广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

第五章电子表格与数据库广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部教学目标要求深刻理解与熟练掌握的重点内容有：1、Excel2003的基本概念2、编辑工作簿3、格式化工作表4、制作图表5、数据库的基本概念和创建数据库、数据表6、用设计视图创建表7、数据表数据的输入和修改8、创建和修改数据表结构9、“自动创建报表”和“报表向导”的方法10、“自动创建窗体”的方法广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部教学目标要求一般理解与掌握的内容有：1、使用公式和函数2、管理工作簿3、数据管理与分析4、数据地图和高级功能5、使用“设计视图”创建报表6、掌握标签报表的制作7、数据库对象的管理8、窗体的作用和使用“窗体向导”创建窗体9、窗体中数据操作广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部授课内容5.1电子表格的基本知识5.2工作表的创建5.3工作表的编辑5.4数据的图表化5.5数据的管理和分析5.6数据库系统概述5.7数据库管理系统Access2003中文版概述5.8数据表的建立5.9数据表数据的编辑和使用5.10数据库的查询5.11创建实用报表5.12窗体5.13管理数据库广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部5.1电子表格的基本知识电子表格，是一种能在计算机上提供运算操作环境的软件，用户可以在这个环境中输入数据和公式，并迅速得到计算结果。利用电子表格中的数据，可以产生各种统计、分析的报表和统计图形。5．1．1电子表格概述全国高校计划招生数20030040050060000年01年02年03年04年05年06年07年人数（万）图5.1.1高校招生数的增长图表广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部5.1电子表格的基本知识1、电子表格的发展（１）1987年推出了全新的Windows版的Excel，随后又推出了Excel4．0……Excel7．0、Excel97、Excel2000、Excel2002和Excel2003。（2）我国的金山软件公司开发的WPSOffice2005办公组合软件所含的金山表格，其在使用与外观上与Excel几乎一样，并全面兼容Excel格式文件。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部2、Excel2003的主要功能（1）快速输入数据对于有一定规律的数据，例如，“2006年、2007年……”、“一月、二月”等，Excel可以快速输入。（2）数据计算利用Excel的函数或输入公式，可以对输入的数据进行许多复杂的运算，得出结果。（3）数据管理在Excel中，可以容易地实现数据的排序、筛选和分类汇总等操作，并能进行数据的分析和预测。（4）创建图表利用Excel的图表向导，可以快速地创建图表，直观地显示数据及其相互间的关系。（5）数据交换Excel可以与MicrosoftOffice的其它组件，如Word、PowerPoint、Access等应用程序动态交换数据，还可与其它数据库管理系统如FoxPro、Oracle等共享数据。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部Excel2003增加和完善的实用功能：（1）增强的统计功能Excel2003对一部分统计函数的特性进行了改进，这些函数的计算结果比以前版本更准确。增强的统计功能提供了更为可靠和准确的数值分析功能，使用增强的统计功能可以更有效地分析Excel统计信息。（2）智能标记通过在Excel2003中使用智能标记执行一些操作（这些操作通常是用其他程序来完成的），可节省时间。（3）并排比较功能能将两个打开的工作簿作并排比较。（4）支持扩展标记语言XML功能Excel2003提供了一套基于XML的工具，允许开发人员能够从远端导入并管理数据的文档。例如，可以用XML制作一张有关出差费用的电子数据表，财务管理软件能够自动处理这张电子数据表，并签发支票。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部3、Excel2003的工作簿、工作表和单元格（1）工作簿（Book）工作簿是在Excel中用来存储并处理数据的文件。一个工作簿就是一个Excel文件，其默认的扩展名为．xls。用来存放学生成绩数据的“期末成绩．xls”就是一个工作簿。（2）工作表（Sheet）工作表是由65536行和256列组成的一张二维表格，其中行号由上至下按1到65536进行编号，而列号则由左到右用英文字母A到IV进行编号。一个工作簿最多可以有255张工作表。（3）单元格单元格是由行和列的交叉部分组成的区域，是组成工作表的最小单位，输入的数据保存在单元格中。（4）单元格地址每个单元格由惟一的地址来标识，地址由列号和行号构成，先列后行，例如H5表示第H列第5行的单元格。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部1、新建工作簿单击“开始”→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”。Excel2003系统启动完毕，同时自动创建了一个新的工作簿“book1”，在“book1”中就包含了3张自动命名为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”的工作表。2、保存工作簿在Excel2003菜单栏中单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框中分别指定工作簿的保存位置和文件名如“期末成绩”，文件名无须指定扩展名，Excel会自动加上扩展名．xls。5．1．2工作簿的新建、保存和打开广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部3、打开工作簿在资源管理器下，找到拟打开的工作簿文件如“期末成绩”并双击，出现Excel工作窗口，如图5.1.2所示。图5.1.2Excel工作窗口和“期末成绩”工作簿广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部5．1．3Excel2003窗口组成1、名称框显示当前单元格的地址。在图5.1.2中显示的当前单元格地址是H5。