资料员函授培训教材

资料员函授培训教材根据公司领导的指示，编制项目监理部信息资料管理员（资料员）培训的函授教材，供各位资料员学习和平时开展监理资料收集、整理、归档等工作的参考。其中内容如有不当甚至错漏之处，请随时向公司何自强反馈，以便及时纠错、改进、完善。本教材分七部分：资料员岗位职责，资料员工作要点，施工单位上交的竣工文件资料应包括的内容，监理单位向业主移交的监理文件资料应包括的内容，向公司存档的监理文件资料应包括的内容，监理文件资料编制要求，监理文件组卷原则。一资料员岗位职责1信息资料管理员定义信息资料管理员（以下简称资料员）是总监指定的项目监理部内（专职或兼职）分管工程项目监理信息资料管理（经常也兼管工程合同管理）的监理人员。资料员一般由监理工程师担任，但根据项目监理部具体情况，也可由具有信息资料管理（和合同管理）经验的监理员担任。2信息资料管理员岗位职责■加强与业主、EPC单位、施工单位等的联系，保持本工程项目信息交流畅通，文件收发及时，资料传递合规。■根据总监或监理工程师的编写意图/指示精神/有关要求/会议记录等，负责编写打印监理工程师通知单、工作联系单、工程暂停令、监理例会纪要和专题会议纪要、监理周报和月报、监理工作阶段报告及专题报告、监理工作总结等项目监理部的书面文字材料，经总监或监理工程师校审/签署后印发相关单位和人员；■负责监理工程现场的来往文件、各种资料的收发、登记、归档、建档工作；■建立监理周报、月报和专题报告制度，根据合同规定的时限、方式向业主报送报告、报表等（包括监理月报、周报和监理工作阶段报告及专题报告）；及时向参建各方传递和分送施工协调会和专题会议纪要；文档较长，建议加索引目录■督促施工单位制定相应的信息管理规定来保障信息的传递、更新和保存；按照施工合同的规定检查验收施工单位的施工报验资料和竣工资料，确保竣工资料符合业主要求；3当资料员也兼管工程合同管理工作时，其岗位职责还包括：■在总监理工程师的领导和各专业监理工程师的配合下，负责合同履行情况的跟踪、统计、分析和协调，建立合同控制台帐；■协助总监处理有关合同事项，包括合同变更、合同纠纷和合同索赔；■负责向总监、业主或监理部的有关人员提供合同执行、变更等信息；■完成总监和领导交办的其它工作。二资料员工作要点信息资料管理员（以下简称资料员）管理项目监理部文件资料的有关工作要求：1资料员应根据要求认真审核收存的资料，不得接受经涂改的报验资料或有缺损的文件，并在整理后分类归档、妥善存放，做到收集及时、存放分类、真实完整，以保持文件的完整性、保密性和可查性。2资料员对监理部进场初期的监理合同、监理部人员组成（含总监任命书）、各个施工承包合同、工程施工许可证、工程施工设计图纸、图纸会审/设计交底纪要、第一次工地例会纪要、项目监理规划、各专业监理实施细则、监理部对施工单位的监理工作要求书面交底等文件要专门单盒存放。3资料员对监理工作过程中各种现场工程资料——施工单位报审的施工资料、监理签发的监理资料和业主发来的指令文件（含转发的设计变更文件），应按单位工程建立案卷盒(夹)，分专业存放保管并编目，以方便不断增入、查找检索和完工时能尽早整理归档。4资料员有权（也有义务）摧促监理工程师/总监及时、规范地审签施工单位的报审资料，并督促他们随时留存一份已审签的报审资料。如果施工单位不肯留存一份在监理部，监理人员有权拒绝签字和盖章。不要听信施工单位关于将来竣工时给一份齐全资料的“承诺”，而应坚持随签随存的原则。5资料员应及时提醒监理工程师/总监摧促施工单位按要求在完成整改并自查合格后及时呈报监理工程师通知回复单/复工报审表。6资料员有有义务要求监理人员以对工程负责和对自己负责的态度，认真如实地填写和签署表格的有关内容。①监理人员应对填写的表格的数字、内容和签署的审批意见负责。必须到现场核验工程施工实体质量/到场材料、构配件、设备实物的外观质量、规格、数量等，不能未验先签。