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OFFICE基础资料2011.5.23目录第一部分办公软件之WORD第二部分办公软件之EXCEL第三部分办公软件POWERPOINT1、新建文档①通过“开始”菜单的“新建office文档”命令来建立。②通过快捷键来建立：在word中按ctrl+N键可以建立一个空白的word文档。③在word中使用“文件”菜单的“新建”命令来完成。2、打开文档①通过“开始”菜单的“打开office文档”命令来打开。②通过快捷键打开：在word中按“ctrl+O”键打开。③在word中使用“文件”菜单的“打开”命令来完成。4、自动保存①打开“工具”菜单，单击“选项”命令，单击”保存”选项卡里面有个“自动保存时间间隔项”默认时间为10分钟。（可以更改时间）3、保存文档①在word中使用“文件”菜单中“保存”命令。②在word中点击工具栏中的来保存。5、字体的更改①在word中使用“格式”菜单的“字体”命令中更改。②在word中点击工具栏的更改字形、字号、和颜色的按钮更改。③在word中鼠标右击选择“字体”命令更改。6、工具栏的快捷键①在word中使用“视图”菜单的“工具栏”命令中选择。7、插入符号①打开“插入”菜单，点击“特殊字符”命令，打开“插入特殊符号”对话框，在这个对话框中有6个选项，分别列出了6类不同的特殊符号；从列表中选择要插入的特殊符号，单击确定按钮，选中的字符就插入到文件中。8、插入日期①打开“插入菜单”，选择“日期和时间‘命令，打开”日期和时间“对话框，使用默认格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击确定按钮，在文档中就出现了windows系统的中文日期。9、查找和替换①打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在查找内容文本框中输入要替换的内容，如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”，完成后word会告诉替换的结果，如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用查找项，单击“查找”选项卡，在”查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击”查找下一处”按钮，就可以招待文档中下一处使用这个字的位置了。②在word中查找和替换的快捷键分别是：查找是ctrl+F,替换是ctrl+H。10、段落间距①把光标定位在设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开段落对话框，在间距选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的11、对齐方式①在word中我们通常用的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐，我们可以在“段落”菜单中常规选项卡中选择对齐方式。13、页眉和页脚①在word中打开“视图”菜单的“页眉页脚”命令，可以键入“页眉页脚”的文字或者图片。14、打印①在word中单击“常用”工具栏上的“打印”按钮。②在word中选择“文件”菜单的“打印”命令。③快捷键：ctrl+P组合键。12、段落行距①行距就是行与行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击段落命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择”1.5倍行距”,单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。15、绘制和插入表格①绘制表格：在word中单击’工具栏上的“表格和边框”按钮，鼠标的形状好像是一只笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右上角，松开左键，就在单元格中加上一条斜线，还用这支笔在表格中添加横线和竖线来拆分单元格。