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文书、档案管理制度一、文书管理工作制度第一章目的第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序，使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的质量，特制订本办法。第二章组织管理第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司（工厂）的文书收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。第三章文书的种类第四条公司的通用文书有以下几种。（1）请示：向上级部门请求、请示、批准的事项。（2）报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。（3）决定：对公司重要事项或重大活动作出安排。（4）决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。（5）批复：上级答复下级的请示事项。（6）通告：在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。（7）通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免、聘用事项。（8）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况。（9）信函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。（10）会议纪要：记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。第六条文书的类别。（1）绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。（2）秘密：指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。（3）机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。（4）普通：指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西，则另当别论。（5）传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。第四章文书制作要领第七条文书内容（以公文为例）包括以下几方面。（1）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。（2）收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。（3）标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。（4）正文：公文的主体部分。（5）发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。（6）公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。（7）公文印章：加印在发文日期中间。（8）密级：保密文件注明密级。（9）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。第八条用纸格式。（1）国内公文用纸用16K型（26cm×18.4cm），涉外公文用A4型（29.7cm×21.0cm）。（2）图文区：国内用16K型（23.3cm×14.9cm），国际标准用A4型（27cm×17.5cm）。第九条印装格式。（1）公文均采用横书横排。（2）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。（3）装订可用线装、钉装、胶粘办法。第十条版面格式：首页采用文头。第十一条公文行文原则。（1）上行文原则。①逐级行文，即下一级行文给直接上级。②多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。③越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。（2）下行文原则。①逐级行文。②多级同时行文。③直贯到底行文。（3）平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。第十二条文书的署名。（1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。（2）对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第十三条文书的盖章。（1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。（2）如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。（3）以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。第十四条文书制作注意事项。（1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。（3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。（4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改者须署名。（5）可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。（6）减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮。（7）行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。（8）不轻易越级行文。第五章文书制作流程第十五条对外行文操作流程。（1）拟稿。①由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称。③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。（2）核稿。①拟稿完毕后，填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。②审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。（3）签发。有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。（4）编号。由行政部统一编排发文字号。（5）缮印、校对。①急件应先行处理。②保密件应由专人打印。③打印后的校样、废纸等应妥善处理。④应专人校对，以原稿为准，重要文件需多人校对。⑤打印、校对责任人签名。（6）在无误、规范的文件上统一盖印章。（7）填写登记簿。（8）封发。①发文工作由行政部门负责。②查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。第十六条对内行文处理程序。（1）对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。（2）特殊情况下，各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。（3）对内行文，由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。第六章文书的发送一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还需给文秘室回复或回执，调查报告不受本条规定限制。第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名，并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。第十八条公司内部文书原则上不封缄。第十九条各部门的邮寄文书，必须于发送前，在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。第七章文书的处理第二十条普通文书的处理原则。（1）部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。（3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。第八章文书的阅览原则第二十二条某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。第二十三条有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。第九章收文操作流程第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书，统一由行政部拆封处理。第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人，如系公文，应主动送行政部登记处理。第二十六条分发。（1）行政部根据公文性质、要求，确定具体化在办和阅批对象，填写公文阅办单。（2）分发去向。①重要来文，由行政部长提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。②一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。③参阅性文件，直接组织传阅。④范围不明的文件，送领导审阅。第二十七条催办。分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交代、件件有着落，防止漏办、延误。第二十八条结办。文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。第十章文书的整理与保存第二十九条全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。第三十条公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接交主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。第十一章文书的保存年限第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的合同书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。第三十五条保存1年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。第十二章注意事项第三十六条重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记，报公司领导批准后销毁。第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。第十三章附则第四十条本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。第四十一条本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。二、文件管理制度第一章总则第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。第三条全公司各类文件由办公室统一管理。第二章收文的管理第四条公文的签收。（1）凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。（2）对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管。（1）办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续。（2）公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号，个人不得私自保存。第六条公文的阅批与分转。（1）凡正式文件均需办公室主任（或副主任）根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。（2）一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。（3）为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。第七条文件的传阅与催办。（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。（3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