公路档案资料管理信息系统设计目标及架构

公路档案资料管理信息系统设计目标及架构广州炎晟软件有限公司二〇〇九年三月1、公路工程建设项目档案资料管理信息化的目标公路工程建设项目档案资料管理信息化的核心就是利用现代网络技术、通信技术、计算机技术等现代信息技术手段来解决信息的采集、加工、利用的问题，提高我们的档案资料收集、加工和利用的水平，公路工程建设项目档案资料是信息化的对象和核心，传统的手工方式已远远不能满足公路工程建设项目管理信息化的要求，这是公路工程建设项目档案资料管理目前面临的新形式下的课题。公路工程建设项目中的现场档案资料信息化管理要求达到以下目标：A、实现现场档案资料的规范化管理：将公路工程建设项目规范和公路工程建设项目划分（WBS）、公路工程建设项目表格直接挂钩，简化施工、监理单位公路工程建设项目资料表格的填报程序，提高现场档案资料填写的准确性和规范性，节约管理时间。B、建立一个完整的现场档案资料的管理体系：将现场档案资料的产生和公路工程建设项目进度计划及资料检查结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套资料填报、审批、检查的信息化系统，指导和控制现场档案资料的形成。C、建立文件材料收集、立卷归档管理系统：使用档案资料的自动编制和自动导入系统，达到公路工程建设项目档案的自动编制，保证编制的规范和准确，提高竣工档案的编制效率，减少竣工验收阶段资料归档工作量，缩短竣工档案的编制时间。D、实现工程资料报验、审查自动化、智能化：在以上的基础上实现公路工程建设项目档案资料的网络化审批和计算机智能化审查，实现档案资料的准确性、完整性和系统性审查，提高档案资料的审查效率并能及时对公路工程建设项目过程中资料数据进行统计、分析。E、建立工程档案信息化检索、查询平台：建立基于互联网的工程档案信息化检索、查询平台，为工程建设参建各方提供高效的工程档案利用手段，保证档案资料的及时利用。2、公路工程建设项目档案资料管理信息化应用效果公路工程建设项目档案资料管理信息化要求达到应用效果帮助用户全面实现建设项目档案的统一化和标准化管理。实现工程资料收集、档案编制与工程同步，缩短档案编制时间。节省建设项目档案编制的费用和人力投入。帮助用户进行工程档案、竣工资料管理的计划性、及时性、完整性检查。完全实现建设项目档案全数字化管理。公路工程建设项目档案资料管理信息化就是采用软件控制技术实现现场档案资料、资料的分类、填报的规范化，利用网络技术实现档案资料的事前计划、事中控制及事后检查，发挥计算机速度及准确的优势实现公路工程建设项目档案的自动编制，提高公路工程建设项目档案的编制水平。以工程项目管理为核心，融入PMBOK等现代项目管理思想，以工程项目前期决策、项目实施、项目竣工验收到缺陷责任期的项目全过程为管理主线，覆盖工程项目整个生命周期，实现项目档案资料的全过程管理。3、公路工程建设项目档案、资料信息化管理过程控制公路工程建设项目资料的特点是数量大、种类多，与公路工程建设项目结合紧密，如何保证资料的完整、系统和准确是资料产生、收集过程的管控难点，针对这一问题开发的公路工程建设项目现场资料管控系统，其思想是将资料分类分解到单位/分部/分项工程，文件再分解到由相关的表格材料构成，按照公路工程建设项目的时间和施工前进方向进行控制，不仅可以实现单位/分部/分项工程文件材料的控制，还可以实现文件的表格种类、数量、填表时间、填表人员的自动检查控制、，系统可定期上报文件、材料收集数据，对文件缺少、文件组成规范、文件形成时间等自动进行检查，为文件、材料的控制提供了一个良好的管控工具，保证了文件、材料的收集完整、系统和准确。