物流公司运单管理规定

第1页共11页XX国际物流有限公司运单管理规定第一章总则第一条目的为了规范运单申请、填写、开单、审单、保管等一系列操作流程，规避因运单而产生风险，特制定此规定。第二条适用范围及岗位2.1适用范围XX国际物流有限公司（营业部、集中接送货中心、集中开单组、枢纽/转运中心）2.2适用岗位序号岗位了解掌握1营业部（全体人员）√2集中开单组（全体人员）√3集中接送货中心（全体人员）√4枢纽/转运中心（全体人员）√5质量控制部（全体人员）√第二章职责划分第三条职责划分3.1集中开单组负责系统开单、审单。3.2营业部运单申请、指导上门客户填写运单、运单录入、运单信息更改及作废、运单审单、运单保管。3.3集中接送货中心第2页共11页运单申请、司机现场指导客户填写运单、补充运单信息、审单、已开运单分类。3.4枢纽/转运中心受理更改单、更换标签。第三章运单管理规定第四条运单申请4.1运单申请4.1.1申请部门：集中接送货中心、营业部。4.1.2申请人：部门经理。4.2申请标准各部门按照《资-16-001物料管理规定》中规定的物料申请时间及时申请运单，申请标准请参照《物料配置标准》中关于运单申请标准的说明。第五条运单填写5.1客户运单填写内容驾驶员/营业员指引客户填写运单信息，确保运单字迹清晰、准确、完整，运单填写过程中，引导客户使用正楷字体书写。具体填写要求如下：表5.1运单填写规范运单填写模块栏目运单填写要求收货人/托货人信息填写规范托运人/公司，收货人/公司1.客户名称/公司名称必须提供全名。2.不能以某先生/小姐、某老板等职位和性别作为开单名字。联系方式1.手机号码11位，不能出现多位、少位。2.固话需要区号+电话号码。地址收货人需送货的，收货人地址不得为空，必须要详细地址。地址信息：某市名称+行政区域名称+镇/街道+路名+门牌号。（如收货人地址为某个园区，则地址必须精确到某园区*栋*号第3页共11页*室）货物基本信息填写规范网络订单号由驾驶员补全APP、官网、400订单的编号。货物基本信息填写规范货物品名填写货物真实品名，不能出现笼统名称，如配件、元件、电子配件（元件、产品）、食品、五金、零件、汽配等。货物名称为食品类的开单名称必须为D-日用品，货物名称为床垫类的开单必须为家居床垫，货物名称为门板类的开单名称必须为家居门板。包装1．包装类型：纸、纤、牛皮纸、木箱、木架、铁桶、塑料桶、膜、托膜、裸等。2．如果货物为同一种类型包装的则直接填写包装类型。3．如果货物是多种包装混合的则填写为：**包装类型**包装类型……,举例“3纸1木架1纤”。件数按实际件数写，如含签收单则实际货件数+1。体积写明货物总体积。重量按实际填写。储运注意事项保丢不保损的货物备注：“保丢不保损”。上门接货如实填写。增值业务信息填写规范保价声明价值按客户声明价值填写。代收货款按客户实际填写，信息一定要准确，不允许涂改。第4页共11页服务填写规范运输方式按客户实际勾选。交货方式按客户实际勾选。付款方式按客户实际勾选。签收单按客户实际勾选，原件返回的须备注“第几联返回”。承运人签名填写规范1．必须正楷签名。2．填写日期。托运人签名填写规范第六条运单录入6.1开单规定营业部、集中开单组、集中接送货中心后勤统计组根据客户运单进行开单，开单要求参照“5.1运单填写规范”。6.2开单流程及操作规范6.2.1营业部现场开单：营业部根据客户运单现场录单并提交。6.2.2驾驶员现场指导客户填写运单：对于驾驶员上门接货的客户，要求现场支付运费的，驾驶员现场称重量方、计算运费、指导客户现场填写运单，将重量体积及总运费填写在运单上拍照上传至集中开单组，集中开单组以驾驶员现场收取的总运费进行录单并提交（现付运费，现付金额需要填写在运单上，如果填写金额有改动，则需要驾驶员在运单上签字确认，开单组如果发现现付运单填写金额有改动且驾驶员未签名的，必须退回运单照片，联系驾驶员签字后重新提交）。