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税务公文写作与处理办公室2019.06基本内容:公文概述部分重点公文写作注意事项公文的处理第一讲公文概述一、公文的概念公文，是“公务文书”的简称。是古往今来人们在公务活动中经常使用的一种应用文书。广义上讲，公文是指党政机关、企事业单位、社会团体等各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的文字材料。狭义上讲，公文主要是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务时所使用的具有特定效力和规范体式的文书。也即党政机关公文税务机关公文是税务机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章和规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。二、公文的种类根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）规定，公文种类主要有：决议；决定；命令（令）；公告；通告；意见；通知；通报；报告；请示；批复；函；纪要；公报；议案十五个类型。其中，根据《国家税务总局关于印发全国税务机关公文处理办法的通知》（国税发〔2012〕92号）规定，税务机关的公文种类主要有：命令（令）、决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要十三种，不包括公报和议案三、税务公文文种及适用范围命令（令），适用于依照有关法律、行政法规发布税务规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。命令（令）属下行文，一般无主送、抄送。决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属下行文。公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。税务机关应当依照有关法律、法规、规章向国内外公布税收规范性文件和其他重要税收事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事务性事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送。意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时（如告知机构变更和召开会议等），也可作平行文使用。通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。批复，适用于答复下级机关请示事项。批复一般分为政策性批复、问题性批复和事务性批复。批复属下行文。上级机关批复下级机关的请示时，必须明确表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性，可使用“通知”或其他文种行文，不再单独批复请示单位。函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函、请求批准函、答复函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。国家税务总局的会议纪要分为党组会议纪要、局务会议纪要、局长办公会议纪要和局领导专题会议纪要。三、公文格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。1.份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号2.密级和保密期限3.紧急程度是对公文送达和办理的时限要求，以确保紧急公文的及时传递和处理。对于明确为“特急”或“加急”的公文，需在公文上标注“特急”或“加急”字样。4.发文机关标识发文机关标志使用全称。即发文机关标志为：国家税务总局××市（自治州、XXX林区）税务局文件信函格式文件发文机关标志中不使用“文件”二字。特别要注意与其他外单位的联合发文，发文机关标志和发文机关署名一定要是全称。比如：XX省税务局与其他外单位联合发文，发文机关署名是“国家税务总局XX省税务局”，不能简称为“XX省税务局”或“省税务局”。5.发文字号发文字号由发文机关代字、年份（公元全称）、序号组成。年份应使用公元全称，去掉“年”字，并用六角括号“〔〕”括起；年份和序号一律使用阿拉伯数码。联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。6.签发人上行文（请示、报告）应当标注签发人姓名，体现机关负责人应当对所签发的公文负责，严格把关，确保公文质量。上行文应由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发。多个机关联合上行文，要标注所有机关主要负责人。7.标题由发文机关、发文事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。8.主送机关主送、抄送机关应当使用全称或规范化的简称，其中主送和抄送为税务机关时统一使用全称。比如各地上报XX省税务局的请示、报告，主送机关要使用全称“国家税务总局XX省税务局”，不能简称为“XX省税务局”或“省税务局”。湖北省税务局向下级发文应使用全称，同时为避免歧义，主送机关统称可表述为：国家税务总局XX省各市、州、直管市、林区税务局。涉及部分税务机关并列时，一般按照行政区划排序，统一表述为：国家税务总局××、××、××市（自治州、主送机关中同时有各级税务机关和局内相关单位的，局内相关单位排列在后。主送、抄送机关中并列关系的单位序列之间用逗号，一个单位组合序列当中各组成单位之间用顿号，最后一个主送机关后用冒号，最后一个抄送机关后用句号。9.正文是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。