监理数据归档管理办法（试行）

1监理数据归档管理办法(试行)根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001和《归档文件整理规则》DA/T22-2000，并结合我所建设工程监理业务实际情况，特制定本办法。一、监理资料的整理原则1、遵循建设工程监理数据形成的规律，保持檔之间有机联系，便于档案的保管利用；2、应按工程项目、单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。二、监理数据的归档范围1、合同文件①施工监理招投标文件；②建设工程委托监理合同；③建设工程施工合同；④建设工程分包合同；⑤合同变更的协议文件；⑥有关材料、设备的订货合同。2、勘察水文气象和设计檔①建设工程地质勘察报告；②建设工程施工图；③水文气象资料；2④工程标高中心线基准点资料。3、监理指导檔①监理规划；②专业监理实施细则；③单项、单位、分部、分项和检验批划分资料等。4、资质文件①总包单位资质数据；②分包单位资质数据；③供货单位资质数据；④试验单位资质数据。5、工程进度控制文件①工程开工报审文件；②工程暂停工\复工令；③工程进度计划报审文件；④监理项目部编制的总施工进度网络计划和调整网络计划；⑤工程延期报告及审批檔。6、工程质量控制文件（1）、施工现场质量管理资料；①施工组织设计文件、主要分部工程施工方案和季节、专项工程施工方案；②施工单位质量管理制度、质量责任制和质量检验制度3③各专业工种上岗证；④对分包单位的管理制度⑤现场材料和设备定置管理制度。（2）、质量控制数据A、建筑与结构①图纸会审、设计变更、洽谈记录；②工程定位测量、放线记录；③原材料出厂合格证书及进场检（试）验报告；④施工实验报告及见证检测报告；⑤隐蔽工程验收记录；⑥施工记录；⑦预制构件、预拌混凝土合格证；⑧地基基础、主体结构检验及抽样检测数据；⑨质量缺陷与事故的处理檔；⑩新材料、新工艺施工记录。B、给排水与采暖①图纸会审、设计变更、洽谈记录；②材料、配件、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告；③隐蔽工程验收记录；④施工记录。4C、工艺钢结构和工艺管道①图纸会审、设计变更、洽谈记录；②材料、构配件出厂质量证明数据及进场检（试）验报告；③隐蔽工程验收记录；④施工记录。D、电器自动化仪表①图纸会审、设计变更、洽谈记录；②材料、设备出厂合格证书、产品使用说明书、设备清单、开箱验收记录验及进场检（试）验报告；③隐蔽工程验收记录；④施工记录；⑤一次仪表的校验记录。E、机械设备①图纸会审、设计变更、洽谈记录；②材料、设备出厂合格证书、产品使用说明书、设备清单、开箱验收记录验及进场检（试）验报告；③隐蔽工程验收记录；④施工记录。（3）安全和功能检测数据A、建筑与结构①屋面淋水试验记录；5②防水效果检查记录和蓄水试验记录；③建筑物垂直度、标高、全高测量记录；④抽气（风）道检查记录；⑤幕墙及外窗气密性、水密性、耐风性检测报告；⑥建筑物沉降观测测量记录；⑦节能、保温测试记录；⑧室内环境检测报告。B、给排水与采暖①给水管道通水打压试验记录；②暖气管道、散热器压力试验记录；③卫生器具满水试验记录；④消防管道、燃气管道压力试验记录；⑤排水干管通球试验记录；C、工艺钢结构和工艺管道①煤油渗透试验记录；②管道和阀门强度严密性试验记录；③管道冲洗、吹扫记录；④真空度检测报告；⑤焊缝无损探伤检测报告；⑥油质清洁度和脱脂检测报告。D、电器自动化仪表。6①照明全负荷试验记录；②大型灯具牢固性试验记录；③避雷接地和设备接地电阻测试记录；④线路、插座、开关接地检验记录；⑤高压开关柜、电缆和变压器的耐压试验；⑥电器设备的绝缘电阻检测记录；⑦电器设备的调试试验记录。E、机械设备①单机无负荷联动和负荷联动试车记录；②设备安装后的强度严密性试验记录；（4）、检查验收资料①工程竣工验收数据；②单位工程验收数据；③分部工程验收数据；④分项工程验收数据；⑤检验批验收资料。7、工程投资控制文件①施工预算数据；②预付款报批资料；③月工程量预算和进度款报批数据；④费用索赔处理檔；7⑤工程签证文件；⑥工程竣工决算和结算审核资料。8、工程安全和文明施工控制檔①施工机械、设备使用性能报告和年检合格证明；②施工单位安全管理体系和安全文明施工制度；③监理项目部安全管理体系和安全控制监理流程；④安全文明施工监理措施；⑤监理检查工程安全所发的各种指令及有关数据；⑥安全事故处理檔。9、会议纪要①第一次工地会议纪要；②监理交底会议纪要；③监理例会纪要；④专题会议纪要。10、监理报告①监理旬报；②监理月报；③监理专题报告；④业务考察报告；⑤工程质量评估报告。11、监理工作函件8①监理通知单（附监理回复单）；②监理工作联系单；③合理化建议书。12、工程验收文件①质量监督站工程质量验收数据；②政府有关部门对特殊工种的检查验收结论；③工程竣工验收备案表及竣工移交证书。13、监理日志①总监(监理部)监理日志；②专业监理人员监理日志。14、监理工作总结①监理阶段小结；②工程竣工监理工作总结；③监理业务手册。15、监理工作记录文件①旁站检查记录；②抽检和平行检查记录；③收发文件记录；④有关试验台账记录；⑤代表性工程照片影像数据。16、监理内部文件9①项目部内部管理制度；②事务所、项目部内部考核制度；③监理法规学习记录；④工程管理往来函件。