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工程资料的收集与整理山东省交通厅京杭运河续建工程建设办公室二○○六年八月二十九日二○○六年八月二十九日－1－工程资料的收集与整理(二○○六年八月二十二日)省厅京杭办今天举办了有关京杭运河微山二线船闸工程建设管理工作培训会，给我们提供了一个相互学习交流的机会，再次感谢综合科对此项工作的重视。微山二线船闸工程档案是我省内河航运领域科技档案的重要组成部分，是诸多建设者及其专业技术人员们辛勤劳动的结晶。微山二线船闸的工程建设资料产生于整个工程建设过程，是在项目提出、可行性研究、设计、招投标、施工、质监、监理、试运行、交(竣)工验收等基础上形成的，具有保存价值和历史意义的文字、图纸、图表、声像等不同形式载体的各种纪录的总和。借此次机会，就工程实施过程中有关文件资料的收集与整理等方面的问题谈谈自己的一些心得体会。其主要内容涉及以下三个方面：一、工程档案资料的基本概念二、工程资料收集与整理的基本方法三、工程资料收集与整理的质量控制二○○六年八月二十九日－2－一、工程档案资料的基本概念1、工程资料在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图、照片、录音、录像、光盘等。1.1基建文件：建设单位在工程建设过程中形成的文件，分为工程准备文件和竣工验收等文件。1.1.1工程准备文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。1.1.2竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。1.2监理资料：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。1.3施工资料：施工单位在工程施工过程中形成的资料。1.4竣工图：工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。工程资料工程准备文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。基建文件监理资料：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。施工资料：施工单位在工程施工过程中形成的资料。竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。其它形式的资料：照片、录音、录像、光盘二○○六年八月二十九日－3－2、工程档案在工程建设活动中，从工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备、监理以及工程管理过程中直接形成的具有归档保存价值的文字材料、图表、声像等各种形式的历史记录的总和。我们按照一定的方法，把这些形式的历史记录进行分类、整理、编目、鉴定，并按规定归档，集中保存起来，这些工程资料就变成了工程档案。材料还是这些材料，在我们对它进行归档之前，我们叫它材料或资料，归档之后我们叫它档案。在工程档案里，就会涉及到以下几个概念：2.1原件原件是指在工程建设中直接形成的、具有重要查考和凭证价值的文件资料。如领导签名、签字、签署的处理意见；原始记录等。原件的内容(领导签名、签字、意见及原始记录等)必须是用钢笔碳素水、水毛笔或黑色签字笔书写，不得用圆珠笔、水彩笔或铅笔代替等易退色、掉色的书写材料书写。与此同时，卷内的科技文件资料和书写材料应符合耐久性的要求，必须使档案有益于长期保存。来往函件以有文签的为原件。2.2案卷由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.3立卷按照一定的原则和方法，将具有保存价值的文件分类整理成案卷的过程，亦称组卷。二○○六年八月二十九日－4－一般规范中对“立卷”与“组卷”的定义是相同的，但两者实际意义存在不同，可以这样区分：施工过程中将收集的不同类别工程资料分类、整理成卷的过程，叫做组卷；档案管理部门将文件分类、整理成卷的过程，叫做立卷。