现场资料管理整体业务流程图报表管理系统数据处理结构图数据管理平台报表发送报表设计报表接收数据接收报表审核报表分发报表审核报表审批权限设置数据发送报表审核报表审批业务流程定义报表审核报表审批意见返回报送单位检查填报单位报表设计资料检查文件计划计划调整监控管理数据分析资料利用上报数据资料审查资料报审接收数据数据汇总资料审查业主项目部厅监理单位厅资料产生资料批复工作执行施工单位厅公路工程建设项目档案资料管理流程图工程文件计划工程结构树工程文件分类标准工程划分分类标准工程施工、监理计划业主单位（监理单位）分发到各编制单位编制（监理单位）文件制作、收集（业主单位）文件制作、收集（施工单位）文件制作、收集各编制单位文件收集完成工程来往文件工程图纸、表格工程声、像资料收集工程档案组卷工程档案分类标准工程档案组卷规则各编制单位案卷各自编制完成编制（监理单位）档案管理、利用（业主单位）档案管理、利用（施工单位）档案管理、利用档案补充、利用档案统计、编目档案移交、接收管理各编制单位编制竣工资料编制竣工资料分类标准工程档案组卷规则编制各编制单位档案室业主单位（监理单位）业主单位监理单位施工单位竣工资料总编制工程档案移交、编号竣工资料分类标准编制验收小组主管部门竣工资料验收竣工资料移交、接收竣工资料检查、统计验收工程建设项目工程档案馆主管单位档案室业主、监理、施工、养护单位档案室验收检查合格后移交检查合格后移交公路工程建设项目档案资料信息化管理实现以下几个方面的创新：一、采用信息化技术实现了建设项目资料的填报、报验、审查、流转及归档的全网络化和计算控制，较好的解决了建设项目现场资料的填报、流转的复杂性、及时性问题。二、利用数字签名等网络安全技术保证了建设项目现场资料的真实性，利用电子数据和纸质档案两件套的办法，使得现行的档案规定与建设项目现场档案资料信息化完美的结合在一起，既保证了建设项目现场资料管理信息化的高效，又解决了建设项目档案的法律问题。三、采用建设项目现场档案资料的过程信息化管理，由于在资料计划、资料形成、资料归档的各个阶段都实现了信息化管理，避免了传统管理模式的种种弊端，提高了建设项目现场资料的填报质量，采用信息化的计划、检查手段保证了资料收集的全面和完整。四、采用全新的表单定义、流程定义和业务管理定义的结构设计，可以针对不同的项目进行工程规范、工程划分、工程报表、业务管理、业务流程等工作内容快速定义，实现了数据的自动转换和自动归档功能，解决了建设项目管理系统开发的时间周期长；开发费用高；不能适应建设项目的快速变化要求。五、改变了传统建设项目现场资料的粗放式管理，实现了建设项目现场资料的精细化管理。无论是施工、监理还是业主的资料都实现了完整、系统、全面的控制，保证了竣工档案的形成。4、公路工程建设项目档案资料信息化内容公路工程建设项目档案资料信息化主要有以下几个方面的内容：公路工程建设项目施工现场资料的规范填报、审查、审批；公路工程建设项目档案资料的计划、控制、流转、检查及归档；公路工程建设项目公文流转；公路工程建设项目档案资料的检索利用；公路工程建设项目竣工档案编制。公路工程建设项目档案资料管理信息化系统分为四大部分，第一部分为现场工程资料填报、审查、流转平台；第二部分为公路工程建设项目网络化办公业务管理平台；第三部分为工程项目档案资料计划管理平台；第四部分为公路工程建设项目档案信息化管理平台。第一部分主要解决公路工程建设项目管理过程中的文件、报表、资料的填报、文件报表的审查、流转、检查、检索、利用。着重解决公路工程建设项目管理过程中的资料、报表管理困难，流转时间长，报表审查审核不及时、工作强度大、准确性不高、文件资料查询困难等公路工程建设项目文件资料及报表管理的问题。该部分主要实现以下几个目的：A、实现现场资料和表格的规范管理，减少施工、监理现场误用表格和表格的填写错误，提供填写表格的标准规范和技术标准要求。简化表格的查找和规范的对照检查。将表格的填写与单位/分部/分项公路工程建设项目关联检查。B、建立完全的现场文件和资料管理体系，采用事前规范、事中控制、事后检查的方法，结合报表自动检查系统实现对资料和报表的填报、审查、流转、审批、归档等计算机管理。第二部分公路工程建设项目网络化办公业务管理平台主要解决项目管理过程的公文往来过程及业主、监理、施工单位的行政办公业务。