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关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度C基金管理有限公司(筹)关于特定客户资产管理业务申请材料特定客户资产管理业务记录与档案管理制度关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度9-10-1第一章总则第一条为了加强特定客户资产(以下简称“特定资产”)管理运营业务记录及档案保存工作的科学管理,C基金管理有限公司(以下简称“公司”、“C基金”),根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局制定的《机关档案工作条例》和其他有关规定,以及中国证监会发布的《基金管理公司特定客户资产管理业务试点办法》的有关规定,特制定本制度。第二条本制度所称业务记录和档案,是指C基金的相关部门在开展业务的各项活动中形成的、具有保存价值的历史记录,包括文书、特定资产管理业务、信息技术、会计、声像等各类档案。第三条公司开展特定资产管理业务中的不同门类和载体的档案,实行集中统一管理,不得由各部门或个人分散保管。公司特定资产管理业务记录和档案工作包括对业务记录和档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、和开发利用等。应根据其形成的规律,利用情况等特点进行科学管理。第四条公司员工都有保护公司特定资产管理业务记录和档案的义务,凡损坏业务记录和档案、擅自销毁业务记录和档案、泄露业务记录和档案机密等违法行为的,应按照《中华人民共和国档案法》及相关规定进行相应的处理,并追究其刑事责任(如有)。第二章特定资产管理业务记录及档案管理第五条公司特定资产管理业务记录及档案管理工作职能部门:公司综合管理部是主管部门,公司各相关业务部门为辅助管理部门,具体分工如下:1.综合管理部制定业务记录及档案管理制度,编制归档范围,明确保管期限,编制分类大纲,对各相关业务部门明确归档要求;对档案工作进行指导、督促和检查,保证材料齐全完整;负责业务记录及档案的鉴定、归档、保管、借阅、移交、销毁等管理工作;编制各种检索工具和参考资料,开展档案的编研工作,为积极利用档案创造条件;2.公司各相关业务部门对本部门在开展特定资产管理业务中形成的须保关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度9-10-2存的各类业务记录及档案,根据公司要求,做好收集、整理、预立卷工作,进行立卷归档。第六条特定资产管理业务记录及档案保存期限和密级。根据国家有关法规以及业务需要,公司对不同的特定资产管理业务记录及档案规定了保管期限和密级。保管期限分为永久、长期、短期三类:长期为十六年到五十年;短期为十五年以下。确定档案保管期限的基本原则是:凡有长远利用价值的列为永久保管;凡在较长时期内有参考利用价值的列为长期保管;凡在较短时期内有参考利用价值的列为短期保管。密级分为机密、秘密、一般三类。第七条特定资产管理业务记录及档案的分类。分为文书档案、特定资产管理业务记录、特定资产管理会计档案、信息技术档案、声像档案五大类。根据各自工作业务情况进行分类。分类应保持前后一致,分类一旦确立,不能随意变动。第八条特定资产管理业务记录及档案立卷、登记录入。根据公司特定资产管理业务记录及档案归档范围、保存期限、密级、分类的规定,在综合管理部的指导下,各相关业务部门预立卷,建立卷宗并登记录入。第九条特定资产管理业务记录及档案的交接:1.档案一般应于次年六月底前完成收集、整理、分类、鉴定、立卷、归档工作。2.特定资产管理会计档案的在所属年度终了后暂由会计档案形成部门保管一年后,移交综合管理部保管。3.如属带有保密性质的特定资产管理业务记录及档案,形成部门应指定专人根据业务特点和管理原则保管、整理。业务部门档案管理员负责将档案信息及时反馈至综合管理部,以便于综合管理部了解本公司档案材料整体状况,档案实体则在业务部门保存。待保密期限过后,再行移交至综合管理部,编制流水号,保持卷宗的完整。4.