建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117-2007)一、《建设电子文件与电子档案管理规范》发布2007年9月5日，中华人民共和国建设部第712号公告，发布行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，自2008年1月1日起实施。济南、青岛、淄博为全省电子城建档案管理试点馆，开展网络环境下接受电子档案试点工作，为今后推广城建档案电子文件报送提供经验和技术依据。要在2007年底完成此项工作，其他地级市要在2008年底完成，各县级市和部分区县在2009年底完成，其他区县在2010年底完成。（一）《规范》编制的时代背景1、我国信息化建设2、电子政务建设3、建设系统信息化建设建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用，如何保证信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用，已成为各地建设部门，包括城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰巨的任务。为此，建设部组织有关专家，在总结近年来我国电子文件与电子档案管理的实践经验，借鉴国际先进科研成果和标准规范的基础上，编制了《规范》。3、建设系统信息化建设（二）《规范》编制的意义（1）保证建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性。（2）保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用。（3）是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。（三）《规范》的标准级别国家标准行业标准地方标准企业标准(CJJ/T117-2007)二、规范内容（一）其它应执行的有关标准、规范《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《城建档案著录规范》（GB/T50323-2001）《城建档案分类大纲》《城建档案密级与保管期限表》CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1）（二）术语1、电子文件类（1）建设电子文件（2）建设系统业务管理电子文件（3）建设工程电子文件2、档案类（4）建设电子档案（5）在线式归档（6）离线式归档（1）建设电子文件在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。（2）建设系统业务管理电子文件建设系统各行业、专业管理部门（包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位）在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。（3）建设工程电子文件在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文们、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。（4）建设电子档案具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。（5）在线式归档通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。（5）离线式归档将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。（三）基本规定1、对整体工作的要求：建设系统业务管理电子文件形成单位和建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理，将电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入文件管理工作程序，明确责任岗位，指定专人管理。（三）基本规定2、各有关单位的职责电子文件形成单位档案部门：应负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆移交建设系统业务管理电子档案。（三）基本规定2、各有关单位的职责工程建设单位：（1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；（2）收集和积累工程准备阶段、竣工阶段形成的电子文件，并进行整理归档；（3）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；（5）在组织竣工验收前，提请当地城建档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，同时提请对工程电子档案进行预验收。（6）对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆移交工程电子档案。（三）基本规定2、各有关单位的职责勘察、设计、施工、监理及测量等单位：应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。城建档案管理机构：城建档案管理机构应对建设工程电子文件对整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。（三）基本规定3、电子文件——纸质文件或缩微品对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。（三）基本规定4、建立建设电子文件归档与管理系统建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的连续管理。（三）基本规定5、保证真实性、完整性、有效性和安全性的措施规定6、前端控制，全过程管理与监控规定建设电子文件形成单位与城建档案管理机构应对建设电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。（四）代码标识、格式与载体1、稿本代码稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件F（四）代码标识、格式与载体2、类别代码文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Image）I图形文件（Graphics）G影像文件（Video）V声音文件（Audio）A程序文件（Program）P数据文件（Data）D（四）代码标识、格式与载体3、各类电子文件的通用格式文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP3（四）代码标识、格式与载体4、载体一次写光盘磁带可擦写光盘硬磁盘等移动硬盘、优盘、软磁盘等不易作为电子档案长期保存的载体。1、收集、积累范围《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）（五）建设电子文件的收集与积累（五）建设电子文件的收集与积累2、收集与积累的要求（1）建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。（2）建设电子文件的内容必须真实、准确。符合国家有关技术规范、标准和规程。（3）凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记。填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表。（五）建设电子文件的收集与积累2、收集与积累的要求（1）建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。（2）建设电子文件的内容必须真实、准确。符合国家有关技术规范、标准和规程。（3）凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记。填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表。（4）保证建设电子文件不被非正常改动。如果更改要填写《建设电子文件更改登记表》。（5）应定期备份建设电子文件，并存储于能脱机保存的载体上。（6）对通用软件产生的建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数信息、说明资料等。专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。（7）电子签章等与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息必须与建设电子文件一同收集。3、建设电子文件收集积累的程序1、登记（1）工作人员从电子文件生成起对需归档的电子文件性质、类别、期限等进行标记。（2）应运用建设电子文件归档与管理系统对每份建设电子文件进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。2、鉴定：对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入到建设电子文件归档与管理系统。3、著录：对经过初步鉴定的建设电子文件进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。4、存储：按业务案件或工程项目来组织存储。5、建设电子文件的命名（1）工程项目文件夹（2）案卷文件夹：序号+案卷名称001青岛大学图书馆工程立项文件002青岛大学图书馆招投标文件青岛大学003青岛大学图书馆开工审批及财图书馆务文件004青岛大学图书馆工程监理文件005…………（3）文件命名：序号+文件名001青岛大学图书馆工程可行性研究方案002青岛大学图书馆工程计划任务书及批复003青岛大学图书馆工程消防审核文件004青岛大学图书馆工程规划用地许可证及房地产权证005青岛大学图书馆工程建筑工程质量监督书……5、建设电子文件的命名（六）建设电子文件的整理1、建设电子文件由谁整理？建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。2、建设电子文件何时整理？对建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件，业务案件办理完结或工程项目完成后，应在收集积累的基础上，对该业务案件或项目的电子文件进行整理。3、建设电子文件的整理原则。应遵循建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件的自然形成规律，保持案件或项目内建设电子文件间的有机联系，便于建设电子档案的保管和利用。（六）建设电子文件的整理4、建设电子文件的整理依据。建设电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲进行》。建设电子文件的著录应按照现行国家标准《城建档案著录规范》GB/T50323进行，同时应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充建设电子文件特有的著录项目和其他标识信息与数据5、建设电子文件的整理方法。同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件整理要求进行。（七）建设电子文件的鉴定1、建设电子文件的鉴定时间。建设电子文件的鉴定工作应贯穿于建设电子文件归档与电子档案管理的全过程。2、建设电子文件鉴定的内容。包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限。3、建设电子文件的鉴定者。归档前，建设电子文件形成单位应按照规定的项目，对建设电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。4、建设电子文件的鉴定依据。建设电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。（八）建设电子文件的归档1、建设电子文件的归档时间。建设电子文件形成单位应定期把经过鉴定合格的电子文件向本单位档案部门归档移交。2、建设电子文件归档的要求。（1）已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上。（2）必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。3、建设电子文件的归档方式。建设电子文件的归档方式包括在线式归档和离线式归档。可根据实际情况选择其中的一种或两种方式进行电子文件的归档。（八）建设电子文件的归档4、建设电子文件的两种归档方式的时间。建设系统业务管理电子文件的在线式归档可实时进行；离线式归档应与相应的建设系统业务管理纸质或其他载体形式文件归档同时进行。工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体形式的文件同时归档。（八）建设电子文件的归档5、建设电子文件离线式归档的步骤。1将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件（或项目）按要求从原系统中导出。2将导出的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上，同一案件（或项目）的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等