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第一章例会制度（包括其他会议制度）例会制度是学生工作的重要组成部分，是做好学生会工作、顺利实现“来自同学，服务同学”宗旨的保证。每个学生会成员都有参加例会的责任和义务。学生会每个成员应充分重视例会制度，保证学生会工作的规范性和有序性。第一条学生会例会于新学期学生会工作开始第一周至最后一周的每周三下午15：00，在行政楼二楼会议室定期召开，如有特殊情况需要调整例会地点或时间由组织部负责通知各部长，然后各部长负责通知本部成员。第二条全体学生会成员必须准时出席例会（包括其他会议）。会议前3分钟签到截止[以会场时间为准]。如因上课、疾病、变故等原因不能参加例会者，必须严格按照请假制度请假，各成员不得无故迟到、早退或缺席。第三条例会期间，各部以饱满的精神列队坐好，以严肃、严谨、务实、端正的态度参加各次例会。第四条例会上首先由各部部长（特殊情况可有部长指派部门一名成员）依次对本部上周工作进行总结，并对下周工作进行计划安排。会议进行时，其他所有成员不得嬉戏、打闹、喧哗以及交头接耳。对学生会重大问题讨论时，各部长及成员依次进行发言，一人发言时，其他人员不得打断。第五条会议期间，通讯工具一律调为静音或关机，不得影响例会的正常进行。在会议期间，手中除了必须的文件、笔和记录本外，不得有其他与例会无关的物件。如因把玩其他无关物件或手机响起影响会议正常进行者，将依据相关处罚条例予以处罚。第六条会议内容由组织部委派专人负责记录，每周做一份电子版发到主管老师邮箱，由主管老师审阅。第二章值班制度为了使学生会管理更加规范，资源使用更加合理，以便为学生会成员提供良好的工作环境，提升学生会形象，特制定此值班制度。第一条值班内容包括：1、打扫办公室卫生。2、整理办公室物品。3、当日卫生晚自习检查。4、为老师同学提供咨询。5、物品借用服务。6、其他内容。第二条值班人员依据值班安排表准时到勤，不得无故迟到、早退和旷勤。人员到勤后应在《值班记录册》上认真做好到勤记录。第三条值班人员无法到场执勤，须提前一天向值班组长请假，递交请假条，并说明原因。请假条须由本部部长、主席或副书记签字，经值班组长批准后，请假有效。值班组长须对请假事由认真审核，做好相关记录，并于当日值班结束后向组织部相关负责人员说明情况，且递交假条归档。第四条值班人员如因突发情况无法到场执勤，须及时联系代班人员做好代班工作，并且提前告知值班组长，由值班组长在《值班记录册》上做好相应记录。若无法联系到代班人员，须及时向值班组长报告，由值班组长协调解决；事后补交假条（因病，附病例复印件），在下次例会中向全体学生会成员说明原因，经组织部确认后撤销相关处罚。第五条若有老师、同学咨询有关事情或寻求帮助，值班人员须热情接待、耐心讲解；如有不能立即解决的问题，应根据来访人员需求及时联系相关人员。第六条值班人员在值班期间须保持办公室安静、整洁。不得在办公室内大声喧哗、嬉戏打闹、吸烟、吃零食等。若遇到不能处理的事情应及时上报。第七条值班结束后，值班人员应整理好物品，关好窗户、电器，锁好办公室大门文明离开。第八条学生会全体成员必须严格遵守以上制度，如有违反将由组织部根据相关条例予以处罚。第三章请假制度为保证学生会各项事务顺利进行，依照例会及值班制度，特拟定学生会全体成员请假制度。第一条如果因个人原因无法到场值班和开会者，须提前一天向部长和主席或副书记请假，递交请假条，并说明事由。由部长和主席或副书记予以签字批准以后，请假方可有效。否则按旷勤处理。第二条因突发情况未能到场值班和开会者，事后务必补交假条（因病，附病例复印件），并在下次例会中向全体学生会成员说明原因，经组织部确认后撤销相关处罚。第三条活动请假（有工作安排者）须提前一天向本部部长、主席或副书记及活动负责部门部长请假，递交请假条，并说明事由。经三方确认签字后，请假有效。否则按旷勤处理。突发情况同上。第四条所有请假条必须用整页红色黄山学院信纸工整书写。