某公司国际贸易业务管理办法

中国滦河国际投资控股公司国际贸易业务管理办法北大纵横管理咨询公司二○○四年三月目录第一章总则.......................................................................................................................2第二章组织机构................................................................................................................3第三章业务人员操作规范................................................................................................5第四章业务流程................................................................................................................6第五章客户管理................................................................................................................9第六章附则......................................................................................................................11附件：国际贸易业务流程................................................................................................12第一章总则第一条目的为推动滦河国际国际贸易业务的顺利开展，加强对国际贸易活动的管理，规范操作人员的贸易行为，为国际贸易业务的有效开展提供组织保障，特制定本管理办法。第二条适用范围本管理办法适用于滦河国际商贸事业部的一切国际贸易行为。第三条主要内容本管理办法的主要内容包括：组织机构、操作规范、贸易业务流程、客户管理等四部分。第二章组织机构第四条部门构成商贸事业部由综合管理部、市场拓展部、贸易管理部、物供部四个部门组成，同时按区域设立办事处负责各地的销售管理工作。第五条综合管理部部门职责综合管理部主要负责商贸事业部的日常行政后勤管理工作以及业务相关地法律事务工作。第六条市场拓展部部门职责（一）负责市场信息的收集和整理，并进行分析撰写分析报告；（二）负责根据公司整体战略拟定国际市场中长期市场营销规划；（三）负责制定市场推广计划，并组织执行；（四）负责市场策划和市场宣传；（五）负责建立健全客户管理制度；（六）负责收集整理客户信息，归档管理；（七）负责客户满意度和经销商满意度调查，并作相应处理；（八）负责对市场有关新产品的信息进行收集汇总，向有关生产部门提出新产品研发建议和产品改进建议。第七条贸易管理部部门职责（一）负责制定销售计划，并监督执行；（二）负责销售信息的统计，并对信息进行分析，撰写分析报告；（三）负责组织销售渠道的建设；（四）负责销售渠道的管理；（五）负责销售合同履行的全过程协调；（六）负责国际贸易业务处理；（七）负责客户投诉的处理；（八）建立健全售后服务管理体制和相关制度，并监督各销售办事处认真执行；（九）负责收集相关销售信息，向有关部门提出新产品开发建议。第八条物供部部门职责（一）负责产品销售工作的顺利进行，制定合理的采购计划并实施；（二）负责对采购工作和库存成本进行筹划，降低库存成本；（三）负责制定库存管理制度和供应管理制度，确保供应管理质量达到标准；（四）负责协助完成售后服务事宜；（五）负责供应商管理，包括供应商信息收集、供应商选择、供应商的考核、建立供应商档案，保持长期互惠互利合作；（六）负责运输商管理，包括运输商信息收集、运输商选择、运输商的考核、建立运输商档案，保持长期互惠互利合作；（七）负责仓储管理，处理好有关出入库工作；（八）负责做好有关出入库、库存产品的记录统计工作，并及时反馈给有关部门。第九条办事处职责（一）根据商贸事业部的年度销售计划制定本办事处的年度销售计划，并组织实施；（二）负责完成办事处销售任务，并负责货款回收；（三）负责经销商的开发和管理；（四）向市场推广部提出市场推广建议，并协助实施；（五）负责组织实施售后服务工作；（六）负责本区域的客户服务管理；（七）负责收集整理市场信息，反馈给有关部门；（八）及时跟踪产品质量情况，反馈给事业部有关部门；（九）负责该办事处的销售统计工作，并将统计结果及时反馈给商贸事业部有关部门。第三章业务人员操作规范第十条业务人员操作规范业务人员操作规范是每一位从事国际贸易的员工都必须遵守的：（一）建立滦河国际的大贸易概念。树立全局观念，相互团结，以滦河国际的整体利益为重，富有集体荣誉感。（二）牢记“我们是滦河国际对全球的窗口”，时刻注意自己的对外形象。精神振作，有朝气。（三）积极负责地完成上级交办的任务，严禁敷衍了事，不负责任，拖拉推诿。（四）严格按照自己的工作权限开展工作，遇到超越自己权限的事，应及时向上级汇报，原则上不可自作主张，特殊情况事后立刻向上级主管或经理汇报。（五）遵守公司的业务及管理制度，按时上下班，不迟到，不早退。（六）禁止擅离职守，短时外出办事应及时向上级汇报。（七）员工的请假需按规定执行。遇事不能及时上班或不能上班，应向上级请假，返回工作地后销假。（八）上班时间应着装整洁。男士需穿着西装（或衬衫），打领带；女士以套装为宜。（九）遵守公司文明办公的相关规定，语言文明，行为得体，上班时间禁止大声喧哗，电话聊天和吃早餐、零食等。