第3章-总账系统

By:罗国兴上一页下一页返回首页教学目的与要求•本章主要讲授总账系统初始化及用友财务软件日常业务处理的主要内容和操作方法。要求掌握总账系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法；熟悉出纳管理的内容和处理方法；熟悉期末业务处理的内容和方法。By:罗国兴上一页下一页返回首页用友财务会计系统初始设置日常处理月末处理怎样操作？系统管理总账系统固定资产管理系统应收款管理系统应付款管理系统UFO报表管理系统工资管理系统By:罗国兴上一页下一页返回首页第三章总账系统第二节总账系统初始化By:罗国兴上一页下一页返回首页设置外币及种类建立部门档案建立职员档案增设结算方式设置凭证类型建立往来单位资料设置科目体系期初余额的录入选项的设置一、总帐系统的初始化By:罗国兴上一页下一页返回首页在“企业门户”中我们已将前面七点内容给大家介绍了，这一章我们介绍后面两点的内容。By:罗国兴上一页下一页返回首页该科目是非末级科目白色是末级科目该科目已设置辅助核算By:罗国兴上一页下一页返回首页说明：界面颜色的区别白色：该科目是末级科目灰色：该科目是非末级科目黄色：该科目已设置辅助核算通过掌握白色和黄色科目的录入方法，就可以掌握总账录入期初余额的方法。By:罗国兴上一页下一页返回首页（1）录入期初余额白色区域：直接录入。即：点击“期初余额”栏输入年初余额的位置自动显示金额。黄色区域：指向对应的期初余额双击将明细数据增加到系统中。灰色区域：系统自动录入。（一）期初余额的录入注意By:罗国兴上一页下一页返回首页(2)修改期初余额1）白色区域：如果输入过程中发现某项输入错误，将光标移到需要修改的编辑项上，直接输入正确的数据即可。2）黄色区域：要修改某一期初明细时，用鼠标双击该栏,直接进入辅助核算界面修改即可。若为项目核算科目则可选择相同项目大类的其他科目录入期初余额。By:罗国兴上一页下一页返回首页3)灰色区域：只要录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。By:罗国兴上一页下一页返回首页（3）删除期初余额1）白色区域：直接删除即可。2）黄色区域：双击进入辅助核算界面，点击删除按钮，删除即可。3）灰色区域：必须先逐一删除其末级科目，灰色区域数字就自动删除了。By:罗国兴上一页下一页返回首页（二）调整余额方向方法：【U8总账】“设置”“期初余额”【期初余额录入】界面选中所调方向科目点击“方向”按钮【调整余额方向】对话框“是”。科目如果已设置好期初余额,则不能调节余额方向，将期初余额删去，然后才可调整余额方向说明By:罗国兴上一页下一页返回首页输入完毕，单击“试算”按钮，系统弹出“期初余额试算平衡表”对话框，自动按会计恒等式计算是否平衡，即“资产=负债+所有者权益”。By:罗国兴上一页下一页返回首页试算：显示期初试算平衡表，显示试算结果是否平衡，如果不平，重新调整至平衡后再进行下一步工作。意义：只代表资产与权益相等。并不代表总账与明细账汇总相等。By:罗国兴上一页下一页返回首页凭证记账后，期初余额变为浏览、只读状态，不能再修改，只可以查询或打印，如果的确需要修改，需将所有的记账凭证取消作账。注意By:罗国兴上一页下一页返回首页（三）如何对期初余额对账由于初次使用，对系统不太熟悉，在进行期初设置时的一些不经意的修改，可能会导致总账与辅助总账、总账与明细账核对有误，系统提供对期初余额进行对账的功能，可以及时做到账账核对，并可尽快修正错误的账务数据。By:罗国兴上一页下一页返回首页操作步骤：1、进入期初余额后按“对账”按钮2、按“开始”按钮可对当前期初余额进行对账，如果对账后发现有错误，可按“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。By:罗国兴上一页下一页返回首页第三章总账系统第三节日常会计业务处理By:罗国兴上一页下一页返回首页教学目的与要求•通过本节教学，使学生掌握各种日常会计业务在总账系统的填制，尤其是有辅助核算的业务的填制。