儿童美术机构校区财务流程1

校区财务流程责任人：校区主管花销内容包括：1、固定花销：包括房租、水费、电费、物业费、取暖费、电话费、网费等校区固定且必须的花销2、活动花销：校区为了招生和活动所计划举办活动的所有花销3、其他花销：除上述两种以外的所有花销工作流程：一、上报固定花销：1、每月25日上报下月的固定花销，邮件上报校区领导人。2、审批后通过财务把款项打到校区帐号内。二、上报活动花销和其他花销1、此项目上报时需要配上活动策划方案和申请物品的理由。2、邮件上报项目部负责人处并抄送领导人，审批通过后财务会把帐目打到校区账号内。3、遵循提前上报的原则。三、上报文件和票据1、每月1日的23:59分之前，主管将制作完成上月的《校区现金流水》的电子版发到部门领导人邮箱。每月2日之前，把上月的收据绿联、刷卡小票、花销的收据和发票以快递的形式发到总部，地址为：xxxxxxx儿童美术财务手册试行版第一篇——收款一、收款方式：1）现金收款：收款→清点无误后→开收据→让家长在收据上“交款人”处签字，给家长收据联（红色第二联）→月底前将现金存入公司指定的银行卡内，保留好银行小票→-报账时将收据、银行小票交给财务。2）刷卡收款（POS机）：刷卡→第一联家长签字→给家长拉卡拉或银联POS机（卷纸）第二联或者持卡人存根→开收据→给家长收据联（红色第二联）→报账时将拉卡拉或银联POS机（卷纸）第一联或者两联的存根附在收据后面交给财务。3）淘宝收款：家长在淘宝网上付款后→提供付款人的淘宝名称，通知公司财务确认到账情况→开收据→给家长收据联（红色第二联）→报账时将收据交给财务。4）支票收款：收取支票→审核支票无误后—开收据→给家长收据联（红色第二联）→支票3天内交到财务→报账时将收据交给财务。5）网银转账：家长在网上付款后→通知财务确认到账情况→开收据→给家长收据联（红色第二联）→报账时将收据交给财务。二、《收据》填写规范：收据XXXX年XX月XX日今收到学员姓名交来课程、商品名称、活动名称人民币（大写金额）XXXXXX￥小写金额XXXX收款单位公章收款人XXXXX交款人XXXXX三、注意事项：1）银联POS机每月至少刷卡两次，如未操作，银联会撤机。刷卡的使用流程见附件1-2。2）审核支票：是否平整无折痕，字迹是否清晰、印章是否齐全（财务章、法人人名章）、清晰，金额是否正确（大小写是否一致）。日期必须大写，收款人（北京XXX艺术培训有限公司），收款人也可不填写。收取支票应自收取日三日内上交总部财务（注：支票入账有效期为出票日起10日内，否则无法入账）。超过10天需重新开。支票使用式样如图：3）大写书写规范：（1）壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元、角、分、零、整(正)（2）中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后、应写“整”(或“正”)字；其它的不用写“整”(或“正”)字。（3）阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写要写“零”字，如￥1409.50应写成人民币壹仟肆佰零玖元伍角；角位是“0”而分位不是“0”时，中文大写金额“元”后面应写“零”字，如￥16409.02应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分。(4）收据右上角标注收款方式（刷卡、现金、淘宝、支票、汇款）。第二篇——发票一、发票内容及流程：开票内容：收款内容：培训费———————课程学费；服务费———————活动、咨询服务；文具用品、工艺品——销售美术用品、画框、衍生品。流程：校区人员给总部发送申请邮件—总部转发邮件给财务开票→财务开具发票后给校区回复邮件二、开票信息填写规范：开票申请单位：序号学员名称缴费时间开票内容开票抬头名称开票金额123三、注意事项：1）申请邮件统一每周发送一次，每次周日晚20：00前发送本周一到周日学员的开票信息；2）若发票抬头是单位的，需要该单位与XXX公司签订《培训合同》并加盖该单位公章，该合同由我方提供；3）已开的发票，一律不能更改发票抬头。（财务人员开错的除外）；4）开票金额一万元以内（含1万元）只能开一张发票；第三篇——退款一、退款流程：流程：家长提出退费→校区核对校宝、上课记录表、收款凭据（收据或发票）无误→校区填写纸质《退费单》→校区给XXX发送申请邮件并附上电子版的《退费单》→XXX转发邮件给财务办理→财务办理退款后给校区回复邮件→报账时将收据或发票、退费单交给财务。二、《退费申请单》填写规范：三、注意事项：1）黑色字体是必填项，以便缩短退款给客户的时间；2）如果退款的学员已开发票，请让客户将发票退回财务。3）POS机刷卡方式缴费的学员，申请退费时提供的卡号信息必须是当时缴费刷卡的卡号信息，若非原卡，家长可提供另外的卡号信息，并由家长承担退费金额*0.78%（或2013.2.16日以前缴费的手续费率1%）的手续费。4）退费款财务统一退至家长缴费卡内，退费到账时间约为15个工作日左右。