17、其它应归档的监理数据三、归档文件的质量要求1、归档的监理檔应为原件。2、监理檔的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、监理檔的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4、监理檔应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水，不得使用易退色的书写材料，如圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、监理檔应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、监理文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。四、归档文件和数据的编号办法1、文件和资料的编号依据案卷类别、项目结构和建设文件归档整理规范，对文件数据进行编号。文件、数据名称代号，例如：10文件、数据名称合同文件监理指导檔监理报告监理日志监理工作总结会议纪要代号HTZDBGRZZJJY2、文件、资料的分发号所有分发（转发）的文件、数据均应写明分发号，分发号从001开始顺序编号，不得跳跃和重复。五、监理数据的管理、验收与移交1、监理数据必须及时整理、真实完整、分类有序。2、项目部监理数据的管理应由总监理工程师负责，并指定专人（或兼职数据员）具体负责实施。3、在工程竣工验收后3个月内，由总监理工程师组织项目部监理人员对监理资料进行整理归档，监理数据在移交事务所档案管理部门前必须由总监理工程师审核签字。4、归档数据封面应注明工程名称、合同号、业主名称、项目监理部、总承包单位、开竣工日期、数据员、审核人。5、监理数据经事务所档案管理部门验收合格后，填写“监理档案移交表”，报事务所技术负责人批准，交接双方签字、盖章后，移交事务所档案管理部门保存管理。6、利用计算机进行数据管理的项目监理部必须同时将有关软盘数据移交事务所档案管理部门。7、保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附件4。1135永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的檔，该案卷保管期限应从长。8、因工作需要借用监理档案时，经档案管理部门负责人同意，填写“檔借阅登记表”，办理借阅手续，用完及时归还。本办法在实施过程中，应根据国家相关规范，结合监理工程的结构特点和施工质量验收规范内容，制定具体的监理资料组卷和编目整理实施细则。附件1：卷内目录式样附件2：案卷目录式样附件3：备考表式样附件4：建设工程监理文件保管期限表附件5：监理日志的填写规定附件6：档案盒立面样式附件1：卷内目录式样122521015×152973515尺寸单位统一为:mm附件2：案卷目录式样序号文件编号责任者文件题名日期页次备注132515×15210352972515序号总登记号案卷题名日期页数备注尺寸单位统一为:mm附件3：备考表式样142515297210252515尺寸单位统一为:mm附件4：建设工程监理文件保管期限表序归檔文件保管期限备注本盒（卷）共有档案卷（页），其中：文字材料卷（页）；图样材料卷（页）照片张；光盘张录像带盒说明：立卷人：年月日审核人：年月日15号永久长期短期1工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单√2监理规划√3监理实施细则√4监理部总控制计划等√5监理月报中的有关质量问题√6监理会议纪要中的有关质量问题√7工程开工／复工审批表√8工程开工／复工暂停令√9不合格项目通知√10质量事故报告及处理意见√11有关进度控制的监理通知√12有关质量控制的监理通知√13有关造价控制的监理通知√14工程延期报告及审批√15费用索赔报告及审批√16合同争议、违约报告及处理意见√建设工程监理文件保管期限表序归檔文件保管期限备注16号永久长期短期17合同变更材料√18专题总结√19月报总结√20工程竣工总结√21质量评价意见报告√22检验批质量验收记录√23分项工程质量验收记录√24基础、主体工程验收记录√25幕墙工程验收记录√26分部（子分部）工程质量验收记录√272829303132333417附件5：监理日志的填写规定1、监理日志是监理过程中质量记录的重要内容，是整个监理过程的真实反映，监理日志竣工后作为竣工数据归档。2、监理日志编写要求基本情况一览表要据实填写，若有单位、负责人变化，须在变更栏详细填写。3、监理人员在填写监理日志时，必须每天认真记录，不准日后补记。4、监理日志不得使用铅笔或其它易退色的笔填写，填写后，填写人签名标示。5、监理日志应根据每天的实际情况真实记录如下内容：①现场监理部人员变更情况。②施工单位及人员变化情况。③已完工程量。④材料、设备进场情况。⑤协调各方关系情况及事项。⑥工程质量事故处理意见及采取的措施。18附件6：档案盒立面样式样式：举例：项目名称→14号字总登记号→18号字总登记号大类编号→16号字五中小类编号→12号字A-2（第N卷）→12号字（第N卷）总第N卷→16号字总第25卷案卷题名→14号字案卷题名XXXXXXXX→24号字工程进度控制文件二〇○X年度→12号字二〇○X年度单位→12号字单位