第七章通用会务礼仪

第七章通用会务礼仪一、工作会议礼仪二、洽谈会礼仪三、新闻发布会礼仪四、茶话会礼仪五、展览会礼仪六、庆典活动礼仪一、工作会议礼仪对象主要是本单位、本行业或本系统的人员（一）纪律要求1、遵守时间树立正确的时间观念比开会时间早到5—10分钟2、注意形象工作装或者正装出席3、维护会场秩序认真听讲，避免小动作（二）端正会风简捷、高效1、控制会议长度明确规定会议的数量、规模、经费、时间、地点2、改进会风摒弃形式主义控制会议数量（三）提高效率1、改进会议方式电视、电话、互联网会议2、集中主题明确主题，具有针对性的解决问题3、控制时间和内容明确规定、严格执行4、领导示范与自己无关的会议不参加、严格遵守会议礼仪等（四）明确分工组织者——反映问题、提出方案、确认参会人员、会议主持、决议责任落实参会者——参会之前充分了解背景，了解问题的核心，带着自己的意见参会会务人员——辅助组织者组织筹备会议，确定会议时间、地点、参会人员等，做好会议记录（五）会前准备1、确定名单，协调时间，预定会议室2、发会议通知3、打电话确认4、适当时间提醒参会者5、摆放好名签，以便对号入座6、发放会议材料，调整设备7、确认人员是否到齐，及时电话催促二、洽谈会礼仪商务活动中所进行的洽谈，又称商务谈判，是有关各方为了争取或维护自己的切身利益而进行的争取各方多赢的博弈。（一）洽谈会的准备1、洽谈时应遵循的原则客观的原则反复推敲的原则自主的原则多赢的原则2、洽谈的策略知己知彼熟悉程序熟悉洽谈策略（二）洽谈会的组织1、商务洽谈会的地点客座洽谈主座洽谈客主座轮流洽谈比较常见第三地点洽谈2、商务洽谈会的礼仪策划主随客便、主应客求、主顺客俗3、商务洽谈人员的座次安排面门为上、居中为上、以右为上、以远为上、前排为上（三）洽谈的方针1、要真诚待人2、要遵章守纪3、要平等相待4、要求同存异5、要争取双赢甚至多赢6、要公私分明三、新闻发布会礼仪新闻发布会亦称记者招待会，是一种主动传播各类有关信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。（一）新闻发布会的准备1、会议的筹备主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备2、媒体的邀请新闻记者是主要参与者邀请媒体时，根据发布会的主题有所选择和侧重3、现场的应对齐心协力、密切合作、沉着应变、把握全局4、善后事宜认真评估，总结经验，找出不足（二）新闻发布会的进行一般新闻发布会的步骤：1、主持人宣布开会2、介绍应邀参加会议的领导和主要发言人3、说明记者提问时间、提问规则等4、宣布提问开始，幷指定记者提问5、宣布提问时间到，提问结束6、组织参观或宴请应对状况注意的几个要点：1、要注意外表的修饰淡妆、正装、举止大方2、要注意相互的配合统一口径，分工明确、彼此支持3、要注意恰当地运用语言艺术简明扼要、提供新闻、生动灵活4、要文雅周到能答则答、避实就虚四、茶话会礼仪为了联络老朋友、结交新朋友而具有对外联络和招待性质的社交性集会。社交色彩较浓，重点在“话”（一）茶话会的主题1、以联谊为主题最常见2、以娱乐为主题安排一些文娱节目或活动3、以专题为主题在某一特定的时刻或为了某些特定的问题而召开的茶话会(二）与会者的邀请1、本单位人员内部茶话会主要目的是沟通信息、通报情况、听取建议、奖励先进2、本单位所聘的专家顾问表达敬意和谢意，就存在问题进一步咨询3、合作伙伴商务往来中与本单位存在一定联系的单位或个人（三）时空的选择召开茶话会的良机：辞旧迎新、周年庆典、重大决策前后、遭遇危难挫折的时候最佳时间一般是下午四点或上午十点左右时间长度由主办方灵活控制适合的场地：1、主办单位的会议厅2、宾馆的多功能厅3、主办单位负责人的私家客厅4、包场营业性茶楼或茶室（四）茶点的准备茶话会不上主食，只提供茶点和饮料尽量准备好的品牌，兼顾口味品种要适合、数量要充足（五）座次的安排1、环绕式不设立主席台，不明确座次的具体尊卑2、自由式常见于在室外举行的茶话会3、圆桌式一张大型的椭圆形会议桌或者数张圆桌（六）茶话会的基本议程1、主持人宣布开始2、主办单位的主要负责人讲话3、与会者发言4、主持人总结（七）茶话会的发言1、主持人要引导得体2、与会者发言时必须得体五、展览会礼仪展览会是指为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式所组织的宣传性聚会。（一）展览会的分类1、展览会的目的宣传型展览会销售型展览会2、展览品的种类单一型展览会综合型展览会3、展览会的规模大型展览会、小型展览会、微型展览会4、参展者的区域国际性、洲际性、全国性、全省性展览会5、展览会的场地室内展览会、露天展览会6、展览会的时间长期展览会、定期展览会、临时展览会7、展览会的组织参展单位自行组织，社会上的专门机构出面组织（二）展览会的筹备1、参展单位的确定刊登广告，寄发邀请函，召开新闻发布会2、展览内容的宣传单一方式或多种方式并用3、展示位置的分配对展位进行拍卖，对展位进行投标对展位进行抽签，按“先来后到”分配4、安全保卫的事项5、辅助的服务项目（三）参展单位的注意事项1、要努力维护整体形象展示之物的形象、工作人员的形象2、要时时注意恰当的待人接物提供热情周到的服务3、要善于运用解说技巧六、庆典活动礼仪庆典活动是围绕重大事件或重大节日而举行的庆祝活动仪式。（一）庆典礼仪的类型1、节庆典礼5、竣工典礼2、庆功典礼6、通车典礼3、开业典礼7、通航典礼4、奠基典礼（二）庆典活动的组织1、制订庆典活动方案2、确定参加活动的人员3、安排庆典活动程序4、现场布置和准备5、落实致辞人和剪彩人6、撰写宣传材料和新闻通讯材料7、安排接待工作（三）组织庆典的注意事项1、选择恰当的时机2、形式既隆重又简朴