公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法

公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法交通部档案馆宁列辉[e-mail]公路工程文件材料收集及立卷归档工作执行标准收集范围：《关于关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发【2010】65号）•分类整理：《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）现在改为【2010】382号•案卷编目：《交通文件材料立卷归档办法》（交办发[1992]100号）•注：65号文仅作为公路建设项目文件材料收集归档范围，不能按附录二整理和编目。文件材料的整理编目应按382号文执行。归档范围﹙详见交公路发【2004】446号《关于贯彻执行公路工程竣（交）工验收办法》有关事宜的通知﹚•凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。设计阶段目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。•施工阶段•开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件•分部分项开工申请及批准文件•原材料及构件出厂证明、原材料试验报告•工程检验申请批复单、检验及评定文件•施工原始记录•施工日志、大事记•各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录•隐蔽工程验收记录•交工验收文件•监理工作大纲、日志•监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料）•竣工图•科研、新技术运用•施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）招投标、计量支付及计划进度表的归档•招投标及合同管理文件、计量支付文件和计划进度文件应单独收集整理编目和归档。收集责任分工•交通主管部门及项目法人单位：负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；•设计单位负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；•施工和监理单位负责施工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作重复归档问题•监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。（开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等)•建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理印发的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。•计划进度表由项目法人单位归档。一般行政文件与工程管理文件的区分•公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理，并经建设单位向有关单位单位移交。•一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，如是业主在其管理活动中形成的行政文件，应按文书档案收集整理要求归入文书档案，不应与公路工程档案一并归档，也不需向运营管理单位移交；如是施工及监理单位形成的，不需要向建设单位移交。公路工程文件材料收集要求•原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。•完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标•真实性。现场记录，同步进行。•准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。应为现场第一手记录归档•规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。收集方法明确文件材料收集归档责任各单位均应明确各部门各岗位文件材料收集归档责任，每一工序和每项工作完成后，承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档，以便于开展预立卷工作。同步开展工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查；平时预立卷制度与收集工作同步开展预立卷工作预立卷工作应保持其连续性按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目结合案卷整理工作开展预立卷工作设计阶段文件材料的收集和预立卷方法•设计阶段按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容分别进行收集设计准备阶段设计阶段施工阶段文件材料收集及预立卷施工准备阶段按其工作内容分别开展施工阶段按分项工程分别建立预立卷类目几种特殊情况交工及缺陷责任期施工准备阶段文件材料的收集•按照办理合同段开工手续及进行相关准备工作程序分别收集并建立预立卷。开工批准（含合同段施工组织设计）、控制点测量、加密测量及复测、图纸会审、技术交底等施工阶段文件的系统收集分清单位分部分项工程内容—依据单位、分部、分项工程划分情况建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目，并据此确定相应文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内。一般按分部建立文件收集类目。凡在同一分部工程建设过程中形成的文件材料，均应归入同一类目，进行收集和预立卷。不同单位工程的分部工程不能交叉进行预立卷•K6+352.6分离立交桥梁单位工程为例：该单位工程划分为基础及下部构造、上部构造、总体、桥面系及附属工程、防护工程等分部工程。•以上述分部工程为预立卷类目，分别作为收集所含各分部工程形成的各类竣工文件材料的预立卷类目。