2.4归档文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，并按规定移交档案管理机构，这个过程就叫归档。3、工程档案工作的作用与目的工程档案工作是基本建设管理工作的重要组成部分，建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家、部、省以及工程所在地等有关部门的共同要求。工程档案工作达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。对历史负责，为后人着想，将项目建设的过程真实地记录并保存下来，为日后查考和其它利用工作，提供一份翔实可靠的文件资料，因此就更需要开展工程档案工作。4、什么是“工程档案工作与工程建设进程同步”管理？工程档案工作的进程要与工程建设进程同步管理，其具体内容就是：从立项时，就应开始进行文件资料的收集和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)时，要对工程档案(包括竣工图)的质量、份数和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况；进行单元与分部工程质量等级评定和工程验收(包括单位工程与阶段的交工、竣工验收)时，要同时验收应归档的文件资料的完整程度与整理质量，并在竣工验收二○○六年八月二十九日－5－后及时归档。整个工程项目档案资料的归档工作，应在竣工验收后规定的时间内完成，这也应属于“同步”管理的具体内容。5、为什么要进行“工程档案工作与工程建设进程的同步管理”？“工程档案工作与工程建设进程的同步管理”，是国家和部、省有关管理办法与文件要求中明确提出的，也是确保工程档案完整、准确、系统和日后有效提供利用的具体措施。“同步管理”的目的就是要在工程建设的全过程中，更好地完成工程资料的收集、整理工作。因为，在工程建设过程中的不同时期或阶段，都会产生大量的原始材料(如合同、协议、设计、施工、监理与记录、事故处理与质检材料等)。这些原始材料之的内在联系，只有当事人在当时是最清楚的，及时将这些应归档文件资料收集、整理起来也显得比较容易。随着工程建设进程的不断深入，文件资料就会越积越多，如果在工程建设的不同阶段，不能及时完成应归档材料的收集整理工作，对工程档案的完整、准确、系统必将产生十分不利的影响。如果到竣工阶段再开展文件资料的收集整理工作，一定会造成意想不到的困难。如由于时间过长、管理体制变化，或项目管理、工程技术人员的工作变动等原因，必然会造成有关工程资料之间的关系不清(不同阶段的文件档案材料可能混杂在一起)，应归档的材料不全(散存在个人手中或者已经丢失)，竣工图编制不准确或不倒位(未对施工变更部分及时进行修改)等问题。其中有的问题，在当时是很二○○六年八月二十九日－6－容易弥补或避免的。残缺不全或不成系统的工程资料不仅给整理工作造成困难，而且对日后工程档案的利用也会留下十分严重的隐患。所以工程档案工作应引起工程各参建方的足够重视。6、什么是档案工作的“三参加”、“四同时”管理？“三参加”、“四同时”管理是国家、部、省等有关部门为加强科技档案工作早就明确规定的。“三参加”是指档案部门参加科研课题与设计项目(布置工作)的有关会议；参加项目的评审、鉴定、验收活动；参加设备开箱等工作。“四同时”是指下达计划任务时，要同时提出文件资料的归档要求；检查项目进度时，要同时检查文件资料的形成情况；评审、鉴定成果和工程验收时，要同时验收文件资料的完整、准确、系统情况，上报登记和奖励科技成果及科技人员提职考核时，档案部门要同时出具专题归档情况证明材料。“三参加”、“四同时”的根本目的就是要加强文件资料的收集、整理和归档工作，把住各个关键环节，确保文件资料能够完整、准确、系统地收集到档案部门里来，以便日后为各项工作的需要提供更好的服务。7、怎样实现“工程档案工作与工程建设进程同步管理”？实现“工程档案工作与工程建设进程同步管理”的关键是参建单位领导的重视及有关部门的密切配合。有了这个前提条件就可以建立健全并落实档案工作的各项规章制度，同时将工程档案工作有效地纳入“四同时”管理的轨道，并认真坚二○○六年八月二十九日－7－持档案人员的“三参加”制度。这对促进工程档案工作与工程建设进程的同步管理具有重要意义。