酒店销售部会议接待流程

第1页共3页工作标准与程序STANDARDOPERATINGPROCEDURE属下酒店:SUBJECT工作任务：会议接待流程S/N序号：SG-S&M-SOP-SE013VERSION版本号：DEPARTMENT部门：市场营销部JOBCATEGORY职位：销售部所有销售人员ISSUEDBY签发人：APPROVEDBY批准人：SUMITION呈送：DISTRIBUTION抄送:EFFECTIVEDATE生效日期:REVISED修订日期:20XX-XX-XX0PURPOSE目的：规范会议接待程序，使会议接待工作更加完善、有序，达到客户与管理当局的基本要求工作流程图：开始接受预订签约通知相关部门第2页共3页StandardOperatingProcedure操作标准与步骤：序号S/N步骤（做什么）（What）要点（如何做）（How）标准要求（Standard）1接受预订1.1接到客人预订，详细了解会议的名称、时间、规模和与会者身份、会场布置形式、会议横幅、立牌、签到台、音响设备以及茶点等要求；了解详细，无遗漏；1.2掌握会议接待情况，如时间、场地有冲突应与客户协商，争取按客户要求将会议安排在其他可代替的场地或时间举行；熟悉酒店会议接待情况，及时灵活调整；2签约2.1制作“宴会合同书”，向客户说明收费标准等。请客户在“宴会合同书”上签名；“宴会合同书”内容要求全面，无遗漏，与客会谈判意见一致；2.2到财务部交纳预付金，如属挂账公司可签名挂账；明确签单人名，需附签名模式。3通知相关部门3.1由接单的营销人员根据“宴会合同书”内容以书面形式通知有关部门做好准备；在会议举行三天前发文；3.2重要会议或有知名人士参加及时汇报，并附上名人结束会议协调会后跟进第3页共3页的会议需及时报告总经理；资料。3.3通知做好摄影、录像、存档等工作。按《市场营销部客户资料管理制度》4会议协调4.1会议举行时，营销人员应在场协调，协助处理一些临时增减的服务项目。会议期间营销人员全场跟进，保障无差错。4.2适当征询客人意见反馈到有关部门，并协助解决问题及时征询并回馈。5会后跟进5.1会议结束后，协助客人办理结账手续。主动协助做好收尾工作。5.2征询客人对酒店的意见和建议；并及时反馈和落实。填写《宴会接待意见征询表》CROSS-REFERENCE相关资料：SG-S&M-P&P-SE046SG-S&M-P&P-SE014SG-S&M-P&P-007