6.2.3对于驾驶员现场未称重量方的货物，驾驶员将除重量、体积、总运费未填写的运单拍照上传至集中开单组，集中开单组将运单中涉及到的内容录入系统，点击系统暂存。驾驶员接货返回集中接送货中心后，将重量、体积补充完整，将运单交由后勤统计员在系统中将该运单信息补齐并提交运单。6.2.4对于含代收货款的货物开单参考《财-16-020代收货款管理规定》第五条“出发部门代收货款操作规范”。第5页共11页6.2.5对于高保价贵重物品（保价金额超过10万元（含））开单界面中系统自动勾选为贵重物品，对于保价金额不超过10万元，但在运输过程中需中转环节给予特殊保护要求时也可以自行勾选为贵重物品。6.2.6对于内部带货货物在系统开单时需要在开单界面勾选内部带货，此时系统会自动分配运单号，无需使用纸质运单，且在两个开单员同时在开单界面开勾选内部带货时，系统只会分配一个运单号。6.3开单异常6.3.1总部出现断电断网6.3.1.1集中开单组经理选择就近部门上班，并系统选择运单信息分配至营业部。6.3.1.2营业部系统开单提醒，弹出提醒框。6.3.1.3营业部查看需开运单信息。6.3.1.4营业部执行开单任务。6.3.1.5集中开单组负责监督。6.3.2超过系统峰值6.3.2.1预警系统自动启动，将超出峰值运单分配至营业部。6.3.2.2营业部系统开单提醒，弹出提醒框。6.3.2.3营业部查看需开运单信息。6.3.2.4营业部执行开单任务。6.3.2.5集中开单组负责监督。6.4内部带货开单操作规范6.4.1各部门内部带货不需要出发运单，由开单部门在开单界面选择内部带货后系统自动生成运单号。6.4.2总部职能部门内部带货开单部门统一归属为行政部，各部门需内部带货的用员工本人工号进行开单。6.5开单奖惩规定表6.1开单差错奖罚表第6页共11页差错类型描述处罚措施奖励机制损失承担开单差错目的部门选择错误记差错一个，处罚开单人20元/票奖励发现人20元/票责任部门承担全部损失需送货的，收货人地址不详细记差错一个，处罚责任人10元/票奖励发现人10元/票/收货人姓名或公司名未填写全名记差错一个，处罚责任人10元/票奖励发现人10元/票/货物品名与实际货物名称不一致或名称过于笼统记差错一个，处罚责任人10元/票奖励发现人10元/票/未将签收单计入总件数内记差错一个，处罚责任人20元/票奖励发现人20元/票/包装类型明显开错的记差错一个，处罚责任人10元/票奖励发现人10元/票/未按规定收上楼、超远、禁区费用记差错一个，处罚责任人30元/票奖励发现人30元/票责任部门承担全部损失超重超方实际货物重量超过系统录入货物重量的5%；实际货物体积超过系统录入货物体积的记差错一个，处罚责任人30元/票奖励发现人30元/票运费差价由责任部门全部承担第7页共11页差错类型描述处罚措施奖励机制损失承担6%（如货物包装为纤袋等难以准确测量货物体积的物品，则系统录入体积超过实际货物体积的10%）第七条运单变更7.1运单变更发起部门运单变更必须由开单部门或者客户发起且保价不可更改。7.2运单变更发起人运单变更发起人包括：金额未变动：营业部（全体人员）、集中开单组（全体人员）、集中接送货中心后勤统计组（全体人员）；金额变动：部门经理。7.3运单变更分类7.3.1开单部门因自身原因发起的运单变更，无需客户提供任何资料，可以直接发起更改。7.3.2客户申请运单变更，需客户提供运单客户联、身份证等有效证件（有效证件包括但不仅限于身份证、护照、户口簿、军官证、公司证明），客户无法提供运单客户联原件的必须提供具有法律效力的公司声明或者个人声明。7.3.3运单变更分为以下几类：（1）更改目的地；（2）更改代收货款；（3）更改货物体积、重量；（4）更改其他项目。