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-1-办公室工作事务一、对办公室的基本认识办公室是直接为组织服务的综合性办事机构。它承担着“参与政务，组织会务，管理事务”的重要职责，既起着承上启下、协调左右、联系内外的服务纽带作用，又有传递信息、研究方针政策、辅助领导决策的作用，是一个单位的中枢神经系统和对外形象的窗口。组织里事关全局的决议、领导的各项指示、批示，都要在办公室的协调、督办下落实。办公室工作主要包括三个方面的内容：参与政务、处理事务、搞好服务。其业务范围一般包括文件收发、办理公文、起草文件、制定计划、组织会议、管理印章、接待来访、检查协调、处理信息以及完成上级交办的具体事项等。一、办公室的性质和特点办公室作为综合管理机构，具有多方位、多渠道、多层次、多功能等的特点。1、综合性办公室作为一个单位的重要机构，涉及的范围非常广泛。它既要承上启下地协调沟通，又要与外部进行联系；既要参与行政决策，又要管理事务，具有很强的综合性。办公室必须从总体出发，统筹安排各项工作，充分发挥它的综合功能。2、繁杂性办公室的工作通常是繁杂而具体的日常事务。-2-3、服务性服务性是办公室工作的一个重要特点。作为一个承上启下的综合事务机构，办公室既要服务于决策层，又要服务于基层。无论是参与决策、组织各种会议还是协调各种关系，办公室都体现出了服务性。4、严谨性尽管办公室的工作头绪繁多，但要求办公室的工作事事有交代、件件有落实，任何草率从事的做法都可能给单位造成无法挽回的损失。因而，办公室人员应当细心地开展工作，要具有高度的责任感和一丝不苟的工作作风。二、监理项目办公室的性质和特点监理项目办公室是在项目总监理工程师的直接领导下，负责处理监理站日常事务的综合性职能部门。它承担着监理项目机构日常行政事务管理、信息上下沟通、对外协调联系等多方面的任务，在对外活动中代表着公司和项目的形象，具有相当重要的地位。公司和建设单位大部分交办的事务都是通过监理项目办公室办理的。监理项目办公室具有与其它单位办公室同样的性质和特点。但是它有着其特殊性。它不是纯粹的一个综合办事机构，它不仅要处理监理项目机构内部的文秘、财务、人力资源、后勤保障、信息化应用等方面的日常事务，负责内部的沟通和协调，而且要负责办理公司各个部门和建设单位或者质量监督部门交办的事务，同时还要承担施工单位与监理项目机构之间的协调和沟通，形象地说，就是-3-“上面千条线，下面一针穿”。在工作范围上讲，监理项目办公室与公司综合办公室相比，公司综合办公室职能相对单一和专业，而监理项目办公室则要繁杂得多。三、办公室的职能和作用办公室作为综合管理部门，其职能涉及许多方面，范围十分广泛。一般而言，主要有协调、信息处理、督促办理等职能。1、协调职能协调是办公室的首要职能，它渗透到办公室工作的方方面面，并在一定程度上影响着其它职能的发挥。在一个单位的组织机构中，办公室处于承上启下的地位，了解领导意图和基层需要，使它具备了发挥协调职能的条件。这就要求办公室通过多方协调以达到全面平衡，从而使单位外部有一个和谐宽松的社会环境，使内部配合密切、高效运转。一般说来，单位社会化、专业化程度越高，对协调工作的要求也越高。协调工作应遵循的原则：总体性原则。通过协调、沟通使内部的工作统一步调，为单位的总体目标服务。在协调时，应从全局出发，做到主次有分，急缓有别。当局部与全局发生矛盾时，必须要局部服从全局。上下一致原则。指对上对下的一致性。办公室既要为领导服务，也要为基层服务。不干预原则。办公室在为领导决策服务中，应只致力于信息收集、协调矛盾、督促检查、催办实施，为领导提供决策备选方案等事务，而不是干预决策。办公室必须按照领导的意图办事，决不能-4-有“越位”行为发生。2、信息处理职能主要任务就是在于通过对与单位有关的各种信息进行去伪存真、去粗取精的筛选，为领导正确决策提供依据。工作步骤包括信息收集、信息加工、信息传递、信息储存、信息输出和信息反馈。