正文内容的表述一定要规范准确，包括重要内容的表述、地址、人员姓名职务等都要表述规范准确。比如不能将“优化高效统一的原则”写成“优化统一高效的原则”“减税降费”写成“减税降负”“党的十九大精神”表述为“十九大精神”等。在正文中，第一次税务机关名称时使用全称并在其后加括号标注规范化简称，并同时标注“下文类同”，其后即可使用简称表述。如国家税务总局XX市税务局（以下简称“XX市税务局”，下文类同）。省局规范化简称为“XX省税务局”，不能表述为“省税务局”“省局”等不规范简称。。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或者不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2019年”不能写成“19年”。结构层次序数应当规范。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。应当使用国家法定计量单位。公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。标点符号的使用要符合汉语语言规范，在公文中要注意以下几点：（一）公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。（二）文中的层次标题后如回行，一般不加标点符号。（三）标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间（如引语或书名号之后还有括注），宜用顿号。（四）表示概述不应用顿号隔开。例如：七八个。（五）若两数字连用为缩略形式，宜用顿号。例如：二、三产业。（六）多层书名号，最多用两层《〈〉》，第三层以上的不再使用任何符号。（七）课题、奖品奖状、证明、会议、活动等名称，不用书名号。某某课题如果是作品名称，使用书名号。（八）书名带有括注，括注是书名组织部分是，应放在书名号内。例如：《——办法（试行）》《——讲话（征求意见稿）》。（九）图或表的说明文字，最后结尾处不用句号。（十）提示语后分号显示出并列的几种情况时，提示语后宜用冒号。（十一）栏目名称宜加书名号。例如：央视栏目《海峡两岸》。（十二）版本说明要放在书名号之外，而“草案”“征求意见稿”“初稿”等，则宜加括号放在书名号内。例如：《汉语大词典》（缩印本）；《××管理办法（征求意见稿）》。（十三）同一句中，不宜套用冒号。在列举式或条文式公文中，不得不套用冒号时，应当分行来写。例如：遗产按照下列顺序继承：第一顺序：配偶、子女、父母。第二顺序：兄弟姐妹、祖父母、外祖父母。10.附件说明公文有附件的，要在“附件说明”中标注附件的序号和标题：印发规章、办法等公文或转发公文时，正文标题已经标明所印发或转发公文标题时，正文末不再将所印发或转发的公文列为附件。规章、办法等有附件的，作为公文正文附件。比如：转发总局的公文，不能将总局的文件列为附件；在印发规章、办法时，不能将规章、办法列为附件。为避免混乱，附件中的附件不填在“附件说明”中，应写在所附附件的后面，在附件后面的附件只注明“附”。标注附件名称不加书名号。很多办文人员在草拟公文时，附件是某份正式文件时，在标注附件名称时就会加书名号，这是不正确的。11.发文机关署名发文机关署名使用全称。12.成文日期成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。13.印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖发文机关印章。联合行文时，所有联署行文机关均须加盖印章。14.附注公文附注是指公文印发传达范围以及在正文中不宜说明的其他事项，如信息公开选项、“对下只发电子文件”等。信息公开选项包括主动公开、不予公开、依申请公开三种类型。信息公开选项依据《政府信息公开条例》的有关规定，结合工作实际确定。需要注意的是，各地上报湖北省税务局的请示、报告等上行文，信息公开选项均为“不予公开”，局内各内设机构下发的便函也是“不予公开”。15.附件附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致，以显示附件与正文不可分割的关系。16.抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定，不能滥抄，也不能错抄或漏抄。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。17.承办部门、印发部门和印发日期是指公文的办理、送印部门和送印日期。18.页码一是由于页码是公文整体不可或缺的一部分；二是便于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订；三是有助于公文的防伪。公文在公文格式方面应注意避免哪些常见错误1.发文字号不规范。如，发文字号空缺或填写不属于规定的发文字号，或发文字号与发文机关标识不相符等。2.签发人标注不规范。如，上报的公文不标注“签发人”，上报重要的公文不是机关主要负责人或主持工作的负责人签发，联合行文只标注本机关签发人的姓名等。3.缺少标题或标题不规范。如，标题中下行文或平行文末按照规定标注发文机关，而上报的公文未标注发文机关等。4.主送机关不规范。如，未按规定或习惯顺序排列，主送栏机关名称未按规定使用全称等。5.附件、附注不规范。如：带附件材料的行文，不标注附件或者标注不规范；“请示”文未标注联系人和联系电话，未标明信息公开选项等。（信息公开选项主要有：主动公开、依申请公开、不予公开）6.成文日期标注不规范。如：汉字写公元年、月、日等。7.印发机关、印发日期缺项，版记内容不合要求等。8.抄送机关不规范。应当抄送的不抄送，不应当抄送的抄送；或抄送单位简称不规范，次序混乱等。四、行文规则行文规则是文件从拟制到发布必须遵循的行为规范。行文应当确有必要，要符合总局、省委、省政府关于精简文件的精神及要求。行文必须做到以下几点：行文必须确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。★法律、法规中已有明确规定的，不再制