项目工程资料档案管理流程

管理体系文件项目工程资料档案管理指引密级：机密发放编号：编制：审核：批准：版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-111.目的规范档案资料的收集、整理、保管和使用工作，确保工程档案资料的完整性、准确性。2.适合范围适用于地产公司各工程技术部档案资料的收集、整理、归档、移交﹑使用、保存及销毁等管理工作。3.定义3.1.档案是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成，具有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体材料等。3.2.资料为阐明所取得结果或所完成活动的证据性文件。3.3.密级档案资料按密级分类，有如下几种：1）绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。即公司发展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。2）机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受严重的损害。即公司的财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。3）秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害。即公司人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。4）内部公开：是公司可以内部公开，但不准对外传播的档案。3.4.管理办法3.4.1.档案资料管理原则1）档案、资料分级与编码原则：A、国家、地方级：国家规范、标准、规程；地方政府、职能部门行政管理文件、制度等；项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-12B、集团公司级：行政管理文件、制度；标准、流程等；C、职能部门级：公司职能部门间的往来文件、资料、信息，D、参建单位级：工程技术部与个参建单位间往来的管理性文件；E、工程建设级：项目报建、技术文件、质量文件、竣工备案等资料、档案2）项目档案管理原则：遵循统一存档、分级管理的原则，编码按集团公司档案管理文件规定执行。3）项目完工之后三个月内，工程技术部须将全部资料归档整理后移交集团公司档案馆，并办理交接手续。确保档案的完整、系统、准确和安全，便于利用。4）本制度如与集团相关制度冲突，以集团制度规定为准。3.4.2.档案管理职责1）工程技术部必须设置专职、专业资料档案（内业）管理员；2）对项目全过程、全方位与本项目业务相关的档案资料进行收集、整理、发放、归档；3）熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、引目录检索工具，以便及时准确地提供档案利用。4）定期对参建单位档案管理质量进行检查、监督和指导；5）负责项目档案验收，移交城市档案馆；6）项目竣工验收前，负责整理收集需报城建档案馆资料、办理竣工资料备案，并移交城建档案馆。移交后，相关手续报集团公司档案室归档。7）单位工程竣工验收后向集团公司移交资料、档案。3.4.3.档案的收集、归档1）档案管理人员对收到的资料的有效性进行核查并及时登录收、发文台账；2）根据资料来源及重要性对资料进行分类、编码，登录目录表；3）资料、档案存放档案袋（盒）中须与资料目录一一对应。3.4.4.文件材料归档要求1）归档文件材料必须完整、准确，能如实反映各项活动的真实内容和历史过程；必须层次分明，符项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-13合其形成规律。2）归档的文件材料，必须做到书写材料（或载体）优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保存，手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。3）各类归档材料一般为一式一份。4）归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号连续。5）档案移交归档时，要编制档案移交清册（三份），经交接双方、监交人签字后，三方各执一份；同时要提供可编辑用的EXCEL目录清单（包括卷内目录清单和案卷目录清单）。3.4.5.档案保管按有关管理规定确定档案资料保存期；目录与档案相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案不散不丢。非档案管理人员未经批准，一律不准擅自取用资料、档案。档案必须存放于档案柜内，排列整齐、美观。存储档案资料的磁性介质应定期备份，防磁保管。保持档案室内洁净、室内通风、干燥。3.4.6.档案资料使用1）工程技术部、公司职能部门因工作需要可查阅资料档案；2）档案查阅：履行档案借阅登记制度，所有档案的实物查阅、借阅，均需办理登记手续；3）《档案资料借用审批表》，经授权人签字同意后方可借用或复制；4）档案资料借用后应及时归还，档案管理人员有义务按期催还，并应严格进行清点、核对、办理退还手续。5）借阅的档案资料未按期归还、丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任；6）借阅者应予爱护，并对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得损坏，涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借和丢失。项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-143.4.7.档案资料使用审批权限1）因工作需要使用公司秘密级以下档案资料，由各部门负责人审核；2）因工作需要使用公司机密、绝密级档案资料的，由各部门负责人、分管领导批准。3.4.8.档案移交A、移交时间要求1）根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：2）即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。3）按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在单位工程竣工备案后三个月内完成资料整理、归档，移交。