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案例导入分析博鳌亚洲论坛2010年会会议服务信息一、现场报到和证件领取十一、会议酒店二、交通安排十二、酒店上网三、年会接待服务中心十三、机票服务四、年会秘书处十四、电话五、新闻中心十五、启程前往机场时间六、联想网吧十六、气候七、星巴克咖啡吧十七、货币八、餐饮安排十八、电压九、会议语言十、着装（1）博鳌论坛的成功要素有哪些？（2）在会务服务中我们应如何推进服务的精细化？【分析】博鳌，海南琼海市海滨一个曾经十分普通的渔村。十多年前，当拉莫斯、霍克和细川护熙三位外国前政要一起来到博鳌，共同提出要在这里筹建亚洲论坛的时候，许多琼海人还没有意识到，这个质朴宁静的小镇从此将发生翻天覆地的变化。自博鳌亚洲论坛2001年正式成立至今，论坛每年年会的规模不断扩大，档次不断提高。除了亚洲政商学界名流，欧洲、美洲、非洲一些国家的政商要人也纷纷与会。不言而喻，论坛的影响力正在不断增强，国际地位日显重要。博鳌，这个名不见经传的小城镇也由此扬名天下。会议前期组织管理会议期间服务流程会展危机管理一、会议前期组织管理会议前期组织流程会议后期服务阶段会议现场进行阶段会议前期准备阶段1．会议立项会议立项是会议组织者的基本工作之一。通常政府型会议立项主要围绕政府工作需求而展开；商业型会议立项主要以分析会议产品销售的可行性为立项之本。会议项目通常时效性较强，首先根据市场需求确定某一主题，还须考虑此主题是否违背国家的政策法令，然后再通过查找相关资料、网络检索等方式对主题进行论证。目的是要全面掌握法令，然后再通过查找相关资料、网络检索等方式对主题进行论证。目的是要全面掌握这个主题所在行业现状以及学术发展情况，以及竞争对手的情况。对主题的论证最终要以“可行性研究报告”的形式体现。在进行会议可行性分析后，则根据项目需求设定会议组织机构。一、会议前期组织管理2．组织设定会议组织机构通常设为会议组织委员会与会议执行委员会，学术性会议则单独设立学术监督委员会。商业型会议执行委员会通常设置：会议主任、财务经理、人事经理、销售经理、宣传经理、会务经理、会议秘书、会务干事等。会议组织设定多种多样，会议的组织设计也不尽相同，可繁可简，可实可虚，依据会议的规模、重要程序和会议内容而定。一、会议前期组织管理3．会议审批会议项目可行性分析报告、申办单位相关证明材料提交对应的国家主管部门进行审批或备案。部分地区还需要到大型活动管理办公室进行备案。为了简化审批手续，目前国内众多会议组织机构均采用与主管部门联合办会的方式，一方面降低了组会的风险，另一方面也化解了申报的相关程序。主管机构也可以在会议组织中承担“主办单位”的角色。4．会议策划会议有多种类型，不同的会议目标不相同。政府型会议通常策划主要围绕政府宏观调控与决定需求进行策划设计，另一方面主要集中在会议地点选择、会议主题设定、会议现场控制方面；商业会议通常策划首要考虑的问题是会议项目的出资者是谁，会议产品要销售给谁。一、会议前期组织管理5．会议宣传会议宣传是会议成功销售的重要环节，是指如何凭借媒介传播会议相关内容使会议成功召开。会议组织者需要联络相关媒体（电视、广播、网络、平面等），确定各种合作方式与宣传具体表达形式。制定媒介宣传计划，并监督媒体进行广告发布的实际情况。6．会议营销会议营销包括了销售内容设计、销售战略制度、销售方法实施、会议席位销售、会议广告销售等相关内容。商业型会议在营销中所使用的时间与消耗的成本较大。会议营销是否成功直接决定了会议能否召开。一、会议前期组织管理7．会议现场会议现场是从参会者开始注册报到截止到参会人员返回出发地。此阶段称为会议现场工作期。会议现场工作流程因项目的大小而不同。大型会议现场操作流程相对复杂，尤其是在注册接待时工作任务繁杂，需要科学的设计。目前国内部分大型会议已开始使用科技产品提高参会群体注册接待工作效率，对为会议现场操作产生了非凡的效果。小型会议现场操作流程相对较简单。8．会后服务会后服务又称为会议维护服务，主要包括：会议评估、参会人员会后旅游考察服务、会场清理、会议资料整理归类、会议通讯录与会议相关开支公告等。