退款单客户（孩子）姓名：__XXXXXXX_____发票（收据）号码：____________________课程：____________________________所在校区：__________________交费时间：___XXXXXXXX__________交费方式：___XXXX_______（现金、刷卡、支票、淘宝、汇款）课程订金：￥____________课程费用总额：￥___XXXXXX___总课程数：_____________已用课程数：____________剩余课程数：___________退款：□订金：￥______________□课程费：￥______XXXXX____□绘本会员押金：￥_________________客户必须退还：□报名须知□收据□发票□上课记录表退款原因：XXXXXXXXXXXXXXX持卡人姓名：XXXX开户银行：XXXXXXXX持卡人账号（必须是缴费刷卡账号）：XXXXXXXXXXXXXXXX日期：XXXXXX区域负责人意见：日期：XXXXXX签字：XXXXXX顾客：__XXXXXX______销售顾问：______________财务：______________第四篇——学员转调一、转调方式：1.学员间互转：申请学员将剩余课时留存给其他学员的情况2.校区间互转：同一学员离开本校区转到另一校区的情况二、学员间互转流程：家长提出申请→校区核对校宝、上课记录表、收款凭据（收据或发票）无误→填写《转班申请单》，校区存留→更改校宝信息三、校区间互转流程：家长提出申请→校区核对校宝、上课记录表、收款凭据（收据或发票）无误→校区填写纸质《转调申请单》，校区存留→更改校宝信息→校区给总部发送申请邮件并附上电子版的《转调申请单》→总部转发邮件给财务四、《转班申请单》填写规范学员转调申请单转调时间：转（调）出学员姓名：XXXX交费时间：XXXX收据单号：XXXX课程：XXXX校区：XXXX课程订金：XXXX课程费用总额：XXXX已上课程数：XXXX学员家长签字：XXXX区域负责人签字：XXXX转（调）入学员姓名课程：XXXX校区：XXXX课程订金：XXXX课程费用总额：XXXX可上课程数：XXXX学员家长签字：XXXX区域负责人签字：XXXX注：一式两份，双方校区财务各存留一份。第五篇——报销、借款一、报销、借款的流程：报销：粘贴票据→填写《支出凭单》或者《差旅费报销单》→-主管审批签字→-到财务处报账借款：填写《借款申请》→主管领导审批签字→-到财务处借款二、票据填写规范：1）《支出凭单》支出凭单XXXX年XX月XX日第号即付单位或个人水电费、交通费、餐费、购办公用品、教学用品、快递费等款计人民币：（大写）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX￥（小写）XXXXXXX领款人：XXXXX主管审批：XXXXXXX财务主管记账出纳审核制单2）《差旅费报销单》主管审核出纳人XXXXX差旅费报销单部门xx部XXXX年XX月XX日出差人张三出差事由XXX校区运营支持出发到达交通工具交通费出差补贴其他费用月日时地点月日时地点单据张数金额天数金额项目单据张数金额91819XXX91914XXX火车15003XX住宿费23009218XXXX9227北京火车1500市内车费邮电费办公用品费不买卧铺补贴其他报销金额人民币（大写）XXXXXXX予借旅费￥XXXX补领金额￥XXXX退还金额￥XXX3）《借款单》借款单资金性质XX年XX月XX日借款单位：个人或部门借款理由：XXXXXXXXXX借款数额：人民币（大写）XXXXXXXX￥XXXXXX本单位负责人意见借款人（签章）XXXXXX领导批示：XXXXXX会计主管人员核批：XXXXXX付款记录：年月日以第号支票或现金支出凭单付给4)《报销单据粘贴单》1、方法：a.先选纸张大的，依次选纸张小的开始粘贴（先大后小）b.票据右边缘与《报销粘贴单》右边缘对齐c.先从下向上贴，再从右向左贴2、在每张粘贴单上标明此页的合计金额、单据数量；3、除票据超过《报销粘贴单》大小的2/3不用粘贴外，其他较小票据贴入《报销粘贴单》。4、式样如图：5、抵票的填写及粘贴如图：（注意：在凭单的背面用铅笔写上真实的发生事项及金额。）三、注意事项：1）请款、报销金额5000元以上的，财务在三个工作日内支付给领款人，请款金额在20000元以上的需提前一周向财务申请；2）特殊原因丢失发票或者收据，并且报销金额在200元以内的，需填写情况说明（内容包括：款项内容、金额（大小写）、当事人和主管两人以上签字）；3）发票、收据上须盖有对方单位的发票章或公章；4）交通票需注明从哪到哪、餐票需注明原因与人数、办公用品票需附上购物清单，快递票需附上快递的底单，以上的发票需签字；5）填写《支付凭单》的“即付”内容时：以发票内容填写，每个事项的右上角标注此事项的合计金额，在《支付凭单》背面列清真实事项6）对公借款月清，逾期未还者将在个人工资中扣回。第六篇——备用金申请一、流程：校区月末给总部发送申请邮件→总部转发邮件给财务→财务次月初收到《借款单》后拨款至申请人账户二、备用金申请填写单据依据《借款单》：请对照《借款单》填写规范第七篇——月末票据提交一、电子单据《校区现金流水账》，每月15日、30或31日以附件形式发送到总部邮件里；二、纸质单据在每月的最后一天采用快递或者直接上交的方式交给财务部。三、《校区现金流水账》填写规范20XX年校区现金流水日期内容收入金额支出金额每日余额备注月初余额XXXXX备用金3,000.00付购买花、美术用纸1,400.00付水费、活动费1,000.00合计3,000.002,400.00