ma第九章会展相关活动策划

671会展相关活动策划672什么是会展相关活动？是指为创造会展现场气氛或丰富展会功能而在展会期间举办的各种活动。673第1节展会相关活动概述展会相关活动的种类展会相关活动的作用展会相关活动的原则6741.1展会相关活动的种类会议表演比赛675一、会议1.会议2.大会或年会3.专门会议4.代表会议5.论坛6.专题性学术会议7.研讨会8.讲座9.讨论会10.静修会11.专题讨论会12.集会676会议（meeting）各种会议的总称大会或年会（convention）就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学或技术等领域年会通常包括全体代表大会和附带的小型分组会议多是周期性的，最常见的为一年一次677专门会议（conference）类似于convention，没有实质区别代表会议（congress）被欧洲人和国际性会议使用。通常讨论某一特定主题，报告者及讨论者均为其领域内的成员或相关协会组织的成员678论坛（forum）特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持，有不少听众参与其中，与会者提出各种问题，发表各种不同观点，再进行讨论，最后由主持人总结。专题学术讨论会（symposium）一般是某一领域的专家宣读某一主题的论文，并沟通讨论和做出建议讨论某一论题的聚会或会议，尤指参与者既为听众，又做演讲的聚会或会议679研讨会（seminar）(大学)研究班,研究班讨论会[课程];[美]专家讨论会是指一群有不同技术但有共同特定兴趣的专家为达到训练或学习的目的而聚在一起开的会议，适用于相对小型的团体讲座（lecture）通常是一位专家单独做讲演或示范，会后有时会安排观众提问规模大小不等6710讨论会（workshop）是指几个人聚在一起就某一专门问题或任务进行讨论特点是与会者充分参与，互相交流。静修会（retreat）小型会议，在边远地区召开，其目的是为了增进友谊，或是进行策划工作，或是“躲清净”6711专题讨论组（panel）就(大会中的某一问题)专门研究小组由一位组长主持，一小群专家作为座谈小组成员，针对专门课题提出观点再进行讨论集会（assembly）是指协会、俱乐部、公司或者其他组织所召开的正式全体会议。参加者一般为其成员，其目的是为了讨论和决定组织政策、组织内部的选举、预算、财务计划等等。6712二、表演1.文艺性表演•目的：为了活跃气氛或者扩大展会影响•形式：开幕晚会或晚宴闭幕答谢晚会或晚宴歌星或影视明星参加的文艺会演等6713二、表演2.营销性表演•为了帮助产品营销或提升企业形象而举办的表演6714三、比赛1.以大众观赏性为主要目的比赛活动2.以行业为特征的专业型比赛6715四、其他相关活动群众性参与活动投资项目招商洽谈活动项目招标活动等等67161.2举办相关活动的作用强化展会本身的四大功能信息、展示、发布、贸易吸引更多的潜在参展企业和观众提升展会档次活跃现场气氛67171.3举办展会相关活动的原则活动的主题与形式要符合展会的需要能进一步丰富和完善展会的基本功能有助于吸引更多的参展商和观众有助于活跃气氛但不影响展览本身6718第2节行业协会会议行业协会会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办，行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。67192.1协会会议市场的主要国际组织一．UIA一．国际协会联盟二．UnionofInternationalAssociations二．ICCA国际会议协会InternationalCongress&ConventionAssociation6720国际协会联盟（UIA）UIA是一个非政府，非盈利性组织，成立于1910年，总部设在布鲁塞尔，工作语言主要是英语和法语，其宗旨是收集、研究、传播国际组织（包括政府和非政府组织）会议信息，并进行国际组织会议发展趋势的预测。6721国际会议协会（ICCA）ICCA于1963年由一群旅行代理商发起成立。最初的目的是为了讨论加入日益发展壮大的国际会议市场的可行的办法，和交换彼此关于国际会议市场的信息。随着会展业以前所未有的速度发展壮大。这一动机就显得非常适合时宜，并且全球各地都有成员申请加入ICCA，不仅包括大会的旅行代理商，同事还有会展业其他部门的成员。6722如今，ICCA已经成为国际会议市场最重要的组织之一。它的会员包括为国际会议提供交通、住宿以及协助处理会务等各个领域的专业人员，涉及80多个国家的600多个组织和公司。6723ICCA的会员类型会员类型数量大会旅行与目的地管理公司68航空公司10专业会议、展览策划者115旅游和会议局149会议信息与技术人才53会议酒店56会议与展览中心179名誉会员567242.2行业会议的类型科技会议：以技术推广、科技交流与合作为主要目的商贸会议：以传播商业和贸易信息、研讨行业贸易问题为目的行业协会会员会议：以促进会员了解和合作为目的67252.3协会会议选址时的考虑因素——对举办城市的选择交通便捷会议设施与酒店设施会议组织者的专业技能旅游景点城市形象与国际认可度目的地政府或会员的邀请吸纳新会员的机会安全6726——对举办场所或酒店的选择适当的会议空间客房是否充足餐饮安排适当的展示空间交通便捷服务67272.4协会会议市场的特点1.周期协会会议的频率41%23%12%10%14%0%10%20%30%40%50%每年一次2年一次3年1次4－5年一次其他67282.会议举办的场所①酒店②会议中心③大学和学院④轮船⑤疗养地和主题公园⑥公共建筑6729协会会议举办场所01020304050带室内设施的会议中心不带室内设施的会议中心大学和院校酒店其他67303.筹备时间一般年会的筹备时间为2－5年，其他类型会议筹备期不超过1年4.