国际采购案例分析

国际采购案例分析CaseAnalysisofInternationalSourcing第一章国际采购的特点及流程国际采购的特点随着企业之间的竞争日益加剧和信息技术的迅猛发展，国际采购和供应正越来越被人们所接受，国际采购和供应所创造的市场需求席卷全球。国际采购主要表现为以下重要特点：国际采购洽谈会是国际采购的重要平台国际采购采用了先进的信息处理技术，强调信息互动国际著名采购商日益重视国际采购洽谈会工业采购与日用消费品采购相结合，产品门类划分更齐全国际采购模式日益创新，大大降低了成本，提高了效率国际采购洽谈会与论坛并举，体现理论与实践相结合国际采购洽谈会是国际采购的重要平台国际采购洽谈会一般具有以下特点：•拥有固定举办方，准备充分；•举办周期和时间比较确定，有利于采购商和供应商准备与会；•采购商与供应商可以进行网上配对和现场配对，并进行现场洽谈，成功率比较高，并大大降低收寻成本；•提供一站式服务和高效后续工作，保证采购商的采购连贯性。基于上述特点，国际采购洽谈会逐渐成为国际采购的重要平台。根据对2002年和2003年跨国采购洽谈会（上海）的统计：2002年上海市政府首度举办跨国采购洽谈会，共吸引来自全球17个国家和地区的56家采购商和3000家中国供应商；2003年与会采购商达76家，其中包括：WAL-MART、METRO、AUCHAN、GE、GM、FORD、CORNING等37家全球500强企业，共有来自中国28个省、市、自治区（包括港、澳、台地区）的4768家供应商到会洽谈；2004年预计与会采购商将达到100家左右，与会供应商将在8000~10000家，覆盖全国31个省、市、自治区。国际采购采用了先进的信息处理技术，强调信息互动由于信息处理技术的日益发达，国际采购过程中越来越广泛采用先进的信息处理技术。•利用信息处理技术，强化电子商务平台，对数据库进行专业化的分类，提高数据读取速度和数据存取的安全性；•利用信息处理技术，协助采购商挑选、认证供应商，优化网站界面和配对流程，简化操作步骤；•利用信息处理技术，制作采购商和供应商数据光盘，发挥推介、引导和培训的多种功能；•利用信息处理技术，根据网站的访问量和点击率，进行信息的筛选、汇总和统计工作；•利用信息处理技术，充分发挥电子采购平台全球信息资源实时共享和互动的功能，突破地域的限制，实现相关企业、贸易组织和政府机构网站的对接互动。国际著名采购商日益重视国际采购洽谈会由于国际采购洽谈会具有巨大的集聚效应，并能够提供高效率、低成本的增值服务，越来越多的国际著名采购商重视国际采购洽谈会，例如，截至2003年底，已有近150家跨国采购机构在上海安营扎寨。无论是跨国商业采购商：沃尔玛、麦德龙、殴尚、利丰、欧图等，还是跨国工业采购商：通用电气、西门子、IBM、三菱等，每年在华采购额都呈快速增长态势。这些著名的采购商在华采购的重要平台就是国际采购洽谈会。工业采购与日用消费品采购相结合，产品门类划分更齐全过去，由于采购规模有限，各类产品分类并不是十分严格，随着采购规模的逐渐扩大，各类产品分类更加明确细化。大类分工业消费品和日用消费品，工业消费品进一步细分为：电子产品、汽配产品、化工产品、软件产品等；日用消费品则进一步细化为：自有品牌专区、超级市场专区、百货公司专区、轻纺产品专区等。将综合性优势和专业化优势相结合，通过重点突出专业，不仅大力吸引了对应产业的供应商，而且有利于信息处理技术的广泛运用。国际采购模式日益创新，大大降低了成本，提高了效率由于信息技术的发展，国际采购模式逐步创新，发生了重大变化。利用全球采购电子商务平台，采购商和供应商可以实现网上配对，大大降低了收寻成本。或者利用互联网，收集相关信息，有目的地参加各类国际采购洽谈会，通过现场配对洽谈，可以大大提高采购的效率。根据2003年上海跨国采购洽谈会的统计数据表明：网上配对洽谈占20%，现场配对洽谈占80%，采购商通过接触一批质量较高的供应商，其中50%的供应商可以进入复谈。