3、督促办理职能管理决策或上级交办事项一旦付诸实施，必须自始至终予以监督检查，保证按质按量按时完成任务。从上述的职能看来，办公室的作用主要体现在四个方面：助手作用、参谋作用、耳目作用和服务作用。二、监理项目办公室主任的素质和能力要求办公室主任既是办公室的一员，又是办公室队伍当中的管理者和指挥员。这里着重讲监理项目办公室主任需要具备的素质。监理站办公室工作的多样性和复杂性，决定了监理站办公室主任的职责同样具有多样性和复杂性。因而，要求办公室主任考虑问题必须周全、详细，未雨绸缪，思维尽可能超前，把领导交办的事务办好。1、要有综合分析和判断能力。监理站办公室主任要具有较强的思维能力、认识能力、综合分析能力和总结归纳能力。而这一切，最终体现在判断能力上。办公室主任要善于全面观察、分析事物，透过现象看本质，做出正确的判断，为总监理工程师或副总监理工-5-程师决策提供科学依据。2、要有较强的组织协调能力。监理站办公室作为综合办事机构，本身就具有协调职能。有些问题，领导会授权办公室主任去进行协调。3、要有独立处理问题的能力。监理站办公室作为领导的参谋、助手，虽然有一定的被动性，但是它经常性的工作是办公室事务的实施、反馈和监督，有时领导授权可代行领导职责。因此，监理站办公室主任要有独立处理问题的能力，而且办事果断利落。4、要有较强的表达能力（口头表达和文字表达）。办公室主任经常起草各种文件和材料，负责项目工作的对外宣传，不仅要熟悉各种公文格式和文章体裁，而且要文字准确、优美、精练，力求做到中心突出、观点鲜明、层次清楚、语言流畅。办公室主任还要经常担负接待、办事、会谈以及参加各种会议等任务，因此，也要有良好的口头表达能力。5、要具备一定的办公手段（包括电脑、网络等）和一定的办公管理能力（如文件资料管理、设备管理等）。6、要有较强的适应能力。监理站办公室主任以往有着不同的经历和工作环境，对担负的角色可能会产生不适应的感觉。这里讲的适应，一是要适应领导的工作风格和工作方法；二是要适应不同人群的文化冲突和语言沟通；三是要适应项目的工作环境。7、必须具备一定的工程知识。除去上述七个方面的能力，从公司的发展来看，办公室主任还-6-需要具备中级以上技术职称，同时注重个人良好形象。三、如何当好办公室主任一、要不断提高自身素质办公室主任既是办公室队伍中的一员,又是办公室工作的领导者。要当好办公室主任,意志、责任心、工作经验以及吃苦奉献精神固然重要,但仅仅如此,是不够的,还必须具备较高的素质,有一定专业知识,并懂经营、会管理。因此,必须加强学习,才能不断提高工作水平。一是要有较高的政策理论水平。要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表″重要思想,学习国家和行业的重大方针政策,不断提高政治觉悟和理论水平,做到以科学的发展观指导工作。二是要有一定专业知识。当今社会,知识更新急剧加快,我们不懂的不熟悉的东西很多,只有勤奋学习,特别是工程、经济、管理等专业知识的学习,才能不断积累新知识、丰富新理念、拓宽新思路、富有创造性,以适应新形势下企业快速发展的需要。三是要刻苦钻研业务。了解掌握信息、调研、文书、信访、档案、行政管理等方面的业务知识和办公自动化系统等新的办公手段。同时,要致力提高科学办事和综合协调能力。要学用结合,学以致用,增强知识素养,提高综合素质。四是要有较高的职业道德素养。办公室主任在领导身边工作,一-7-言一行,关系着领导同志的形象。因此,实事求是、廉洁奉公、公道正派、谦虚谨慎等尤为重要,一定要重视自己的职业道德修养。二、要充分发挥综合协调作用办公室是企业行政系统的“司令部”,是领导指挥全局和推动各职能部门以及下属单位工作正常运转的纽带,是沟通上下、衔接左右、联系内外的桥梁。强化办公室的综合协调作用,是积极做好办公室工作,当好“参谋”、“助手”的需要。办公室的综合协调作用如何发挥,我认为应从以下三个方面入手:1、积极参与政务。这是办公室发挥参谋助手作用的主要方面和工作重点,一是要搞好信息的综合处理,为领导提供及时、准确,具有参考价值的信息。