协会会议的决策者行业协会的董事会、理事会、协会主席、会长、秘书长67315.协会会议的期限会议的期限199320021天9%5%2－3天39%42%4－5天42%41%6天以上10%12%67322002年协会会议的期限5%42%41%12%0%10%20%30%40%50%1天2－3天4－5天6天以上67336.与会人数出席会议人数情况9.753.413.65.613.60102030405060100人以下100－500501－10001001－30003000以上百分比1993－2001年67347.展会题材展会题材分布0.0%5.0%10.0%15.0%20.0%25.0%30.0%医学自然科学科技工业农业社会科学经济教育商业管理67358.时间偏好月份百分比512.5612.478.1913.41012.1119.267362.5行业协会的筹备方案1.议题：富有行业特征，不仅仅是学术上的研讨，往往带有政策指导倾向2.主讲人和听众•主讲人一般来自行业协会、会员单位、政府主管部门•观众一般来自会员单位67373.会议议程•比一般会议多了领导致辞和发言程序•有新闻媒体对领导的采访和新闻发布会4.召开方式•联谊会、座谈会、茶话会，等5.会议的资金来源•会员的会费•协会的基金•政府拨款•企业赞助6738第3节公司会议市场公司会议和协会会议有一个较大的区别：协会会员可以自行决定是否参加会议，协会为了吸引会员参加，就需要寻找一个具有吸引力的举办地；而公司员工是否参加会议，则由公司管理者决定。67393.1公司会议选择会址的考虑因素当地是否有该公司的分支机构公司与该地是否有商业联系公司在当地是否有投资机会当地的酒店设施和会议设施是否有利于树立公司的团队精神其他理由67403.2公司会议的种类1.全国性或地区性的销售会议2.新产品发布会3.专业研讨会4.技术交流会5.管理会议6.培训会议7.股东会议8.奖励会议67413.3公司会议市场的特点1.周期1.没有固定的周期，视需要召开2.筹备时间1.时间较短，一般不超过一年3.员工必须出席67424.公司会议策划者所偏好的举办场所公司会议的举办场所0%20%40%60%80%市区酒店公司总部会议室会议中心乡村酒店度假地特殊场所游轮其他67435.会议期限一般较短，1天结束；较少能持续3－5天6.价格公司为展示自身的实力和良好的形象，一般对价格不敏感67447.与会人数远少于协会会议人数，平均在20－100人之间8.公司会议决策者公司总裁、部门经理、市场营销部门、人力资源部门9.公司会议的参加者公司雇员、分销商、零售商、消费者67453.4公司会议业的主要国际组织MPI（国际会议策划人协会）MeetingProfessionalsInternationalMPI成立于1972年，总部设在美国得克萨斯，欧洲办事处在卢森堡。该协会是引领全球会议业的一个重要组织，主要从事会展业发展趋势的分析和预测。MPI为会员提供实践和培训机会，为会员提供最新的研究成果。6746第4节专业研讨会和技术交流会两种会议的异同？办展机构需要做哪些工作？67474.1专业研讨会和技术交流会的区别1、主题不同专业研讨会偏重理论性：如行业发展的特点，行业的发展趋势、对行业的总结，行业的热点问题技术交流会偏重实际性：如行业新技术的开发与应用、某项使用技术的推广等。67482、目标不同专业研讨会开拓思路、启迪思维、开阔视野加深对行业的了解技术交流会促进技术的交流和传播67493、主讲人不同专业研讨会研究机构、大专院校和专业杂志的专家企业研发部的研究人员、高层管理人员技术交流会科研机构、大专院校的技术人员企业技术人员67504、听众不同专业研讨会范围较广企业和科研机构的科研人员、技术人员、管理人员、专业杂志的有关人员，等等技术交流会范围较窄主要是企业的技术人员67515、复杂程度不同专业研讨会议题抽象，不需要太多的设备和演示技术交流会议题具体需要较多的设备作操作和演示67524.2专业研讨会和技术交流会的策划由谁来策划？策划的主要内容？67531.收集市场信息2.确定会议主题①前瞻性②总结性③时尚性3.准备会议方案①会议的名称、时间、地点、规模②会议的主题和议题③会议的主讲人和观众6754④会议议程A.宣布会议开始B.致开幕词C.主讲人及嘉宾介绍D.会议主题E.闭幕⑤准备会议资料6755⑥会议的召开方式A.开放式：B.没有主讲人，只有主持人，观众和与会者自由讨论B.半开放式：有主讲人，但在主讲人讲完后，观众有时间和机会可以提问C.封闭式：有主讲人，听众在主讲人讲完后，没有机会提问6756⑦会议的接待计划A.接待程序B.接待方式C.接待等级D.接待人员67574.会议现场管理①设备、照明、温度、通风②工作人员、技术设备维护人员③茶水服务④会场纪律5.会后总结①评估会议对会展的意义和作用②评估会议主题、议题、主讲人和听众③评估会议的筹备和实施方案67586.会议危机管理参见第十一章7.会议财务①费用：场地租金、会场设备及布置费用、主讲人和嘉宾演讲及接待费、资料费、翻译费、宣传推广费②收入：门票、赞助费、冠名权费、发言费、广告收入6759第5节产品发布会和产品推介会产品发布会与推介会的异同办展机构的作用两种会议策划时的侧重点67605.1产品发布会与推介会的区别一．标的不同1.发布会：新产品或有关新产品的信息（概念）2.推介会：成熟的产品二．形式不同1.发布会：类似于新闻发布会2.推介会：用户座谈会、经销商会议等6761三．听众不同1.发布会：新闻记者、产品研发人员、企业管理人员2.推介会：经销商或最终用户67625.2办展机构的作用协调：将多个企业的发布会和推介会统一安排提供展示平台提供现场管理与服务办展机构能提供企业自身所不具备的专业管理和服务。67635.3两种会议策划时的侧重点内容不同：发布会：强调产品的“创新点”、设计、款式推介会：介绍产品用途、性能展示平台的要求不同：发布会：对环境