•如分部工程文件材料多，可依子分部划分例如：k6+352.6分离立交它的分部基础及下部构造单独放在一个档案盒里，很可能撑不下，我们可以以它的子分部，0-23号墩基础及下部分别为一单位进行组卷，（桩基、承台、立柱、台身、台帽、台背回填）0号1号的放在一盒，2号、3号的放在一起，以此类推。上部构造也一样，我们可以以它的子分项第1孔上部构造、第2孔、第3孔。单独放在一盒。一般情况下不以分项工程划分单独组卷，资料整理参照监理处批复的《单位、分部、分项的划分的批复》，以分部为一单位进行整理，建立本分部工程所含各分项工程文件材料预立卷文件夹，分别收集各分项工程形成的竣工文件材料。•路基工程中：路基土石方也一样，一般按照1-3公里为一分部进行单独组卷，另外再加上路基工程中的分部工程小桥、通道、和每段上涵洞也分别单独组卷。土石方分项为：土方路基、软土地基及土工合成材料处治层。•路面工程：一般情况下是按每1公里为一分部，把路面工程每个分部单独组卷。分项工程是：底基层、基层、面层、路缘石等几类可按合同段或单位工程收集和进行预立卷的情况•设计变更、施工日志可以合同段为单位按问题集中收集进行预立卷。•原材料及产品合格证明文件：如是同一单位工程共用的，可按单位工程集中收集进行预立卷；如果是某一分部工程专用的，应归入相应部位。•该合同段单位、分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可以单位工程集中收集整理进行预立卷。•标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷；抽样试验如土方及其他填筑施工密实度、混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验等，应按分部或分项工程分别收集进行预立卷。•以某一桥墩（共含4根水下灌注桩）预立卷为例本类目下收集了在本桥墩分部工程施工过程中产生的相关文件材料，有本分部开工批准文件、1-4#桩的分项开工批准文件、本分部专用的原材料质量保证文件、1-4#桩的每道施工工序原始记录文件和工序报验单，具体如下：施工放样原始记录及报验单、钻孔记录及报验单、泥浆性能试验记录、钢筋加工报验单、钻孔中考后灌注混凝土前检验记录表、钻孔桩水下混凝土灌注记录表及报验单、混凝土工程施工记录（混凝土试块）、混凝土抗压强度试验记录、钻孔桩成桩试验记录、钻孔桩超声波检测报告、就工序施工质量指令性文件、中间交工证书等。（按每根桩依次分别收集归类）交工验收阶段•按工作程序依次进行收集和预立卷施工单位与业主、监理质量控制方面的往来文件•应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。如监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令，以及施工单位就整改要求落实情况的回复，应归入相关工序，连同该工序其他施工过程原始记录文件一并收集整理归档，不可将该合同段所有往来文件集中整理，形成往来文件转卷，不利于今后的查找和利用。整理总体质量要求•整理的基本原则：遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。具体要求（充分利用预立卷）•在预立卷基础上，按工程文件材料的自然形成过程进行分类.首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段,其次按照工程的自然进展过程,最后是结合文件材料自身的实际情况.•系统：应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系首先应能反映分项（分部、单位）工程施工过程的有机联系其次应能反映同一类工作活动文件材料间的有机联系（共用原材料、标准试验等）卷内文件材料的系统化系统案卷的系统化排列卷内文件系统化排列•由案卷的组卷单位对卷内文件进行系统化排列•卷内文件系统化排列基本要求：依据卷内文件之间的有机联系，结合问题的重要程度进行排列竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列。•页号：在右下脚用阿拉伯数字依次编写编目规范卷内文件标题拟写及编目应对卷内每份独立成件的文件依次进行登记，文件标题应能准确反映该份文件的具体内容。（如每一工序检验申请批复单，应标注工序名称）案卷题名拟写及编目案卷题名应能准确反映该卷文件材料的主要内容，标题中应包含项目、桩号、单位、分部及分项工程名称，合同段代码可不反映方便保管和利用（装订）案卷题名拟写•包括项目名称、桩号、单位（分部、分项）工程名称及文件名称。某桥梁下部构造1#墩的案卷题名：XX桥1#墩施工文件材料。案卷的系统化排列•由施工单位、监理单位及项目法人单位应分别对收集归档的所有案卷按照案卷的自然形成过程，依次进行排列：•立项审批—设计—工程准备—施工—竣工验收。其中施工阶段按照项目法人—施工单位（按合同段顺序）—监理单位（按合同段顺序）进行排列。•合同段中案卷的系统化排列可按以下顺序排列、施工准备、共用原材料质量保证文件、设计变更文件、施工日志、单位、分部、分项工程质量检验评定、施工原始记录文件、合同段交工验收文件。•档号。简单明了。卷内文件目录的编制•卷一号文件编号题名责任者编制时间页次备注1XX高速公路K73+440-K73+473路基工程软土地基处理开工报告一公局2005-11-81-50以一次报验审批手续单独填写2XX高速公路K73+440-K73+473路基工程软土地基中粗砂换填第一层施工序原始记录513XX高速公路K73+440-K73+473路基工程软土地基中粗砂换填第二层施工原始记录706XX高速公路K73+440-K73+473路基工程软土地基中粗砂换填第五层施工原始记录1107XX高速公路K73+440-K73+473路基工程软土地基砂垫层施工原始记录1258XX高速公路K73+440-K73+473路基工程软土地基碎石垫层施工原始记录1391XX高速公路K86+442苏店河特大桥基础及下部结构2#墩及桩基工程开工报告…1-102XX高速公路K86+442苏店河特大桥基础及下部结构2#墩2-1桩基施工原始记录…113XX高速公路K86+442苏店河特大桥基础及下部结构2#墩2-2桩基工程施工原始记录…234…XX高速公路K86+442苏店河特大桥基础及下部结构2#墩桩基横系梁施工原始记录…345…XX高速公路K86+442苏店河特大桥基础及下部结构2#墩2-1、2-2立柱施工原始记录…556…XX高速公路K86+442苏店河特大桥基础及下部结构2#墩盖梁