项目施工阶段监理工作资料管理

项目施工阶段监理工作资料管理讲座广建监理第一分公司2010年12月5日一.信息管理的基本概念1.信息管理的定义对信息的收集、整理加工、储存、传递与应用等一系列工作的总称。2.信息管理的目的通过有组织的信息流通,使决策者能及时、准确地获得相应信息。【对项目监理部而言，信息管理还有另一目的：反映、记录监理行为，使之可追溯。】3.信息管理的原则（1）标准化原则要求对信息的分类进行统一,对信息管理流程进行规范,实现标准化。（2）有效性原则信息应针对不同层次管理者的要求进行筛选和浓缩。（3）及时性原则（4）时效性原则二.建设工程施工阶段信息分类2.1按照建设工程的目标划分:1.质量控制信息—所有与工程项目质量有关的信息,如国家省市地方的质量法律法规、规范；工程项目的施工方案、质量控制流程、质量验收文件、质量事故记录和处理报告及隐蔽工程的照片资料等。2.进度控制信息—所有与工程项目进度有关的信息,如工程总控（网络进度）计划、工程年、季度、月施工进度计划以及监理对上述计划的审批表等；工期变更申请等。3.投资控制信息—所有与工程项目投资有关的信息,如工程造价、工程量清单、材料调差表、工程变更通知单,施工阶段工程款审批、支付证书、已完工程结算单等。4.安全监理信息—所有与工程项目安全生产有关的信息。如安全生产专项方案、安全隐患整改通知及复查单、施工单位安全管理资料、施工机械、设备准用（备案）文件、监理组织的各种安全检查评分表、监理安全巡查和安全旁站记录等。5.合同管理信息—所有与工程项目相关的各种合同信息,如工程招投标文件、施工承包合同、监理合同、供货合同；费用、工期索赔申请及审批表等。2.2按信息产生（单位/部门）划分:1.建设单位－由建设单位形成、负责提供的与工程建设有关的信息资料，如政府批文、报建资料（规划、工程）、施工许可证、设计图纸、建设单位形成并要求相关方执行的有关项目质量、进度、投资各方面的管理文件等。2.监理单位－现场监理部在项目实施过程全方位管理形成的资料文件，如监理通知、联系单、各种工作报表、会议纪要，工程验收记录，公司贯标等。它体现监理单位履行监理合同的程度，是衡量项目部监理工作质量的直接依据，是监理部资料管理的主要部分。3.施工单位－施工单位按照承包合同、规范等要求，在项目实施过程应自行形成、收集及上报监理、业主的所有与工程项目有关的信息资料,如现场管理体系文件、制度；施工方案、进度计划、各施工报表、报告、验收申请、整改回复、安全管理等。通常情况下，就工程竣工资料上交城建档案部门而言：施工单位是工程技术档案资料编制、装册的主体单位，建设单位只是完成最终提交手续。4.监督部门－政府监督部门对工程项目履行质量、安全监督方面所形成的所有与工程项目安全生产有关的监督资料。主要如：工程质量安全交底资料；（日常巡查）建设工程质量或安全整改通知书、行政执法书；（工程验收阶段）工程安全评价表等。5.其他部门－政府有关职能部门，如公安消防、环卫、城管、工程所在地街道居委针对工程形成与项目有关的各种信息。三.建设工程监理资料管理与归档1.监理资料管理的基本概念监理工程师受建设单位委托,在工程监理期间,对建设工程实施过程中形成的与监理相关的资料进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等的一系列工作。2.监理资料管理归档的依据(1)《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001(2)《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-2007(3)《广州市建筑工程档案编制指南（试行）》（2004.08）(4)公司相关文件和制度。3.与监理资料管理密切相关的工程实施阶段流程4.