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场合礼仪主讲：刘溪宁场合礼仪会议礼仪舞会礼仪拜访行礼接待礼仪第一节会议礼仪会议的作用讨论问题弄清问题解决问题有关会议的悖论据英国媒体报道，人力资源集团罗博特·沃尔特最近对13个国家的数千名上班族进行了一次国际调研，研究各公司为什么有那么多无聊会议。研究结果显示，有八成的被访者认为，他们公司至少一半的会议是没有意义的，纯粹是在浪费工作时间。沃尔特认为，良好的日程安排和前期准备可以降低员工的失望感。调查显示，一个人对会议的喜好或厌恶，在很大程度取决于这个人想取得事业成功的愿望是否强烈。那些想有所作为的人，他们集中精力向目标挺进，每天都有自己要完成的阶段目标。如果会议的频率高、时间长，这些人就对会议持有负面看法。换句话说，那些干实事的人不喜欢参加会议，而更愿意少说多做。那些不指望在工作中有所成就的人对会议则热情有加。多开会对他们来说是一种打发时间的方法，还可以和人碰碰头，编织关系网。不喜欢工作的人往往把开会看作是和同事一同休息的机会。根据研究，另一个产生无聊会议的原因是公司政治。在大多数情况下，即使上级对下级的工作很关注，也很难找到一个客观、合理而明确的标准来衡量员工的工作成绩。这时候，员工平时留给领导的印象就显得异常重要。下班以后在办公室加班以示勤奋，或者在会上积极发表自己的见解，也不失为“实干”之外的另一条成功之路。资料来源：《世界经理人》，2008-5-20一、端正会风会风：有关会议的风气；开会开会，去了就睡开会开会，其实不累中央和地方党政国家机关部门开支状况开支项目中央党政国家机关部门开支状况地方党政国家机关部门开支状况接待开支117.6亿（其中涉外开支86.7亿）1366亿（其中涉外开支172.5亿）会议差旅费42.7亿1625亿出国出境考察公干108.3亿2531亿（1271万人次）公车开支及购换新车84.4亿3281亿现登记公车数量5，174，700辆购买新车数量5580辆331，000辆（其中进口车4270辆）开支总额353亿8803亿注：按国务院2005年公车使用规定，公车违规超额已达480余万辆，仅保养、耗油等开支每年就达2500多亿元，仅这两项平均每辆车达52083元/年。中央和地方党政国家机关部门开支状况开支项目中央党政国家机关部门开支状况地方党政国家机关部门开支状况接待开支117.6亿（其中涉外开支86.7亿）1366亿（其中涉外开支172.5亿）会议差旅费42.7亿1625亿出国出境考察公干108.3亿2531亿（1271万人次）公车开支及购换新车84.4亿3281亿现登记公车数量5，174，700辆购买新车数量5580辆331，000辆（其中进口车4270辆）开支总额353亿8803亿注：按国务院2005年公车使用规定，公车违规超额已达480余万辆，仅保养、耗油等开支每年就达2500多亿元，仅这两项平均每辆车达52083元/年。中央和地方党政国家机关部门开支状况开支项目中央党政国家机关部门开支状况地方党政国家机关部门开支状况接待开支117.6亿（其中涉外开支86.7亿）1366亿（其中涉外开支172.5亿）会议差旅费42.7亿1625亿出国出境考察公干108.3亿2531亿（1271万人次）公车开支及购换新车84.4亿3281亿现登记公车数量5，174，700辆购买新车数量5580辆331，000辆（其中进口车4270辆）开支总额353亿8803亿注：按国务院2005年公车使用规定，公车违规超额已达480余万辆，仅保养、耗油等开支每年就达2500多亿元，仅这两项平均每辆车达52083元/年。数据中央和地方党政国家机关部门开支状况（２００８年）中央党政国家机关部门会议差旅费42.7亿地方党政国家机关部门会议差旅费1625亿１、避免形式主义议而不决，决而不行；２、严格控制会议数量、规模、地点、时间、经费会议小调侃第一天：签到——见面有礼第二天：表彰会——人人拿奖第三天：庆功会——满汉全席第四天：现场会议——各取所需第五天：总结会——打包发货第六天：返程——周游列国３、提高会议效率集中主题压缩会议的内容对于会议材料已经发放的，可不必再照本宣科限时发言４、按时到会，专心参会，维持秩序按时到会：准时赴会，不得迟到、早退专心参会：不得交头接耳，四处走动，接听电话维持秩序：不得愤然告退、打断、谴责或是当众争论分组讨论：某国际大公司刚刚结束2010年优秀员工（300名）的培训活动（为期3个月），公司决定召开大会，就此次实习活动中的收获和不足进行总结，届时公司总董事将从上海飞来北京出席此次会议。现作为会议组织者，筹办这次会议。要求：说明筹办会议的具体步骤、注意事项。时间15分钟那就让我们模拟一下吧二、会议筹备会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会议准备工作指导会务工作的原则准备充分组织严密服务周到确保安全1、２、３、４、2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。会前准备工作1、确定会议主题与议题要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。4、确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。3、确定会议规模与规格本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。5、确定会议所需用品和设备（1）必备用品指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。