商务谈判管理细则

1企业制度E-执行类制度名称元坝气田开发建设项目部商务谈判管理细则（试行）制度编号制度文号制度版本主办部门经营管理部所属业务类别工程管理/招投标管理会签部门钻完井工程部生产运行部安全环保质量部综合办公室地面工程部物资供应部监督检查者经营管理部审核部门解释权归属经营管理部签发日期废止说明/生效日期制定目的规范商务谈判活动，保护商务谈判双方的合法权益，提高经济效益，保证项目质量制定依据结合项目部实际适用范围元坝气田开发建设项目部各部室、各承包商。约束对象项目部商务谈判活动涉及的相关制度元坝气田开发建设项目部招标投标管理细则业务类别工程管理/招投标管理所属层级21基本要求1.1按中石化，西南油气分公司项目招投标管理规定，可不进行招标的工程施工、工程设计、工程监督、技术服务、工程建设及管理咨询、后勤服务外包、物资采购等各类项目原则上一律按本管理细则要求进行商务谈判；对项目费用金额较低、且时间紧急、项目涉及的技术、经济、法律关系较简单的项目可行申请询比价或其他方式进行选商。1.2商务谈判应遵循公开、公平、公正、诚信的原则1.3商务谈判方式分竞争性谈判和独家谈判两种。竞争性谈判指项目商务谈判发起单位直接与三家以上独立谈判人进行的谈判活动，或因特定专利、专有技术的工程项目只有两家独立谈判人参加的谈判活动。独家谈判是指项目商务谈判发起单位以谈判邀请函的方式邀请特定的谈判人。1.4项目金额在30万元以上的商务谈判项目原则应采取竞争性谈判选商。独家谈判选商只限于服务单位为西南油气田基地内单位和只有1个固定谈判对象的项目。竞争性谈判项目的邀请谈判人原则上不得少于3家。1.5招标投标流标项目转商务谈判的审批由原项目招标批准单位或上级项目商务谈判管理部门批准。1.6商务谈判工作实行归口管理、分级运作的方式。元坝气田产能建设项目部（以下简称：项目部）项目商务谈判管理由元坝项目部成立元坝气田产能建设项目招标投标领导小组（以下简3称：领导小组）负责，招投标办公室、专业小组和监督检查小组对应履行相关职能，各主办部门负责商务谈判活动的组织、实施工作。1.7商务谈判活动及其当事人应当接受依照本细则实施的管理和监督。2组织机构及职责2.1领导小组全面负责元坝气田开发建设项目部（以下简称项目部）项目商务谈判工作的指导和监督管理,其主要职责：2.1.1审查、审批项目部商务谈判管理制度；2.1.2负责审批项目部商务谈判项目；2.1.3负责指导、监督、检查项目部商务谈判活动。2.1.4负责项目商务谈判和谈判结果的审批。2.2招标投标办公室职责2.2.1负责组织起草项目部商务谈判相关管理制度。2.2.2负责审核商务谈判方案、商务谈判文件;2.2.3负责项目部商务谈判向上级部门申请报批。2.2.4负责谈判项目的预算报审并保存经审定密封完好的报价文件。2.2.5负责商务谈判管理制度执行的检查。2.2.6负责领导小组安排的其他商务谈判工作。2.3专业小组分管范围及职责2.3.1钻完井工程小组分管范围2.3.1.1钻井工程及技术服务专业小组：分管钻井、固井、空气钻技术服务、定向井服务、钻井液服务等项目。42.3.1.2采油气工程专业小组：分管完井测试、酸化压裂、油气试采、井下作业等项目。2.3.1.3油气开发工程专业小组：分管录井、测井等项目。2.3.2地面工程小组分管范围地面工程专业小组：分管油气田地面建设工程、净化厂及外部系统配套工程、生产辅助工程、基地办公楼、其他配套项目等项目。2.3.3生产运行小组分管范围生产运行专业小组：分管油气生产运行、大件运输、钻前工程等项目。2.2.4安全环保质量小组分管范围安全环保质量专业小组：分管安全环保、消防、钻后治理等项目。2.2.5物资供应专业小组分管范围物资供应专业小组分管设备、物资采购项目等项目。2.3.6专业小组职责2.3.6.1负责本专业年度、季度和月度商务谈判计划；负责审批谈判委员会。2.3.6.2负责审核谈判项目的申请、方案、谈判文件及谈判结果。