7.4运单变更受理部门表7.1运单更改受理部门货物库存状态更改项目受理部门到达部门上到达部门上第8页共11页一环节未出库一环节已出库出发部门库存中所有更改项目系统自动出发营业部已出库或出发站已装车扫描目的站系统自动到达部门收货人信息系统自动到达部门代收货款系统自动到达部门送货方式、送货费系统自动到达部门货物重量、体积系统自动到达部门付款方式系统自动到达部门品名、包装、件数、备注系统自动到达部门7.5运单变更操作流程7.5.1货物出发部门库存中开单部门起草运单变更后，系统自动受理，如涉及标签更改的，则重新打印标签，将原标签撕掉，贴上新的标签。7.5.2货物出发部门已出库到达部门上一环节未出库开单部门起草运单变更后，系统自动受理，如果是目的站、件数更改的，中转环节在装卸车扫描时，系统提示运单有更改，中转环节打印新的标签，将原标签撕掉，重新粘贴新的标签，按新的目的站及件数往下中转。7.5.3货物出发部门已出库到达部门上一环节已出库开单部门起草运单变更后，系统提示到达部门有未处理更改单提示，到达部门根据货物库存状态以及实际情况进行受理或退回。如涉及标签更改的，到达部门受理更改单后，需打印新标签，将货物原标签撕掉，贴上新的标签。7.5.4货物更改代收货款参照《财-16-020代收货款管理规定》里面第七条“代收货款更改操作规范”进行更改。7.5.5货物出发部门出库后更改重量、体积的，到达部门需要对货物进行过磅第9页共11页量方，将重新测量的重量、体积备注在运单中。7.5.6对于需要到达部门受理的更改单，到达部门在货物入库后两小时内，须对更改单进行受理完毕。7.5.7对于涉及金额类的更改，财务部需对更改单进行审核。第八条运单作废运单作废分为两类，货物出发前和货物出发后。8.1货物出发前8.1.1客户原因造成运单作废（取消发货，发错货物等原因），营业部向客户收回运单客户联，如客户丢失客户联的，则由客户出具公司或个人作废证明，签字盖章后交给营业部，营业部经理系统作废运单，运单作废后如涉及到现付款，则营业部需将现付金额退还给客户。原则上客户货物不提供专车送回服务。8.1.2部门原因造成运单作废的（系统录入单号与实际运单单号不一致，同一运单系统录入两个不同单号等），直接系统进行运单作废即可（如系统录入单号与实际运单单号不一致的则直接将系统单号录入错误的运单作废重新开单，如同一运单系统录入两个不同单号，则保留系统单号与运单单号一致的运单，作废系统单号与运单实际单号不一致的运单）。8.2货物出发后8.2.1出库后运单因客户原因不允许作废。8.2.2部门原因造成的运单作废，部门经理在OA系统上报自己部门开单差错，由质量监督专员审核后，财务管理会计审核并作废。第九条审单9.1审单目的及要求为了减少开单差错，营业部、集中开单组、集中接送货中心每天必须安排专人对当天所开运单进行审单。9.2审单时间货物出库前。9.3审单内容表9.1审单表第10页共11页序号审单项审单要求1目的部门收货人地址是否在目的部门派送区域范围内2产品类型长线、短线、快车、慢车是否与运单一致3收货人电话电话是否错误，是否与运单填写号码一致4收货人地址送货上门的货物地址是否详细、准确5收货人区县区县是否在超远派送/禁区范围内6货物品名货物品名是否填写规范7签收单有无签收单漏开8保价保价是否和运单一致9代收货款代收货款是否漏开、错开10包装类型包装类型是否与运单一致11付款方式付款方式是否与运单一致12重量、体积、件数是否和运单一致13费用费用是否与运单收取费用相同9.4审单流程9.4.1营业部、集中接送货中心审单专员将运单与系统开单信息按照审单内容进行一一核对，如发现开单错误，则在系统起草运单更改，审核完毕后点击系统审单确认。9.4.2集中开单组在系统进行审单，将运单照片与系统开单信息按照审单内容进行一一核对，如发现开单错误，则在系统起草运单更改，审核完毕后点击系统审单确认。9.4.3集中开单组对于提交的运单需要审核运单全部信息，对于暂存的运单需要审核运单照片上已有的所有信息。9.4.4集中接送货中心需审核集中开单组提交的运单重量、体积等信息。第十条运单保管第11页共11页10.1出发运单保管10.1.1集中接送货中心每天对当天出发运单进行整理，按照出发营业部进行分类，每个营业部每天