第三部分工程项目档案资料管理平台主要解决档案资料管理中质量、进度、费用、信息、计划的管控问题第四部分主要解决公路工程建设项目文件、档案的分类收集管理、检索利用及公路工程建设项目档案的编制问题。着重解决人工组卷出错率高，组卷很难做到统一规范问题。采用电子填报和自动归档技术，实现竣工档案的自动收集和管理，减少竣工档案的录入工作量，提高编制水平。提高日常的档案管理（主要是档案借阅、检索、拆卷、并卷、编研、统计和库房管理等）效率。5、公路工程建设项目档案资料信息系统结构公路工程建设项目档案资料管理信息化系统由六个子系统构成：工程报表管理子系统现场报表填报及网络流转审批子系统文件档案资料管理子系统Web发布、查询子系统表单、组织模型自定义OA办公系统系统权限及数据管理子系统通讯服务层：该层是整个业务架构的基础部分，主要负责处理信息流。为企业提供用户管理，安全管理以及工作流管理等协作功能，使企业信息可以及时交流和处理。业务功能层：该层提供开放式的应用接口，使用户可以自由选择工程项目管理系统中的各个业务模块，以完成相应的业务处理，实现办公业务一体化。综合信息处理层：该层提供综合快速的查询分析工具，使项目管理者能够准确及时地掌握工程项目建设的各项进展情况，以支持其进行科学决策。公路工程建设项目档案资料控制系统与公路工程建设项目管理系统是公路工程建设项目管理紧密相关的两个部分，公路工程建设项目管理系统着重于管理过程的控制，公路工程建设项目档案资料控制系统着重于资料的收集和竣工档案的管理，前者是资料产生，而后者是档案资料的管理。网络拓扑结构图：整个系统网络建设是通过Internet或RAS(远程访问服务器)将业主、监理、承包商网络连为一体，实现互连互通和双向数据交换。指挥部内的日常办公事务除了在局域内进行外还可以通过Internet从任何地方访问，从而真正实现随时随地办公。采用虚拟专用网络技术（VPN）实现远程互联，这种方法是以Internet公众网络为基础通过通道加密技术实现指挥总部与分部之间的安全互联。即在总部设置VPN网关调制出加密通道并连通Internet，分部联网时直接连接到本地Internet，通过加密通道连接指挥总部网络。6、公路工程建设项目档案资料信息系统安全性网络系统的可靠运转是基于通讯子网、计算机硬件和操作系统及各种应用软件等各方面、各层次的良好运行。因此，它的风险将来自对企业的各个关键点可能造成的威胁，这些威胁可能造成总体功能的失效。由于在这种广域网分布式计算环境中，相对于过去的局域网、主机环境、单机环境，安全问题变得越来越复杂和突出，所以网络安全风险分析成为制定有效的安全管理策略和选择有作用的安全技术实施措施的基础。安全保障不能完全基于思想教育或信任。而应基于最低权限和相互监督的法则，减少保密信息的介入范围，尽力消除使用者为使用资源不得不信任他人或被他人信任的问题，建立起完整的安全控制体系和保证体系。公路建设项目档案资料属于保密资料，如何保证系统得数据安全及过程控制中的人员操作权限及传输过程的数据的安全性十分重要，系统得安全性主要体现在以下几个具体方面：操作人员权限及数字签名安全；网络数据传输安全；数据备份及恢复；数据合法性获取及防止伪造；系统病毒破坏防范；外部入侵防范。以上几个安全方面中，网络数据传输安全、数据备份及恢复、系统病毒破坏防范、外部入侵防范及网络数据传输安全属于计算机系统安全防范领域，可采用第三方专业硬件和软件解决，公路工程建设项目档案资料管理信息化系统主要解决操作人员权限及数字签名安全及数据合法性获取及防止伪造两个安全方面的问题，解决方案如下：操作人员权限及数字签名安全：现在信息安全越来越受到人们的重视。建立信息安全体系的目的就是要保证存储在计算机及网络系统中的数据只能够被有权操作的人访问，所有未被授权的人无法访问到这些数据。这里说的是对“人”的权限的控制，即对操作者物理身份的权限控制。不论安全性要求多高的数据，它存在就必然要有相对应的授权人可以访问它