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读书破万卷下笔如有神期末考试阅读下面的案例，首先回答案例后的问题，然后根据人际传播与沟通所学内容，撰写一篇关于个人如何高效地与人沟通的论文，题目自拟。要求：1.论文仅限A4空白打印纸（不能使用印有南开大学作业纸）；2.论文字数3000字，题目自拟；3.论文按照规范格式，要求全部手写。案例汤姆·弗罗斯特最近成为休闲度假俱乐部总经理，一个私人的、住宅式的高尔夫球场社区，会员平均年龄65岁，其绝大多数会员是退休人员。许多会员过去曾经是首席执行官或大型公司的高层管理人员。此前他们一直过着非常紧张的生活，现在正在学习放松。汤姆曾经是“眩晕俱乐部”的总经理。“眩晕俱乐部”是市中心的一家大型俱乐部，会员平均年龄45岁，且许多会员都是努力工作的专业人士。俱乐部董事会在每个月的某一天举行会议，会议时间比早餐时间长，但一般不超过1小时。“眩晕俱乐部”主席以其高效的董事会议时间管理而出名，他会预先邮寄议程，其中包括每一事项的时限，他知道如何通过外交手段保证日程表进行讨论。汤姆在新任职的休闲俱乐部主席那里了解到每月董事会会议一般在某日下午3点开始，长短不一。有时，他们就在晚餐时间完成，有时没有。汤姆结识了每一位董事会成员，他对他们所展示的热情与合作的态度印象深刻，从主席处他得到的解释是，他进行的是对俱乐部运营的检讨，因此他审查了人力资源记录，收集了来自会计部门、餐饮店铺等俱乐部运营的所有分支的报告。他投入巨大努力阅读以前的董事会会议纪要，并检讨、分析和格式重整报告。他的目标是在即将举行的董事会会议上给出一个“俱乐部状态”，这将是他的首次报告，并且他将观察董事会成员的接受反馈。汤姆的第一次董事会会议到来的那天，他在上午10点了解到董事会会议室有一个会议日程冲突，于是他将董事会会议转移到史密斯室–一个在主餐厅外的私密房间。汤姆让工作人员向董事会成员广泛宣传，同时他电话通知俱乐部主席。汤姆下午2：30到达史密斯室，安排他的陈述材料，汤姆递给主席一份会议议程副本，上面有每个议程项目的完成时限。大约下午3点，成员陆续到达。主席以对汤姆的欢迎词开始了会议。董事会成员发出了一阵热烈的掌声。主席继续他自己的报告说：“我们面对的最紧迫的问题之一就是主会所的整修。你们都知道，在过去数月中它一直让我们喜忧参半。”在董事会主席讲话的时候，两个服务员进来了，寻找一个会员早前可能丢失在那个房间的隐形眼镜。3个小时后……汤姆不时地做笔记，且已越来越焦虑。董事会讨论了他们最近的高尔夫球比赛，吸雪茄，软的钉鞋和整修。两名董事会成员用他们的双手花费部分时间帮助服务员寻找隐形眼镜。主席正在总结整修的讨论时，餐厅员工进来对汤姆耳语。读书破万卷下笔如有神主席就座时，汤姆说：“我非常抱歉，各位，当有另一组群体预定了15分钟之后在这里开会，我们需要结束了。”汤姆急切地开始谈论议程中11个事项中的第3项–总经理的报告。他快速地概述了他的分析结果。一位董事会成员打断了他，并说他的复印件中某页太浅了无法阅读。另外两名成员开始讨论这是低级错误，他们是组织中最重要的决策机构，却不能有一个充分时间以使用的会议室。主席干预进来说：“我认为汤姆在把脉俱乐部方面表现出色，我鼓励大家把这些报告摘要带回家阅读，差不多是要走的时间了。汤姆，你还有没有更多的评论分享？”汤姆说：“我提前感谢你们将投入努力阅读这些材料。”主席宣布会议延期，经过快速投票，董事会成员陆续退出了。一位成员在他的坐垫上发现了隐形眼镜，附近的董事会成员像对一个英雄一样对他欢呼。到汤姆收拾好他的物品，腾出会议室的时候，下一组人几乎准备开始他们的会议了，在出去的路上，汤姆看到了丢在吧台角落里一份他的报告副本。“真是一场灾难！”汤姆这样想着，拖着脚步回到他的办公室。他觉得筋疲力尽无法思考。问题：在环境、与董事会成员的互动和议程方面，汤姆的第一次董事会会议做错了什么？