2.3.6.3负责提供商务谈判项目金额预算编制所必须的设计或方案、施工图和工作量;配合招标投标办公室做好项目谈判的信息和有关资料的上报工作。2.4招标投标监督检查小组52.4.1分管业务范围：监督、检查元坝气田开发建设的商务谈判活动。2.4.2职责2.4.2.1负责对商务谈判项目实施全过程监督。2.4.2.2负责对商务谈判过程中发生的违规、违纪行为进行查处。2.4.2.3负责对商务谈判程序的规范性、合法性进行检查和抽查,参与项目的商务谈判。2.5主办部门职责2.5.1贯彻落实元坝项目部商务谈判管理制度。2.5.2制定本部门的商务谈判计划和方案，经部室主任审批后，提交经营管理部；负责商务谈判计划的组织实施。2.5.3负责商务谈判项目的申请。2.5.4负责组织成立商务谈判工作机构，编制商务谈判方案。2.5.5负责发售商务谈判文件、组织踏勘和答疑、组织项目谈判活动、发出商务谈判结果通知书、编写谈判报告；负责组织合同谈判、谈判资料的整理和归档及编写谈判总结；2.5.6配合经营管理部向西南油气分公司上报项目商务谈判信息和有关资料。3商务谈判工作程序（商务谈判工作流程图见附件一）3.1商务谈判涉及的金额在30万元（含30万元）以下的项目：63.1.1商务谈判报批。在商务谈判前，各专业部门编写谈判方案并组织相关部室审查，谈判项目由招标投标领导小组批准。3.1.2发出商务谈判邀请。主办部门根据项目要求，优先选择系统内单位。3.1.3谈判项目预算价编制。主办部门将编制预算所必须的设计等基础资料及商务谈判申请表批复（复印件）报经营管理部，经营管理部委托造价咨询机构编制项目预算价。3.1.4谈判项目预算价（控制价）审批。谈判项目预算价编制完成后，由经营管理部初审后报分公司造价中心复审。3.1.5商务谈判。主办部门组织审查谈判单位的资质情况。成立谈判小组，经专业小组审批后，实施项目的谈判工作。3.1.6编写谈判报告。完成商务谈判后，形成会议记录及原始资料，报招标投标领导小组审批。3.1.7发出商务谈判结果通知书。经相关领导或项目经理审批后，由主办部门发出商务谈判结果通知书。3.1.8签订项目合同。主办部门根据发出商务谈判结果通知书及商务谈判结果通知回执函组织合同谈判，办理签订项目合同有关手续。3.1.9商务谈判工作总结。完成合同签订有关手续后，主办部门对项目商务谈判活动进行总结（采购项目应附三家以上商家询价回复函）并于7日内将项目商务谈判活动工作总结报招标投标办公室。3.1.10商务谈判资料的收集、整理、归档。按照项目部归档制度要求执行。73.2商务谈判涉及的金额在30万元以上的项目：3.2.1报商务谈判月度计划。各部室根据生产运行计划，于每月底编制本专业次月度商务谈判计划，经部室主任签字，报专业小组审批后，提交招标投标办公室汇总，于每月底提交石油工程管理处备案。3.2.2成立商务谈判工作组及编制商务谈判方案。在商务谈判前10—15日，主办部门负责组织成立商务谈判工作组及编制商务谈判方案。3.2.3商务谈判方案审查。主办部门完成商务谈判方案件编制后，组织相关部室审查，通过审查后由项目部领导审批。3.2.4商务谈判申请。主办部门办理商务谈判申请，按照流程办理完后交招标投标办公室。限上项目由招标投标办公室上报西南油气分公司招投标委员会办公室。3.2.5商务谈判文件编制与审查。主办部门根据谈判项目编制商务谈判文件。商务谈判文件经编制组内审，主办部室负责人批准后提交专业组审查。专业小组组织相关部室审查后提交项目部领导审批，成为正式商务谈判文件。3.2.6发出商务谈判邀请函。商务谈判文件通过审查后，由主办部门向外发出商务谈判邀请函。3.2.7商务谈判文件发售。各谈判方按商务谈判邀请函说明购买谈判文件。谈判文件的发售时间与文件递交时间，不少于7个工作日。3.2.8现场踏勘与答疑。主办部门根据需要组织现场踏勘与答疑。83.2.9谈判工程预算价编制。主办部门将编制预算所必须的设计等基础资料及商务谈判申请表批复（复印件）报经营管理部，经营管理部委托造价咨询机构编制项目预算价。