②绘制斜线表头:打开”表格“菜单，单击”绘制斜线表头“命令，打开”绘制斜线表头“对话框，在左边的表头样式列表框中选择样式，右边选择字体大小，行标题、数据标题中输入。③插入表格：打开“表格”菜单，单击’插入“选项，单击”表格“命令，打开”插入表格对话框，设置要插入表格的列、行，单击“确定’按钮，插入表格还可以使用”表格和边框“工具栏中的”插入表格“按钮，单击”插入表格“按钮拖动光标就可以插入表格了。16、插入图片①打开”插入”菜单，单击’图片”选项，单击”来自文件“命令，选择要插入的图片，单击”插入“按钮，图片就插入到文档中了，选中这个图片，界而还会出现一个”图片工具栏“。插入图片单击’图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开’插入图片“对话框。17、插入EXCEL工作表①在word中直接打开EXCEL建立的工作表，也可以在word中直接插入一个新的EXCEL工作表。在word中插入新的EXCEL工作表，单击“常用”工具栏上的“插入MicrosoftEXCE”L工作表按钮，同选择表格一样选择插入工作表的数目，插入EXCEL工作表后界面中的菜单栏和工具栏就变成了标准的EXCEL菜单和工具栏，可以像在EXCEL中一样进行数据处理。②打开“插入”菜单，单击”对象“命令，选择对象列表中的”MicrosoftEXCEL”工作表项，单击”确定“按钮，也可以在word文档中插入一个EXCEL工作表。打开”插入“菜单，单击”对象“命令，单击”文件创建“选项卡，单击”浏览“按钮，从文件列表中选择要插入的文件，单击”插入“按钮，单击确定”按钮，文件就作为一个对象插入到word中来了。1、工作表和工作簿①打开新的工作簿：在EXCEL中选择“文件”菜单的“新建”命令，EXCEL就会在工作区域右边显示一个“新建工作簿”任务窗格，有两个选项一个是空白工作簿、一个是根据现有工作簿。②打开一个现有的工作簿:在EXCEL中选择“文件”菜单的“打开”命令，允许我们从我最近的文档、桌面、我的电脑和网上邻居进行选择。③添加和删除工作表：添加工作表，首先单击要添加新的工作表处的工作表标签，然后选择“插入”菜单的“工作表”命令，则在当前工作表前添加一个新的工作表，一次可以添加多个工作表。删除工作表：单个工作表可以右击此工作表的标签，在弹出的菜单中选择“删除”命令。④移动和复制工作表：可以把工作表移动到同一个工作簿的另一个位置，也可以移动到另一个工作簿中。在同一个工作簿中移动工作表，单击这个工作表标签，然后拖动到适当的位置，松开鼠标键即可。要复制工作表，过程是一样的，只是在拖动工作表之前要按住ctrl键，并且是在释放工作表之后松开ctrl键。移动复制到另一个打开的工作簿：右击要移动的工作表标签选择“移动和复制工作表”命令，从下拉菜单中选取工作簿、移至最后或者前面、要复制工作表就选择“建立副本”选项框。2、自动填充连续标签①EXCEL有连续填充的性质，允许我们填充一连串的标签，而不需要一个个输入，单击单元格按住鼠标左键拖动单元格。3、合并单元格和添加单元格批注①合并单元格：选定想要合并的单元格区域，右击选定区域选择设置单元格格式命令，单击对齐选项卡，选中合并单元格，或者在工具栏中点击合并按钮。②单元格批注：右击单元格选择插入批注命令，输入我们想要批注的内容。管理批注：选择“工具”菜单的选项命令，视图选项卡中有一个标有“批注”的列表框，这个列表框中的三个选项控制批注的显示。4、改变行高和列宽①、改变列宽：把指针放在两个列表标签中间的分界线上，单击鼠标左键，向左或者向右拖动分界线。或者在“格式”菜单中”列“命令中选择“列宽”，打开对话框，输入你要调整的列宽，单击确定。②改变行高：把指针放在两个列表标签中间的分界线上，单击鼠标左键，向左或者向右拖动分界线。或者在格式菜单中“行”命令中选择“行高”，打开对话框，输入你要调整的行高，单击确定。5、隐藏列和行、显示行和列①、隐藏列:单击列中任一单元格，选择“格式”菜单中的“列”命令中选择隐藏。隐藏行：单击行中任一单元格，选择“格式”菜单中的“行”命令中选择隐藏。②、显示列和行：选择隐藏单元格两侧的列和行，在列表中右击，从弹出的菜单中选择“取消隐藏命令。