山西音迈文化交流有限公司规章制度

山西音迈文化交流有限公司第1页共60页山西音迈文化交流有限公司规章制度一、行政部管理制度一、总则为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。二、会议管理制度（一）内部会议管理办法1)公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。2)公司级会议的组织者为行政部。3)会议由行政部提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。4)会议通知形式主要为电话通知部门经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。5)因故不能参加会议的，必须亲自向行政部说明理由。6)会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。山西音迈文化交流有限公司第2页共60页7)部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。8)部门有关会议如需行政部协助的应提前通知行政部，以便做出统一安排。第二章公文收发传阅管理制度一、根据有关规定并结合公司实际情况，现就非质量、环境体系文件收发、传阅管理办法规定如下:（一）公文撰写1)公文草拟：根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由行政部草拟，涉及各部门职责，需要由公司统一行文的，由部门草拟文稿。2)公文审核：指对草拟文稿的审核，由行政部负责。审核的主要内容是:看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的公文，由部门自行发文。3)公文复核：指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。4)公文签发：将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，部门或某特定业务范围的行文，由处室、部门负责人签发。5)公文的印刷、用印。经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如山西音迈文化交流有限公司第3页共60页需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。（二）公文发放指将公文发放到相关部门。确定发文后，行政部发文人员要在《音迈文化发文表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到处室及相关部门。部门内部的传达由各部门自行管理。各部门收到文件后要签字确认。（三）公文的传阅接收的文件需由多部门阅看时，经行政部、总经理在《文件批阅卡》上审批后，原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。（四）公文归档公司发文由行政部及时归档，填写《文件归档登记表》。部室自行发放的文件，如有必要应及时报送行政部归档。第三章办公用品管理制度为进一步开源节流，规范办公用品管理，特做如下规定:一、职责及范围(一)本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。(二)办公用品的采购、保管及发放归行政部管理。部门办公用品计划、领取、使用、保管等由部门负责人或指定专人负责。山西音迈文化交流有限公司第4页共60页二、办公用品计划、采购、保管及发放管理办法(一)、每月15日以前，部门自行统计本处或部门的办公用品需求状况，并列出详细计划，分类(日常办公用品、印刷品、其它)填写《用料计划单》，计划本着“节省、实用、必需”的原则，经处室、部门负责人审批后统一提交行政部。(二)、行政部采购人员根据实际情况给予审核并制定采购计划及预算，报经行政部处长审核，总经理批准后进行采购，并于每月25日至30日发放。(三)、公司新到工作人员的办公用品，行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配备必要的办公用品，以保证新到人员的正常工作。(四)、除正常配给的办公用品外，若还需用其它日常办公用品的，由使用部门填写书面《办公用品申请单》，须经行政部处长批准方可领用。(五)、采购人员要以做到办公用品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当为原则，并要建立帐目，根据《物资的验收、出入库及保管制度》办好入库、出库手续。(六)、办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，非工作人员不得随意进入库房。(七)、各部门物品领用人应本着勤俭节约的原则使用办公用品，适合以旧换新的用品要以旧换新，行政部有权对各部门的领用情况予以审核与监督。山西音迈文化交流有限公司第5页共60页第四章办公设备(软件)更新、维护、使用制度为了保证各项办公设备的正常使用，各类办公软件的安全操作，发挥办公设备及办公软件的最大功效，特制定本制度。一、职责及范围（一）公司办公设备包括:电脑、复印机、打印机、传真机、电话、照相机、摄像机、移动存储设备、及部门配备的空调等各种贵重物品。办公软件是指各类因办公需要而购买或专业制作的软件。（二）传真机、照相机、摄像机、均由行政部指定专人保管、使用，定期进行检查，发现问题应及时报告，由行政部通知定点维修公司的技术人员前来检查、维修、保养。（三）各部门配备的计算机，由各部门指定专人定期负责清洁工作。二、更新、维修及维护保养（一）办公设备的更新是指办公设备的升级或更新、移动存储设备的采购、各类耗材的补给、特殊配套设备的购置。办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修。办公软件的更新是指由于工作而需新购置或升级的各类应用软件。（二）需要进行办公设备更新时，由部门或设备监管人填写《办公设备更新(维修)申请单》，由处室、部门负责人审核、总经理批准，由行政部负责采购。行政部根据市场报价做好新购置办公设备的预算，经行政部处长、总经理审批后购买、发放。（三）各类办公设备发生故障时，可随时填写《办公设备更新(维山西音迈文化交流有限公司第6页共60页修)申请单》，通过定点公司或专业维修人员进行维修。