人力资源管理工作分析与工作设计.ppt

第三章工作分析和工作设计第2页明确工作分析的意义及其在整个组织管理中的关键基础作用掌握工作分析的流程与组织实施的基本步骤掌握工作分析的方法学会编写工作说明书这个工作分析的成果文件充分认识工作设计在激励员工方面的重要性并掌握工作设计的常用方法学习目的第3页案例工作职责分歧一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上，车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净，操作工拒绝执行，理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查任职说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由同样也是任职说明书里没有包括这一类工作，这个工作应由勤杂工来完成，因为勤杂工的职责之一是作好清扫工作。车间主任威胁服务工说要解雇他，因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完以后就立即向公司投诉。第4页有关领导看了投诉以后，审阅了这三类人员的任职说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的任职说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作的状态，但并未提及清扫地板；服务工的任职说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作；勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作，但他的工作时间是从正常工人下班以后开始。第5页引言企业存在的管理问题及其解决思路第6页在以下几种情况下，需要进行工作分析1.新的组织建立的时候；2.工作分析被首次引入企业时；3.当新的工作产生时；4.当工作由于新技术、新方法、新工艺或新系统而发生重要变化时；5.岗位工作绩效普遍不佳第7页3.1工作分析概述一、工作分析的概念工作分析（jobanalysis）又称职位分析或岗位分析，它是确定完成各项工作所需的技能、责任和知识的系统过程。它需要全面了解一项具体工作或具体职务的管理活动，对每项工作的内容进行清楚准确的描述，对完成该工作的职责、权力、隶属关系、工作条件提出具体的要求,并形成职务说明书。第8页♂工作分析所解决的问题该项工作包括哪些体力和脑力劳动？工作将在什么时间、什么节奏下完成？工作将在哪里完成，工作环境怎么样？为什么要完成这项工作？人们如何完成这项工作？完成这项工作需要具备哪些条件？第9页二、工作分析的意义1.确保组织机构设计的科学和合理2.准确制定人力资源规划3.有效核定人力资源成本，正确做出相关的管理决策4.让组织及所有员工明确各自的工作职责和工作范围第10页5.组织有效招聘、选拔及合理配置人员6.制定合理的员工培训、发展规划7.制定考核标准及方案，科学开展绩效考核工作8.设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案9.为员工提供科学的职业生涯发展咨询二、工作分析的意义第11页工作分析选择♂工作分析与人力资源管理职能的关系任务责任职责知识技能能力人力资源计划招聘人力资源开发绩效评价报酬和福利安全与健康员工关系人力资源研究工作规范工作说明工作分析与人力资源管理职能的关系第12页三、工作分析的有关术语1.行动（action）。也称工作要素，指工作活动中不便再继续分解的最小单位。2.任务（task）。也称工作任务，指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合，是对一个人从事的事情所作的具体描述。3.职责（responsibility）。也称工作职责或工作责任，由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合。4.职位（position）。也称岗位，由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合。第13页5.职务（headship）、工作（job）。是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称。6.职系（Series）。是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同的职位系列。简而言之，一个职系就是一种专门职业。如教师系列。7.职业（profession）。由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合。8.职业生涯（career）。指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。三、工作分析的有关术语第14页思考与讨论：企业内的职位与职系第15页3.2工作分析的基本过程（一）准备阶段（二）调查阶段（三）分析阶段（四）完成阶段第16页工作分析的目的与意义进行宣传。组成工作分析小组或委员会。选择将要被分析的工作中有代表性的职务，即确定进行工作分析的样本。（一）准备阶段第17页对已有的相关资料进行收集。调查方法：1.把组织内各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度。（二）调查阶段第18页2.找出原来的工作说明和工作规范存在的问题，或对新设岗位的工作说明书提出拟解决主要问题。3.编制各种调查问卷、面谈提纲、现场观察提纲，以及编制工作日志等。4.收集资料。（二）调查阶段第19页♀工作分析中需收集的资料1.工作活动。a.工作活动和过程b.活动记录（例如以卡片形式）c.所采用的程序d.个人责任第20页2.工人的活动。a.人的行动，如有关工作的身体动作和沟通b.基本动作的方法分析c.对身体的工作要求，如体力耗费♀工作分析中需收集de资料第21页3.所采用的机器、工具、设备和辅助器材。4.与工作相关的有形和无形内容。a.所涉及或应用的知识b.加工的原材料c.制造的产品和提供的服务♀工作分析中需收集de资料第22页5.工作业绩a.可能产生的错误分析b.业绩标准c.工作结果的衡量，如完成任务的时间6.工作环境a.工作日程表b.物质和非物质奖励c.