文件规范管理规定

编制部门企管部审核人批准人版本号编制人A0发文部门集团企管部文号：抄送各子公司、各中心主题文件规范管理规定编号版本A起草企管部执行日期修改日期存档部门企管部审核一、目的:为使集团公司的文件建立与管控规范化和有序化，实现公司文件建设的系统化、标准化、一体化，便于文件的识别、统一、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本管理规定。二、范围:适用于集团公司所属各子公司、各中心、各部室、各车间班组、各岗位。三、职责:3.1通知、通告、通报、公告、任免、请示、申请、报告3.1.1、集团公司行政管理中心是以集团下发的通知、通告、通报、公告、任免、请示、申请、报告文件规范管理的监督集团公司文件的立、改、废的审核（核稿）、发布、归档、汇总等主体责任部门。3.1.2、各子公司综合处，各中心是负责下发子公司的通知、通告、通报、公告、任免、请示、申请、报告文件规范管理的监督立、改、废的审核（核稿）、发布、归档、汇总等主体责任部门。3.1.3、审批：集团公司级及各中心由中心的报总裁批准，各子公司范围的报总经理批准，其它部门领导均无权批准执行。3.1.4、集团公司各级部门岗位必须执行此文件规范管理规定标准，以前未按规定执行的各级单位要逐步修改完善，自xx年6月5日起，各单位起草、下发文件均需执行本管理规定标准。未按标准执行，上报行政管理中心，统一报集团企管中心进行考核。3.2规程、规范、规定、制度、措施、方案、程序、流程图3.2.1、集团公司企管中心是以集团下发的规程、规范、规定、制度、措施、方案、程序、流程图规范管理的监督集团公司文件的立、改、废的审核（核稿）、发布、归档、汇总等主体责任部门。3.2.2、各子公司综合处，各中心是负责下发子公司的规程、规范、规定、制度、措施、方案、程序、流程图规范管理的监督立、改、废的审核（核稿）、发布、归档、汇总等主体责任部门。3.2.3、审批：集团公司级及各中心由中心的报总裁批准，各子公司范围的报总经理批准，其它部门领导均无权批准执行。3.2.4、集团公司各子公司，各中心各及部门岗位必须执行此文件规范管理规定标准，以前未按规定执行的各级单位要逐步修改完善，自2015年6月5日起，各单位起草、下发文件均需执行本管理规定标准。未按标准执行，上报行政管理中心，统一报集团企管中心进行考核。3.3各子公司各子公司可以根据本规定在各子公司重新细化制定本子公司的具体条款,但不得超出本规定权限四、规定:集团公文：标题：中国·xx集团集团子公司或中心公文：标题：中国·xx××××××××公司××第一节公文类型第一条本公司公文类文件，如：通知、通告、通报、公告、任免、请示、申请、报告等：1.文件头（1）格式：中国·xx××××××××公司××（2）字号：集团名称：中国•xx集团，宋体二号字；公司名称文件：宋体小二号字；文控号、密级：黑体小四号字；分隔水线：2.5磅。（3）标题：1--2行为宜，与文件头分隔线相距一行；用小二号宋体、楷体、黑体加粗或三号仿宋、楷体、黑体；（4）内容：与标题分隔线相距一行；四号宋体、仿宋、楷体，主标题加粗或用四号黑体；（5）落款及日期：与内容底行相距一行；四号宋体、仿宋、楷体，加粗；时间格式：yyyy-mm-dd或yyyy年mm月dd日。yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示15号。2．文裙xxXXX字(2015)第xxx号密级：★★★★★（1）格式：主题词：抄报：主送：抄送：拟稿：审核：签发：第页共页（2）字号：页脚用五号宋体、仿宋、楷体，其它文裙内容用小四黑体。例一:中国•xx××××××××公司文件xxXXX字(2015)第XXX号密级：★★★公司组织结构及干部任命的决定为适应本公司生产、管理的需要，明确各管理岗位的职责，理顺各部门、各岗位的管理关系，现决定公司组织结构，并任命各岗位的管理干部，具体的组织架构和任命名单见附件一、附件二。