一、会议前期组织管理会议策划的总体方案1．会议的名称2．会议的目标和指导思想3．会议的议题和议程4．会议的对象和规模5．会议的时间6．会议的地点7．会议组织机构8．会议的举行形式9．会议接待及配套活动10．会议的宣传方式11．会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式12．其他应当说明的事项一、会议前期组织管理会议策划的总体方案1．会议的名称2．会议的目标和指导思想3．会议的议题和议程4．会议的对象和规模5．会议的时间6．会议的地点7．会议组织机构8．会议的举行形式9．会议接待及配套活动10．会议的宣传方式11．会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式12．其他应当说明的事项一、会议前期组织管理案例导入XXX公司会议策划方案7月28日是XX公司的厂庆日，每年的这一天XX公司都将开展一系列的活动。去年7月28日，XX公司隆重推出了XX等离子摩托车，在摩托车市场上刮起了一股XX等离子旋风，引起了摩托车行业不小的震动。一年来，XX等离子摩托虽然在市场上产生了一定的影响，但等离子摩托的销量却不甚理想。特别是2005年1～3月，等离子摩托的销量持续下降，到3月份达到最低的909辆。虽然4月份以后，公司采取了一些奖励政策，加之常规车型停产，等离子摩托的销量开始逐月回升，但仍未恢复到去年的最好水平，更无法达到支撑公司销量的水平。除了行业的大环境外，经销环节推等离子摩托的积极性不高，是重要原因。加之今年公司广宣政策的调整，上半年公司没有组织全国性的等离子摩托的推广活动，而各片区开展的活动也参差不齐，也是原因之一。当然产品线的问题、产品质量的问题也影响了等离子摩托销量的提升。为此，公司决定在下半年打出一系列组合拳，助推等离子摩托销量的提升。在产品上将进一步扩大等离子摩托的产品线，并开展等离子摩托的全面质量整顿，使等离子摩托的质量得到全面的提升，产生一个质的飞跃；在政策上将针对代理商和零售商出台一系列奖励政策；在推广上将组织开展1～2次全国性的等离子摩托的促销活动以及持续开展区域性的促销活动。并决定在7月28日拉开活动的序幕，打响攻坚战的第一枪。案例导入XXX公司会议策划方案一、活动目的（1）通过分析行业形势，总结上半年的营销工作，找出工作得失，统一思想认识，明确下半年的工作方向。（2）通过展示和推介XX等离子摩托新车型以及进行全面质量整改的等离子摩托车型，使代理商对XX等离子摩托车的产品线和产品品质有一个新的认识，增强代理商销售等离子摩托车的信心和决。（3）通过宣布下半年等离子摩托车的相关政策和宣贯下半年等离子摩托的推广方案，提高代理商推广等离子摩托车的积极性，并了解和掌握推广等离子摩托车的方法和手段。二、会议主题：冬天，让我们感动上帝——XX摩托2005年半年营销工作会议三、会议时间：2005年7月27日～7月29日四、会议地点：君临大酒店案例导入XXX公司会议策划方案五、参加人员（1）代理商总经理或操盘手：55人（含XXXX代理商10人）。（2）代理商财务主管：20人。（3）公司高层领导：15人。（4）销售公司：20人（含事务所总经理）。（5）工作人员：10人。（6）合计：120人。六、会议内容（一）经销商会议（1）董事长分析行业形势，提出XX公司下半年工作思路，并介绍销售公司新的领导班子（销售公司新的领导班子亮相）。（2）销售公司总经理作下半年营销工作规划，并宣布下半年销售政策（各种奖励政策）。（3）余X助理总结2005年上半年营销工作及下半年营销推广大纲（含广宣政策）。（4）缪XX宣贯2005年XX摩托上市营销方案。（5）温XX宣贯2005年下半年等离子推广策划方案。（6）奚X宣贯2005年下半年售后服务活动方案（含售后服务政策）。（7）分组讨论。案例导入XXX公司会议策划方案（二）等离子销售表彰及等离子产品订货会（1）销售公司总经理宣布2004年8月～2005年7月等离子销售先进的表彰决定。