掌握会计凭证的出纳签字、审核、主管签字、记账的操作方法。及不同情况下凭证的修改。By:罗国兴上一页下一页返回首页日常处理审核凭证记账三个必不可少的步骤By:罗国兴上一页下一页返回首页1.更换操作员：【总账】“系统”“重新注册”2.方法【总账】“系统菜单”“凭证”“填制凭证”【增加】按钮保存一、凭证的填制（一）凭证的增加By:罗国兴上一页下一页返回首页•1月3日，财务部王晶从工行提取现金10000元（附单据1张，现金支票号2000）教师演示会计分录借：现金10000贷：银行存款-工行存款10000一般凭证：案例一By:罗国兴上一页下一页返回首页•1月15日，收到美丽集团投入资金10000美元。会计分录借：银行存款-中行存款（美元户）82750贷：实收资本82750教师演示外币业务凭证：案例二By:罗国兴上一页下一页返回首页•1月20日，各部门报销日常费用，现金支付。如下表：总经办财务部市场部开发部办公费200300差旅费100300400辅助核算业务凭证：案例三说明：•预先设置过辅助核算。•先选核算科目，后选核算部门。By:罗国兴上一页下一页返回首页借：管理费用-办公费用-总经办200-财务部300管理费用-其他费用-总经办100-市场部300-开发部400贷：现金1300教师演示By:罗国兴上一页下一页返回首页说明：1）制单人=登陆人≠主管2）必须是末级科目。3）一个界面可填5行分录，超过部分自动翻页。4）换行时必须使用键盘。5）“=”：实现余额结果填列6）空格键：切换金额方向。7）“-”：可实现负数金额填列。8）当汇率和金额变动时,按F11进行反算调整。9）需要输入【辅助项】窗口。By:罗国兴上一页下一页返回首页案例四：1月10，开出转账支票一张（支票号2002），归还前欠万科公司部分货款100,000元。注意：此种业务有辅助核算由一学生完成此案例的操作By:罗国兴上一页下一页返回首页•查找错误凭证：通过或……凭证较少时通过按钮……凭证较多时上张下张查询（二）凭证的修改By:罗国兴上一页下一页返回首页1．金额错误方法：删除原有，输入正确的。分录体部分“单击”修改。案例五：录完凭证后检查时发现1月20日的日常费用报销数据录入有误：总经办的差旅费应为：180元；（原100）By:罗国兴上一页下一页返回首页2．辅助项内容错误：方法：查询右下角第三个巨型框（显示辅助项窗口）“双击”删除原有输入正确的。案例六：原总经理办公室的300元差旅费应为财务部发生的费用；By:罗国兴上一页下一页返回首页3．补记科目错误：方法：要补记的位置点击插分新增一行补记录入（删分）案例七：市场部发生办公费200元。By:罗国兴上一页下一页返回首页方法：查找点击“制单”“作废/恢复”“制单”“整理凭证”选择凭证期间确定显示“作废凭证表”“全选”删除处“y”确定提示：“是否还需整理凭证断号”是或否。注意：先“作废”后“整理”（三）凭证的删除By:罗国兴上一页下一页返回首页发现1月3日的付款凭证因重复录入，需要删除。By:罗国兴上一页下一页返回首页方法：总账系统更换操作员（有该权限的）“凭证”“审核凭证”凭证审核界面确认进行单张或成批审核退出。二、审核凭证By:罗国兴上一页下一页返回首页说明1、会计制度规定：制单人≠审核人。2、正式审核前，注意检查凭证对否。3、单张审核“审核”按钮；成批审核“审核”菜单“成批审核凭证”4、审核凭证时，系统可帮助检查错误。5、已使用过的科目，不可修改初始设置。6、凭证修改：退出“审核凭证”界面“填制凭证”界面更换操作员修改。7、点击“标错”按钮，取消“有错”提示。By:罗国兴上一页下一页返回首页填制凭证审核凭证主管签字出纳签字记账三、处理流程的补充By:罗国兴上一页下一页返回首页主管签字：更换操作员“凭证”“主管签字”‘全部’确认签字右上角显示主管印章确定。出纳签字：更换操作员“凭证”“出纳签字”‘全部’确认签字确定。