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2-41招募活動電子系統化之提案書－以某高科技公司為例王翊行國立中央大學人力資源管理研究所研究生房美玉博士國立中央大學人力資源管理研究所助理教授壹、緣起企業運作需要許多資源，包括機器、土地、資金、技術，以及人才。尤其有人的存在，才有企業的活動；也唯有優秀的人才，才能為企業帶來利潤。因此在企業界中，人力資源管理已成為重要與影響深遠的管理活動之一。人力資源管理活動包括了招募、甄選、薪資、福利、績效考核、訓練發展等諸多項目，每一項目都有其重要的地方。不過，所有活動的源頭便是招募，因為公司必須經由招募活動才能夠找到適合的人才。所以招募人員是十分重要的工作，重要性乃是來自於招募活動會對公司的人力素質產生決定性的影響。但招募活動也不是容易做得好的工作。不容易做得好是因為諸多原因：應徵者的來源與素質難以控制、招募與篩選過程的偏誤、錄用決定者的影響、任用程序的安排等。這些原因都對傳統的招募作業造成了許多影響，使得其功能不彰。尤其是在中小型企業中，更為明顯。一般常見的招募程序如下：圖一傳統招募程序用人單位主管提出需求人資部門整合對外發佈消息篩選履歷表邀請面談決定任用2-42當用人單位主管認為需要找人時，招募活動便開始進行。用人單位必須先與人資部門溝通，提出需求。人資部門再徵得高層同意，開始發佈徵才消息。經過消息的散佈，開始有應徵者投遞履歷進來。人資部門在履歷篩選過後，將較適合主管所提出條件的履歷表送給主管審閱。經過審閱後，主管挑選覺得不錯的人才進行面談。在面談後，主管再決定是否錄用，錄用者才通知人資部門進行錄用作業。這樣的程序，不但耗時，且容易出現諸多問題。大量的工作負荷、層出不窮的溝通與協調、高昂的成本等，在在都讓企業無法順利進行招募作業。但自從資訊科技越來越發達，也有越來越多企業開始利用網路與資料庫改進招募活動。利用網路與資訊科技的各種方式，包括人力資源網站的運用、收取電子郵件履歷表、e-mail的應用等，可以降低企業成本、提升應徵者的質與量、減少時間的消耗與溝通的次數等。不僅是在學術研究上獲得支持，實務上亦已有諸多企業獲得了不錯的成效。因此本提案書的個案公司便希望能藉由本次提案，設計一套使用於招募活動之系統，來改進招募活動的效能。所以學生在此提出一份將招募活動電子系統化之提案書，作為日後公司發展之藍圖。貳、個案公司簡介個案公司為一家製造公司，設立於1983年，主力產品為手機按鍵及軟質主機板，客戶包含了世界知名大廠，資本額超過新台幣11億元，2001年營業額為新台幣15億元。目前總部設立於林口華亞科技園區，包括研發中心、行政中心與工廠。另於中國大陸、馬來西亞、墨西哥均設有製造工廠。目前林口總公司員工人數已突破600人。並且轉投資另外兩家公司，組成集團。本次提案之個案公司為林口總公司。目前個案公司開始進入擴張期，隨著業績的成長，不斷的需要增加各項生產與研發能力，因此需要招募大量的新員工，以因應不斷增加的訂單與未來發展的需求，也因此開始體認到人力資源管理的重要，並開始逐步實施各項人力資源管理活動。個案公司的人力資源部門為近期獨立出來，目前有7位同仁，負責全公司所有人力資源相關作業，包含招募、出勤、薪資、福利、訓練等。近期正在導入HRIS系統，因此工作負擔頗重。就招募作業論，個案公司分為間接人員與直接人員兩部份。直接人員的來2-43源有外籍勞工、建教生、契約工與一般正職人員。其中前三者的招募方式均為與公司或學校洽談工作條件與時間，因此為整批進行，不須花費太大精力。一般正職人員的招募則是由人資部門負責，應徵者填具簡單的履歷後即立刻面談，在大概半小時的詢答後便決定任用與否，並決定報到日期與單位。間接人員則須由部門主管提出需求，人資部門整合後開始對外發佈消息，包括登報、夾報、人力資源網站登錄等，然後初步篩選履歷表，將符合最低條件的應徵者資料交給用人部門主管，再由主管決定面談與否，通過面談者由主管決定是否任用與敘薪等級，簽核後通知報到。