本决定自发布之日起生效。特此决定×××公司2015年X月X日主题词：组织架构、干部、任命、决定抄报：总经理主送：副总经理、各职能中心主任、部室领导抄送：拟稿：XXX审核：XXX签发：XXX共页第页第二节规定、制度类型第二条程序制度类，如规程、规范、规定、制度、措施、方案、程序、流程图等：1．文件头：（1）格式:中国·xx主题XXXXXXX管理规定编号版本A起草执行日期年月日修改日期年月日存档部门审核批准一、目的:---指本规定的目的是为了什幺二、范围:---指本规定所涉及的范围三、职责:---指本规定所涉及的部门应有的责任四、规定:--指本规定中所有涉及的部门应该如何配合做好这项工作的条款五、相关文件:---指本规定所涉及的其定规定或文件六、相关表单:----指本规定所沙及的表单七、流程:-----指本规定确需要目示来简化规定中的条款时可用流程图示来明示,一般情况下可不做（2）字号：本公司和文件名称用四号宋体、仿宋、楷体加粗或四号黑体；表格内内容用五号宋体、仿宋、楷体填写。2．正文：（1）格式：抬头空两格写“正文如下：”；内容一：在执行过程中要起的作用和要达到的目的；内容二：叙述流程、方法、措施、制度、规定、细则等。（2）字号：五号宋体、仿宋、楷体，主标题加粗。第三节会议记录类第三条本公司会议记录，如：常委会、总裁办公会、生产例会、安全例会、调度会、计划会、考评会等1．文件头：（1）格式：（2）字号：公司名称和“会议记录”用四号，宋体、仿宋、楷体加粗；表格内内容用五号，宋体、仿宋、楷体填写。2.正文内容：（1）字号：表格内容按要求填写，用用五号，宋体、仿宋、楷体字填写。第四节表格类中国•xx201X年X月X日XX会议工作汇报问题解决管理表序号信息来源工作事项描述或建议内容解决方案提出人提出时间主体责任部门主体责任人要求完成时间实际完成时间执行情况实际状态协助人对工作内容的决议、或进行状况的说明事项(由常委会主持人决定/同意/否决/或另行安排)第四条本公司表格类文件，如流程表格、申请审批表、日常报表、物料物品领用单等：1．文件头：（1）格式：中国•xx表格名称（例：XXXXX公司月度生产经营计划申报表）（2）字号：本公司名称、文件名称用四号宋体、仿宋、楷体加粗或四号黑体。2．制表基本要求：（1）格式：制（填）表日期：部门：文控编号：2.5±1CM制表人：经手人（办理、使用人）：审核人：批准人：第页共页1.5±1CM(2)页边距：上限、左限为2.5±1CM,下限、右限1.5±1CM。(3)字号：内容用五号宋体、仿宋、楷体填写，页角及表格上下方要项用五号宋体、仿宋、楷体加粗或五号黑体；行文时，运用体裁要得体，条理要分明，言词要达意，文字要简炼，书写格式要符合规范，不能有错别字和病句。第五节文件起草、审核、编号、签发48-5第五条本公司文件的起草、审核、编号、签发（1）起草：原则上由当事部门起草；涉及面广的，由一个部门牵头联合起草，公司文件统一由行政管理中心起草。（2）审核、编号：公司所有文件（包括表格）均需交行政管理中心审核，确属工作需要的，发放文控编号，准予流通使用；审核时，根据文件的传达范围要求，发放加密星号（★★★★★——传达到董事长、总裁,常务副总裁、总经理、中心主任，★★★★——传达到副总、厂长、部长级，★★★——传达到车间主任，★★——传达到班组长级，★——传达到全公司员工）；（3）签发：集团及各中心文件由总裁签发，子公司文件总经理签发；涉及到部门重大调整、资金使用的文件，须由常务副总裁审核,总裁复核,董事长签发。（4）公司所有部门与部门间相互流通的表格必须统一经行政管理中心编号审核批准后方可在公司的各部门流通使用和外采购印刷。（5）编号规定:第六节文件收发第六条本公司文件的收发（1）本公司外来文件、邮件、包裹统一由行政管理中心接收。