例如，首次参展的瑞典比尔泰玛自选公司在三天之内现场洽谈400多家供应商，选中200多家在会后深谈，大大提高了采购的效率。国际采购洽谈会与论坛并举，体现理论与实践相结合国际采购洽谈会不是一般的交易会，采购商与供应商关注的不是短期交易，而是建立长期的战略合作伙伴关系。在国际采购洽谈会期间举行有关国际采购的论坛，有利于采购商和供应商互相学习国际采购的知识和经验，有利于采购商和供应商就国际采购流程进行广泛的探讨，对国际采购流程形成共识，从而有利于更加深层次的合作，并达到共赢的目的。国际采购流程采购商登记签订合同提供详细采购清单在线和离线供应商配对选择确认供应商洽谈日程安排会前事务安排采购商登记填写参展申请表，48小时内得到确认。签订合同确认参展申请后，签订展位合同提供详细采购清单通过指定网站发布采购清单在线和离线供应商配对主办单位根据采购商提交的采购清单和需求，向采购商推荐供应商信息库。选择确认供应商采购商根据提供的供应商信息列表，选择并确认供应商。洽谈日程安排组织者根据采购商的提议安排洽谈日程。会前事务安排协助采购商完成各项准备工作。第二章案例讨论案例1某烟草公司采购流程案例分析行业背景烟草行业作为嗜好类消费品工业，有着明显的行业特殊性。中国烟草行业实行统一领导、垂直管理和专卖专营的专卖管理体制。国家烟草专卖局（中国烟草总公司）根据《中华人民共和国烟草专卖法》和《中华人民共和国烟草专卖法实施条例》对全国的烟草专卖工作统一管理，对全国烟草行业的产供销、人财物、内外贸业务进行统一经营。国家烟草专卖局在各省、市、县设有各级烟草专卖局和烟草公司，全系统有50多万名员工。某省烟草公司简介某省烟草公司暨烟草专卖局隶属于国家烟草公司暨烟草专卖局，是某省烟草行业的省级管理机构，具有烟草专卖市场的行政管理职能；同时，作为企业，依法承担烟草产品购进、生产、调拨、营销及行业管理工作，具有半行政（计划）半企业（市场）的特点。案例背景某省烟草公司营销管理系统是由某省烟草公司立项，省公司销售处牵头，省公司信息中心配合实施的服务于各级烟草公司，尤其是省烟草公司的管理和决策，面向全省商业环节的营销管理信息系统。本案例主要讨论业务流程改进中的采购流程在此营销管理信息系统基础上的改进。目前采购业务流程及存在的问题在各级烟草公司及各相应批发部调研报告的基础上，整理出某省烟草行业目前的基本采购流程。其采购流程图见图1，这个采购流程图涵盖了省公司、分公司和县公司。其中，大部分公司按此流程开展采购流程业务，有些公司可能只是执行了大部分流程。流程中的供应商分为省内外烟厂、调拨站、烟草公司等。某省公司可以向省内外烟厂及调拨站采购卷烟，同时，它也可以向省外烟草公司采购。省外卷烟的采购流程签订合同供应商通知发货并开出发票财务付款申请付款验收入库图1现有采购流程图签订合同某省公司业务部门根据市场变动情况，结合历史销售业绩和上级公司下达的购销指标作出销售预测，在每年的5月和10月和全国主要供应商洽谈业务，形成购销意向。然后，某公司在一年两次的全国订货会上和供应商签订合同。由于运输中存在专卖检查问题，一般需要按每次发货的实际运输能力签订数张合同，每张合同明确到品牌、数量、价格和运输方式等。供应商通知发货并开出发票省外供应商在发货之前与业务部门协商，确定是否执行合同，一般是按合同执行。确定执行合同后，省外供应商根据合同安排发货，同时开出销售发票并递交到业务部门。验收入库货到达仓库后，仓库保管员验收入库，填写入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联交业务部门、第三联交财务部门、第四联作统计。申请付款业务员收到供应商转来的发票，核实无误后填写付款申请单，经业务主管签字后将发票和付款申请单一并交财务部门。财务付款财务部门收到业务部门转来的付款申请单、发票和仓库转来的入库验收单，审核无误后付款。