综合管理部一般于次年六月底前接收各部门汇总的上一年度特定资产关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度9-10-3管理业务记录及档案,对各种门类和载体的档案及重要资料作集中保管,做好档案的保管、统计、利用和鉴定销毁等档案管理工作。第十条特定资产管理业务记录及档案的编号。案卷的排列应按不同门类、载体和保管期限分别排列。根据档案的排列顺序按不同保管期限混年度或分年度编制卷号,案卷目录可按保管期限或类别编制,在一个卷宗内,案卷目录号不得重复。第十一条特定资产管理业务记录及档案的保管:1.综合管理部应根据需要建立档案专用库房和配备足够的档案装具。档案库房应坚固,并力求配备防盗,防光、防高温、防火、防潮、防尘、防漏、防虫等设施。并留有库管余量,以利档案接收。同时根据需要增置温湿计、去湿机、空调设备和计算机等设备。2.档案管理人员要定期检查档案的保管状况,做好记录,发现问题应及时向主管领导报告,采取有效措施,对破损和变质的档案材料应及时修补、复制,确保档案的完整和安全。第十二条特定资产管理业务记录及档案的借阅。综合管理部负责公司各部门业务记录及档案借阅。借阅者须填写借阅登记表。秘密文件经主管领导批准后,方可调用;机密文件须经领导批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还的要续借,再次办理借阅手续,否则文件将被收回。第十三条特定资产管理业务记录及档案的销毁:1.公司各业务部门定期对已超过保管期限的档案进行鉴定;2.档案的鉴定应在分管负责人的主持下,由综合管理部与相关业务部门组织鉴定小组共同进行。对超过保管期限,确无保存价值的档案编制清册,经主管、总经理批准后销毁。3.销毁档案时,应指定两人负责监销,防止档案遗失或泄露、漏销。监销完毕,监销人必须在销毁清册上签字,并将销毁清册存档,永久保关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度9-10-4管。第十四条综合管理部要建立全卷宗,以积累、存储本机构案卷的立卷说明、分类方案;鉴定报告、交接凭证、销毁档案清册、检查记录、卷宗介绍等材料。第十五条档案管理人员要熟悉库藏档案情况,主动了解各项工作对利用档案的需要,结合业务部门情况,编写组织机构沿革、基础数据汇编、文件汇集、业务专题汇集及各种专题档案史料汇编。第三章特定资产管理会计档案管理第十六条特定资产管理核算部门作为特定资产管理的重要职能部门,负责特定资产管理会计档案的管理工作,建立特定资产管理会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证特定资产管理会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。第十七条特定资产管理会计档案是指特定资产管理会计凭证、特定资产管理会计账簿和财务报告、基金便函、投资指令、资金核对表、净值表、新股配售通知书、基金核算操作日志和基金公告等特定资产管理会计核算专业材料,是记录和反映特定资产运作和管理的重要史料和证据。具体包括:1.特定资产管理会计凭证类:原始凭证复印件、记账凭证、其他会计凭证。2.特定资产管理会计账簿类:总账、明细账、其他会计账簿。3.特定资产管理财务报告类:月度、年度财务报告,包括特定资产管理会计报表、附注及文字说明、其他财务报告。4.其他类:特定资产管理业务便函、投资指令、资金核对表、净值表、新股配售通知书、基金核算操作日志和基金公告、特定资产管理会计档案移交清册、特定资产管理会计档案保管清册、特定资产管理会计档案销毁清册。关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度9-10-5第十八条特定资产管理业务每年形成的特定资产管理会计档案,由特定资产管理核算部门按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制特定资产管理会计档案保管清册。当年形成的特定资产管理会计档案,在会计年度终了后,可暂由特定资产管理核算部门保管。期满后,由特定资产管理核算部门编制移交清册,移交公司档案室统一保管。移交档案室保管的特定资产管理会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。第十九条公司保存的特定资产管理会计档案不得借出。