搜索
第四章工作分析的基本方法与工具工作分析方法的分类分类标准方法1、按功用划分基本方法、非基本方法2、按分析内容划分结构性分析、非结构性分析3、按分析对象划分任务分析、人员分析、方法分析4、按基本方式划分观察法、写实法、调查法等5、按结果的可量化程度划分定性分析、定量分析工作分析的方法，依靠不同的标准会有不同的形式：一、工作分析的方法——观察分析法•定义：所谓观察分析法，一般是由有经验的人，通过直接观察的方法，记录某一时期内工作的内容、形式和方法，并在此基础上分析有关的工作因素、达到分析目的的一种活动。•优点：工作分析人员能够比较全面和深入地了解工作要求，取得的信息比较客观和正确。一、工作分析的方法——观察分析法•缺点：（1）要求观察者有足够实际操作经验；（2）不适用于工作循环周期长的工作；（3）不适用于脑力劳动成分比较高的工作，以及处理紧急情况的间歇性工作，例如：急救站的护士、律师、教师、经理等；（4）所取得的资料的可信度会受到被观察对象的影响；（5）不能得到有关任职者资格要求的信息。一、工作分析的方法——观察分析法•由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同。所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。（1）直接观察法：适用于工作周期很短的工作。如：保洁员一、工作分析的方法——观察分析法•（2）阶段观察法：适用于工作周期较长，可分阶段进行观察的工作。如：行政文员（3）工作表演法：适用于工作周期很长和突发性事件较多的工作。如：保安一、工作分析的方法——观察分析法•使用观察法的前提条件：（1）要求观察者有足够的实际操作经验；（2）要求工作相对稳定，即在一定时间内，工作内容、程序以及对工作人的要求不会发生明显的变化。（3）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于以脑力为主的工作。如：适用于装配工作、流水线上的作业、会计、保安人员、门卫等；一、工作分析的方法——观察分析法•观察法操作须知：（1）要注意工作行为样本的代表性；（2）观察人员在观察时尽量不要影响被观察者的注意，干扰被观察者的工作；（3）观察前要有详细的观察提纲，也可以采用观察表的形式来记录观察到的结果；（4）选择的观察位置要求保证可以观测到工作执行人员的全部行为，而且不影响被观察人员的正常工作；（5）观察者要避免机械记录，应反映工作有关内容，并对工作信息进行比较和提炼。工作分析观察提纲（部分）：被观察者姓名：日期：观察者姓名：观察时间：工作类型：工作部门：观察内容：1、什么时候开始正式工作2、上午工作多少小时3、上午休息几次4、第一次休息时间从到5、第二次休息时间从到续：6、上午完成产品多少件7、平均多长时间完成一件产品8、与同事交谈几次9、每次交谈时间约多长时间10、室内温度度11、上午抽了几支香烟12、上午喝了几次水13、什么时候开始午休14、出了多少次品15、搬了多少次原材料16、工作地噪间分贝是多少观察法举例：宾馆服务员工作观察表任职者姓名：时间：工作职位：部门：记录序号任务所需时间序号任务所需时间1调整弹簧床垫，使之与床座保持一致2使床的衬垫居中，以使其不长出弹簧垫3在床上铺上最底层的床单4横过床的顶部把床单塞进床垫下5把两角折成直角6铺盖单，单正面朝下，床头床单毛边与床垫下缘平齐7将毛毯甩向床，再用毛毯拉回，使其边与床头距离为5CM8床尾床单、毛毯的多余部分塞入床垫下，在两床角处拆成直角9人立床头，将床单加在毛毯上，再连同毛毯向回折25CM10将两边床单、毛毯塞入床垫，侧面平撑，毯面平而无皱11将枕套平铺于床上12将枕芯对折塞入枕套内，将枕芯两角整平13上下枕头均衡放于床头居中位置14走到床尾，将床罩放在床上15手持床罩尾部，将床罩甩向床头16将床罩回拉，下缘离地毛毯3CM，两角垂直，两下垂部分均等17将床头床罩盖没枕头，将多余部分塞入两枕头中间18折出一条枕线，平整枕头，使外形均匀19整理罩面，使之平整20床罩床头部齐床缘，不露白边一、工作分析的方法——观察分析法•观察法的主要作用：（1）观察、记录、核实工作负荷及工作条件；（2）观察、记录、分析工作流程及工作方法，找出不合理之处。