6、使用自动套用格式①选择想要应用自动套用格式的单元格区域，选择“格式”菜单的“自动套用格式”命令，它显示了很多预先设计好的格式供我们选择，选择其中的一个单击确定。7、设置单元格字体①选择想要设置的单元格，选择格式菜单中的单元格命令选择字体，在字体对话框中选择。8、数据格式对齐和应用边框①在选定单元格或单元格区域右击，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开单元格对话框选择对齐选项，对齐对话框中有文本对齐方式和文本控制、文字的方向选项卡。②单击想要应用边框的单元格右击选择单元格格式命令，单击边框选项，选择想应用边框类型的按钮，要选择线型，在边框选项卡右面的样式框中选中一种线条，想给边框加个颜色，单击样式框下面的颜色下拉列表框，单击确定。①选择想要用图表表示的数据范围，单击工具栏中的“图表向导按钮，在图表类型中选择要创建的图表类型的种类，如果还需要更多的图表类型，单击自定义类型选项卡，选择完图表类型.9、使用图表向导创建图表②单击下一步按钮，出现图表向导的第二步对话框“图表源数据”这步展示了最终图表形状的更精确的表述，在默认的情况下，数据系列选自上面所选区域的行，如果想要从列上选择，单击列单选按钮，如果想看一下每一行或列的数据源单元范围，单击系列选显卡.③单击下一步按钮继续，这样打开图表向导的第三步图片选项对话框，在“图表标题”文本框中输入图表的标题。如果想要在图表的下面显示一些文字，在分类X轴文本框中输入。如果想要在图表左边从上到下显示一些说明文字，在数值Y轴文本框中输入.④单击下一步按钮，打开数据向导，单击完成。10、更改图表①更改图表类型：单击所要更改的图表选择图表菜单下的图表类型菜单命令，在图表类型对话框中选择一个新的图表类型，单击确定按钮。②修改和添加数据源：选择图表菜单的源数据命令，出现源数据对话框，要改变所绘图表的整个区域，请在数据区域框中填入新的范围，如果仅要对图表的一小部分的数据进行操作，单击系列选项卡，从系列列表中选择一个我们想要修改的部分，或者单击添加按钮创建一个新的数据系列。③改变图表选项：选择图表菜单的图表选项命令，会得到和图表向导相同的图表选项对话框，选项卡有：标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表。1、改变标题：要改变已存在的标题，选中当前的标题并且在它的位置输入新的标题。2、改变坐标轴：坐标轴选项卡允许我们选择是否显示每一个主坐标轴，以及要添加的次坐标轴，如果要从图表中去掉水平坐标轴，取消选定分类X轴复选框。如果要删除图表的垂直坐标轴，则取消选定数值Y轴复选框。④改变网格线：网格线选项卡允许我们决定在分类X轴和分类Y轴上显示什么样的网格线。⑤改变图例：图例选项卡有一个复选框和5个单选按钮，显示图例复选框仅有一个功能：包含图表上的一个图例，如果选择了它，单选按钮变成活动项目，分别允许把图例放在图表的不同地方:底部、右上角、靠上、靠右、靠左。⑥改变数据标志：数据标示选项卡中数据标签中有系列名称、类别名称、值三个选项。⑦修改数据表：数据表选项卡中有显示数据复选框和显示图例项标示。11、添加趋势线①选择图表菜单的添加趋势线命令，显示添加趋势线对话框，趋势线是用于对应的数据系列，该数据系列是在类型选项卡下端的选择数据系列下选定的，共有六种趋势线类型可供添加：线性、对数、多项式、乘幂、指数和移动指数和移动平均。②在“选项”选项卡中可以为我们的趋势线设置更多的选项。12、公式和函数①创建一个公式：创建一个公式必须用“=”开始，选择要填入公式的单元格输入“=”，输入一个具体的数值或者单元格引用，输入一个操作符和另外一个数值或者单元格应用，例如在单元格中编辑“=3*A1”,按回车键，公式就会出现在单元格中。②理解操作符优先权：EXCEL并非对所有的操作符一视同仁，有一部分会在其他操作符之前先行执行，这就是优先权。其中有一些操作符的优先权是一样的，例如（+和-）、（*和/）、比较符号（=、、、=,=和）有着相同的优先级。例如：=B3+B4*B5，因为乘号优先级比加号高，乘号会比加号优先处理。如果要改变操作符的处理顺序可以使用括号，因为在括号内部的任何符号优先级比括号外面的高，例=(B3+B4)*B5，当遇到同等优先级的操作符号的，执行顺序应该是按从左到右