9、安排会议议程与日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。8、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。关于计算机学习的会议通知各有关学校：经研究，定于8月31日上午9：00在新北区软件园三楼（北大众志网络计算机有限公司）召开NC网络计算机试点学校计算机教师会议，时间半天。请下列学校有关计算机教师安排好工作准时参加。（市二十六中、北环中学、翠竹中学、蓝天实验学校、市聋哑学校，天宁区红梅小学、延陵小学、青龙中心小学、解放路小学、朝阳小学、翠竹新村小学，钟楼区勤业二小，新北区圩塘中学、圩塘中心小学、吕墅小学、薛家中心小学）上海市教育局职业教育处2005年10月3日10、制发会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11、制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。12、准备会议文件资料议程表和日程表会场座位分区表和主席台及会场座次表主题报告、领导讲话稿、开幕词和闭幕词其他会议材料等。2、会中工作①例行服务会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求应有求必应，对其批评建议则需要闻过即改。②会议签到为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：第一，签名报到。第二，交券报到。第三，刷卡报到。负责此项工作的职员，应及时将与会者签到的情况向会议的负责人进行通报。③餐饮安排举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生、时尚的饮料。会上所提供的饮料最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通等方面提供力所能及、符合规定的帮助。④现场记录凡重要的会议，均应进行现场记录，具体方式有笔记、打印、录音、录像等等。既可选择其中的某一种，也可交叉使用。负责会议记录时，不仅要使会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容面面俱到，而且还要求具体要点完整、准确、清晰。⑤编写简报会期较长的重要会议，往往会在会议举行过程中编写会议简报，以对会议的过程、反响、动态、内容进行扼要报道，帮助有关方面全盘把握好会议。编写会议简报的基本要求是快、准、新、简。快，是要求其讲究时效。准，是要求其准确无误。新，是要求其独具新意。简，则是要求其字少篇短。3、会后工作①形成文件根据实际需要，会议结束后往往应当形成会议决议、会议纪要等专门性的会议文件。这些会议文件不仅是本次会议的主要成果，而且也是与会者会后传达、贯彻、落实会议精神的主要依据。形成会议文件时，应集思广益、求同存异、简明扼要、统一口径，具有鲜明的针对性与目的性。②处理材料根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守相关的规定与惯例。应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，一定要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。③协助返程大型会议结束后，主办单位往往应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络，提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。（二）会场的排座小型会议小型会议：本系统内的会议会场布置:圆桌型、方桌型特点：领导和会议成员可以互相看得见大家可以无拘无束的自由交谈适于召开15人至20人左右的小型会议全体与会者均应排座，不设立专用的主席台任务训练1．面门设座2．依景设座指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。小型会议室椭圆形回字形Ｔ字型长方形中型会议室半圆型、课堂型。大型会议室众星拱月型礼堂型半圆型2、大型会议大型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点，是会场上应分设主席台与群众席。前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。1．主席台排座面对会场主入口在主席台上的就座之人，通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签主席台排座，具体又可分作主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个不同方面的问题。（1）主席团排座：主席团：是指在主席台上正式就座的全体人员。基本规则：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是右侧高于左侧。（政务礼仪中左高右低）（2）主持人座席会议主持人，又称大会主席。具体位置：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但不宜令其就座于后排。（3）发言者席位起立发言发言者席位，又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处。发言席的常规位置：一是主席团的正前方（我国的惯例）；二是主席台的右前方（国际惯例）发言者席位⑵群众席排座在大型会议