大连市重点建设项目档案管理规定

大连市重点建设项目档案管理规定2009年12月出台的背景一、国内基建投资逐年加大，重点建设项目逐年递增，项目档案工作必须规范管理。二、随着《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《重大建设项目档案验收办法》的出台，各地必须在此基础上制定适合本地区的管理办法。三、各地区、各行业在对业务标准、规范的理解及执行上有差异，操作随意性大。四、提高本地区建设项目档案管理水平。第一章总则第一条为加强全市重点建设项目档案管理工作，保证重点建设项目档案的完整、准确、系统，根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》、《大连市档案管理办法》及国家、省有关规定，结合本市实际情况，制定本规定。——制定目的和依据第二条本规定适用于大连市行政区域内重点建设项目建设与使用全过程中的档案管理工作。——适用范围第一章总则第三条本规定所称重点建设项目，是指大连市政府公布的及项目主管部门确定的具有一定规模的对全市经济、社会或者环境有重大影响的建设项目，主要包括：（一）国家、省在我市的重点建设项目；（二）对完善城市功能、改善投资环境有重要作用的城市基础设施项目，含道路、桥梁、涵洞、隧道、地铁、快轨、水利、港口、人防工程等项目；（三）产业关联度大、能带动产业结构调整和升级的基础产业项目和高科技农业项目；（四）关键领域的重点高新技术项目；（五）利于优化经济结构和产业结构的现代服务业项目；（六）利用外资、民间资本和其他社会资本有重点影响及示范作用的项目；（七）对改善民生、提高人民生活质量、促进和谐社会发展有重点影响的社会公共事业项目；（八）利于节能减排、促进生态文明建设的环保项目；（九）利于提高政府工作效率、完善政府公共服务功能的电子政务建设项目；（十）市政府规定的其他项目。第四条重点建设项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。第二章项目档案管理职责第五条大连市档案局主管全市的重点建设项目档案工作，对项目档案人员进行定期业务培训，负责项目档案的监督、指导和专项验收工作。第六条建设单位的上级主管部门负责对项目档案工作管理体制与设施、项目文件资料归档等工作进行监督指导，并参与项目档案的专项验收。第七条建设单位应当明确项目档案工作管理机构与分管领导；配备项目专兼职档案人员，建立项目档案管理网络；落实项目档案工作所需经费；坚持“四同时”管理，即下达项目任务的同时下达归档要求；检查工程进度的同时检查文件形成情况；项目竣工验收的同时验收项目档案的完整、准确、系统情况；上报项目评优和有关人员提职考核的同时，档案部门出具专题档案归档证明材料。第二章项目档案管理职责第八条建设单位项目档案工作管理机构和人员的主要职责：建立健全项目档案工作各项规章制度，坚持“三参加”管理。即档案部门参加设计项目及工程进行例会等会议；参加单项或阶段的竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。收集、整理本单位形成的项目档案，确保项目档案工作与项目建设同步进行，维护项目档案的完整、准确、系统；对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导；专、兼职档案人员应当忠于职守，遵守纪律，参加档案专业培训，具有专业技术技能。第二章项目档案管理职责第九条项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的编制、整理、归档工作。第三章项目档案的管理第十条全市重点建设项目文件材料的收集和档案的整理等工作必须符合《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）的有关规定。第十一条建设单位与各承包单位签订的项目承包合同，应按照档案管理有关规定与标准，明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。第三章项目档案的管理第十二条实行总承包的项目，各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料，并提交项目建设单位；由建设单位分别向几个单位发包的项目，各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目建设单位或由项目建设单位委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。第十三条归档的项目文件材料要求字迹清晰、图面整洁，载体及书写材料符合档案保管要求。第三章项目档案的管理第十四条建设单位应采取拍照、录像等方式，将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录，制作、形成音像档案，及时归档保存，并向大连市档案馆和本单位档案部门移交。第十五条建设单位按照有关规定，除向大连市城市建设档案馆等单位移交项目档案之外，本单位应至少保留一套完整、准确、系统的项目档案。第十六条建设单位保留的项目档案应符合《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）规定。向大连市城市建设档案馆移交的档案应符合大连市城市建设档案馆的进馆要求。第三章项目档案的管理第十七条存放项目档案的库房应符合《档案馆建筑设计规范》的基本要求，采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施，保证项目档案的安全管理。第十八条项目建设单位要逐步提高档案信息化管理水平，建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度，做好电子文件的归档和电子档案的保管，确保其真实、完整和有效。有条件的单位要逐步实现项目档案信息的网络化服务。第四章项目档案的登记和验收第十九条建立重点建设项目档案登记制度。凡新开工、续建、收尾和竣工试生产的全市重点建设项目，属新开工的必须于项目开工后6个月内向市档案局报送登记表（见附件2）；属续建项目的，必须于每年11月底向市档案局报送登记表。对未按规定进行登记的单位予以通报，并限期登记。第二十条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第四章项目档案的登记和验收第二十一条申请项目档案验收应具备下列条件：（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；（四）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。第四章项目档案的登记和验收第二十二条项目档案验收前，由建设单位组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作，做出档案专项验收自检报告。其主要内容包括：（一）项目建设及项目档案管理概况；（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；（五）存在的问题及解决措施。第四章项目档案的登记和验收第二十三条建设单位在项目整体竣工验收前一个月，经上级主管部门审核同意后，向大连市档案局报送档案专项验收自检报告和监理单位出具的项目档案情况报告，并填报《大连市重点建设项目档案验收申请表》（附件3）一式三份。大连市档案局收到《大连市重点建设项目档案验收申请表》后，在三个工作日内对项目档案验收安排做出答复。第四章项目档案的登记和验收第二十四条项目档案验收工作一般应当单独组织。采用召开档案专项验收会议的形式，由组织档案验收的单位负责召集。项目建设、勘察、设计、施工、监理单位的有关专业人员列席会议，协助项目档案验收工作。第二十五条检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查案卷时，凡项目档案总量超过2000卷的，抽查10%以上的档案；总量超过1000卷不足2000卷的，抽查20%以上的档案；总量在1000卷以下的抽查30%的档案。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同与协议等。第四章项目档案的登记和验收第二十六条项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具档案验收意见。其主要内容包括：（一）项目建设情况；（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；（三）存在问题、整改要求与建议。第四章项目档案的登记和验收第二十七条通过档案验收的项目建设单位应将《大连市重点建设项目档案验收合格证书》（附件4）一式三份，报送大连市档案局审批。审批单位应在三个工作日内办结审批手续。第二十八条凡档案验收不合格的建设项目，验收组应提请项目建设单位限期于项目整体竣工验收前对存在的问题进行整改，并负责复查工作。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。第五章项目档案的移交第二十九条项目整体竣工验收后三个月内，建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续，明确移交档案的内容、数量等，并有完备的清点、签字等交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。第三十条本市规划区内的项目，建设单位应在项目整体竣工验收后三个月内，向大连市城市建设档案馆报送一套完整的项目竣工档案。第六章附则第三十一条各区市县可参照本规定制定具体的实施细则。第三十二条本规定由大连市档案局负责解释。第三十三条本规定自2009年5月1日起执行，有效期为5年。