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第1页共23页连锁店费用报销规定第2页共23页目录第一章日常费用报销单....................................................3第一部分基本规定........................................................3第二部分具体规定.......................................................11第二章借款费用报销审核.................................................21第一部分备用金及运营固定费用借款.......................................21第二部分连锁店其他用途借款.............................................22第三章其他合同付款审核.................................................23第3页共23页第一章日常费用报销单第一部分基本规定1、发票发票：本文中的发票除了普通发票，还包括行政事业收据（有财务监制章）。①对方未能提供发票的，请根据业务内容去税局代开；白条不予报销；发票类型与报销内容相符。经办人对发票的真实性负责，虚假发票财务不予报销。要求经办人在取得发票时，认真验证发票真实性（可拨打12366进行发票查询或在当地税务局网上查询或当地税局前台查询）；②发票抬头规定如下：情形发票抬头名称分店已取得营业执照营业执照上的公司名称分店尚未取得营业执照，但已取得工商出具的名称预先核准通知名称预先核准通知上的公司名称直营店尚未取得营业执照，且未预先核准名称“XX酒店××店”管理店尚未取得营业执照，且未预先核准名称与投资方协商，报销附上投资方抬头确认邮件注：机打发票上注明了“除客户名称手写无效”的，可不写抬头。③直营店机打发票因字数限制，法定抬头无法打印完全的，如何缩略简写法定名称请电话咨询单据审核主管潘XX：XXXX；对于抬头打印不全的不能手工添加，否则不允许报销④发票需加盖财务章或发票专用章（公章无效）；加盖清晰、完整第4页共23页⑤发票大小写一致、内容清晰可见，字体颜色要一致⑥报销时提供发票联或报销联，误取其它联请更换。⑦关于发票修改机打发票：不允许涂改，出现涂改的请重新开具。手写发票：大小写金额、开票日期不允许修改，若修改需重开；发票金额在1000元以下的，内容或抬头修改需加盖发票章或财务章，发票金额在1000元以上的需重开。定额发票：若税局要求填写发票内容的，规定与手写发票一致2、对公转账①一次性超过3000元（含3000）采购成本或分店费用都需对公转账，含同一事项开具两张及两张以上发票的情况第5页共23页②对公转账是指汇款至发票上的盖章单位。⑴如果发票上的盖章单位是公司，那么需汇至该以该公司命名的账户；如果发票上的盖章单位是个人，那么需汇至个人的账户；⑵税局代开的汇至发票上的收款方③一次性采购超过3000元未能对公支付的，报销时附上单据审核主管潘晓敏（XX.cn）确认邮件，未附上的作退单处理④长期合作的供应商，采购货款低于3000的，也请尽量采用对公转账支付3、单据粘贴①粘贴单的尺寸（210mm×130mm）。②发票的粘贴范围以粘贴单大小为界，须靠近粘贴单顶界和右界，按小票在下、大票在上的原则，从右往左呈阶梯状依次横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。第6页共23页正确贴法：③员工费用报销原始票据须按不同类别，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。第7页共23页④各员工在网上报销系统中提交单据后，应将提交时系统生成的电子单据号填写在粘贴好发票的报销粘贴单空白处，并将粘贴单及时寄送到财务以便及时审核。