包装公司-印章管理制度

公司印章管理制度一、目的为保证XX包装股份有限公司（以下简称“公司”）印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司利益，杜绝不法行为的发生，加强公司印章的管理，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司公文、便函、介绍信、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。三、职责公司印章的使用，必须严格执行公司印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用印。四、内容1.印章的种类1.1法人印章：公司及具有独立法人资格的各成员企业的印章。1.2部门印章：公司各部门的印章，主要在公司内部使用。1.3专用印章：由公司统一颁发的使下属有关部门履行某种特定的职责和权力的印章（如财务专用章、报关专用章、合同专用章等）。1.4个人印章：公司法定代表人的印章。1.5其它根据工作需要刻制的印章。2.印章的雕刻及启用2.1公司行政公章及法定代表人印章的刻制由企管部根据法定批准的营业执照及法人证书提出申请，经总经理批准后按规定刻制。2.2部门印章由各部门提出申请，经企管部负责人审核，报总经理批准后，交企管部按规定刻制。2.3业务专用章由各所需业务部门提出申请，经企管部负责人审核，报总经理批准后，交企管部按规定刻制。2.4合同专用章的刻制，必须由销售和采购等相关部门提出，经企管部负责人审核，报总经理批准后交企管部按规定刻制。2.5印章刻制完成后，由企管部专人负责领取印章并在印章备案表上登记备案，印章启用应事先发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。由企管部下发到部门并明确责任人后方可使用。3.印章的使用及管理3.1印章的使用3.1.1公司行政公章用印必须履行登记手续。须由经办人认真填写《用印审批表》，并按审批表权限逐级签署意见后，连同需盖章文件等一并交印章专管员，由其审核材料后用印。公司印章不允许外带，若因工作需要，确需将印章带出，须由部门提交申请，经总经理批准后方可带出。公章带出期间，责任人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。3.1.2以公司名义发出的公文，须凭公司法定代表人或其授权人签发批准的文件原稿用印。3.1.3对外签署的合同或协议使用合同专用章，按公司有关规定履行审批程序，最终经法定代表人或其授权代理人在合同或协议上签章后方可用印。3.1.4对外进行报关业务使用报关专用章，经分管主管批准后方可用印。3.1.5财务专用章用印须经分管财务副总批准后方可用印。3.1.6公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表）及其它需用公司印章的文本等，须按规定办理用印手续。3.1.7公司各职能部门、全资及控股子公司、分公司等须用公司印章，需经法定代表人或其授权人批准，按规定办理用印手续。3.1.8在法定代表人或其授权人出差期间，用印事项应由企管部电话请示法定代表人或其授权人同意后，并在《用印审批表》上做好记录后方可用印。3.1.9用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。3.1.10介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。3.1.11对外签署的合同或协议、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其它需用公司印章的文本等，须在合缝处加盖印章。3.1.12不得在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书上用印。3.2印章的管理3.2.1公司印章实行用印审批登记制度。3.2.2公司印章由公司委托企管部归口管理，负责公司印章日常使用。3.2.3公司设印章专管人员，负责印章的保管和用印登记。印章专管人员，每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内。第二天上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。3.2.4印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管，印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。3.2.5印章专管人员调离或因各种原因离岗时，总经理应提出建议指定他人管理印章，并及时办理交接工作，交代用印注意事项，并对印章专管人员进行离岗审查。3.2.6部门印章由部门负责人明确其保管人和责任人。3.2.7印章有破损、字迹不清、机构名称变更，要及时向企管部申请更换印章，同时将作废印章交公司企管部，并定期销毁。3.2.8印章销毁必须填写《印章销毁申请表》，经企管部负责人审核，总经理批准，持有效申请表和待销毁的印章交企管部登记备案。由企管部声明作废并定期销毁。3.3印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。3.4未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员可拒绝用印，或报告领导处理。3.5印章专管人员不得擅自用印，一经发现无论结果如何，严肃处理。3.6公司所用印的文件、资料、附件资料及用印审批表等，年终由企管部整理后，交档案室装订存档备查。4.介绍信、便函和授权委托书的管理4.1本公司主要使用存根类介绍信、便函、授权委托书。4.2介绍信、便函、授权委托书由企管部指定专人负责保管。4.3介绍信、便函、授权委托书开具要严格履行审批手续。即按权限由相应领导签批后方可开具。4.4开具介绍信、便函、授权委托书应按要求认真填写存根。4.5公司严禁开出空白介绍信、空白便函、空白授权委托书。5.法律责任5.1印章专管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司主管负责人报告。5.2任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。5.3违反本办法的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。6.附则6.1各全资及控股子公司、分公司等印章的保管、使用，应当参照公司印章使用管理规定执行，也可参照本办法制定本单位印章使用管理办法，并报公司备案。6.2本办法由企管部负责解释、补充，经公司董事会审议通过后生效实施。附件一：刻章申请表附件二：印章登记卡附件三：用印审批表附件四：印章使用登记表