（2）董事长给先进颁奖。（3）张X总工程师介绍等离子摩托车新车型和等离子摩托车全面质量整改的情况通报。（4）余X助理宣布现场订购等离子摩托车的奖励办法和年终奖励政策。（5）代理商现场订购等离子摩托车。（6）销售公司总经理公布代理商获奖结果。（三）参观XX公司产品展（四）联欢晚会七、日程及议程八、等离子销售先进表彰奖项设置及奖励金额九、现场订购优胜奖项设置及奖励金额十、会场布置十一、组织及分工十二、筹备工作计划案例导入XXX公司会议策划方案十三、费用预算（1）房费：330元/间×50间×3天=49500元（2）餐费：1200元/桌×12桌×5餐=72000元（3）烟、酒水：15000元（4）会议室：8000元（租赁费含音响、话筒）（5）布置费：15000元（包括等离子摩托车形象店样板的搭建）（6）晚会费用：5000元（7）代理商礼品及奖牌：14600元（8）现场订购奖金：14440元（9）不可预计费用：6460元费用总计：200000元十四、注意事项（1）各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作。（2）市场督查负责督促各工作组的工作按时完成。（3）会议期间公司人员必须统一着装，佩戴工作牌。（4）会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。编制：郑XX审核：批准：会议相关活动策划方案会议开幕式策划方案开幕式是宣布各种会议活动正式开始的具有象征性和标志性的仪式。会议开幕式方案是对开幕式的各项安排进行策划的文案。（1）会议开幕式方案的基本内容包括以下要素：1.开幕式的名称、时间、地点。2.主办单位。3.参加范围。4.主持人、致辞人和剪彩人的身份和姓名。5.开幕式的形式。6.邀请方式。一、会议前期组织管理会议相关活动策划方案会议开幕式策划方案7.现场布置和物品准备。8.接待。9.开幕式程序。10.接待任务分工。11.经费安排。一、会议前期组织管理会议相关活动策划方案开幕式方案的结构和写法包括以下要素①标题。写明开幕式的名称和文种（策划书、方案）。②主送机关。直接上报上级审批的开幕式方案，应当写明主送机关。以请示的附件上报的，不必写主送机关。③正文。开头先阐明举行开幕式的目的、意义、指导思想，然后用列小标题的方式逐项说明方案的各项内容。全篇要突出主题，层次分明，每个创意点要说明意义和效果。直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。④落款。写提交方案的机构名称。⑤成文时间。写正式提交的日期。一、会议前期组织管理会议相关活动策划方案会议闭幕式策划方案会议闭幕式是宣布各种会议活动结束的具有象征性和标志性的仪式。会议闭幕式方案是对闭幕式的各项安排进行策划的文案。（1）会议闭幕式方案的基本内容包括以下要素：1.闭幕式的名称、时间、地点。2.主办单位。3.参加范围。4.主持人、致辞人的身份和姓名。5.闭幕式的形式。6.邀请方式。7.现场布置和物品准备。8.接待。一、会议前期组织管理会议相关活动策划方案会议闭幕式策划方案9.闭幕式程序。10.闭幕式各项接待任务的分工。11.经费安排。一、会议前期组织管理会议相关活动策划方案闭幕式方案的结构和写法会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。（1）会议接待方案的基本内容包括以下要素：①接待对象和接待缘由。②接待方针。③接待规格。④接待内容。⑤接待日程。⑥接待责任。⑦接待经费。一、会议前期组织管理会议相关活动策划方案闭幕式方案的结构和写法（2）会议接待方案的结构和写法包括以下要素：①标题。由会议活动名称以及“接待方案”组成。②主送机关。接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。如以请示的附件上报，则不必写主送机关。③正文。逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接