（四）各类办公设备需要更换部件时，应填写《办公设备更新(维修)申请单》，经行政部处长、总经理审批后方可更换。（五）部门要妥善保管本部门或分管的办公设备保修、维修、使用说明书等资料。二、财务部管理制度第一章总则一、依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》制定本制度；二、为规范公司日常财务行为，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，便于公司各部门及员工对公司财务部工作进行有效地监督，同时进一步完善公司财务管理制度，维护公司及员工相关的合法权益，制定本制度。第二章财务管理细则一、总则（一）公司财务实行“计划”为特征的总经理负责制：属已经总经理审批的计划内的支付，由相关各部门总监的书面授权，财务负责人监核即可办理；属计划外的，必须有公司总经理的书面授权。（二）严格执行《会计法》和相关的财务会计制度，接受财政、税务、审计等部门的检查、监督，保证会计资料合法、真实、及时、准确、完整。山西音迈文化交流有限公司第7页共60页二、财务工作岗位职责（一）财务总监职责1)对岗位设置、人员配备、核算组织程序等提出方案。同时负责选拔、培训和考核财会人员。2)贯彻国家财税政策、法规，并结合公司具体情况建立规范的财务模式，指导建立健全相关财务核算制度同时负责对公司内部财务管理制度的执行情况进行检查和考核。3)进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，监督各部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。4)其他相关工作。（二）财务主管职责1)负责管理公司的日常财务工作。2)负责对本部门内部的机构设置、人员配备、选调聘用、晋升辞退等提出方案和意见。3)负责对本部门财务人员的管理、教育、培训和考核。4)负责公司会计核算和财务管理制度的制定，推行会计电算化管理方式等。5)严格执行国家财经法规和公司各项制度，加强财务管理。6)参与公司各项资本经营活动的预测、计划、核算、分析决策和管理，做好对本部门工作的指导、监督、检查。7、组织指导编制财务收支计划、财务预决算，并监督贯彻执行；协助财务经理对成本费用进行控制、分析及考核。山西音迈文化交流有限公司第8页共60页8)负责监管财务历史资料、文件、凭证、报表的整理、收集和立卷归档工作，并按规定手续报请销毁。9)参与价格及工资、奖金、福利政策的制定。10)完成领导交办的其他工作。（三）会计职责1)按照国家会计制度的规定记账、复帐、报账，做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时；2)发票开具和审核，各项业务款项发生、回收的监督，业务报表的整理、审核、汇总，业务合同执行情况的监督、保管及统计报表的填报；3)会计业务的核算，财务制度的监督，会计档案的保存和管理工作；4)完成部门主管或相关领导交办的其他工作。（四）出纳职责1)建立健全现金出纳各种账册，严格审核现金收付凭证。2)严格执行现金管理制度，不得坐支现金，不得白条抵库。3)对每天发生的银行和现金收支业务作到日清月结，及时核对，保证帐实相符。第三章现金管理制度一、所有现金收支由公司出纳负责。二、建立和健全《现金日记帐》簿，出纳应根据审批无误的收支凭单逐笔顺序登记现金流水收支帐目，并每天结出余额核对库存。作山西音迈文化交流有限公司第9页共60页到日清月结，帐实相符。三、库存现金超过3000元时必须存入银行。四、出纳收取现金时，须立即开具一式四联的《支票回收登记表》，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、业务部门、出纳、会计各留存一联。五、任何现金支出必须按相关程序报批（详见支出审批制度）。因出差或其他原因必须预支现金的，须填写借款单，经总经理签字批准，方可支出现金。借款人要在出差回来或借款后三天内向出纳还款或报销（详见差旅费报销规定）。六、收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章，并在原始单据上加盖现金收、付讫章，防止重复报销。第四章支票管理一、支票的购买、填写和保存由出纳负责。二、建立和健全《银行存款日记帐》簿，出纳应根据审批无误的收支凭单，逐笔顺序登记银行流水收支帐目，并每天结出余额；每工作日结束后。三、出纳收取支票时，须立即开具一式四联的《支票回收登记表》，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、缴款部门、出纳、会计各留存一联。四、支票的使用必须填写“支票领用单”，由经办人、部门经理、财务主管（经理）、总经理签字后出纳方可开出。山西音迈文化交流有限公司第10页共60页五、所开出支票必须填写收款单位名称。六、所开支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章。第五章印鉴的保管一、银行印鉴必须分人保管。二、财务专用章和总经理印鉴分别由财务总监和出纳负责保管。第六章现金、银行存款的盘查一、出纳人员在每周完成出纳工作后，应将库存现金、银行存款的上存、收入、支出、结存情况，编制“出纳报告表”，并对由出纳保管的库存现金，由会计或总经理指定人员于每星期五下午及每月终了进行定期对帐盘查，其他时间进行抽查。二、出纳应根据银行存款日记帐的帐面余额与开户银行转来的对帐单的余额进行核对，对未达帐项应由会计编制“银行存款余额调节表”进行检查核对。三、其它依据相关会计制度及法规执行。四、支出审批制度（一）目的1)为简化支出审批手续，提高工作效率。2)防止因私占用公司财产。（二）适用原则1)使用商业单位制，经营计划和财政预算内，授权行使终审权。（部门总监对该部门之营业指标负全责）。山西音迈文化交流有限公司第11页共60页2)部门总监可适当的将其权限或部份权限，以文字性形式，授权给其副经理或部门主管等。五、审批程序（一）计划内报销：经手人、证明人（持原始凭证）、分管经理（部门负责人）、财务部、总经理（二）超计划报销：经手人、证明人（持原始凭证和超支报告）、分管经理（部门负责人）、财务、总经理六、计划审批内容（一）购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材之支出计划，由行政部收齐汇总，报总经理审批。原则上由行政部统一购买并库存，各部门登记领用，并进入各部门的费用。由行政部向财务部提供有关方面的明细表（经各部门签字确认）。（二）固