传真、电子邮件由行政管理中心按接收时间顺序登记后派发（包括主送、抄报、抄送、分发）到相关部门；（2）本公司内部文件由起草部门文员派发（包括主送、抄报、抄送、分发）到各相关部门；（3）本公司无论是处来文件还是内部文件，接收人均需在正本背面签署姓名和日期；（4）本公司阅文件由部门安排，可采用集会公布、集体传阅、单人阅读等等形式传阅，传阅人需在文件背面签署姓名及日期；（5）本公司各部门和公司外发的文件（包括传真和电子邮件）交行政管理中心审核后，统一传发。第七节文件存档第七条文件存档（1）分类存档：文件存档时，分外来文件、公司文件、本部门文件、制度程序文件、表格正本、日常收发表格、待处理文件等分类分夹存档，部门也可根据实际情况另分细类存放文件。（2）每类文件均需有档案目录，格式如下：中国•xx×××公司表格名称文控号________文件类别:____________文件页次文控号内容传达范围建档人查（借）阅记录（3）文件编目、归档按时间顺序进行；日常使用的表格除遵循此要求外，还需分月装订存档；（4）所有文件原件正本都必须统一交公司档案管理室统一管理。第八节文印办理及查阅第八条本公司各部门需打印复印，单份文件复印超过30张以上，须部门负责人签名批准。第九节附则第九条违规处罚规定:（1）本办法所列条款内容除第五节第3条外,其它违反本办法条款的处各责任人100元。（2）第五节第3条未报行政管理中心统一编号和批准流通的处责任人100元。（3）第五节第3条未报行政管理中心统一编号和批准外采购印刷的所有费用由承办人赔偿。（4）本办法由企管中心解释、补充，经总裁批准自下发之日起执行。五、流程:签发规范统一编号发文拟稿NO文员印制下发相关部门部门主管申请人提出综合处或中心集团：总裁、董事长签批公司或中心：总经理、主任签批综合处或中心归档程序审签初审报审NONO附件模板:1.通知类:通知、通告、通报、公告、任免、请示、申请、报告2.规程类:规程、规范、规定、制度、措施、方案、程序、流程图3.会议记录类:常委会、总裁办公会、生产例会、安全例会、调度会、计划会、考评会等4.表单类:a.工作管理表b.常用表单1.通知类:中国•xx××××××××公司文件xxXXX字(2015)第XXX号密级：★★★公司组织结构及干部任命的决定为适应本公司生产、管理的需要，明确各管理岗位的职责，理顺各部门、各岗位的管理关系，现决定公司组织结构，并任命各岗位的管理干部，具体的组织架构和任命名单见附件一、附件二。本决定自发布之日起生效。特此决定办复发送用印×××公司2015年X月X日主题词：组织架构、干部、任命、决定抄报：总经理主送：副总经理、各职能中心主任、部室领导抄送：拟稿：XXX审核：XXX签发：XXX共页第页2.规程类:（1）格式:中国·xx主题XXXXXXX管理规定编号版本A起草执行日期年月日修改日期年月日存档部门审核批准一、目的:---指本规定的目的是为了什幺二、范围:---指本规定所涉及的范围三、职责:---指本规定所涉及的部门应有的责任四、规定:--指本规定中所有涉及的部门应该如何配合做好这项工作的条款五、相关文件:---指本规定所涉及的其定规定或文件六、相关表单:----指本规定所沙及的表单七、流程:-----指本规定确需要目示来简化规定中的条款时可用流程图示来明示,一般情况下可不做（2）字号：本公司和文件名称用四号宋体、仿宋、楷体加粗或四号黑体；表格内内容用五号宋体、仿宋、楷体填写。2．正文：（1）格式：抬头空两格写“正文如下：”；内容一：在执行过程中要起的作用和要达到的目的；内容二：叙述流程、方法、措施、制度、规定、细则等。（2）字号：五号宋体、仿宋、楷体，主标题加粗。3.会议记录类:（1）格式：3.表单类:a.工作管理表：中国•xx201X年X月X日XX会议工作汇报问题解决管理表序号信息来源工作事项描述或建议内容解决方案提出人提出时间主体责任部门主体责任人要求完成时间实际完成时间执行情况实际状态协助人对工作内容的决议、或进行状况的说明事项(由常委会主持人决定/同意/否决/或另行安排)