（十）妥善保管各自业务资料，严禁下班后将与业务有关的数据、报表、价格资料、业务文件随意堆放。（十一）严禁越权向客户或其他业务人员、其他事业部人员提供任何不该泄漏的信息，如客户资料、销售进度、出口价格等。（十二）保持办公环境的整洁、干净，爱护办公设备，节约使用办公用品。第四章业务流程第十一条国际贸易业务流程本流程主要是针对滦河国际所生产产品的国际贸易业务流程。第十二条获取需求信息，初步联系：得到客户需求信息之后，开展初步联系，双方确认有关产品基本技术参数、价格、基本商业条款等。第十三条技术资料：明确客户所需产品范围后（一般为6-7款），应迅速将商贸事业部相关资料寄给客户，并备忘。A.产品技术规格；B.产品说明书；C.安装说明书；D.铭牌样稿（商贸事业部自有的）；E.纸箱设计稿（商贸事业部自有的）；F.SERVICEMANUAL(CD)；G.PHOTOALBUM(CD)；H.目录及其它资料等。第十四条样品/样本：样品一般供客户检测及制作基本批量生产资料用。样品/样本是体现公司实力及技术背景的第一印象，故要慎重对待。样品/样本务必于7-10日内提供，不能拖延。样品/样本及空运费全部由客户承担；付款事宜不应耽误样品的生产，业务员应该一旦收到样品需求后，迅速确认付款金额及时间事宜，并迅速落单。发样品前必须有客户付款或付款证明。第十五条确认订单前：客户收到样品后，会于一定时间内确认订单。收样品后至确认订单的期间为业务员全力跟进的时期，业务员应该密切关注客户期间的反应及竞争对手在此期间的动向。第十六条确认订单：客户确认订单后，应迅速制作形式发票或合同交客户确认。同时，明确交货期及生产中的各方面技术要点。第十七条开立L/C或T/T:根据PI或合同，要求客户开立L/C或T/T款。付款是生产的前提，必须提前加以确认或执行。第十八条制单生产：根据客户确认的技术要求制作生产单，并由滦河国际相关生产部门审核，排产，确认交货期等。一般生产部门处理生产单约需3-5天，在此期间，应与生产部门多沟通，以了解内部进程，并注意效率。另外必须注意，客户所需零配件生产单，一定要随主生产单下达。第十九条跟踪生产进程：生产单经批复后，就会进入备料排产阶段；但生产部门签出的出货日期一般不准，故在生产日期的前5天应了解并督促生产部门关于备料的情况；如有拖延的可能，应做相应的准备并上报给主管。第二十条装船准备：在交货期前7-10天，应开始准备相应的装运事宜，如是客户订船的FOB条款，EXW条款等，应要求客户提供船公司名称及联系方式等，将相关资料备好后，由单证船务组联系；如是商贸事业部订船，提前7天应将相关资料要求以书面形式交给单证船务组跟进。备船的同时也要准备好相应的内部单据：发货通知书和报关通知单。第二十一条装柜报关：按照装船通知，货柜按时到达仓库，当天开始装柜。装柜前一天，应将报关通知书交一份给报关公司，交一份给贸易管理部，由贸易管理部根据报关通知书制作出货通知书。制好的出货通知书应于出货前一天交财务管理部审核，并于出货当天盖财务章后由仓官员按要求装柜。由于大多数货柜会于早上10点前到达，相关单据应早于此时间送到仓官员处做准备。出货环节涉及问题较多，不明之处可向资深业务员咨询以便提高工作效率。第二十二条单证：货物装柜后运到港口，装上船后，船公司会出具相应的B/L，一般L/C及T/T的单证由单证组联系制作，包括B/L、发票、装箱单、原产地证或FORMA。原则上要求出货后7天内应将L/C要求的单证备齐交给银行议付。业务员应与单证组联系，保证单证的准确性和及时性。原则上，货物装上大船后，应由商贸事业部提供一份装船通知，传真给客户（装船通知模板可以按单证组模板）。以便让客户办理相关保险手续。L/C单证齐全后，业务员将全套单据传真给客户。另：随船的零备件清单也应传真给客户。第二十三条收款：向银行交单后，应于相应时间内查证收款或确认付款事宜。一般应于交单后X天内查证。第二十四条售后：货物一般于开船后X天到达。商贸事业部业务员应于装船后X天内，询问客户收货事宜，查实客户收货情况及已收货的质量情况。第五章客户管理第二十五条客户分级管理制度（一）商贸事业部部客户管理人员、主管、下属销售业务人员负责对所有客户按A、B、C、D进行评价分级。（二）A级客户定级原则A级客户主要是指全球知名企业，其业务网络跨不同大洲：如果该客户有一年以上从商贸事业部购买历史，购买量X万元以上，资信良好可定为A级客户；如果该客户有两年以上从商贸事业部购买历史，年购买量XX万元以上，有战略性长期合作的意向，且客户公司资本、资金、管理、网络等各方面运作良好，可定为A+客户。B级客户有三年以上从商贸事业部购买历史，购买量在XX万元以上，且客户资金、管理等各方面运作良好，可升级为A级客户。（三）B级客户定级原则B级客户是指在当地市场有很强实力的客户：如果该客户有一年以上从商贸事业部购买历史，购买量X万元以上，资信良好，可定为B客户；如果客户有两年以上从商贸事业部购买历史，购买量XX万元以上，且每年有一定比例的增长，可定为B+客户。（四）C级客户定级原则：C级客户主要是指具有一定实力的客户：如果该客户有半年以上从国际贸易购买历史，购买量在X万元以上，资信较好，可定为C级客户；如果该客户有一年以上从国际贸易购买历史，购买量在XX万元以上，资信好，可定为C+级客户。（五）D级客户定级原则：D级客户主要指散客、小客，或一次性购买数量较少，订单不具有延续性的小客户。（六）对于不同级别的客户给予相应的优惠政策。第二十六条客户信息管理制度客户信息管理制度主要包括客户信息资料的收集整理、客户接待管理、客户档案管理等三部分内容。（一）客户信息资料的收集整理：所有客户信息及时反馈到商贸事业部：各地办事处的业务员负责收集本区域客户的信息，具体包括：客户名称、住址、联系人、联系办法、规模、年销售额、从商贸事业部购买历史－购买次数、购买量等、购买用途、近期重大的业务调整、组织机构调整、客户反馈信息、新的需求等，按照统一的《客户信息登记表》