物流公司签收单操作及管理规定

第1页共5页XX国际物流有限公司签收单操作及管理规定第一章总则第一条目的规范营运部门签收单操作流程，减少签收单丢失，提高返单时效。第二条适用范围及岗位2.1适用范围XX国际物流有限公司（营业部、集中开单组、集中接送货中心）2.2适用岗位序号岗位了解掌握1营业部（全体人员）√2集中接送货中心后勤统计员√3集中接送货中心驾驶员√4集中接送货中心收银员√5集中开单组（全体人员）√6枢纽/转运中心后勤管理员√7质量监督专员√第二章职责划分第三条职责划分3.1集中接送货中心负责签收单的开单、中转、派送、返回出发营业部各个环节。3.2营业部签收单开单、跟踪登记、返回客户。3.3集中开单组签收单开单。第2页共5页第三章签收单操作及管理规定第四条签收单出发操作流程及管理规定4.1签收单类型返单类型分为原件返回及照片返回，所有签收单返回只返回至原出发部门，不允许直接返回至出发客户。4.2签收单收费标准签收单业务收费标准为：原件返回10元/票，照片返回免费；月结客户可按合同规定的签收单费用进行收取，之后若有收费标准的调整以市场营销部通知为准。4.3营业部签收单操作流程4.3.1客户上门发货，如果货物含有签收单，则营业部在开单时需要在业务系统开单界面勾选“签收单”，并选择相应的“返单类型”，原件返回的运单备注第*联返回。4.3.2开单件数：货物件数+1（签收单信封作为一件货物走货）。4.3.3开单保存后打印标签。4.3.4检查客户签收单中是否包含其他业务附件（如发票等），核对无误后将客户签收单装入签收单专用信封并封牢，将标签号为最后一个数字的标签贴于信封正面左上角处，用透明胶带将签收单信封粘贴在标签编号为“1”的货物上，透明胶带不能覆盖标签，同时保证信封和标签处于货物同一面，紧靠货物标签处。如货物较小，信封无法张贴在标签同一面上，则张贴在该件货物最小面上。4.3.5如果签收单无法贴在货物上，则在系统备注“签收单无法张贴在货物上，随单走货”。4.3.6次日上午9：30前，营业部收银员检查昨日所开运单（包括集中开单组及营业部所开运单），将含有签收单的运单信息整理填写至出发部门签收单登记表上。4.4出发集中接送货中心签收单操作流程4.4.1驾驶员上门收货环节：驾驶员在收货环节如发现货物含签收单，询问客户返单类型，在运单签收单一栏勾选签收单“照片”或“原件”，原件返回的运单备注：第*联返回，运单填写完成后，驾驶员当面清点客户签收单是否包含其它业务附第3页共5页件（如发票等），核对无误后将客户签收单装入签收单专用信封封牢，并在信封上备注运单单号。若货物件数未超过20件，则驾驶员现场打印标签，将标签号为最后一个数字的标签粘贴在信封左上角，并将信封用胶带固定好在标签号为“1”的货物上，透明胶带不能覆盖标签，同时保证信封和标签处于货物同一面，紧靠货物标签处；若货物件数超过20件，则将货物及签收单信封拉至集中接送货中心张贴标签及信封。4.4.2驾驶员返回集中接送货中心环节：驾驶员返回集中接送货中心，将未贴标签的货物进行打印标签并粘贴，将含有签收单的货物，在签收单信封左上角张贴标签号为最后一个数字的标签，并将信封用透明胶张贴在标签号为“1”的货物上，透明胶带不能覆盖标签，同时保证信封和标签处于货物同一面，紧靠货物标签处。如果签收单无法贴在货物上，在系统备注“签收单无法张贴在货物上，随单走货”。第五条签收单中转操作流程及管理规定5.1贴在货上的签收单中转操作流程各中转部门理货员在看到含签收单信封货物后，需对签收单信封上的标签进行扫描出入库。