3.2.10谈判项目预算价（或控制价）审批。谈判项目预算价编制完成后，由经营管理部初审后报分公司造价中心复审；单项工程金额在1000万元以上的地面工程项目经造价中心复审后，报总部工程造价中心审核。3.2.11资格审查。主办部门组织安全、审计监察、财务、市场管理、法律事务、对谈判方的资质、准入等资料进行审查。3.2.12成立商务谈判小组。谈判前一天，由主办部门根据批准的谈判方案，成立谈判小组，报领导小组批准。3.2.13商务谈判评标。谈判小组组长主持谈判会议，依据谈判文件组织开展谈判评标活动。3.2.14编写商务谈判报告。谈判工作完成后，由商务谈判小组编制谈判报告，向招标投标领导小组提交商务谈判报告。3.2.15发出商务谈判结果通知书。商务谈判结果经招标投标领导小组审批后，由主办部门发出商务谈判结果通知书。3.2.16签订项目合同。主办部门根据发出谈判通知书及谈判通知回复函组织合同谈判，并于通知书发出后15日内办理与谈判单位签订项目合同有关手续。3.2.17商务谈判工作总结。完成合同签订有关手续后，主办部门对项目商务谈判活动进行总结，并于7日内将项目商务谈判活动工作总结报招标投标办公室。93.2.18商务谈判资料的收集、整理、归档。按照项目部归档制度要求执行。4商务谈判项目的审批4.1所有项目，必须填报《商务谈判项目申请表》办理商务谈判项目申请手续。4.2办理商务谈判项目审批手续。详细说明项目商务谈判原因、事项、数量、金额、承包单位名称，经领导小组审批后，方可进行项目的洽谈事宜。5商务谈判项目发包方管理5.1谈判准备5.1.1谈判项目应具备的条件5.1.1.1项目已有投资计划或资金来源已落实。5.1.1.2完成谈判任务所需的技术资料和其它文件材料。5.1.1.3项目审批手续齐全且商务谈判方案经审查通过。5.1.1.4其他前期准备工作已完成。5.1.2商务谈判文件的编制5.1.2.1谈判文件由主办部门参照商务谈判范本，并结合本专业谈判项目的特点编制。5.1.2.2谈判文件的条款要符合相关法律法规，同时不得带有歧视性或倾向性的条款。5.1.2.3编制完成的谈判文件，由主办部门组织审查后，经招标投标领导小组审批。5.2谈判文件内容基本要求105.2.1谈判项目的概况及描述，包括谈判项目的有关图件、地表及地下地质条件、地理条件、气候特征及人文环境等。5.2.2地质(工程)任务(包括指标)、工程设计、实物工程量等。5.2.3对谈判单位资质等资料（中国石化资质证书、市场准入证等）的要求，包括主要技术装备(型号、数量)和辅助装备、人员素质、作业经验及健康、安全、环保的要求。5.2.4谈判项目执行的主要技术标准、质量指标、提交原始资料和成果资料的格式及数量要求。5.2.5工程进度和开工、竣工日期及采购商品的数量以及提交成果的时间要求。5.2.6项目承包方式及价格构成、价格测算原则和执行的标准等（预算定额是谈判的主要依据之一）。5.2.7谈判的日期和地点。5.2.8合同主要条款和其他需要申明的事项等。5.3谈判项目预算的编制及管理5.3.1所有涉及金额在30万元以上的项目应编制预算，严格控制无预算的谈判。限上项目部将编制的项目预算上报西南油气分公司造价中心审核，审核后的预算报招投标领导小组审查批准。5.3.2各谈判方的报价文件全部送达专业部门后，应密封保存。5.3.3参与预算编制和项目价格审批的人员要对项目预算价格保密。115.3.4因生产急需或其他原因无法编制标的的项目，专业部门在办理谈判项目申请手续时须说明原因。5.4收取商务谈判方案制作费等有关费用，须在谈判谈判邀请函中明确规定；收取的费用主要用于支付商务谈判活动过程中发生的费用。5.6对已发出的谈判文件须进行澄清或修改时,主办部门应将澄清或修改的部分经招投标领导小组审批后，作为商务谈判文件的一部分在施工方递交谈判文件截止时间至少三日，以书面形式通知所有谈判方。5.7主办部门可以组织谈判方进行现场踏勘，并