如：卷烟的制作流程：烟叶初烤打叶复烤烟叶发酵卷烟配方卷烟制丝烟支制卷卷烟包装一、工作分析的方法——观察分析法•观察法通常和访谈法结合使用（1）方法一：工作分析人员可以在员工的工作期间观察并记录员工的工作活动，然后和员工进行面谈，请员工进行补充；（2）方法二：工作分析人员一边观察员工的工作，一边和员工交谈。建议：使用方法一，工作人员可以专心观察和记录，不会干扰员工的工作。•观察法、访谈法和问卷法结合使用先通过调查问卷获得基本信息，再通过访谈和观察来确认和补充已了解的情况。二、工作分析的方法——工作日志法•定义：工作日志法，是指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容与工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法。•优点：（1）信息可靠性很高，适于确定有关工作职责，工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息；（2）所需费用较低，对高水平与复杂性工作的分析，比较经济有效。二、工作分析的方法——工作日志法•缺点：（1）将注意力集中于活动过程，而不是结果；（2）使用范围较小，只适用于工作循环周期较短、工作状态稳定无大起伏的职位；（3）信息整理的工作量大，归纳工作繁琐；（4）任职者在记录时可能会夸大某些活动，同时也会对某些活动低调处理。最好由工作者的直接上级来检查矫正。（5）任职者在填写时，会因为不认真而遗漏很多工作内容，从而影响分析结果，并在一定程度上影响正常工作。•工作日志表设计：（某广播电台听众服务岗）序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗工作地点工作关系临时/常规1信件领取听众来信15封8：00-8：10传达室传达室信件收发员常规2信件阅读并回复听众来信阅读8封，回复5封8：10-9：10办公室-常规3热线接听热线并记录、回答听众问题2次热线9：10-9：15办公室听众常规4咨询向节目部门咨询听众问题答案1次9：17-9：20办公室节目部门常规5电话回复给听众打电话解答热线中未解答的问题1次9：23-9：30办公室听众常规6…78填写日期：2008年3月8日星期四所在部门：听众服务中心岗位名称：听众服务任职者姓名：XXX直接上级评语：情况属实填写者签字：工作日志统计表示例：工作内容工作职责临时频次常规频次1.处理信件领取听众来信,阅读并回复听众来信,录入整理有代表性的听众意见,并对听众信件进行存档92.接听热线接听听众服务热线并作记录,回答听众问题63.咨询向节目部门咨询听众问题14.意见整理录入、整理听众来信、网上、电话中反映的意见15.听众档案记录听众档案16.接待听众登记、接待来访听众17.网站管理阅读并回复电台网站上的听众留言，及时更新电台“听友之家”网页内容28.汇报工作上交主任初审《听众反映专辑》，汇报回复听众意见落实情况1二、工作分析的方法——工作日志法•工作日志法操作须知：（1）事先应该由职务分析人员设计好详细的工作日志单，让员工按照要求及时填写职务内容，从而收集工作信息。（2）工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期，而不应该在下班前一次性填写，这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。三、工作分析的方法——主管人员分析法•定义：这种方法是由主管人员通过日常的管理权力来记录和分析所管辖人员的工作的任务、责任与要求等因素。•优点：记录方便，主管人员对所分析的工作非常了解，分析比较深入。三、工作分析的方法——主管人员分析法•缺点：主管人员的分析会有一些偏见，尤其是那些只干过其中部分工作不全面了解的人，他们往往偏重于他们从事过的那部分工作。如：管理副总偏重于其原晋升前的部门主管人员分析法与工作日志法相结合，则可以消除这种偏差。三、工作分析的方法——主管人员分析法•主管人员分析法表格（P94）四、工作分析的方法——访谈分析法•定义：又称面谈法，是指工作分析人员就某一个职务或职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。