书或其它书籍应由总裁办编号登记保管，每季度向员工公布一次书刊目录，员工根据需要办理借阅手续（按《员工图书活动室、图书管理规定》办理）。会议管理6．1会前准备6．1．1会议通知须提前一天以电子邮件形式传达，临时或紧急会议还需电话通知。会议通知必须阐明会议内容。6.1．2会议组织者必须提前5分钟进入会场。参会人员提前2分钟进入会场签到按时参会。视频会议由信息技术部在会前做好视频调试工作。6.1.3与会人员做好会议前会议内容的准备工作，发言时做到言简意赅。6．2会议纪律和要求56．2．1因故不能参加会议者，应征得主持人同意。并安排同部门副职或助理参加。6．2．2开会期间，与会人员的手机要调为振动，不准在会议中接听电话，重要客户电话要出去接听。另外未经主持人许可，不能随意进出会场。6．2．3所有新入职的部门副职或助理，在一个月内都要参加公司会议。6．2．4各种会议必须有结果、决议有落实、事务有跟进。6.2.5公司各部门、各经营单位及其二级部门必须举行一次周例会和月例会，会议纪要抄报上级领导和总裁，抄送总裁秘书。6．3会议内容与时间6．3．1周协调会议内容：协调平时沟通未能解决的问题，并提出意见和建议。周协调会议时间：每周一17:00举行。会议时间控制在1小时以内，与会者发言不超过5分钟。6．3．2月度会议6.3.2.1月度经营会议内容：着重围绕改善、提升经营管理，进行分析、汇报。月经营会议时间：每月3日17：00举行。会议时间控制在1.5小时以内，经营单位负责人发言不超过10分钟。6.3.2.2月度专项沟通会议：沟通协调和工作指导安排。月度专项沟通会议：每月10日17：00举行。会议时间控制在1小时以内，各职能部门负责人发言不超过10分钟。6.3.3总裁办公会：会议内容和时间由总裁决定。6．4会议纪要与传达6．4．1所有会议必须作好会议纪要，于会议后半天内整理完毕，以邮件形式发送至与会人员在一天内签字确认。6．4．2部门负责人须于会后3个工作日内将公司会议精神传达至本部门员工（须保密的内容除外），并根据事务跟进的内容和时间落实完成。6、报表及重要会议活动明细7．1公司各部门、各经营单位报表报送时间及内容期限部门资料名称上报时间上报单位备注6每周总公司各部门、各经营单位周总结计划；每周6晚10：00前总裁各经营单位《客户资源统计表》每周6晚10：00前总裁随周总结计划一同上报财务部各个银行当今余额表周一总裁月度各部门、各经营单位本月工作总结及下月工作计划表。每月最后一天总裁本月人力资源调整计划总办本月月度考核表下月4日总办下月资金计划每月26日财务财务部公司、各经营单位上月资金执行情况表及财务分析每月1日报审计部，并抄报总裁总裁公司、各经营单位本月度资金计划每月1日向审计部报送公司、各经营单位上月度的客户应收应付款情况统计表，财务应收应付款考核表，应收应付当事人确认函，个人借款及备用金考核表，个人借款及备用金明细表。每月2日报送给审计部。财务报表（含资金平衡表）每月10日报送审计部各经营单位《客户资源统计表》每月最后一天总裁随月总结计划一同上报营运部客户信息汇总表月底前总裁总办人力资源分析报告月底前总裁7审计部月度资金计划每月3日报送，如遇节假日顺延总裁月度资金计划执行情况每月15日总裁月度凭证审计意见每月最后一个工作日总裁季度各经营单位行业市场信息动态分析每季度最后2天总裁财务公司经营财务分析报告季度末月份2日总裁半年全体员工员工建议书5月26日总裁财务半年期财务分析（含各经营单位）7月5日总裁审计部半年期财务分析（含各经营单位）7月12日总裁各部门部门的半年总结计划7月5日总裁总办制度修订意见5月20日公司的半年总结计划汇总7月7日总裁全年全体员工员工建议书11月26日总裁各部门、各经营单位各经营单位部门下一年年度经营目标及经营计划11月8日总裁下一年年度绩效考核草案11月8日总裁公司制度、考核办法修订意见11月10日总办本年度工作总结及下年度工作计划新年1月8日总裁本年度绩效管理考核结果新年1月10日总办公司（总办执行）公司年度工作总结及下年度工作计划1月12日总裁公司制度修订、考核办法修订结果11月20日财务上年度财务分析报告1月10日8下年度财务预算12月31日下年度财务资金计划12月31日集团及所属企业年度经营目标完成情况12月27日审计部年度经营目标及经营计划（汇总）审计12月8日总裁上年度财务分析报告审计1月17日下年度财务预算审计1月8日下年度财务资金计划审计1月8日集团及所属企业年度经营目标完成情况审计1月6日97．2公司重要会议活动明细会议名称时间会议内容参加人员备注年中工作总结会7月10日上半年的工作总结、表彰，下半年的工作计划、安排、总体要求全体员工年度工作总结大会春节放假前10天本年度的工作总结、表彰，下年度的工作计划、安排、总体要求全体员工公司发展战略研讨会11月15日-17日公司发展战略、制度、考核办法、下年度经营计划的研讨公司中高层周工作协调例会每周五下午17：00工作事项的协调各部门、各经营单位负责人及以上人员月度经营分析工作会议每月3日下午17：00本月工作总结分析，下月工作计划安排及重大事项的协调各部门、各经营单位负责人及以上人员月度专项沟通会每月10日下午17：00上月工作事项和本月工作计划安排沟通、协调、指导各职能部门负责人司庆日10月17日举办公司庆典纪念活动总裁谈心日每月1日凡公司员工可在此时间与总裁沟通交流；（可通过总裁秘书提前预约时间）；7、附则1、各经营单位：下属子公司、分公司、单列经营部门。2、本管理制度解释权归公司总办；3、本管理制度从20XX年XX月XX日起执行。XX物流有限公司20XX年XX月XX日