XX家居卖场客诉处理服务规范与基本流程

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1/4客诉处理服务规范与基本流程1.客户服务礼仪1.1客诉人员日常礼仪规范参照《全员服务规范》执行。1.2上门处理客诉:须不少于两人参与,自备鞋套;到达顾客家楼下时,给顾客打电话提醒已到达;到达顾客家主动介绍自己的身份。1.3冲突规避:如顾客言行过激,礼貌提醒顾客注意言行;换人处理。2.客诉受理服务流程及规范2.1顾客投诉至商场顾客服务部(1)受理人:客诉专员(2)工具:400电话/录音电话、执法记录仪、《顾客投诉情况登记表》(3)流程①接待并引导至客服接待室;②按照客诉处理六字诀执行。(4)话术:接待话术①我们肯定会对红星美凯龙的顾客负责;②请您告诉我您的购物时间、购物品牌和遇到的问题。③您说的情况我已经记录,我将与商户核实情况,并在24小时内告知您投诉处理进展。2.2顾客投诉至商场前台、楼层或其他岗位(1)受理人:首位接待人员(2)工具:《顾客投诉情况登记表》(3)流程①将顾客带至客服接待室;②联系客服人员/楼层按照客诉处理六字诀执行。(4)话术:引导话术您好!商场设有专门负责投诉处理的顾客服务部,我可以带您一同前往。2.3顾客投诉至商户处(1)受理人:商户(2)工具:无(3)流程2/4①与顾客协调解决;②无法协调解决的转办顾客服务部/家具建材部处理。(4)话术您反馈的问题我建议可以找商场顾客服务部进行三方协商。2.4顾客投诉至工商/消协,工商/消协转办(1)受理人:客服经理(2)工具:《顾客投诉情况登记表》、录音电话(3)流程①与顾客、工商消协、商户商讨解决方案;②解决方案执行后回复工商/消协。2.5顾客投诉至官微等媒体(1)受理人:400呼叫中心(2)工具:400话机、客诉系统(3)流程:①请顾客提供联系方式、购物商场、购买品牌等基本信息。②联系顾客了解投诉详情;③转办商场投诉处理;④跟进处理结果反馈。(4)话术:400接待话术①客服人员记录顾客姓名、联系电话、购物城市、购物商场、购买金额、购买日期、购买品牌、送货日期、送货地址、订单号、(是否超过一年保质期)、优先级、投诉内容、顾客期望。②我会将您的问题提交给商场,稍后会在24小时内与您联系。2.6顾客投诉至400呼叫中心(1)受理人:400客服中心(2)工具:400话机(3)流程:①了解顾客投诉详情;②转办商场投诉处理;③跟进处理结果反馈。2.7顾客投诉至集团人员3/4(1)受理人:集团人员(2)工具:电子邮件(3)流程:①了解投诉人姓名、联系方式、购物商场;②转办集团400呼叫中心;③集团400呼叫中心在24小时内联系顾客,了解投诉详情;④集团400呼叫中心将客诉转办商场处理;⑤跟踪了解商场客诉处理进展;⑥处理结果回复集团人员。(4)话术您好!您的情况我已记录,之后公司将于24小时候内安排专人与您联系。2.8顾客直接至集团投诉(1)受理人:400客服中心(2)工具:录音笔、《顾客投诉情况登记表》(3)流程:①接待并引导顾客至空闲会议室;②了解顾客投诉基本情况与诉求点;③转办商场处理解决,后期跟踪。(4)话术①我们肯定会对红星美凯龙的顾客负责;②请您告诉我您的购物时间、购物品牌和遇到的问题。③您说的情况我已经记录,我将与商场核实情况,并在24小时内告知您投诉处理进展。3.客诉处理流程六字诀3.1礼:全程有礼a.礼貌问好,微笑接待,第一时间带领顾客至客服接待室。b.礼貌沟通,以公平、公正的态度协调顾客与商户。c.礼貌道别,微笑送宾,根据情况赠送顾客礼品。3.2茶:请坐倒茶a.请顾客就座并提供茶水,双手递送给顾客,提醒顾客注意茶水温度。b.茶水倒七分满,饮用温度建议50度-60度左右(白开水建议40度左右)。4/43.3抚:聆听,安抚顾客情绪耐心倾听并记录关键信息。3.4转:转交处理在处理过程中,如果客诉接待人员无法马上给予解决的,转至上级客诉处理人进行再次调解,直至出具方案。3.5核:查验单据,核实情况查验顾客提供的购物凭证及相关证据核实信息。3.6信:诚实守信,签订协议a诚实守信,处理过程中按约定时间跟进。b经商场协调,商户与顾客双方达成一致意见,签订协议。4.客诉处理触怒点触怒点指客诉处理中以下不当行为会导致顾客愤怒,客诉工作人员应当规避:4.1客诉接待时①着装不合规(着装随意、披头散发等);②接待顾客时,直接讲“有什么问题?”未主动问好及自我介绍;③顾客投诉后长时间等待,没有客诉受理人员出现;4.2投诉处理时①声音过大或过小;②随意打断顾客,未做到倾听;③商户态度蛮横时不予制止/无故偏袒商户/过度埋怨顾客;④无故转交他人处理,其他处理人对客诉不知情;⑤未核实客诉就直接给予处理方案;⑥投诉处理过程中三心二意,不断处理其他事务;⑦不恰当肢体动作(如指人);⑧个人情绪带到工作中(负面情绪如不耐烦、厌恶);4.3结案跟踪时①没有按照约定告知处理进展;②迟迟没有处理方案;③未按约定执行处理方案。

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