如有特殊需要,经公司领导批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。查阅或复制特定资产管理会计档案的人员,严禁在特定资产管理会计档案上涂画、拆封和抽换。特定资产管理核算部门应当建立健全特定资产管理会计档案查阅、复制登记制度。根据国家规定保存特定资产管理会计凭证、会计账簿、年度财务会计报告和投资记录至少15年。第二十条保管期满的特定资产管理会计档案,可以按照以下程序销毁:由本公司档案机构会同特定资产管理核算部门提出销毁意见,编制特定资产管理会计档案销毁清册,列明销毁特定资产管理会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。1.单位负责人在特定资产管理会计档案销毁清册上签署意见。2.销毁特定资产管理会计档案时,应当由档案机构和特定资产管理核算部门共同派员监销。3.监销人在销毁特定资产管理会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的特定资产管理会计档案,销毁后,应当在特定资产管理会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本公司负责人。第四章特定资产管理信息技术资料管理第二十一条技术资料是指与特定资产管理信息系统有关的技术文件、图表、程序与数据,包括信息系统的建设规划、网络设计方案、软件设计方案、安全设计方案、源代码、系统配置参数、技术数据、软件及硬件设备文档等相关资料。关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度9-10-6第二十二条公司的技术资料由信息技术部负责。第二十三条借阅、复制技术资料应履行必要的登记手续。第二十四条网络设计方案、网络布线图、软件设计方案、安全设计方案、源代码、系统数据说明书、系统权限配置说明书等重要技术资料应有副本并异地存放。第二十五条技术资料应实施密级管理。只有在软硬件系统终止使用时,相关的技术资料才能进行报废并销毁。第二十六条报废及销毁技术资料应由公司领导批准、信息技术部会同综合管理部实施,并编制报废及销毁清册,由档案是保存。第五章特定资产管理信息技术数据管理第二十七条数据库系统由公司信息技术部管理,由专户投资部提供数据需求,由信息技术部对数据库系统统一规划。第二十八条信息技术部设立数据库系统管理员岗位,负责管理数据库系统,设立数据管理员对业务数据和系统数据实行专人管理。第二十九条与特定资产管理业务相关人员使用数据库资源,由信息技术部数据库系统管理员负责设定用户、口令和权限划分。第三十条数据库系统管理员设定用户、口令和权限须交部门领导审批方可执行,不得随意改动。第三十一条数据库系统管理员必须定期检查、维护数据库系统,确保系统安全、可靠及有效的权力划分。第三十二条数据管理员负责数据备份、数据恢复工作,对于业务数据,每个工作日结束后必须制作数据的备份并异地存放,保证系统发生故障时能够快速恢复。关于特定客户资产管理业务申请材料之九记录与档案管理制度9-10-7第三十三条数据管理员必须定期对数据进行检查确保备份数据正确性和完整性,备份数据不得更改。第三十四条数据管理员必须定期将系统数据和业务数据转储到不可更改介质上,进行异地存放,存放地点必须有严格的防火、防盗措施。第三十五条与特定资产管理业务相关人员使用数据库资源,必须严格按照信息技术部规定的用户和口令登入数据库系统,严格保管各自的用户名和口令,不得泄露给他人。第三十六条特定资产管理交易业务数据属公司机密,不得泄露,与特定资产管理业务相关人员查阅交易业务数据,更改系统权限,须向信息技术部提出申请,并交公司总经理批准,并登记备案。第三十七条系统数据亦属公司机密、必须实施严格的安全、保密管理,防止系统数据的非法生成、变更、泄露、丢失与破坏。第三十八条数据不得泄露,禁止外借。第三十九条保密数据不得以明码形式存储和传输。第六章附则第四十条本制度依据现行的法律法规的有关规定而制定,公司将适时根据有关法规的要求和公司业务的发展做进一步的调整和完善;如遇有关法律、法规作出调整与本制度不一致时,公司依据新的法律、法规的规定执行。第四十一条本制度由公司董事会批准后生效,由专户投资部、市场部、机构理财部、产品部会同综合管理部负责解释。第四十二条本制度自发布之日起实行。