施工阶段日常监理资料应包括且不限于：•4.1《监理规范》的资料目录1、施工合同、委托监理合同；2、勘察、设计文件；3、监理规划；4、监理实施细则；5、分包单位资格报审表；6、设计交底及图纸会审会议纪要；7、施工组织设计（方案）报审表；8、工程开工/复工报审表及工程暂停令；9、测量核验资料；10、工程进度计划；11、工程材料、构配件、设备进场报审表12、检查试验资料；13、工程变更资料；14、隐蔽工程验收资料；15、工程计量及工程款支付证书；16、监理工程师通知单；17、监理工作联系单；18、报验申请表；19、会议纪要；20、来往函件；21、监理日记/日志；22、监理月报；23、质量缺陷与事故的处理文件；24、分部工程、单位工程等验收资料；25、工期、费用索赔审批；26、竣工结算审核意见书；27、质量评估报告；28、监理工作总结；29、三位一体贯标资料；30、项目安全管理资料；31、行政主管部门（政府）文件；32、监理公司文件；………合同文件监理合同（包括招投标文件）；施工合同；分包合同和其他合同；合同变更协议文件；费用索赔和工程延期文件。监理文件监理大纲；监理规划；监理实施细则；会议纪要（例会纪要、专题会议纪要、其他与工程相关的会议纪要）;监理阶段性总结报告；监理月报；监理日志/日记；监理旁站记录；监理工作联系单、监理工程师通知单；监理工作总结。•4.2常用的资料目录工作联系文件建设单位联系单；施工单位联系单；政府部门函件；设计变更文件。施工单位报验资料（一）开工文件；施工组织设计及方案；总包单位（分包单位）资质资料；人员上岗证；工程量申报及付款报告；试验室资质报审资料。施工单位报验资料（二）建筑材料、构配件、设备报审表；报验申请表；工程质量问题处理记录及质量事故处理报告；工程测量放线报审文件；工程进度计划报审文件。工程验收文件工程基础、结构工程等中间验收文件；设备安装专项验收记录；工程竣工预验收报验表；人防工程验收记录；消防工程验收记录；单位工程验收记录；工程质量评估报告；竣工移交证书等竣工文件；工程照片及声像资料。5.监理资料的管理要求(1)监理资料收文与登记•项目监理部对所有收文应在收文登记表上进行登记,要记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位、文件编号及收文日期,最后由负责收文人员签字；•对有追溯性要求的资料应在文件和记录上注明相关信息编号和存放处；•资料管理人员应检查资料的各项内容填写和记录真实完整,签字人员符合规定且不得以盖章和打印代替手写签字,签字必须用碳素墨水笔；•照片及声像资料应注明拍摄日期及反映工程建设部位或有关活动等摘要信息，重要文件内容应在监理日记中记录。(2)监理资料传阅与登记项目监理部内部需要传阅的文件,每位传阅人阅后应在传阅文件上签名,并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限,传阅完毕后,应将文件原件交还资料管理人员归档。(3)监理资料发文与登记•发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖项目监理部的章；•发文应按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码,并在发文登记表上登记，（收文单位）收件人收到文件后应在发文登记上签字。•发文应留有底稿,可以留存在计算机发文包中,但最好同时留有纸质文件。(4)监理资料分类存放项目监理部对建设过程中的监理资料应按照国家标准规范要求或行业及工程特点制定分类原则。6.监理单位对监理资料的职责按照《建设工程监理规范》对施工阶段监理资料管理和对设备采购监理与设备监造监理资料管理要求,监理单位应做到:（1）应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作,在项目监理部,监理资料的管理应由总监理工程师负责,并指定专人具体实施,监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。（2）监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段,对施工单位的工程文件和形成、积累、立卷归档进行监督、检查。（3）可以按照委托监理合同的约定,接收建设单位的委托,监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。