最近正在試辦面談前進行性向測驗與邏輯測驗，結果供主管參考。另外正進行職能面談的規劃與訓練。參、提案思考方向個案公司目前的招募流程如上所述。固然以此種方式進行，仍可遂行業務，但是其中所隱藏的成本浪費、時間拖延、人才錯置、人力負擔等問題便無法改善。因此本提案書希望在設計系統時，能針對以下目標提出適合的方案。一、了解部門主管真正的用人需求。通常部門主管與人力資源部門溝通時，都只有提出最低需求，例如哪個科系畢業、要有幾年的工作經驗、特殊專長與證照等。然而人力資源部門在篩選履歷表時會常遇到符合一或兩項條件的應徵者；或是在專長上有特別的優點，但是非本科系畢業；又或是符合三項條件的應徵者很少，而看來都符合的應徵者卻因為其他因素被部門主管否決等狀況，造成了人力資源部門作業上的困擾。因此進行本提案，希望能將部門主管真正的需求與篩選條件明確的表達出來，使主管篩選應徵者時，能夠減少錯誤與浪費。二、增加應徵者來源。目前個案公司除了夾報、登報外，另一個來源便是人力資源網站。但人力資源網站雖說登錄的應徵者眾多，但當中能符合需求的卻並非想像中的多。究其因大致有以下幾點：1.只有懂得運用電腦的人才具有上網登錄的能力。2.上網登錄者並非人人都有意願應徵本公司。3.有意願的應徵者未必符合需求。4.符合本公司需求的應徵者未必有意願。5.最重要的一點是－理想的應徵者登錄的可能性偏低，因為目前的工作已足以滿足。因此人力資源部門在發佈消息後，常會很難從所收到的履歷表中找到適合人選，此種情況又以需要較有經驗的職缺最容易發生。進行本提案希望能夠將應徵者來源擴大，並且留存於2-44資料庫中，在進行徵才時能夠早日選出適合的應徵者。三、簡化行政程序與降低成本。在部門主管決定要面談後，通常會請人資部門連絡安排時間地點，人資部門就必須打電話兩邊詢問，此時最有可能發生兩種狀況：主管和應徵者的時間湊不起來、應徵者不了解公司以及不知如何到來。人資部門在此時便必須不斷地重複連絡與說明的工作，好不容易敲定後卻又有可能更改。在面談之前，人資部門尚須安排人力對應徵者進行填寫資料、進行測驗等工作。如應徵者獲得錄取，在進行報到時又必須填寫數份資料，所需要的內容卻是相同的。還有一種情況是應徵者不斷重複的投遞履歷，一方面怕公司未收到履歷；另一方面想要藉此增加機會。但這種做法卻讓人資部門浪費了時間與人力在閱讀履歷表上。以上諸項均十分浪費時間、精力與成本。進行本提案希望能將以上的問題通通解決，或降低所需耗費的時間與成本。四、改善公司形象。個案公司屬於科技業，目前仍將研發與生產視為主要項目，卻對人才招募方面並未有特別著墨。殊不知目前的人才，在進行工作找尋與應徵時，也會多方收集公司背景與工作環境等資料。而各家公司也無不施展渾身解數吸引人才，冀望能夠吸收到優秀人才以支持公司成長。所以在進行人才招募時，除了實際的工作職缺要求外，公司形象與資訊亦為重要的考量項目。一旦優秀人才未能了解相關資料，因而放棄了公司提供的工作，便成為公司的最大損失。進行本提案便是希望能經由妥善規劃與維護的系統，將公司優秀的一面展現出來，吸引人才，提高應徵的意願。同時藉由快速的反應，讓應徵者能夠留下好印象。短期能夠提高應徵者的意願，長期能夠塑造公司具有發展與前景的形象。五、整合附加功能。招募活動除了發佈消息、篩選履歷表、進行面談等主要活動外，其實也有許多附加活動，蘊含許多可提供長期規劃的資訊。如果能夠藉由本提案的進行，將這些資訊加以收集、整理、分析，對公司未來的發展是具有極大幫助的。比如應徵者來源的分析便是很有幫助的部份。另外，藉由本提案的進行，如能結合人力資源規劃的概念，便可從消極的補充人才，進而轉變為積極的提升人力資源的質與量，協助公司達成目標。肆、系統撰寫方式的比較本提案進行系統設計時，比較了以不同方式撰寫系統的優缺點。原始的規2-45劃是根據以上所提之系統需求與功能，由公司內部ＭＩＳ人員撰寫。不過尚有其他幾種方法：購買人力資源網站相關服務、購買套裝軟體、外包給專門撰寫公司進行等，各有利弊。在此做一個簡單的討論。1.