搜索
1济南市公路管理局改建（大修）工程竣工文件材料立卷归档管理办法（试行）第一章总则第一条为规范公路工程竣工文件材料的立卷归档工作。保证公路工程专业档案质量，根据省交通厅《关于印发山东省交通厅档案管理办法的通知》(鲁交办[2001]30号)、《关于印发山东省交通基本建设项目档案资料管理办法的通知》(鲁交办[1994]2l号)、省交通厅转发交通部《关于印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法的通知》和山东省交通厅公路局《公路工程竣工文件材料立卷归档办法》，特制定本办法。第二条本办法所称公路工程竣工文件材料是指一般改建及大修工程自建设项目立项开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。第三条公路工程建设项目档案资料工作，应坚持集中统一管理的原则，实行统一领导、统一制度，确保档案资料完整、准确、系统和安全。第四条公路管理机构，应根据统一领导、分级管理的原则，依法对在建项目公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督、检查、指导。2第二章组织与职责第五条公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应将公路工程竣工文件材料立卷归档工作纳入公路工程建设项目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责公路工程文件材料的立卷归档工作，并在各自的职责范围内，搞好文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。第六条公路工程建设项目的档案资料工作要与项目建设同步进行，即项目立项时，应提出文件材料的立卷归档要求；对公路工程建设项目进行部署、检查时，要同时部署、检查档案资料的工作情况；工程竣工验收时，同时验收竣工档案资料。第七条公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、整理和组卷要求。(一)交工验收前，项目各参建单位，在项目其职责范围内，做好项目档案资料的立卷归档工作。(二)交工验收时，验收小组着重抽查项目档案归档情况，在评价档案资料完整、准确、系统情况后，对存在问题，提出改进意见，限期整改。(三)竣工验收时，建设单位（业主）根据交工验收时提出的改进意见，重点检查设计、施工、监理等单位的档案整理工作。对验收合格的档案资料（原件与复制件各一套）交建设单位(业主)3档案部门保管。建设单位(业主)与形成档案资料的单位，应对档案资料分别进行逐一清点，并填写《科学技术档案归档接收签证单》。(四)竣工验收后，建设单位（业主）应在三个月内向养护或使用单位办理移交手续。第三章公路工程文件材料的形成与管理第八条发文字号(一)发文字号一般包括行政区域代字、单位代字、项目代字、施工过程中单位代字、年份、序号。发文字号置于文件名称之下、横线中央之上。(二)上报文件应注明文件签发人姓名，签发人姓名打印在文头横线右上方，发文字号左移。(三)发文字号中的行政区域代字、单位代字，应使用规范的简称。(四)正式文件年号一律用公元纪年，全称括于方括号内。第九条公文用纸公文用纸采用国际标准A4型(长297mm，宽210mm)，左装订。第十条施工过程中使用的单位名称、印章中刻制的内容与公文文头要求一致。单位名称拟写：4例1：规范的中标施工单位名称简称xx至xx公路xx合同段项目经理部例2：规范的中标监理单位名称简称xx至xx公路xx监理处第十一条发文字号、单位名称、印章刻制内容，由原单位拟写，报建设单位(业主)汇总、审核，备案后使用。第十二条公路工程项目发文字号、单位名称确定后，不得随意更改，直至项目结束。第四章公路工程文件材料的收集第十三条凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案。第十四条公路工程文件材料按下列分工收集：(一)公路工程在项目准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成的文件材料及工程管理性文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集。(二)公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集。(三)公路工程施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集。然后由总承包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由5建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包公路工程建设项目全部文件材料。（四）公路工程监理文件由监理单位负责收集。第十五条公路工程文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时收集、整理。第五章公路工程竣工文件材料的整理第十六条公路工程竣工文件材料由建设单位(业主)组织勘察设计、施工、监理等单位，根据交通部《公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）所确定的立卷单位分工，分别整理组卷。第十七条公路工程竣工文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则。分类科学，便于查找利用。(一)公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料，应按阶段、性质、内容分类整理组卷。(二)公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别6整理组卷。(三)公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告，施工组织设计、施工计划、施工日志、中间验收及与业主或监理的来往文件等管理性文件，按阶段、合同段、问题组卷。各项施工原始记录、监理工作记录等按路线进行方向，结合单位工程(含分部、分项)及不同专业，分别整理组卷。(四)公路工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件，与业主或总监及参建单位的来往文件等，由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。第十八条档号的编制(一)档号：由档案分类号和案卷顺序号组成。(二)档号由建设单位(业主)的档案部门按照《济南市公路管理局档案分类编号实施办法》（附件二）统一编制。第十九条档号章(一)档号章格式与尺寸：档号件号页数档号章宽度为60毫米，分为4×15毫米；高度为20毫米，7分为2×10毫米。