返回By:罗国兴上一页下一页返回首页方法：总账系统“凭证”“记账”“选择记账范围”下一步“记账报告”界面，下一步“记账”按钮提示：记账完毕，确定。四、记账说明1、“记账范围”项：当月凭证可以分次分别记账。2、记账范围中“全选”项：“记账范围”是全部已审核过的凭证。By:罗国兴上一页下一页返回首页五、不同状态下凭证的修改已记账凭证错未记账凭证错By:罗国兴上一页下一页返回首页方法1：编制红字冲销凭证（有痕迹修改）操作步骤：“制单／冲销凭证”，输入要冲销的凭证的所在月份、凭证类别、和凭证号，输入完毕，单击“确定”。例：红字冲销1月15日收到投资款的凭证。（一）发现已记账凭证有错By:罗国兴上一页下一页返回首页取消记账取消审核取消出纳签字取消主管签字修改凭证删除凭证（无痕迹）方法2：（一）发现已记账凭证有错By:罗国兴上一页下一页返回首页取消记账（仅主管有权）主管“期末”“对账”按Ctrl+h键“凭证”内出现“恢复记账前状态”节点“退出”点击“恢复记账前状态”输入“恢复方式”主管口令确定。取消审核总账界面更换操作员审核人“审核凭证”‘全部’再次确定取消审核”确定。返回上一级By:罗国兴上一页下一页返回首页取消出纳签字操作员为出纳本人“出纳签字”确定默认，再次确定取消签字”确定。取消主管签字操作员为主管，其余同前修改凭证“填制凭证”内进行修改。修改完毕“审核”“出纳签字”“主管签字”“记账”。返回上一级By:罗国兴上一页下一页返回首页说明Ctrl+h键：显示或隐藏“恢复记账前状态”开关键。恢复方式：①最近一次记账前状态：取消最后一次记账②某年某月初状态：不管该月记账几次，全部取消记账By:罗国兴上一页下一页返回首页取消主管签字修改凭证删除凭证（无痕迹）（二）发现未记账凭证有错取消审核取消出纳签字By:罗国兴上一页下一页返回首页By:罗国兴上一页下一页返回首页习题1.增加一张凭证时_______键表示借贷方切换；________键表示红兰字切换；__________键表示自动找平。2.删除一张凭证时，应先单击“制单”菜单下的___________将凭证作废；再单击“制单”菜单下的_________，才能删除该张凭证。空格负号=作废/恢复调整凭证By:罗国兴上一页下一页返回首页3.填制凭证时，必须使用___________科目。4.科目辅助核算主要包括“部门核算”、____________________、“个人往来”_________________和项目核算。末级客户往来供应商往来By:罗国兴上一页下一页返回首页小结：通过本次课的学习，我们应掌握不同业务的凭证的填制方法；掌握总账系统出纳签字、审核凭证、主管签字、记账的操作方法，并掌握凭证处理的流程；及不同情况下凭证的修改。By:罗国兴上一页下一页返回首页第三章总账系统第四节总账系统出纳管理By:罗国兴上一页下一页返回首页一、出纳管理现金、银行存款日记账资金日报支票登记簿银行对账长期未达账的审计By:罗国兴上一页下一页返回首页（一）现金、银行日记账功能：用于查询现金日记账/银行日记账。方法：总帐系统—出纳—现金日记账/银行日记账—输入查询条件—确定。By:罗国兴上一页下一页返回首页注意：现金/银行存款科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定。如本月尚未结账，查看时显示“当前合计”、“当前累计”。如本月已结账，显示“本月合计”、“本年累计”。两个科目的查询基本相同，所不同的是银行存款日记账多了“结算号”一栏。By:罗国兴上一页下一页返回首页（二）资金日报反映现金、银行存款每日发生额及余额情况的报表。用于查询输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。By:罗国兴上一页下一页返回首页（三）支票登记簿详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。并查询支票使用情况。注意：只有在结算方式设置中设置了“票据管理”标志