8、为什么工程档案要坚持集中统一管理？集中统一管理一个工程项目的全部档案，这是《档案法》赋予档案部门的职责。除此之外，其它任何部门或个人，均不能长期保存其在工作中形成的各种门类的档案材料，这是《档案法》与有关规章制度早就明确规定的。所谓全部档案，是指一个单位(包括各种类型的机关、团体、企业、事业单位)，在各项工作活动中形成的文书(含党政工团)、科技、会计、审计、监察等不同载体的各种档案材料。工程档案是科技档案的重要组成部分，所以必须要将其纳入集中统一管理范畴。有关单位、部门或人员应积极配合，交其经办或产生的有关文件资料，按要求收集起来并进行系统整理，在规定期限内，移交给有关单位的档案部门。对一个工程建设项目而言，建设单位(也就是工程的项目业主)负有对工程建设过程中所产生的所有文件资料实行集中保管的权力和义务。坚持集中统一管理，不仅有利于改善档案的管理与保护条件，最大限度地延长档案寿命、避免档案资料受自然或人为的破坏；同时还可以有效防止档案资料的散失，确保档案资料的完整与安全。同时，也有利于档案信息资源的综合开发，为业务部门提供更好的服务。二○○六年八月二十九日－8－二、工程资料收集与整理的基本方法1、工程资料产生的一般过程及其管理流程1.1基建资料的产生及其管理流程详见下页。1.2监理资料的产生及其管理流程1.3施工资料的产生及其管理流程●施工组织设计●施工方案等形成施工单位根据图纸、合同文件等要求编制施工组织设计、施工方案等施工单位进行的内部审批手续施工单位进行的施工技术文件报审工程技术文件报审表●施工组织设计交底●施工方案技术交底●分项工程技术交底等建设(监理)单位批复意见批准、形成未获批准形成施工单位依据批复意见与技术文件进行技术交底进入施工质量验收报验流程补充修改监理中标中标通知书、监理合同编制监理规划监理规划施工准备阶段●图纸会审记录●工程技术文件报审表●施工测量放射线报验单●第一次工地会议纪要●施工监理咨询会议纪要等开工审批工程开工审批文件施工阶段监理实施细则形成形成形成形成形成工程进度控制施工组织设计报审表分包单位资格报审表工程竣工报验单监理工程师通知单监理工程师通知回复单监理工作联系单工程暂停令工程开工/复工报审表工程延期申请表工程延期审批表等形成报验申请表分包单位资格报审表分项/分部工程报验表监理抽检记录不合格项处置记录监理旁站记录见证记录/备案书监理工程师通知单监理工程师通知回复单监理工作联系单等工程变更单费用索赔申请表费用索赔审批表工程暂停令工程开工/复工报审表工程延期申请表工程延期审批表工程最终延期审批表工程款支付申请表工程款支付证书监理工作联系单等工程质量控制工程造价控制施工合同以及其它事项管理形成形成形成监理中标中标通知书、监理合同编制监理规划工程款支付申请表工程款支付证书监理工程师通知单监理工程师通知回复单监理工作联系单等组织竣工预验收●《工程竣工报验单》A10监●《工程竣工报告》（施工）●《工程质量评估报告》(监理)●《工程质量检查报告》(设计)等形成参加竣工验收《单位工程质量竣工验收记录》形成工程移交与接收《竣工移交证书》形成工程竣工备案《工程建设竣工备案表》形成二○○六年八月二十九日－9－基建资料的产生及其管理流程项目申请项目建议书编制与批复可行性研究立项可行性研究报告编制与批复环境影响评价、国土资源评价等列入年度计划交通部、省交通厅下达的年度计划文件办理征地、流域施工许可等手续用地许可、建设用地规划许可证用地批准文件、流域规划许可等测量、勘察工程地质勘察报告、地形测量报告、用地红线等初步设计设计合同、初步设计文件初步设计阶段地质勘察测量资料设计合同、施工设计文件施工图阶段地质详勘资料监理招投标文件、监理合同施工招投标文件、施工合同施工图设计监理招投标施工招投标建设工程施工许可证、流域施工许可证、工程质量监督手续等办理开工手续形成形成形成形成形成形成形成形成形成形成施工与监理资料施工工程完工报告工程完工质监单位质量检查监理单位竣工预验收设计单位质量检查●《工程竣工报验单》A10监●《工程质量检查报告》(质监)●《工程质量评估报告》(监理)●《工程质量检查报告》(设计)等形成形成形成工程档案验收●《工程档案工作报告》(建设单位)●《建设工程竣工档案验收意见》(省计委、省档案局)等形成工程竣工验收●