②监理人员在填写和签署表格时，应字迹清晰、用词准确，不得马虎潦草、随意涂改，切忌含意模糊和易产生歧见的用词。③凡是必须由总监理工程师签批的栏目，监理工程师不得越权签署；凡是必须由监理工程师签批的表格和栏目，监理员不得越权签署。④监理员只能单独签署旁站记录表，其它都应由监理工程师/总监理工程师签署。如实在因人员紧缺，施工实体是由监理员现场查验核实，可由监理员签署相关表格，但必须在监理员签署后由监理工程师进行双签。⑤凡是由监理人员暂时保管的资料，监理人员应妥善而有序地收存保管，条件具备或必要时应及时向资料员移交。7资料员负责打印、收存、整理本项目监理部在自身监理工作中发出的各种文件、通知、记录、会议纪要、报告等，负责在发出/收存前检查这些文件、纪要、报告等是否经监理工程师、必要时报总监理工程师审签，是否按规定加盖监理部监理印章。8资料员对于收存的来自业主和公司的文件/通知（包括业主转来的设计图纸或变更），签收后应在专门的收文登记本上予以登记。9资料员按有关规定向业主移交相关文件资料时，应督请对方接受人员在文件移交登记表上签收；向公司部门传递相关文件资料时，应督请接受人员在文件传递登记表上签收；10对调离本监理部的监理人员，应在总监的支持下及时收回其个人暂存的监理过程文件资料和他的监理日记，并及时分别存入相应的分类资料盒内。11资料员对已收集的项目监理部资料应采取有效措施妥善保管，借阅必须履行手续。严防监理文件资料丢失、被人私自偷改和有借无还，确保监理文件资料的真实性和完整性。同时，资料员对项目监理部的印章要妥善保管和严格规范使用，严禁让施工单位人员擅自使用。12资料员应协助总监/监理工程师，按照相关标准规范和业主的要求，指导、督促、检查施工单位资料员规范化的做好平时工程施工过程资料的编制报审工作和完工时工程竣工资料的整理报审工作。三施工单位上交的竣工文件资料应包括的内容为了确保工程竣工时施工单位报审的竣工资料符合规范/业主的要求，资料员应协助总监/监理工程师，按照相关标准规范的要求，指导、督促、检查施工单位资料员规范化的做好平时工程施工过程资料的编制报审工作和完工时工程竣工资料的整理报审工作。这方面对监理部资料员的要求是：1资料员有必要掌握本项目施工单位上交的竣工文件资料应包括的内容。下面分工业项目和民用建筑项目对此进行介绍，这些是通用性的内容。2各项目监理资料员应在竣工文件资料通用内容的基础上，根据自己项目的具体情况和业主的要求，在项目开工后及早向施工单位资料员明确本项目竣工文件资料应包括的内容和表式，让他们平时就做到按要求规范报验表格。3资料员应要求各施工单位资料员在施工过程中，做到及时呈报必须报验的各类报审表、申请表、报验单、回复单等，以及必有的附件。4资料员应严格执行“监理必须当即留存一份已审签的报审资料”的规定。5对施工单位不合格的报验/报审资料（附件不全/随意涂改/内容填写不符合要求/未盖公章/未签名/签名不是手写/日期不正确等），资料员应坚持原则予以退回，责令完善后重新呈报。6资料员要热情帮助/耐心指导/经常督促施工单位资料员提高报验/报审资料的规范性和及时性（一）工业项目竣工文件资料应包括的内容。本教材以国家发改委批准颁发的SH3503《石油化工工程建设交工技术文件规定》为蓝本，列举工业项目竣工文件资料应包括的内容，公司承接的石油化工工程项目、化工工程项目宜按此操作，其他工业项目可参考执行。本教材的附录1中列举了SH3503规定的下述交工技术文件表格的表式，供各位监理人员督促施工单位规范报验表格时使用。1工程总体方面的交工技术文件记录（记录名称后括号内为该记录表格的代号）：1．1石油化工工程建设交工技术文件外封面（J101A）；1．2石油化工工程建设交工技术文件内封面（J101B）；1．3交工技术文件总目录（J102）；1．4交工技术文件目录（J103）；1．5交工技术文件说明（J104）；1．6开工报告（J105）；1．7工程中间交接证书（J106）；1．8联动试运行合格证书（J107）；1．9工程交工证书（J108）；1．