访谈法是应为最为广泛的职务分析方法之一。•优点：（1）可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层的内容有比较详细的了解；（2）运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料；（3）由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确；（4）使工作分析人员了解到短期内直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题；（5）为任职者解释工作分析的必要性及功能；（6）有助于与员工的沟通，缓解工作压力；（7）特别适用于对文字理解有困难的人。四、工作分析的方法——访谈分析法•缺点：（1）要有专门的技巧，需要受过专业训练的工作分析专业人员；（2）比较费精力费时间，工作成本较高；（3）收集到的信息可能已经扭曲和失真；四、工作分析的方法——访谈分析法•访谈法种类：（1）个别员工访谈法主要适用于各员工的工作存在明显差异，工作分析时间又比较充裕的情况。（2）群体访谈法适用于多个员工从事同样或相近工作的情况。（3）主管人员访谈法因为他们对工作非常了解，有助于缩短工作分析时间。在具体的实施过程中，一般我们会三种方式结合使用。四、工作分析的方法——访谈分析法•访谈准则：（1）必须与主管密切合作，找到最了解工作内容，最能客观描述工作职责的员工；（2）必须尽快与被访谈者建立起融洽的关系，尊重工作者，接待要热情，态度要诚恳，用语要适当。（3）应当依照一张问卷或提纲来提问；（4）控制访谈，使访谈朝着有效的方向进展；（5）可以听任职者诉诉苦，不要与员工争论，应尽量避免发表个人观点和看法；（6）对访谈资料进行检查和核对。访谈法很少单独使用，它往往会与问卷法结合进行。工作分析访谈提纲先生/女士：首先感谢你来参加工作分析访谈。工作分析的目的是要解决两个问题：弄清楚企业中每个职位都在做什么工作，明确这些职位对员工有什么具体的从业要求。选择你来参加访谈是因为你有长期和丰富的本岗位工作经验，你的配合是我们获得必要信息的重要保证。同时，我们将对本次谈话的内容做必要的记录，它们只用于工作分析，请你不必顾虑，如实回答。好，我们现在开始。1、你的岗位名称、岗位编号是什么？2、你在哪个部门工作？你的部门经理是谁？你的直接上级是谁？直接下级是谁？3、你主要做哪些工作？请举例说明。4、请你尽可能详细地讲述你昨天一天的工作内容。5、你对哪些事情有决策权？对哪些事情没有决策权？6、请你讲讲你在工作中需要接触哪些人？工作分析访谈提纲（续）7、你需要哪些设备和工具来开展你的工作？其中哪些是经常使用的、哪些是偶然使用的？你对目前的设备状况满意吗？8、你在人事审批权和财务审批权方面有哪些职责？请举例说明。9、你认为做好这项工作需要什么样的文化水平？需要哪些知识？需要什么样的心理素质？10、如果对一个大专学历层次的新员工进行培训，你认为需要培训多长时间才能正式上岗？11、你觉得目前的工作环境如何？是否还需要更好的环境？你希望哪些方面得到改善？12、你觉得该工作的价值和意义有多大？13、你认为怎样才能更好地完成工作？14、你还有什么需要补充吗？15、你确保你回答的内容是真实的吗？访谈到此结束，谢谢你的合作。★访谈法角色演练：用书中给出的访谈表（P97），做角色演练,两个人一对。被访谈的职位：人力资源经理或其它职位时间20分钟，尽量完成。五、工作分析的方法——问卷调查分析法•定义：是工作分析中最常用的一种方法，具体来说，是采用调查问卷来获取工作分析的信息，实现工作分析的目的。•优点：（1）费用低，速度快，节省时间，可以在工作之余填写，不会影响正常工作；（2）调查范围广，可用于多种目的、多样用途的职务分析；（3）调查样本量很大，适用于需要对很多工作者进行调查的情况；（4）调查的资源可以量化，由计算机进行数据处理。（SPSS）五、工作分析的方法——问卷调查分析法•缺点：（1）设计理想的调查问卷要花费较多时间、人力、物力，问卷本身的质量对工作分析的质量有至关重要的影响；（2）可控性差，被调查者对问卷理解不同而产生信息误差。（3）填写调查问卷是由工作者单独进行，