由公司內部ＭＩＳ人員撰寫：由公司人員撰寫，最明顯的好處就是成本的節省，不須再額外花費薪資與設計撰寫費用，而且同時可以將撰寫過程中所得的經驗留存下來，亦可完全針對公司的需求與設計進行。然而由於公司ＭＩＳ人員並不可能把所有工作時間都拿來撰寫系統，撰寫進度會受到嚴重的影響，維護能力也受到一定的限制。2.購買人力資源網站相關服務：目前人力資源網站已有提供相關的服務，提供一套系統可供公司進行電子化招募作業。由於人力資源網站本身即有提供應徵者搜尋職缺、應徵職缺與公司搜尋履歷與連絡應徵者等功能，因此在此系統的構建上，屬於基本功能的部份是十分完整的。也因為相關系統的開發不須耗費太大精力，因此價格上也頗具競爭力。然而如果只是單純購買服務，公司本身便無法累積系統的相關經驗，對公司資訊的保密也有潛在的危險。同時，無法針對公司的需要對系統進行客製化，是為其最大的缺點。3.購買套裝軟體：由於系統本身是獨立的，因此公司亦可購買單獨的系統安裝後使用。優點在於導入時間快，只需依照指示進行，便可上線。同時對公司資料亦有不錯的保密程度。然而，因為此類套裝軟體需要投入開發的成本不菲，其價格勢必昂貴，而且亦無法針對公司需求公司客製化，在維護上也會因為並非由公司的ＭＩＳ人員撰寫，所以無法了解系統內部架構，而容易造成公司的困擾。4.外包給專門撰寫公司進行：公司亦可設法找到軟體公司或具有撰寫能力的團體或個人來進行建構。採用此法可完全針對公司的需求撰寫，同時可將KNOW-HOW以資料的方式留存下來，對於維護作業有較大的幫助。最大的問題在於經費是四種方法中最為昂貴的，因為完全無其他方法分擔設計與撰寫費用。在此將四種方式的比較列於下表：2-46表一不同撰寫方式的比較進行方式考慮重點由公司內部ＭＩＳ人員撰寫購買人力資源網站相關服務購買套裝軟體外包給專門撰寫公司進行KNOW-HOW的留存最好最差差中等客製化的程度最好最差差最好撰寫與導入時間最慢最快快中等價格最便宜便宜貴最貴維護能力好中等最差中等公司資訊保密最佳最差佳中等上表中所整理的資訊，可作為公司系統建構專案的選擇條件。或許亦可採取混合的方式，同時兼顧時效與成本。伍、系統功能與流程說明一、系統說明與功能本系統主要是以網路界面與資料庫，讓應徵者、部門主管、人資部能夠藉由網路及e-mail進行招募與應徵作業。本系統將以設計好的網站與資料庫，來將招募作業網路化，亦即公司可將職缺公佈於網路上，應徵者可從網路進行查詢與登錄履歷，部門主管可審閱履歷，以e-mail方式與應徵者聯繫，最後將結果與相關資料均傳送給人資部進行作業。人資部亦可在此系統中進行相關的管理作業，例如加註應徵者的資訊，檢查部門主管徵才的進度等。主要功能為提供用人單位主管登錄職缺、查詢履歷表、邀約面試，提供求職者登錄履歷、查詢職缺，提供人資部履歷管理、職缺管理等功能。同時希望能夠提供其他的附加功能：提供公司與工作資訊、公司內部人力資料與職缺的彙整、線上測驗與問卷調查、新進人員資料的登錄、人資部員工服務的入口。2-47二、系統架構與程式流程本系統共分三個子系統：應徵者求職系統、部門徵才系統、人資部管理系統，以下分別列出各子系統流程圖並說明之。1.應徵者求職系統本子系統包含了以下的介面：查詢職缺介面、預約職缺介面、工作籃介面、履歷登錄介面、履歷與職缺配對介面、履歷修改介面、應徵狀況查詢介面、工作、公司及產業訊息介面、問卷調查介面、新進同仁登錄介面、線上測驗介面等。詳細流程如圖二。以一位應徵者的角度來看，首先我進入此網站當然是要到查詢職缺介面查詢公司現在有在徵才的職缺。然後我可以將有興趣的職缺放入工作籃，等到我把所有職缺看過後，再到工作籃內仔細看職缺內容。工作籃類似購物網站的購物車，主要功能是提供應徵者從公司所提供的職缺中先選進入點應徵者求職介面查詢職缺介面履歷登錄介面帳號密碼確認履歷修改介面應徵狀況查詢介面預約職缺介面履歷與職缺配對介面工作、公司及產業訊息介面問卷調查介面新進同仁登錄介面帳號密碼確認線上測驗介面工作籃介面圖二應徵者求職系統流程圖2-48擇有興趣