现在是信息时代,信息已经成为非常重要的资源,是企业获得竞争优势的关键,领导只有充分掌握了信息,才能做出科学的决策。面对层出不穷的新情况、新矛盾、新问题,各级办公室一定要把信息的收集、处理、传递和反馈作为参政议政的重要手段,不断提高收集获取信息的能力,为领导决策提供更多有深度的高层次信息,以服务领导决策。二是要围绕企业中心工作,开展调查研究。要根据领导的工作思路,有计划地组织人员深入实际调查研究,抓住有苗头性、全局性、倾向性的问题,写出有情况、有分析、有建议的调查报告,为领导宏观决策和微观指导提供思路、提供依据。希望各单位在这方面要多下点儿功夫。三是要精心筹备,周密组织好会议。会议是企业的重要管理手段和工作方法,具有决策领导、组织协调、交流倍息、推动工作等重要作用,办公室理应承担起会议的筹备组织-8-工作,要努力研究会议的特殊规律和技巧,卓有成效地搞好会议的组织与管理工作,提高会议的质量和效杲。以上这三个方面工作做得好坏,是办公室参政职能发挥如何的主要标志。2、热情搞好服务。这是办公室工作的特点之一。为领导服务、为机关服务、为基层服务,是办公室工作的宗旨。服务工作贯穿于办公室各项任务的始终。为领导服务,除提供政务服务之外,还要搞好事务服务,为领导创造方便条件,以便集中精力抓主要工作。为机关服务,主要是通过办文、办会、办事来体现,为各部门排忧解难,疏通关系,协调行动,确保机关工作正常、高效运转。为基层服务,就是要把工作的出发点、落脚点放到基层,想基层所想,急基层所急,帮基层所需。下面反映、请示的问题,要件件有着落,事事有回声,基层人员来机关办事要热情接待。3、认真处理事务。办公室的事务工作往往与政务紧紧结合在一起,政务工作中都包含许多事务性工作。这些事务性工作做得不好,就会妨碍政务。服务工作的开展。比如,召开会议,就有许多事务性工作,会场布置、食宿安排、接站送站、文化活动、预订车票等,哪一项事情出现差错,都影响会议顺利进行。此外,我们还有不少集团公司、工程公司的办公室负责机关的行政管理、房屋管理、车辆管理、直属单位的管理等后勤服务工作，这些事务性的工作不但多,而且具体、琐碎,难度很大,涉及到每个职工的切身利益。这些都必须尽心尽力、认真细致地办好。否则也会牵扯领导的精力,甚至干扰领导的工作。-9-三、要强化“四种意识”办公室的性质任务、地位作用和工作特点,对每个工作人员精神状态提出了特殊婴求,没有一点精神的人是干不好办公室工作的。办公室的同志,特别是办公室主任要强化“四种意识”:1、奉献意识。办公室临时性、突发性工作很多,而且时间性很强,比如组织会议、起草文稿、迎来送往等,经常需要加班加点、夜以继日地工作,有时节假日也难得到休息。所以,有人戏称办公室是“事情没大没小，文字没完没了，工作没早没晚，自己没名没利”。因此,在办公室工作必须要不怕苦、不怕累,具有连续作战、敬业奉献精神,否则是难以胜任的。2、进取意识。办公室工作人员作为领导的参谋助手,应该积极培养进取意识,而不应墨守陈规,因循守旧。只有不断开拓进取,才能更好地适应新形势、新任务的要求。开拓进取必须树立三种观念:一是超前观念。增强工作的预见性,力求想在领导之先,谋在领导之前,凡事想得远一点,思考深一点。做到未雨绸缪,超前考虑工作进程中可能出现的问题,提出预案,以防不测。二是创新观念。创新,是一个国家、一个民族、一个企业发展的内在驱动力。创新不是一句空话,要落实到具体工作中。信息调研要密切关注及时反映企业发展中的新观念、新变化、新动向:出谋划策要紧紧围绕中心工作提出新思路、新对策、新举措;督查协调要有新办法、新手段、新途径;在文字工作上要有新思想、新观点、新语言。三是争先观念。巴顿将军有句名言:“不想当将军的士兵不是好士兵”,不想“扛红旗”的工作人-10-员也不可能把工作干得很出色。办公室人员要强化与时俱迸、争先创优观念,争创一流的作风、一流的服务、一流的效率、一流的业绩、一流的形象。3、求精意识。办公室工作涉及面广,政策性强,事关全局,责任重大,包括起草