4、费用报销及时性费用类型报销期限一、个人费用当月发生的费用最晚于次月20日前办理报销手续市内交通费、差旅费、移动电话费、业务招待费邮寄费、员工活动费二、有固定支付周期的费用按其支付周期，每次付款后一个月内应取得相应票据办理报销或冲账客房电话费、网络使用费水费、电费、洗涤费、燃气费、暖气费绿植费、环境卫生费三、采用月结或季结等方式支付的运营物资采购如按照月结或季结的方式，应在取得相应票据后一个月内报销或冲账；结账周期最长不得超过季结服务用品、清洁用品、维修材料、低耗品客房饮品、印刷品小商品、早餐材料四、其他合同付款付款后一个月内凭相应票据报销或冲账员工宿舍租金、收视费、电梯维保、保安服务等合同付款五、需要上门申报的税金缴税当月20日前寄回完税凭证及第8页共23页纳税申报表说明：①上表中未涵盖的其他费用类型，应在取得票据的次月20日前办理报销手续。②特殊情况不能在规定的报销期限内办理报销，必须在提单前申请，提单后（事后）申请的一律不允许报销。报销时需附上申请确认邮件（申请邮件发至单据审核主管潘晓敏邮箱XXXX@XXXX.cn）③审核不合规的报销单据被退回后，应在一周之内补回手续。④本年度发生的费用必须在本年度办理报销（以报销的原始凭证注明的日期为准）。⑤未按照规则及时报销，会计将不予审核。5、提单注意事项报销单模板如图：报销单据的填写均在网上报销系统XXXX.XXXX.cn填制，填制时请注意以下内容：内容填单注意事项：第9页共23页日期所有的报销单据日期填写的统一格式均为：yyyy-mm-dd，且不能超过系统日期支付方式支付方式个人可选择领取现金或转代发薪银行，对公司请选择自领支票或银行转帐（注明银行信息）。部门、费用等选择按照所报销费用归属部门或分店请在“所属部门”里选择及正确选择费用对应的“费用类别”；营销部门、商务拓展部、品牌管理部及客服中心的费用请选择“费用类别”为“销售类费用”，其他总部各部门选择“管理类费用”，分店根据报销的费用是属于管理类、成本类或销售类选择相应的“费用类别”；若是项目费用，请在费用归属项目一栏选择“该项目”（暂时没有设置项目费用，故不需要选择该项目）。费用描述、金额按照费用使用情况填写“费用描述”，填写金额时不需要写“元”字，只输数字即可。报销单合计金额低于100元请累积到下次再报销。费用类型按照所要报销的费用类型在模板中选择相应的“费用类型”；所属部门各项费用禁止跨部门/分店申请报销。若某项费用归属不同的部门、分店，请分别填单申请，并选择相应的“所属部门”。借款冲账事前有借款的，请在主表下面的“借款冲账”，填写本次冲账金额。如报销金额大于冲账金额，剩余款项就是实付金额。填单提示如填写有误或费用超标，系统会在右上角处红字提示，请修改单据后方可提交。提交提交电子单据后，请将生成的电子流单号填写在原始发票粘贴单主面的右上角处，并将粘贴单及时寄送到财务审核(会计需同时审核原始发票和电子单据）。6、费用描述规范①费用描述与所报费用内容一致，如报销办公用品不能填写清洁用品②费用描述要严格按照本章第二部份的描述要求7、违反规定的处理退单第10页共23页8、所报费用真实、合理一旦发现虚假报销，直接上报内审部9、其他规定本文未涵盖的费用，不允许走日常费用报销流程第11页共23页第二部分具体规定1、采购类1.1一般采购①A类货品不允许走日常费用报销，直接由总部采购会计审核付款②发票：国税发票（销售类发票）③附件：2人签名的采购明细清单⑴如果发票上面注明了物品、数量、单价不需另外提供采购明细清单；明细清单也用小票（有数量单价的）替代，小票单位与发票单位一致。⑵签名人：店长或店助+收货人；⑶签名地方：可选择在发票背后、清单上签名（为了保持发票的整洁，不允许在发票表面签名）；MRP收货确认单必须签名；不允许在白纸签名⑷明细清单要素：物品具体名称（不要出现含糊的名称，如XX配件）、单位、数量、单价、金额、总计金额1.2早餐材料采购①符合本文一般采购的要求②需在费用报销单中的“费用描述”那一列注明“X月早餐材料采购”，不能跨月填写。