省内卷烟的采购流程省内卷烟的采购业务流程与省外的情况基本相同，只是在省内的两次订货会上签订计划衔接书而不是合同。在计划衔接书中没有细化到品牌，只明确购进数量。在总量不变的情况下，由省内供应商（中央直属烟厂）为主确定每月安排发货的卷烟品牌及数量。现有采购流程中存在的问题•存在代签情况，有些县级公司没有与某些省外烟草公司签合同的权限，所以由上一级分公司代它签合同。•由于市场行情看好而导致某些品牌短缺，县级公司或分公司可以向上级公司要货，如果分公司同意则成交，但没有正式合同，这给以后的营销信息系统录入采购订单造成麻烦。•省公司或分公司从省外烟草公司购进卷烟必须在国家烟草交易中心签订合同，造成公司开支增大。•在采购过程中存在一些违规行为，上级公司规定下级公司不执行。如，从平级公司购进卷烟。•单据不统一，不利于统计和日后营销系统的实施。•缺少明确的采购订单，采购合同严肃性差。•对地方烟厂缺乏管理，对其限区销售执行不严。•计划衔接书没有明确品牌和相应的数量，只有数量控制，给采购工作带来很大的不确定性。同时给营销系统的采购订单的录入带来困难。•烟厂调拨站给市县公司开的随货同行联不是发票的随货同行联，给财务记账和处理带来麻烦。对采购流程的改进在某省烟草公司现有流程基础上，结合IT技术的最新发展，提出改进的采购流程。出发点是依托信息技术，最大程度实现信息的共享。改进后的采购流程图见图2。供应商管理匹配发票订单审核供应商与业务员协商发货询价和交易采购计划管理寻价结果签订合同合同管理计划书合同或衔接书采购订单入库通知单和电子发票中央数据库供应商管理收集整理有关当前市场信息，了解市场上供应商的信息，如规模、实力、市场份额、产品品种、价格、付款条件和供货能力等，从中筛选出候选供应商以便进一步联系。询价和交易根据候选供应商，由系统生成询价单，业务员利用传单和电子邮件和供应商联系。采购计划管理将询价结果录入系统，生成采购计划，并汇报上级公司平衡，然后根据上级公司的调整确定采购计划。签订合同业务员根据采购计划在每年两次的全国订货会上或省内衔接会上和供应商签署合同或计划衔接书（统称为合同）。合同管理将合同录入系统，判断是否超标。在合同管理中，可以对合同进行更新、暂挂和终止等处理。供应商与业务员协商发货供应商发货前通知业务员发货计划。业务员如果同意执行计划，则在系统中自动生成采购订单。订单审核采购订单审核确认后，自动生成入库通知单和电子发票并储存在中央数据库中。匹配发票业务员收到供应商转来的实物发票后，将发票的票号补入到系统生成的电子发票有关字段中。仓库验收入库库管员根据供应商转来的随货同行联的合同号从系统中调出对应的入库通知单，审核无误后由系统根据入库通知单自动生成验收入库单。如果有差异，反馈给业务部。财务做相应处理财务部门根据合同号在系统中调出相应的验收入库单、电子发票，结合供应商的实物发票进行财务处理。仓库验收入库财务做相应处理中央数据库电子发票入库通知单图2改进后的业务流程图验收入库单验收入库单总结从上述的采购流程及改进后的采购流程中，我们可以看出由于烟草行业的特殊性，其中的问题不是一两个烟草公司所能解决的。作为烟草行业本身，需要国家调整烟草行业运作模式及相应的政策法规。而我们提出的方案是在原有的管理体制下进行改进的解决方案。在改进方案中，增加了电子商务的某些模式，消减了采购成本。增加了供应商管理模块，可以充分掌握供应商的信息以及交易记录。增加了合同管理模块，可以对合同进行有效管理，如用入库验收单核减合同数量等。增加了入库通知单和电子发票，方便了仓库验收入库处理和财务部门的财务处理。我们建议加强计划衔接书的严肃性，烟厂调拨站要把分解的发货计划及时通知烟草公司，以便烟草公司的采购流程顺利进行。规范了各类单据的名称和格式，便于系统的管理。公司领导和业务员可以根据各自的权限调看系统中的各类信息，进行合理的管理决策和安排采购、销售业务。案例2Kodak：伙伴战略Kodak公司的价值观•尊重个人尊严•真诚•信任•信誉•持续的改善与个人的提高伙伴关系背景资料买