第五条、所有假条由组织部统一保存，并做好详细记录，打印成表格，一式三份。交予主管老师一份，一份贴在办公室墙上，一份存档。第四章活动组织开展制度第一条原则上各个部门要开展的活动，应符合实际需要，有创意，可行性比较强。各部门开展的活动必须在上交给学生会的学期部门工作计划中提出，且得到批准。第二条各部门要进行任何一项在全系范围内，使用经费比较大的活动，在学生会会议上通过后，部门负责人必须最迟在活动开展前3天向系主管学生工作的老师、主席、副书记提交该项活动的策划书和经费预算计划各一份，得到批准后才能实施。同时活动总结也要在活动结束3天内上交。第三条活动在进行前要做好宣传报道工作；活动在实施过程中，活动组织机构人员要做到分工到位，责任到人，并且严格按计划控制和协调好活动现场的相关工作；活动结束后要做好资料的保存，基本材料的上报和工作经验的总结。第四条学生会在活动的策划上要多考虑对本院同学在综合能力提升上的影响；在组织和开展活动过程之中，活动组织机构的人员要善于发现和培养人才，向学生会推荐他们的特长和才能。同时为他们创造有利的机会，以便于让他们的能力得到充分的发挥。第五条对于院领导所安排并下达到系学生会的活动由院学生会主席根据活动的具体要求直接部署。第五章物品管理制度为更好的使用和保护学生会物品，特拟定以下物品管理制度。第一条办公室专门负责人对学生会所有物品进行统一管理和保护。负责人的职责包括：1、各类新购物品的采购、归档、分类、保管。2、学生会已有物品的定期清点和核对。3、所有学生会物品的借出和回收管理。第二条学生会物品一律不得私自带离办公室。如需外借，值班人员须及时联系办公室相关负责物品管理人员，经其同意后，由物品管理员做好相应记录，方可借出。物品管理部门人员作为直接物品借出者有监督使用者合理使用和及时归还相应物品的义务。第三条办公室在每学期初、学期末，以及人员变更时对学生会各类物品进行清点，并与原清单进行核对，做好相关记录。第四条办公室不定期记录物品损耗情况（低质易损耗物品不予归类）。因为人为因素导致物品损坏、遗失的，由损坏、遗失者赔偿；因自然因素损坏的，办公室出据证明，通报主席和副书记进行更换。第五条如办公室相关物品管理人员原因造成的物品损坏或遗失，由该管理人员和办公室其他人员共同赔偿。第六条因办公室相关物品管理人员玩忽职守，造成物品混乱，将依据情节轻重处800字检讨，在办公室张贴一周，扣考核成绩分1分，情况严重者予以警告处分。第六章档案管理制度档案管理者是学生会工作的重要组成部分，是维护和体现我院学生工作真实面貌的一项重要工作，是学生工作的真实记录，是集体的财富。为了规范学生会档案管理工作，有效的传承、利用、保护学生会档案，提高工作效率。结合学生会的实际，特制定本条例。第一条本条例所称档案，包括活动档案、人事档案和财务档案三个部分。活动档案指学生会筹备、实施、总结各项活动及会议的过程中所形成的对学生会有保存价值的各种文字、图像、实物等不同形式的文件档案。人事档案包括过去和现在的学生会成员的个人履历简介、年度工作鉴定（即对成员每年工作的评定，同时作为评定学生会内部各奖项的依据之一）等。财务档案包括账目、现金收支表、各种有关的票据的统计和管理等。本条例所称档案管理，指档案收集、移交、保管、鉴定和利用等相关事宜。第二条为学生会档案管理部门，负责收集学生会的各种档案，并对各种档案进行归纳、整理和分类，并加以良好保管。第三条各成员应不断加强档案管理意识，配合学生会的档案管理工作。第四条各成员在工作期间需要相关档案资料时，需及时的、完整的提供相关档案。第五条活动档案1、活动计划（1）、各部在开展活动前必须要有详细的工作计划，其内容包括活动的时间、地点、采用何种形式、参加人员及经费预算等。（2）、各部活动计划须交由主席、副书记、相关指导老师及书记审阅，并在以上人员审阅签字通过后方可实施。书面和电子版计划提前一周交由办公室归档。2、活动总结（1）、各部活动结束后，要有详细的工作总结。总结必须包括开展本次活动的成功之处和不足之处，以及改进方案等。