（4）编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间,应按照现行建设工程监理规范和各地城建档案管理部门的要求,编制移交清单,双方签字盖章后,及时移交建设单位,由建设单位收集和汇总。监理单位档案部门需要的监理档案，按照规范的要求,由项目监理部按监理单位规定的时间向档案部门归档。四.现场监理资料的分类存放与立卷1.资料分类。分类原则：有序、易于检索。•文件盒脊背标签形式日常监理资料整理时的卷盒标签提交竣工档案时卷盒标签2.资料整理流程3.示范（1号文件盒‘政府批文’）政府批文：建设工程行政主管部门，如建设厅、局，规划、消防等部门针对本项目所作的批文、审核意见、许可证照等文件，统称政府批文，诸如：可研报告、施工许可、余泥渣土排放证、图纸审查意见……。（1）接收到建设单位发来的批文。查核是否完整；若符合要求，即进行收文登记；如收到建设用地规划许可证（2）登记后，交项目总监或项目主管，由项目负责人根据文件的涉及的内容及专业类别、以及监理人员的职责权限，进而确定由何人跟进处理；（3-a）对于需签复监理意见的文件，由相关监理人员完善意见后，交项目负责人审核，确认后加盖项目章（如需），后转发；（3-b）对于收到备案类或抄送监理（属告知）的函件，则由项目主管先阅批，若有指导意见一并签上，再由项目部全体监理人员阅后签名，标注时间。（4）全体人员阅后，由资料员统一收集、在文件右上角编码（如“批文-x”x为序号，根据入册时间，从1开始），后归册。并更新卷内目录，填写该文件入册信息。4.简介其他文件盒应收集的文档盒序号文档类包括资料基本内容3单位资质人员资质•监理企业、施工总分包单位、（委托）工程检测单位、商品砼厂家的营业执照、资质证书；特种材料、设备厂家的特许生产许可证等；•监理部人员架构、人员的资格证、执业资格证、岗位证（安全员、材料见证员）；总监任命书、总代授权书等•施工项目部人员架构，主要成员：项目经理、技术负责人、专职安全员、质检员、主施工员等人员的资格、岗位证等；4监理合同施工合同•监理合同、施工合同、分包合同、设备供货等各种合同及合同补充协议5监理规划质量计划监理细则•监理规划及监理细则均按公司提供的范本进行编写。监理规划由总监主持编写，公司技术总工审批；一般在签订监理合同后、第一次工地例会前完成编审。（注意公司对版本的修订，做到同步）•质量计划•监理细则由专监编写，总监审批。一般在专业工程开始施工前完成编审。通常均有：工程质量控制、进度控制、投资控制、旁站监理、安全生产环境、职业健康安全管理计划等监理（方案）细则。6监理发函针对项目监理过程中一些重大的、明显违反合同精神的、产生后果较严重的问题，项目部有必要向项目责任方乃至其法人公司进行函告，督促责任方。可用公司红头文件纸打印。7监理通知及回复单监理工作联系单•就工程推进过程存在的各种管理、技术上问题，可用监理通知形式要求施工方整改，并规定施工方必须将整改情况报监理复查。是一带强制要求的监理文件。•工作联系单是一通用表格，各方均可使用，主要就工程一些事情进行探讨、协商或提出建议等。体现平行关系。8监理报告/报表•安全周报，每周五下班前完成编写后（一般要求盖项目章），用传真或电邮方式发项目监督员；•质量月报是每月15日前，将项目上一月工程实体质量、各方质量行为报监督站；•进度报告，重点部位、关键工序及存在较大安全隐患的分部工程开始施工至完成这个阶段，项目监理部应将该部位工程进度情况定期上报；•公司要求的其他定期上报的报表。9监理例会纪要专题会议纪要•监理例会纪要；（第一次工地会议纪要在签发前须经与会各方会签后方可发出）•项目各种专题会议纪要10监理月报•监理月报编写参照《监理规范》有关章节。•月报由专监或总监主持编些，总监审批。一般在当月25日报送建设单位。11旁站监理记录•需旁站的工序、部位见建建市【98】号文？？，旁站是监理的重要手段，是体现监理过程控制的有力佐证。必须按要求记录。12业主来文•建设单位就工程质量、进度、投资、安全等方面下发的管理办法、联系函、工程指令等形式的文件；•有时业主转发一些其他商业公司、政府职能部门的文件；对此可区别对待。对转发政府职能部门的文件可将其归入政府批文或政府文件内。13施工来文•施工单位就工程实施过程的问题所发的函件、报告、工作联系函件；•本档可再细分：技术类、商务类、行政管