如果同时报销不同月份的费用分行填写即可。③报销上限不能超过对应月份收入分配的采购成本1.3小商品采购①符合本文一般采购的要求第12页共23页②需在费用报销单中的“费用描述”那一列注明“X月小商品采购”，不能跨月填写。如果同时报销不同月份的费用分行填写即可。③报销上限不能超过对应月份收入分配的进货成本1.4C类货品采购①符合本文一般采购的要求②需提供MRP收货确认单（格式如下）③供应商名称为分店当地供应商④采购数量要与MRP收货确认单收货数量要一致，不能出现小数情况；⑤采购物品单价不能超过MRP收货确认单的物品单价。如超过限价，报销时需附上运营部同意邮件，否则直接扣减超出金额。⑥采购手册有注明物品品牌规格的，采购清单也需备注。1.5电器、家具采购①符合本文一般采购的要求②如是C类物品，需符合上面1.4的要求③采购手册规定了牌子型号的，需在明细备注说明采购物品的品牌和型号④如跟采购手册规定的品牌型号不一致，报销时附上采购部确认邮件1.6印刷品①符合本文一般采购的要求（发票类型改为本小点的③）②发票：优先选择国税发票，如是手写版的地税发票，开票内容要写成“广告宣传制作”。③如是C类物品中的分店宣传页（95*210mm，表面4C+4C，157G）、电梯门海报，需提供MRP收货确认单，并符合上面1.4的要求注：如果发票或明细中提及的分店宣传页不是上面规格，请注明是何种分店第13页共23页宣传页，规格是什么。1.7维修①维修材料采购：符合本文一般采购的要求②电器类维修：①国税发票；②不强制要求明细清单③不动产维修：①如刷墙、防水处理；②发票类型为地税发票，并提供维修单（维修原因、地点、时间）；④一项工程超过10万需走工程维修流程；一项工程大于1万元小于10万的分店维修需走“分店维修合同签订、付款审批流程”；一项工程小于1万且大于5000元的分店维修走日常费用报销，报销时需附上由维修统筹小组确认的邮件；需扣除施工队质保金的维修费不论金额大小走“质保期间维修费用处理流程”，不走日常报销。1.8卷纸①符合本文一般采购的要求②提供MRP收货确认单，MRP系统中供应商统一名称为金红叶纸业(苏州工业园区)③对公转账支付：账户为分店对应相应的卷纸供应商账户。2、能耗、收视费、网络使用费、客房电话费2.1水费、电费直营店：①附上合规发票或收据；②尽量附上耗损明细（写明本月用水、用电量、水电费单价）③在费用描述中注明缴纳水电费的所属时间管理店：①附上正规发票；②尽量附上耗损明细（写明本月用水、用电量、水电费单价）③在费用描述中注明缴纳水电费的所属时间第14页共23页2.2洗涤费①取得服务业发票，在费用描述中注明洗涤费的所属时间②属B类货品，需提供MRP收货确认单③供应商为洗涤合同上的合作方。发票上的单位、收款单位与MRP收货确认单位三者要一致④洗涤费押金洗涤合同签署后，按照合同约定扣除洗涤费押金分店在MRP系统中录入当月全额洗涤费用明细，实际报销货款为扣除了押金后的剩余金额，并提供全额洗涤费发票；⑤洗涤费违约金分店在MRP系统中录入当月全额洗涤费用明细，实际报销货款为扣除了违约金后的剩余金额，并提供全额洗涤费发票与一联洗涤违约金收据2.3其他能源①天然气费、煤气费、液化费、停电时发电用的燃料费等②提供正规国税发票③在费用描述中注明费用的所属时间2.4收视费、网络使用费、客房电话费①提供正规地税发票②在费用描述中注明费用的所属时间③首次支付（含更换供合作公司后首次支付的）请走合同签订流程，付款直第15页共23页接走日常费用报销，报销时提供会签流程及其合同复印件（或以附件形式上挂报销系统）④会签单样板会签单必须是已经结束流程的了，如图：3、其他费用3.1市内交通费①同城公交地铁车票、的士票及其燃油附加票或汽油票、过桥发票②除汽油票不需提供交通明细表，①涉及的都需提供交通明细表③交通明细表需包含：序号、日期、起止地点、事由、金额；④交通票需标注序号，与明细表的序号一致3.2广交会租车费①汽车公司地税发票②费用描述注明租