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20XX年度配件发放管理制度公司根据市场竞争需要,为了进一步配合销售服务客户，促使配件发放规范、合理，减少退货且更好的服务于各区域经销商，现公司客服部申请专人跟进配件申请、发放、核销、结算等相关工作。20XX年与公司签订售前、售后维修合同的一、二级维修网点、有售前维修能力且与公司签订售前维修合同20XX年度销售合同的客户（称自保网点），均可按公司规定申请与合同签订内容一致的售前配件。具体操作流程、内容如下：一、客服备件管理室职能：发放我公司签约的专业维修网点、自保网点所申请的售前、售后配件；收取经销商、委托维修网点退回的不良品配件、核销退厂不良品配件。二、配件申请：1、专业维修网点配件申请时间：每周星期一，每月配件申请四次以内的，配件托运费用由网点自提支付，网点每月配件申请不得超过四次。自保网点配件申请：要货前两天发配件申请计划给我公司，我公司随货发放配件，一个月配件申请不超过四次；不按时申请配件的网点，延迟至下一次配件发放时间再进行发放。2、售前配件申请方式：将配件申请单盖章传真至：，或者通过电子邮件发送至XX客服邮箱。申请单必需用《XX售前、售后机维修配件申请表》。配件发放查询方式：电话：QQ：配件发放负责人员：XXX3、自保维修网点配件申请额度管理：实行额度管理制。自20XX年1月1日起，凡与我公司签订《20XX年度销售合同》且有维修能力的经销商，签订《XX经销商服务协议书》后，在售前、后协议内容规定额度内可以按需要申请售前、售后配件，并进行月度结算（上月XX日至本月X日为财务结算周期）。如出现已申请配件超额，则由我公司财务部直接从客户货款中扣除超额配件成本费。（具体额度以自保网点签订的《XX经销商服务协议书》签订额度为准）。自保网点额度核算方式：根据其上月相应品牌销售总金额核算出可以使用的配件额度，额度内可按需申请，配件申请超额部份扣货款；为了加强配件管理，本月未用完的额度可以累计到次月；本月超额的金额不允许占用次月额度，必须在当月货款中扣除。4、专业维修网点配件额度：实行押金管理制。签订《XX电热水器售后服务协议书》的网点，必须交配件押金。首期缴纳押金我公司给予配件发放的额度与配件押金的比例为XX：XX，后期缴纳押金我公司给予配件发放额度与配件押金比例为XX：XX，网点账户日常必须保证有XX元配件额度；如额度不足，我公司自动从网点应结算的维修费中转足额度。5、配件账目管理：专业网点、自保网点申请、核销的配件进行电脑入账管理。三、配件发放：1、客服备件管理室收到配件申请单后，根据专业维修网点、自保网点配件额度余额情况确定是否发放配件，额度不足的不予发放。2、开单、打包时按型号、规格操作，在配件箱内附配件发放清单一份，以便网点进行对账。3、配件发放时间：每星期二配件整理、打包，星期三配件发放，星期四配件发放信息通过XX客服QQ群和电话短信通知进行公布。4、配件发放方式：自保网点随货发放；专业维修网点每周星期三通过指定物流公司发放配件。5、配件发放后客服备件管理室将对货运单将进行保留存档，各网点根据我公司公布的配件发放信息，及时到指定托运部查收。如未及时收到配件请于一周内与客服备件管理室联系、查询。四、配件核销：XX牌电热水器配件需返回进行核销，流程如下：1、返回核销配件包括：主板、显示板、发热杯、水流开关、变压器等2、除以上需返回核销的配件外，其它不良品配件由网点报申在当地核销。3、配件核销手续要求：当地配件核销、返回配件核销均要求网点填写《XX电器有限公司当地/返厂配件核销单》并以电子邮件或传真的方式传至我公司，我公司结合《维修登记表》中所使用的配件明细进行核对无误后再销账，配件多退部分及我公司要求返回核销但未返回的配件不予核销冲帐。4、单据、配件返回核销时间：a)返回核销配件装箱后必须附一份《XX电器有限公司当地/返厂配件核销单》在箱内，便于核对数量。网点每月XX至XX日返回我公司。b)每月XX至XX日为我公司清点返回核销配件时间，每月XX至XX日为各网点与我公司进行返回配件核销对账时间。c)返销地点：d)收件人：XX电器有限公司客服部e)电话：f)手机：要求各网点按指定货运部返回核销，以便我公司及时收取货。货运费由各网点自行支付，若网点未按指定货运部返回，我公司有权不予收取货。因不按规定返销配件，由此造成的后果由各网点自行承担。5、各网点可每月按时返回配件，月度维修量不足20台的网点一季度返回一次。如果不按时或超过一季度返回配件，我公司将不予核销，由此产生的后果由各网点自行承担。五、费用结算：1、自20XX年XX月XX日起，各网点结算费用，须按要求将《维修登记单》、《XX电器有限公司当地/返厂配件核销单》、《维修费用确认书》、结算发票，在每月日至日以快递的方式寄于我公司。专业网点的《维修登记单》必须有用户和维修工程师的签字，确保维修真实性。2、以上单据齐全、填写无误的情况下，我公司收到所有资料七个工作日内进行回访，回访无误，我公司确保15个工作日内进行费用结算；回访若发现假单，我公司不予结算此单费用及核销配件，同时给予100元/单的处罚。3、月度维修费用达400元以上的网点，要求每月寄单进行结算；月度维修费不足400元的，可累计结算，但时间最多不超过一季度。超过一季度的维修单我公司按维修费总额80%进行结算；超过5个月的我公司不再结算。结算单据不齐，处理方式同上。4、结算维修费用发票的填写方式：名称：XX电器有限公司内容：X月到X月售前维修费用盖章：财务专用章或发票专用章5、费用结算后客服部将费用结算明细每月XX日传到XX客服QQ群中，方便各网点查询。6、结算寄件地点：收件人：XX电器有限公司客服部电话：手机：六、其他：1、对于特殊投诉配件申请，做到拆机先解决紧急投诉，但必须提前通知我公司客服部备案。2、对配件管理内容有异议或不清楚,请及时与我公司客服部沟通、咨询。3、若对以上配件申请及费用结算有疑问，请致电客服部。电话：手机：本制度从20XX年月XX月XX日开始执行。XX电器有限公司客服部20XX年XX月XX日签发：编制：客服部发送部门：销售部、财务部、客服部