采购付款及发票管理制度

采购付款及发票管理制度1总则1.1为规范公司各类采购货物（或劳务）申请单、付款及采购（或劳务）发票的管理，维护公司利益，结合公司实际情况，制定本制度。2内容2.1公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：采购申请单、采购合同规定，付管理，付款方式，发票管理，对账管理。2.1.1采购申请单、采购合同规定2.1.1.1《采购申请单》、《费用类报销单》单比1万以下、月累计5万以上由常务副总王青春签字审核，此金额以上由总经理签字有效。2.1.1.2研发样品及工具采购，根据分管经理或总经理签字审批过的《采购申请单》，研发样品采购申请中，必须填写批量价格，转入批量采购后，采购价格不得高于研发要求的批量价格，样品价格则可以不受批量价格的约束，但是偏离太多时（批量价格的2倍）需要附有情况说明。2.1.1.3办公用品、固定资产采购，根据分管经理和总经理签字审批过的《采购申请单》，实际采购中不得高于行政交由财务部存档的价格，如果高于这个价格必须附有情况说明。2.1.2付款管理规定所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请单”付款。“用款申请单”由业务经办人出具，并不得涂改。2.1.2.1预付款业务无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。（1）预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、总经理批准的合同书、采购申请单，到财务办理支付款项手续。（2）对于预付货款的经济业务,各采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行对于财务帐面“应付账款”中连续三个月出现未发生变化负数金额的业务单位,由业务经办人负责将款项追回,为避免公司利益受到损失，从付款后第四个月开始，每延迟一周，对经办人罚款20元。直寄追回预付款项为止。2.1.2.2货到付款业务（1）对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，并在U8结算后附到货库单等单据交财务部审核入账。为避免多开重开发票现象，发票所附的到货单与U8的入库单的内容必须一致。财务根据采购合同、采购申请单或《采购分工及付款清单》审核付款。（2）对货到付款，发票未到的规定（此情况有税务风险，无特殊情况，财务有权拒绝）：对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单、由品管验收签字的材料到货单、采购合同号。2.1.2.3劳务服务业务委外服务业务，业务经办人员出具经分管经理、总经理批准的委外服务申请或合同书、服务发票、付款申请单，到财务办理支付款项手续。分期付款的可以要求对方分批开具发票，但必须先到发票再申请付款。否则，财务可以拒付。2.1.3付款方式及收据的取得要求付款方式主要有现金、银行转账、转帐支票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行转账或转账支票付款为主，无特殊情况的均不能支付现金。2.1.3.3对单笔业务口径一致性的要求每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必须一致，如果有特殊情况，经总经理特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人与收款人不符的，财务将不予受理该发票，并停止付款。2.1.4各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定2.1.4.1采购（或劳务）发票标准要求及处理（1）所有材料物资、劳务服务（含固定资产、运输服务、设备租赁、研发技术服务、信息技术服务、快递服务、鉴证咨询服务）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起180天内），财务部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具增值税普通发票；（2）采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。（3）对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，财务部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业务发票。2.1.4.2发票的取得时限管理规定（1）所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起60日内取得，并在U8系统里结算后交财务部办理入账手续；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至财务部。（2）对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一周给予业务经办人5元罚款，直至取得发票为止。（3）如因经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在10000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在10000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。如经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人100元。2.1.5定期对帐制度为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，业务经办人应设立业务备查账，财务部将实行定期对帐制度：2.1.5.1与公司业务经办人备查帐核对时间周期为一月一次，时间为次月3-10日；次月5日之前财务把当年的供应商往来明细提交采购部，次月10日前采购部把对账核对情况结果反溃财务部。2.1.5.2业务经办人在离职时，账目必须对清，填写供应商账务交接单，并要求相互交接的业务员在其负责的每家供应商核对后的账目进行确认签字，否则财务部不得在离职单上签字。2.1.6本制度由财务部负责解释及修订