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公司合同换签管理规定背景：现有市场合同的换签及新经销商合同的签订，需要经过业务部收集，市场部审核签字，再转至综合办备案，因经过部门多，原有流程较为繁琐，有时会在合同流动环节造成手续丢失，这不利于业务部对合同换签工作的督促执行，为了规范年度经销合同的换签工作，加强和规范年度经销合同管理，结合公司实际情况，出台本合同管理规定，具体条款如下：1.部门分工1.1市场部：负责起草、制订年度经销合同的具体内容，并根据市场年度任务制订出月度考核比例及奖励标准。1.2业务部：负责收集、整理、审核签署各区域经销商的年度经销合同。1.3综合办：负责年度经销合同复审、盖章和备案。2.合同签订2.1填写合同时，客户名称要与其营业执照名称完全一致，客户应当具有食品销售资质（有年检合格的食品流通许可证、营业范围包含预包装食品批发兼零售或者饮料的销售），如客户营业执照无字号名称（主要是个体工商户），要按公司K3系统客户名称签订。2.2合同应为法人签字并加盖在公安局备案的合同章或公章，否则合同签订无效。如果客户没有在公安局备案的合同章或公章，在公司允许的情况下须由登记业主本人签字、按手印并提供一份登记业主的身份证复印件（正反面）。2.3如签字人为代理人，则需法人授权书一份和代理人的身份证复印件一张。2.4合同不允许修改涂抹，同时，不得留空，有空白的段落须标识：“此处无内容”。所涉金额处一律大写（月任务处可小写）。2.5所有签合同的客户都应交纳履约保证金，无保证金的合同公司有权不予备案。餐饮和花生露客户保证金为5000元；流通和商超渠道保证金为20000元。2.6合同签订除所需两份合同原件外还需客户提供加盖公章的营业执照副本和食品流通许可证一张（营业执照和食品流通许可证不过期并正常年审），证件过期和未年审的公司不予接收合同。2.7合同执行时间低于三个月（含三个月）的合同无月度返利。2.8合同签订时间应为合同签订之日的日期。2.9因预销户等市场原因，暂不能签订合同的，需由市场责任人提报OA申请，申请由XX审批结束，且该市场再签订合同时，以实际签订日期为准。3.合同审核备案3.1以合同签订日期为准，合同签订后需要在30天内带回公司。3.2因特殊情况未按规定时间带回公司（以合同签订日期为准），且在合同签订后50天内带回的，需要责任业务提报OA申请，申请由XX审批结束，业务部凭OA申请对合同进行审核并签字，结算部凭OA申请备案合同并按照合同约定做月返；3.3对于因责任业务原因造成合同丢失、办事处扣留等原因，对责任业务罚款1000元。3.4合同签订后50天内仍未带回的，则所签合同作废，公司不再办理合同签订及盖章手续。3.5客户签订完合同后，以办事处为单位交到业务部，业务部审核无误后出具清单，以大区或办事处为单位将原合同或客户开具的合同丢失证明一并交结算部备案。3.6结算部审核备案结算部收到合同后首先要确认合同是否和清单一致，然后再是合同的审核和备案过程。审核过程○1户名是否与K3系统和营业执照完全一致。○2合同内容是否完整。○3月度返利是否符合规定。○4公章或合同章是否符合要求，是否法人签字，代理人签字是否有法人授权委托书。○5金额是否大写，月度比例处是否正确。○6是否有本公司领导签字，合同带回晚的是否有授权。合同备案○1合同编号要以大区和办事处为顺序排列○2备案合同内容要完整。3.7对于换签及新签订的不合格的合同，综合办退回后，由业务部的相关人员协调处理，在10天之内将所有的资料收齐后再次递交至综合办。3.8合同经结算部复审后盖章生效，业务人员以办事处或大区为单位在结算部领取合格合同并在备案表格签字登记。4.合同收回4.1合同终止终止合作（客户和公司解除合作关系）和变更合同时，业务员须负责将原合同带回公司。4.2合同结束合同到期后一个月内业务应把客户手中的原合同以大区或办事处为单位统一填表整理后交回公司。对于经销商合同丢失的，由经销商出具书面证明（签字盖章）。不能收回原合同的或者丢失原合同后不出具丢失证明的，公司不将予以换签、续签合同。5.合同借阅5.1公司内部借阅合同的应填写申请单并以复印件形式借出，如有特殊情况必须使用原件的，需向相关部门经理申请批准后方可办理。5.2在合同有效期内经销商因合同丢失向我公司索要合同复印件时，经销商应在当地省级媒体发布合同遗失公告，公告合同作废。同时，经销商应在发布公告前通知我公司审核公告内容并在公告后将公告材料（原件、扫描件或复印件）发至我公司备案。6.合同履约情况通报6.1综合办每月度，将连续两个月未完成约定月度任务，或连续三个月累计销量未达到约定任务总量的80%的经销商名录提报给业务部。6.2综合办于合同签订后一个月内把合同履约保证金与实际交纳的保证金不符的经销商提报业务部。上述规定自20XX年XX月XX日起执行，请领导批示！业务部20XX-XX-XX表1大区办事处20年合同清单（交公司）客户名称保证金年任务月返备注该户业务合计：份经办业务:经办人签字：日期：表220年部交结算部合同清单客户名称大区办事处合计：份经办业务：经办人：日期：表3合同领取登记表客户名称大区办事处领取人日期表420年合同客户回执单客户名称客户签字并盖章收到日期责任业务（谁送达）应交份实交份经办人：日期：表520年大区办事处客户合同回收清单已收回客户名称未收回客户名称未收回原因负责该户业务应交份，实交份经办业务：经办人：日期：表6合同借阅申请单客户名称档案编号合同期间借阅人借阅时间审批人：