4）按子项结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等,在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标相关的文件资料归档，移交。5）按年度归档移交：一般的管理性文件资料,在形成后六个月内完成资料档案，移交。B、移交标准要求：凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，内容真实、签字盖章齐全，无涂改现象。3.4.9.档案资料鉴定和销毁A、档案资料的鉴定1）对已超过保管期限的档案，提出“档案资料销毁申请”和销毁清单。并组织鉴定；2）档案鉴定、销毁在工程管理中心见证下进行；3）鉴定小组由公司档案管理人员、各部门档案管理人员、和有关业务部门相关成员组成。B、档案资料的销毁1）鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案，在《档案资料销毁清单》上提出销毁建议，提交分管副总审批后实施。C、档案资料的销毁程序1）销毁档案时，必须指定两人以上专人对照《档案资料销毁清单》检查待销毁的档案资料，确认无误后，方可销毁！项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-152）销毁后，负责销毁人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。3）《档案资料销毁清单》抄送集团档案室。3.4.10.调（离）职时档案交接的管理资料档案员调（离）职时，必须与集团公司档案管理人员、行政管理中心档案管理人员、接任资料档案管理人员办理交接手续。3.4.11.档案资料管理责任有下列行为之一的，应对直接责任人给予行政处分，或依法追究法律责任：损毁、丢失档案资料；未经批准，擅自提供、抄录、销毁资料档案；恶意涂改、伪造档案；档案管理人员玩忽职守，造成档案损坏或遗失。4.支持性文件《集团公司档案管理制度》5.相关记录项目工程文档总目录；工程施工、监理提交文档资料及要求；集团相关部门应向工程技术部提供的文件资料；长期保管档案目录；档案资料使用审批表。项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-16项目工程文档总目录册别分册分类文档名称分册编号归档部门归档形式备案部门备案形式备注A册集团、公司及工程技术部内部资料公司管理体系文件（A1)集团公司管理制度、流程A1-1项目公司书面/电子工程技术部电子工程类项目公司管理制度、流程A1-2档案管理部门书面/电子工程技术部电子工程类工程技术部内部管理规定A1-3工程技术部书面/电子//工程技术部人员架构及职责A1-4工程技术部书面/电子集团人力电子往来文件A1-5工程技术部书面/电子…会议纪要（A2)集团及项目公司会议纪要A2-1档案管理部门书面/电子工程技术部书面/电子工程技术部例会纪要A2-2工程技术部书面/电子//项目现场工作协调会纪要A2-3工程技术部书面/电子//专题会议纪要A2-4工程技术部书面/电子//…B册工程技术管理类资料合同文件（工程类）（B1)施工合同文件B1-1档案管理部门书面/电子工程技术部书面/电子监理合同文件B1-2档案管理部门书面/电子工程技术部书面/电子材料设备合同文件B1-3档案管理部门书面/电子工程技术部书面/电子…工程管理资料（B2)工程管理策划书B2-1档案管理部门书面/电子工程管理中心工程技术部书面/电子开工报建资料B2-2档案管理部门书面/扫描工程技术部扫描工程报告B2-3档案管理部门书面工程管理中心工程技术部扫描开工、停复工等项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-17册别分册分类文档名称分册编号归档部门归档形式备案部门备案形式备注基地情况资料B2-4工程技术部书面//场地移交记录B2-5工程技术部书面//项目工程月报B2-6工程技术部电子工程管理中心电子公司内部工程检查资料B2-7工程技术部书面/电子工程管理中心电子验收资料B2-8工程技术部书面/扫描//施工组织设计和施工方案，及评审表B2-9工程技术部书面/电子工程管理中心电子含施工方案管理规划、施工方案的专家论证文件工作日志B2-10工程技术部电子//…计划管理（B3)总进度计划及评审记录B3-1工程技术部书面/电子工程管理中心电子施工总进度计划报表B3-2工程技术部书面工程管理中心电子施工单位填报施工月进度计划报表B3-3工程技术部书面//施工单位填报施工周计划报表B3-4工程技术部书面//施工单位填报分包商进场计划B3-5工程技术部书面/电子//甲供材料设备进场计划B3-6工程技术部书面/电子//样板确认计划B3-7工程技术部书面/电子//…设计及变更签证设计图纸B4-1档案管理部门书面/电子工程技术部书面/电子图纸会审及交底记录B4-2工程技术部书面//项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-18册别分册分类文档名称分册编号归档部门归档形式备案部门备案形式备注（B4)设计变更及审批表B4-3工程技术部书面//工程签证及审批表B4-4工程技术部书面//奖励/罚款通知单B4-5工程技术部书面//…进度款支付（B5)工程付款台帐B5-1工程技术部电子//工程进度款审批单B5-2工程技术部书面//甲供材料设备进度款审批单B5-3工程技术部书面//工程量确认单B5-4工程技术部书面//扣款通知单B5-5工程技术部书面//…材料设备管理（B6)供货单位资质B6-1工程技术部书面//供货单位联系人员名册B6-2工程技术部书面//材料采购资料B6-3工程技术部书面//材料验收资料B6-4工程技术部书面//材料设备供方考核表B6-5工程技术部书面工程管理中心电子…C册施工单位施工单位（含分包）管理资料施工单位资质C1工程技术部书面//施工单位工程技术部质量、安全管理体系及人员名册C2工程技术部书面//附人员资质施工单位工程技术部考核评价表C3工程技术部书页工程管理中心电子项目工程资料档案管理指引编号：-GC版本：2.0生效日期：2017-1-19册别分册分类文档名称分册编号归档部门归档形式备案部门备案形式备注往来文件C4工程技术部书面/电子…D册监理单位监理单位管理资料监理单位资质D1工程技术部书面//监理部人员名册D2工程技术部书面//附人员资质监理规划及细则D3工程技术部书面//监理例会纪要D4工程技术部书面/电子工程管理中心电子监理月报及周报D5工程技术部书面/电子//监理通知单D6工程技术部书面//监理考核表D7工程技术部书面工程管理中心电子监理工作总结D8工程技术部书面往来文件D9工程技术部书面/电子…E册政府政府文件政府批文类E1工程技术部书面/电子工程管理中心电子各阶段与政府有关的资料法律、法规文件清单E2工程技术部书面/电子//政府发文E3工程技