工作条件d.组织和社会的环境♀工作分析中需收集de资料第23页7.工作对个人的要求a.个人因素，如个性和个人兴趣爱好b.所需要的学历和培训程度c.工作经验♀工作分析中需收集de资料第24页1.认真审核、整理获得的各种信息。2.确定各种信息的用途，选择有用的信息。3.分析及发现有关工作和工作人员的关键成分。4.归纳、总结出工作分析必要材料。（三）分析阶段第25页具体包括：岗位名称岗位上下级关系岗位主要职责和任务岗位工作环境和条件岗位任职资格条件等等本阶段要形成职位说明书的基本要素第26页（四）完成阶段工作分析最后的任务就是要编写出工作说明书。第27页工作分析的基本过程信息收集和分析设计准备1.确定工作分析的目的和结果、使用的范围2.选择分析样1.选择分析方法2.选择分析人员收集信息分析、综合所获得资料结果表述1.工作描述（工作说明）2.职务规范(任职资格)3.职务说明书(工作说明书)运用指导1.报告分析结果2.知道如何运用分析结果工作分析活动的责任与权限的分配工作分析活动的组织与实施第28页工作分析步骤总结首先要明确工作分析目的和作用？其次要界定工作分析的范围，是所有的职位都做呢？还是关键岗位做？是技术岗位还是管理岗位？在此基础上，运用调查法、面谈法等，搜集工作分析的背景材料，比如企业的组织图，工作流程图、设计图、考核表，人事记录表，职务分类标准，岗薪等级，培训手册。然后，由受过工作分析训练的人事主管或专业人士对材料、信息进行整理，分析，研究编写工作描述与工作规范，形成职务说明书。最后，对职务说明书进行审核以供实践需要第29页3.3工作说明书的编写（一）工作说明书的结构基本资料工作描述任职资格工作环境第30页（二）工作描述的内容①工作概况②工作目标任务③工作的责任范围（或工作活动和程序）④工作结果⑤工作关系第31页（三）任职资格的内容任职资格也叫工作规范，即对担任某项职务的人员必须具备的知识、能力、生理和心理要求：学历和专业工作经验工作技能个性和兴趣性别、年龄、体能第32页（四）工作环境的内容包括：工作设备工作场所工作时间要求环境危险性、舒适性第33页（五）工作说明书编写和应用步骤：（1）根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟“工作说明”与“工作规范”；（2）将草拟的“工作说明”与“工作规范”与实际工作对比分析。第34页（3）根据对比的结果决定是否需要进行再次调查研究。（4）修正“工作说明”与“工作规范”。（5）对特别重要的职务可重复2-4的工作。（6）形成最终的“工作说明”与“工作规范”,合并为工作说明书。（五）工作说明书编写和应用第35页（7）将“工作说明”与“工作规范”应用于实际工作中，并注意收集应用的反馈信息，不断完善“工作说明”与“工作规范”。（8）对工作分析工作本身进行总结评估，注意将“工作说明”与“工作规范”归档保存，为今后的工作分析提供经验与信息基础。（五）工作说明书编写和应用第36页工作说明书编写技巧及实例在编写工作说明书时，一般都要按照一定的格式来进行，这里我们首先来看几种工作说明书的格式第37页副总裁的工作描述职位名称：副总裁（海外系统）职位代号：1-02职责：根据董事会与总裁的战略规划，辅助总裁发展与实施海外销售计划目标：根据１９９８年总公司目标计划，当年完成利润１亿；根据总公司５年规划，在今后５年中实现利润翻一番，每年至少递增２０％。海外业务点要在５年内增加１倍所需资格：有１０年以上基层管理工作经验、大学文化程度职务等级：２级（注：总裁为１级，视薪酬而定）直属领导：总裁主要下属：海外事务子公司总经理、驻外办事机构主任共１４人主要任务：１．辅助总裁对总公司海外事务子公司与驻外机构的全面领导。２．制定短期、中期（5年）、长期（10年）发展规划与战略，并提供分析报告。３．对下属两大系统的财务、人事全面负责，有权任免海外事务子公司与驻外机构的正、副职高层领导。第38页４．制定下属两大系统的工作规范与主要考核条例，并根据子公司业绩决定分配方案与业务扩展方案。５．完成由总裁或董事长根据总公司发展需要而规定的其他任务，并向总裁直接负责。工作关系：１．协调横向关系：主要是与国内销售系统、生产系统的副总裁之间的关系，要求互相配合，以总公司目标为重，共同对总裁负责。２．协调与各职能部门之间的关系：主要是与总公司财务部、发展战略部、市场开发部、人力资源部的部长协调关系，在各专业领域内要多与他们协商，听取他们的建议与意见，把他们视为参谋，以保证各专业领域内工作的顺利开展。３．不该直接指挥与本职务没有直接关系的（如生产子公司、海外机构的某销售部、某财务会计等）岗位，但可以通过正常途径听取他们的意见，并向直属下级提出行政处理办法。第39页实验车间技术员工作说明书职务：实验车间技术员职务编号：15038部门：技术开发部职务等级：8工作范围：从事实验工作，包括零部件的设计、加工、装配和改造。工作职责：1．根据图纸或工程师的口头指示，运用各种机械工具或安装设备，加工、改造产品；2．与工程师及车间主任一道，改进生产工艺；3．操作机床，使用焊枪并从事钳工的工作；4．阅读有关图纸及说明；5．指导本车间工人操作机器。仪器、设备及工具：普通车床、成型机、钻孔机、磨削机、电锯、冲压机、测量仪及其他手工工具。任职条件：高中毕业，或具有同等学力，具备了3~4年操作各种机械设备的经验，有较高的理解、判断能力，会看图纸，能熟练完成实验操作，且身体健康。第40页例1第41页例2第42页一般来说,一个内容比较完整的工作说明书都要包括以下几个具体项目:(1)职位标识(2)职位概要(3)履行职责（4）业绩标准(5)工作关系(6)使用设备(7)工作、的环境和工作条件(8)任职资格(9)其他信息。其中(1)~(7)项都属于工作描述,第(8)项任职资格属于工作规范,下面将结合这些项目来具体解释一下应该如何编写工作说明书。第43页1.职位标识。这就如同职位的一个标签,让人们能够对职位有一个直观的印象,一般要包括以下几项内容:职位编号、职位名称、所属部门、直接上级、下级和职位薪点。职位编号主要是为了方便职位的管理,企业可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息。例如在某企业中,有一个职位编号为HR-03-06,其中HR表示人力资源部,03表示主管级,06表示人力资源部全体员工的顺序编号。再比如MS-04-TS-08,其中MS表示市场销售部(market和sales的首字母缩写),04表示普通员工,TS表示职位属于技术支持类,08表示市场销售部全体