(二)档号章的位置：在每件文件首页的右上角空白处。(三)资料整理单位用铅笔填写件流水号和每件的页数。第二十条卷内文件材料的排列(一)卷内文件材料按照一定的顺序，以件为单位排列。(二)管理性文件按问题、时间或重要程度排列；(三)项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列；(四)设备文件材料，按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；(五)竣工图按里程、专业、图号排列；(六)卷内文件材料一般文字材料在前,图样在后；第二十一条案卷的编目(一)案卷应由案卷封面和卷脊、借卷守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成（除页号外，均由档案部门编制）。(二)案卷封面（附件三）1．案卷封面采用案卷外封面的形式。外封面印制在卷盒的正表面。2．案卷题名(1).案卷题名应包括公路工程建设项目的名称，起讫里程、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反8映出案卷的基本内容。项目技术文件材料案卷题名的表示形式：国道xx公路xx段xx桩号xx工程xx结构xx部位xx名称。示例：国道xx公路xx段xx桩号路基工程土石方填筑检测表。管理性文件案卷题名的表示形式：国道xx高速公路xx段+责任者+问题+名称示例：国道xx公路xx段监理处关于加强安全生产管理工作的通知、函(2).管理性文件案卷题名的名称排列顺序：令、决定、会议纪要、通报、报告、意见、请示、批复、通知、函(3).案卷题名在拟写时，尽可能与批复的项目建议书、形成的文件材料的名称相吻合。如果不同，则协商建设单位(业主)确定建设项目的名称。3.编制单位：是指案卷形成单位。4.编制日期：是指案卷形成日期。5.保管期限：根据交通部《公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表》，由文件材料形成单位划分保管期限。6.密级：暂不填写。7.档号：填写档案分类号和案卷顺序号。98.档案馆号：暂不填写。9.“案卷题名”及“编制单位、编制日期、保管期限、密级”，可用3号宋体字打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。外封面“档号内容”填写，用4号宋体字，一行打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。(三)案卷脊背项目的编制（附件四）l.案卷脊背项目有档号、案卷题名。2.档号内容用3号宋体字分两行横排居中打印。第一行填写档案分类号，第二行填写“一一xx”，“xx”表示案卷顺序号。3.脊背“案卷题名”内容，用3号宋体字自右至左居中竖写，首行空两个字。桩号打印要求字头向右，躺着打。4.脊背内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，再贴在脊背对应位置。贴纸要求比脊背宽度窄2mm。(四)借卷守则（附件五）：“借卷守则”用初号宋体加粗字，其余均用1号宋体加粗字，要求印刷或粘贴在正面卷盒的背面上。(五)卷内文件目录的编制（附件六）l.顺序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从l起依次标注。2.文件编号：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上，没有则空着。3.责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可10采取通用的标准简称。4.文件题名：(1)原文上有标题的，可以照录下来；(2)原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“[]”号；(3)每件文件材料的标题，在拟写时要顶格，一横格内书写两行；5.日期：是指文件材料的形成日期。填写时间时可省略年、月、日”字样，在表示年、月的数字右下角加“.”号。6.页号：应填写单份文件材料的页数。(1)卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。(2)页号的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。(3)借阅守则、卷内文件目录、备考表不编页号。(4)案卷的页号，要求以件为单位编写件流水号。(5)页号用铅笔编写。(6)归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的，可在卷内文件目录“页数”栏中填写已编有的页数。7.备注：留待对卷内文件变化时作说明用(如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注具体载体档案的档号)。8.卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。11(六)卷内备考表的编制（附件七）l.卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和。2.立卷人：由档案整理组卷人签名。3.审核人：由组卷单位负责人审查签名。4.立卷时间：填写完成立卷的日期。5.审核时间：审核图表1案卷完成的日期。6.备考表排列在卷内文件材料尾页之后。第二十二条归档文件材料的制作和书写材料要求：(一)书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一。(二)禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不易长久保存的书写工具书写。(三)凡由易褪色书写材料制成的文件材料(复写纸、色带打印件、传真件)应复印后，原件在前，复印件在后，作为一份文件一并保存。第二十三条公路工程竣工图归档应符合下列要求：(一)竣工图应能全面、准确地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。(二)施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖12竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。(三)凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10％的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。(四)重复使用的标准图、通用图，可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在备考表中注明。(五)竣工图均按A3号纸(420mmx297mm)大小装订，对某些