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2020年10月13日星期二继续教育学院中接专课程会议管理主讲：石洪凡2020年10月13日星期二课程介绍《会议管理》是针对高职高专的秘书、行政管理、工商管理、人力资源、市场营销、国际商务、国际贸易等专业编写的教材。本书引入“成果导向型教学模式”，让学生感悟求知的快乐；让学生品尝丰收的喜悦，使学生取得更多的成功。在课堂上，学生通过成功的实验程序、步骤，可使其将来长期的使用，将为学生将来的工作打下良好的基础。2020年10月13日星期二章节分布第1章会议概述第6章会议主持人的管理技巧第2章会议策划第7章会议文书处理第3章会前准备工作第8章常见会议与活动第4章会间服务工作第9章商务会议与会展第5章会后工作与管理2020年10月13日星期二第1章会议概述1.1会议的起源与发展会议，是人类社会古已有之的社会行为。早在原始社会阶段，部落首领召集氏族议事、选举酋长等就已经采用了会议方式。在现代社会里，只要你在工作，就一定离不开会议！2020年10月13日星期二第1章会议概述1.2会议内涵及会议要素1.2.1“会议”的内涵P3“会议”就是把人们召集在一起讨论事情、解决问题的一种社会活动方式。1.2.2“会议”的外延P31.2.3会议的基本要素“5W1H”会议名称、会议时间、会议地点、会议组织者、与会人员、会议议题和内容、会议成果2020年10月13日星期二第1章会议概述1.3会议的目的与作用1.3.1会议目的1.3.2会议作用1、开展有效的沟通。1、会议是集思广益的渠道之一。2、传达资讯，资源共享。2、会议能显示一个组织或一个3、监督员工，实施管理。部门的存在价值。4、协调矛盾，达成协议。3、会议是一种群体沟通的方式。5、集思广益，开发创意。6、激励士气，团结一致。7、联络感情，塑造形象。2020年10月13日星期二第1章会议概述1.4会议的分类按会议的规模：小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议、按会议的内容和性质划分：决策性会议、纪念性会议、动员性会议、研讨性会议、按会议召开的时间划分：定期会议、不定期会议按会议的举办单位划分：公司、社团、其他组织会议根据会议的技术手段划分：传统型、现代化会议、2020年10月13日星期二第1章会议概述1.5影响会议效率的因素1.5.1会前影响会议效果的因素1、没有既定的会议目标或目标不准确。2、没有具体议程。3、会议日程安排不当或不详。4、与会者人选不当或者人数不当。5、会议时间、地点选择不当。6、会议设备准备不足。7、发送会议通知时间不当。8、会议通知内容欠周详。9、会议召开不准时。2020年10月13日星期二第1章会议概述1.5影响会议效率的因素1.5.2会议中影响会议效果的因素1、会场干扰因素多2、会议主持人不力、与会者发言离题。3、会场纪律不明、秩序缺乏保障。4、与会者之间分歧较大。5、会议器材发生故障。6、会间接待及服务差。2020年10月13日星期二第1章会议概述1.5影响会议效率的因素1.5.3会后影响会议效果的因素1、整理会议记录。2、宣传会议精神。3、落实会议决议。4、及时回收会议文件。5、进行会议工作总结。2020年10月13日星期二第1章会议概述1.5影响会议效率的因素1.5.4会议管理1、会议管理的要素。主办者、承办者、与会者、会场、议题、2、会议成本的管理。会议的时间成本、直接的会议成本、效率损失成本。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.1会议策划的概述2.1.1会议策划的含义策划，为了达成某种特定的目标，根据现实的各种情况及时掌握的信息，借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、设计、制作可行的行动方法的过程。策划是一种程序，是针对未来要发生的事物作当前的决策。会议策划，就是为了使会议取得预期的目标，从而进行构思、设计、拟定出合理可行的方案的过程。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.1会议策划的概述2.1.1会议策划的特点策划与计划P21会议策划的特点：目的性、预测性、科学性、可操作性、会议策划的功能：竞争功能、决策保证功能、计划策定功能、预测未来功能、策划的管理创新功能、2020年10月13日星期二第2章会议策划2.2会议策划的内容2.2.1确定合适的主题1、确定主题的意义2、确定主主题的方法技巧A、围绕会议目标确定会议主题，能够引起与会者的共鸣。B、切合公关，提炼主题。C、根据会议类型明确会议名称。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.2会议策划的内容2.2.2会议模式定位1、传统会议模式2、现代会议模式2020年10月13日星期二第2章会议策划2.2会议策划的内容2.2.3会议议程安排的技巧要求1、保证会议目的。2、重点优先。3、每个单元时间的会议都要有议程，不宜过长。4、如遇几个议题，应按其重要程度排序。5、科学合理，保证最佳开会时间。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.2会议策划的内容2.2.4会议策划中的组织协调1、组织协调概述。2、会议策划中的组织协调。A、充分运用各种资源。B、区别轻重缓急。C、激励下属。D、处理冲突。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.3会议策划工作流程2.3.1确定目标，进行调研1、明确会议目标。2、调查研究，收集信息。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.3会议策划工作流程2.3.2分析材料，做出方案1、分析材料。2、设计方案。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.3会议策划工作流程2.3.3比较论证，选择方案1、合理标准三原则。2、科学的方法。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.3会议策划工作流程2.3.4实施反馈1、编制实施计划。2、根据反馈，追踪决策。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.4撰写会议策划方案2.4.1会议策划方案内容1、确定会议的主题与议题。2、确定会议的名称。3、确定会议的时间、会期。4、确定会议所需的设备和工具。5、确定会议的文件范围，并安排印制工作。6、确定与会代表的组成。7、确定宣传机构和模式。8、确定会议经费预算。9、确定会议餐饮安排。10、去顶筹备机构与人员分工（大型会议）。2020年10月13日星期二第2章会议策划2.4撰写会议策划方案2.4.2会议策划方案写作程序1、根据要求，收集信息。2、分析材料，写出提纲。3、集思广益，写成初稿。4、收集反馈，写出定稿。2.4.3策划方案示例2020年10月13日星期二案例实践1、该会议的基本要素有哪些？2、该会议的目的与作用是什么？3、请根据会议的内容结合会议分类进行分析？2020年10月13日星期二2020年10月13日星期二2020年10月13日星期二继续教育学院中接专课程—《会议管理》谢谢观赏WPSOfficeMakePresentationmuchmorefun@WPS官方微博@kingsoftwps