5.2随单同行的签收单中转操作流程5.2.1到达操作：驾驶员将交接单和签收单信封交接给枢纽/转运中心配载员或集中接送货中心后勤统计员，由配载员或后勤统计员在点击车辆到达后，对签收单信封进行入库。入库后按目的部门对信封进行分类存放。5.2.2出发操作：枢纽/转运中心配载员或集中接送货中心后勤统计员在做出发交接单前将该车随单走货的签收单找出，并扫描出库，制作交接单，将交接单和签收单一起交给驾驶员中转至下一部门。第六条签收单返回操作流程及管理规定6.1自提货物的签收单操作标准6.1.1含“签收单返回”的自提货物，驻地营业部营业员核实提货客户信息后通知集中接送货中心理货员找货。6.1.2理货员按营业员提供的货物单号找货，检查货物附带的签收单信封，核对无误后将货物拉出，并将信封拆下交给营业员；营业员指引收货人在签收单上签字、盖章（是否盖章由收货人和发货人联系确定），确认签收信息无误后将签收单放第4页共5页入信封并放货。6.1.3若理货员发现签收单丢失应立即通知营业员，营业员须立即通知出发部门联系发货人补单；出发部门必须以在线通知方式联系集中接送货中心后勤统计组主管，告知到达部门处理方式。若出发客户要求必须是签收单原件返回的，出发部门在收到到达部门通知24小时内将新的签收单原件重新内部带货给到达部门；若出发部门与客户协商不需要原件返回的，出发部门收到通知当天需将签收单照片发送至到达部门（照片备注“原签收单无效”字样），收货人签字确认后进行返单。6.2派送货物的签收单操作标准6.2.1包含“签收单”字样的送货上门货物，集中接送货中心后勤统计员在到达联上应做明显标记。6.2.2驾驶员装货时检查含签收单的货物，若签收单信封存在异常，及时通知集中接送货中心后勤统计员，后勤统计员须立即通知出发部门联系发货人补单。出发部门必须以在线通知方式并联系集中接送货中心后勤统计员，告知到达部门是否送货。若出发客户要求必须是签收单原件返回的，则暂停该票货物派送，出发部门在收到到达部门通知24小时内将新的签收单原件重新内部带货给到达部门；若出发部门与客户协商不需要原件返回的，出发部门收到通知当天需将签收单照片发至到达部门（照片备注“原签收单无效”字样），才可以安排该票货物送货。6.2.3驾驶员送货卸货时将签收单信封取下，指引客户在签收单上签字和盖章（是否盖章由收货人和发货人联系确定），确认签收信息无误后将签收单放入信封。驾驶员返回部门交单时，必须与集中接送货中心收银员当面核查签收单信息并交接。6.3签收单返回操作标准6.3.1返回时间：到达部门当日到达出库的运单如含有签收单返单，则必须在货物签收后24小时内将签收单返单原件/照片返回至出发部门。6.3.2原件返回的签收单由集中接货中心收银员用内部带货的方式开单返回出发部门，照片返回的签收单拍照发至出发部门经理。照片必须清晰可见，涵盖签收单全部内容。6.3.3集中接货中心收银员将当天返回的签收单在系统以在线通知的方式通知出发部门“签收单已原件/照片返回”，照片返回的签收单原件由集中接货中心负责第5页共5页保管，保管期限为一年。第七条责任划分及奖惩规定表7.1责任划分及奖惩规定类型描述处罚机制奖励发现人损失承担签收单1.签收单未贴在货上且系统未备注记差错，对责任人罚款20元/票20元/票/2.漏开签收单计差错，对责任人罚款20元/票20元/票/3.签收单丢失的计差错，对责任人罚款50元/票50元/票责任部门承担全部损失4.签收单未按时返回计差错，对责任人罚款20元/票20元/票/第四章附则第八条实施、修订与专案处理本文件自20XX年X月X日起生效实施，有效期一年，最终解释权归质量控制部，并由质量控制部负责后续的修订与完善。附件：附件一：《出发部门签收单登记表》