10交工技术文件移交证书（J109）；1．11未完工程项目明细表（J110）；1．12重大质量事故处理鉴定报告（J111）；1．13工程联络单（J112）；1．14设计变更一览表（J113）；1．15工程联络单一览表（J114）；1．16隐蔽工程记录（J115）；1．17合格焊工登记表（J116）；1．18防腐工程施工质量检查记录表（J117）；1．19隔热工程施工质量检查记录表（J118）；1．20防腐绝热层电火花检测记录（J119）；1．21安全阀调整试验记录（J120）；1．22安全附件安装检查记录（J121）；1．23热处理报告（J122）；1．24射线检测报告（一）（J123-1）；1．25射线检测报告（二）（J123-2）；1．26超声波检测报告（J124-1）；1．27超声波检测报告（续表）（J124-2）；1．28超声波测厚报告（J125）；1．29磁粉检测报告（J126-1）；1．30磁粉检测报告（续表）（J126-2）；1．31渗透检测报告（J127-1）；1．32渗透检测报告（续表）（J127-2）；1．33安装检查记录（J128）；1．34工程竣工图。2土建方面的施工记录（记录名称后括号内为该记录表格的代号）：2．1地基验槽（底）记录（J201）；2．2工程定位测量记录（J202）；2．3基础复测记录（J203）；2．4块体式设备基础允许偏差项目复测记录（J204）；2．5整体框架式设备基础允许偏差项目复测记录（J205）；2．6储罐基础允许偏差项目复测记录（一）（J206-1）；2．7储罐基础允许偏差项目复测记录（二）（J206-2）；2．8球罐基础允许偏差项目复测记录（J207）；2．9基础沉降复测记录（J208）；2．10钢筋混凝土构件吊装验收记录（J209）；2．11水池蓄水试验记录（J210）；2．12钢结构安装记录（J211）；2．13钢吊车梁安装记录（J212）；2．14钢桁架安装记录（J213）；2．15钢网架安装记录（J214）；2．16塔架及管筒安装记录（J215）；2．17高强螺栓连接检查记录（J216）；2．18建筑工程防腐蚀施工检查记录（J217）；2．19防水工程试水检查记录（J218）；2．20防火工程试水检查记录（J219）。3设备安装方面的施工记录（记录名称后括号内为该记录表格的代号）：3．1设备开箱检验记录（J301）；3．2立式设备安装记录（J301）；3．3卧式设备安装记录（J301）；3．4塔盘安装记录（J301）；3．5设备填充记录（J301）；3．6现场设备组焊记录（J301）；3．7催化反应（沉降）附件安装记录（J301）；3．8催化再生器附件安装记录（J301）；3．9衬里施工质量检查记录（J301）；3．10空冷器构架安装记录（J301）；3．11空冷器风机安安装记录（J301）；3．12机器安装记录（J301）；3．13机器拆检及组装记录（J301）；3．14联轴器对中记录（J301）；3．15机器单机试车记录（一）（J314-1）；3．16机器单机试车记录（二）通用类（J314-2A）；3．17机器单机试车记录（二）离心式压缩机（J314-2C）；）；3．18机器单机试车记录（二）汽轮机（燃气轮机）（J314-2D）；3．19湿式气柜几何尺寸检查记录（J315）；3．20储罐总体试验记录（J316）；3．21设备强度和严密性试验记录（J317-A）；3．22换热器强度和严密性试验记录（J317-B）；3．23工业炉管板、管架安装检查记录（J318）；3．24工业炉砖架安装检查记录（J319）；3．25工业炉筑炉施工质量检查记录（J320）；3．26设备封闭确认检查记录（J320）；3．27工业炉安装质量检查记录（J321）；3．28烘炉记录（J322）；3．29火矩安装质量检查记录（J323）；4设备安装方面的施工记录（记录名称后括号内为该记录表格的代号）4．1阀门试验记录（J401）；4．2管