活动总结需附相关的照片或其他图片资料。（2）、各部的活动总结必须在活动结束后五天内交主席、副书记、书记及相关指导老师审阅，审阅完毕后，并交办公室存档。（3）、对于参加校级小型活动可以没有工作计划，但必须要有工作总结。3、各部活动计划及总结在相关人员签字通过后，及时将签字原件交至办公室统一保管。分部门及时保存，且在登记本上注明活动名称、活动开展的时间及交档日期，并由交档人和收档人签字。4、所有书面计划、总结在未通过之前须用红色黄山学院稿纸书写，不准打印，以避免浪费。如有打印，费用自理。第六条人事档案1、人事档案是成员的基础档案。各部门成员的个人基本资料由自己如实填写后，交由组织部存档。2、各部门增加或更替人员，必须在变动完成后两天内向组织部递交变动情况。由部长向领取表格，增建档案。3、所有成员自动离职或被撤职者，其个人档案不予退回，对于其工作变动性质将留有记录。第七条财务档案1、对于学生会的各项支出和收入，由生活部负责记录。2、生活部定期公布现金收支表，全体成员进行监督，任何人不得私自删改。3、生活部定期将现金收支表交至存档。第八条档案的保管过程中，务必确保档案的完整有效性，避免出现档案的破损、褪色和霉变等情况。对残缺不全的档案应及时予以补充、完善。第九条办公室在接收各部门档案前须对所有档案资料进行核实、登记并整理归档，按时间顺序进行保管，对每份文件的保存位置作统一记录，以便查询和管理。第十条学生会档案资料使用范围只限于学生会内部。任何人不得将任何档案私自外借。未经主席或书记同意，任何人不得以任何理由擅自修改或销毁档案。学生会成员毕业离开学生会时，可携个人的人事档案复印件作为学生会工作证明。第十一条学生会各成员必须严格遵守条例规定内容，有下列行为者，按其违规情节轻重予以处理。1、如活动计划经审阅不通过，则此次活动计划必须完善后重新交由审阅，直至审阅人签字并通过后方能下发并实施。2、对于没有按时提交活动计划和总结的部门，将给予该部如此处分：由本部门出示1000字书面检讨，例会上宣读并在学生会办公室张贴一周，并且扣该部部长考核分1.5分。3、档案管理人员玩忽职守,造成档案混乱,甚至导致档案丢失者,将依据情节轻重处800字检讨，在办公室张贴一周，扣考核成绩1分至严重警告处分。第七章报销制度为了强化学生会管理，做到账目公开、统一、准确、透明，真正做到用好每一分钱，保持勤俭节约的工作作风，现制定学生会报销制度。第一条报销时间：每个月最后一周（具体时间由生活部部长通知）。第二条报销形式：凭发票报销（特殊情况除外），每月报销一次。第三条报销内容：所有工作，学生会工作等日常工作正常开支所需花费。第四条报销标准（条件）：用于公事、且每张发票上应明确注明经手人、证明人及详细用途。凡注明不清楚或发票损坏的不予报销。需要从团费报销的需要加上书记签字和盖章。第五条具体内容：1、学生会各部需要报销的发票由各部部长统一收取，然后将近期发票统一交到生活部。经生活部检查，核对发票准确无误，符合报销标准，方可报销。2、各部开展活动前，应作出活动经费预算。交由主管老师和主席审阅通过后，向生活部提交复印件存档。预算应尽量做到节约节省，提高物品的利用率，真正做到用好每一分钱，办好每一件事。3、每月开支有生活部制成表格，一式三份，分别交予主管老师，留档及内容公开。4、对活动所需购买物品，一次性未消耗完或可长期使用的物品，需经办公室出示“归档证明”，方可予以报销。5、报销票据由生活部审核。对其中不明白的地方，有权询问交票人，并要求其作出解释。不解释或者解释不清楚者，不予报销。第八章宣传部常规工作开展流程制度（对内）宣传部是一个通过海报，展板，横幅，写真等日常宣传媒介，结合墙报评比，征文比赛，展板轮流做和宣传读报日等日常活动，协助各部门开展活动的全程性宣传反馈，以达到具有促进和谐发展，为学生提供具体信息，实时性，长效性作用的高效部门。为了进一步提高宣传部的工作效率，以便更好的协助学生会各部门的工作开展，我部特制定如下制度，请各部门与我部严