在名称框中输入单元格地址后按Enter键，光标就可以快速定位到对应的单元格。在当前单元格进入公式编辑状态时，名称框就被函数列表取代。2、编辑区可以让用户通过它向当前单元格输入内容，如文字、数据和公式等，在图5.1.2中输入了公式“=E5+F5+G5”，还可以在编辑区对输入的内容进行编辑或修改。3、编辑栏按钮光标定位到编辑区中后，在名称框和编辑区中间，会出现三个按钮“×”、“√”、“fx”，它们的用法在后面介绍。4、工作表标签工作表标签显示了每个表的名称如Sheet1，单击某个表的名称，就可以“激活”这个工作表，使它成为活动工作表。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部5．2工作表的创建创建工作表，实际上就是向工作表的每个单元格输入数据。在向单元格输入数据前，首先必须激活工作表，并使待输入数据的单元格成为活动单元格。单击某个单元格，该单元格就被双线边框包围，表示该单元格成为了活动单元格。Excel共有6种数据类型，分别是：文本、数值、日期、时间、公式、函数。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部1、直接输入数据向工作表输入数据，可以直接向活动单元格或编辑区输入数据。数据输入完毕，要确认刚输入的内容,按回车键、Tab键或单击编辑栏按钮”√”均可；要放弃输入，单击编辑栏按钮”×”或按Esc键即可。输入的数据可以是文本型、数值型和日期型的。默认情况下文本型数据左对齐，数值型右对齐，日期型或时间型数据右对齐。（1）输入文本文本是指从键盘上可键入的任何字符，可以是汉字和其他符号。当输入的文本型数据全部是由数字组成的，如学号、电话号码等，在输入时必须先输入英文的单引号“’”。5．2．1数据输入广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部（2）输入数值型数据输入数值型数据是指能进行数值运算的数据，要输入数字，只需要选定单元格并键入数字即可。（3）输入日期和时间输入日期时，一般使用“yy/mm/dd”或“yy-mm-dd”格式，即先输入年份，再输入月份，最后再输入日期。日期在工作表上的显示格式可以通过菜单“格式”→“单元格”→“数字”命令设置。如果没有进行设置，日期的显示格式用默认的日期格式（默认的日期格式是在“控制面板”中设置的）。输入时间时，如果按12小时制输入时间，则需要在时间数字后空一格，并键入字母a（上午）或p（下午），例如，9:00p；否则，如果只输入时间数字，MicrosoftExcel将按上午处理。拟输入当前的日期，可按“Ctrl+；”拟输入当前的时间，可按“Ctrl+Shift+：”。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部2、利用“自动填充”功能输入有规律的数据（1）输入相同的数据输入相同的数据相当于复制数据。选中一个单元格后，在它的右下角有一个小的黑色矩形图标，这个图标称为填充柄，见图5.2.2（b），将鼠标移到填充柄处，当鼠标指针变为状时，往水平或垂直拖动，即可将数据复制到相关的单元格。（2）输入序列数据①在单元格A1输入序列数据的初始值“星期一”，将鼠标移到填充柄处当指针变为状时，往垂直方向拖动，表示星期的系列数据即可输入到各单元格中。②自动填充还能根据初始值的规律决定填充值。例如，在图5.2.2（a）中，选中一个已输入数据1的单元格后，按住Shift键用鼠标单击内容为5的单元格，或者按住鼠标左键拖动到该单元格，即可选中两个单元格。光标指向右下方的填充柄，出现时往下拖动，系统会根据两个单元格的等差关系（差值为4），在拖到的单元格内依次填充有规律的数据，结果如图5.2.2（b）所示。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部（a）（b）图5.2.2填充序列数据示意广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部③利用“序列”对话框输入有规律的数据。在一个单元格中输入“4”后，单击菜单“编辑”→“填充”→“序列”，在“序列”对话框中进行有关序列选项的设置，如图5.2.3所示，单击“确定”，即在值为4的单元格同一行右侧的四个单元格中分别填入了5，6，7，8。图5.2.3“序列”对话框广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部（3）修改系统提供的序列或用户自定义序列数据通过使用“工具”→“选项”→“自定义序列”命令，可以添加新序列或修改系统已提供的序列，如图5.2.4。使用方法同上面介绍的输入序列数据。（4）从外部导入数据利用“数据”→“导入外部数据”命令可将其他数据库如Access等软件产生的数据库文件的数据导入，还可以导入文本文件等。图5.2.4“自定义序列”操作框广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部（5）设置数据输入条件通过对输入的数据进行有效性检验，可以避免错误数据的输入。设置的方法：选定要进行数据检验的单元格区域，选择“数据”→“有效性”命令，在图5.2.5所示的“数据有效性”→“设置”选项卡中设置输入数值范围，还可以在“输入信息”、“出错警告”选项卡进行相应的设置。当输入的数据超出设置的有效范围，系统就会禁止输入，并显示“出错警告”信息。图5.2.5“数据有效性”对话框广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部5．2．2工作表格式化工作表的格式化指对工作表设定格式，如使数据按照一定的格式排列、设置单元格格式、改变工作表的行高和列宽、为工作表设置对齐方式、为工作表加上必要的边框和底纹以及使用自动套用格式等。使工作表外观更美观、整齐、重点突出。1、设置单元格格式单击菜单栏“格式”→“单元格”，可以打开如图5.2.6所示的“单元格格式”对话框，利用其中的6个选项卡能进行相应的格式设置。图5.2.6“单元格格式”对话框广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部2、调整行高和列宽（1）调整行高鼠标法：将鼠标指针指向要调整的行的行号分隔线上，当鼠标指针变成双向的箭头时，上下拖动分隔线到适合的位置，即可调整行高。菜单法：单击菜单栏的“格式”→“行”→“行高”，打开“行高”对话框，在框中输入行高的磅值，单击“确定”完成设置。（2）调整列宽单击菜单栏的“格式”→“列”→“列宽”，将弹出“列宽”对话框，输入列宽的磅值，单击“确定”完成设置。3、自动套用格式单击菜单栏的“格式”→“自动套用格式”，打开“自动套用格式”对话框，选择