第八章 会务礼仪

第八章会务礼仪会务礼仪•第一节新闻发布会会务礼仪•第二节会展会务礼仪•第三节茶话会会务礼仪•第四节赞助活动会务礼仪第一节新闻发布会会务礼仪•新闻发布会一般是指组织机构在取得突出成绩或面临重大变故时向新闻媒介公布信息的活动。•功能–提高组织机构的知名度–开展媒介关系–影响舆论•一、新闻发布会前准备–准备新闻发布会的资料•发言人的发言稿•报道提纲•回答提纲•其他辅助材料–确定参加新闻发布会的相关人选•确定发布会的主持人和发言人：主持人一般可由组织机构的公关部负责人、办公室主任担任；发言人原则上应是组织机构的负责人。–发言人就有的素质»对组织机构的忠诚»对信息的全面了解»驾驭现场的综合能力»坦诚的态度和言辞»与主持人密切配合•确定邀请对象–参与者主要是对社会有特殊影响的新闻记者，同时还可邀请一些社会名流和有关专家–要拟订详细的邀请名单，请柬要提前7—10天发出，临近开会时还应打电话联系落实•布置新闻发布会会场•二、新闻发布会的会中服务–做好会议开始前的会务工作•搞好会议签到•分发相关材料–主持人要充分发挥主持和组织作用–发言人对记者提出的各种问题，应诚恳、明确地回答•三、新闻发布会的会后工作安排–礼品馈赠–会后参观的安排–小型宴会的安排–收集各到会记者在报刊发表的稿件除了以上内容，开新闻发布会还要注意避开节日与假日，避开本地的重大活动，避开其他单位的发布会，还要避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。恰当的时机选择是发布会取得成功的保障。第二节会展会务礼仪•会展是会议和展览及大型展销活动的统称。•包括展览会、和展览会相似的交易会、展销会、博览会，等等•气势宏大的会展会使人们大型眼界，所以西方经济学家把会展称为“信息冲浪”“知识会餐”“财富平台”“城市经济的拉力器”上海世博会•一、展览会的组织–明确展览会的主题和目的•展览会不是一般的推销活动，而是一种塑造商品和组织形象的公共关系活动。–明确潜在的参展商–会前邀约上海世博会•主题：城市，让生活更美好！bettercity,betterlife•时间：2010.5.1——2010.10.31•会徽：中国2010年上海世博会会徽，以中国汉字“世”字书法创意为形，“世”字图形寓意三人合臂相拥，状似美满幸福、相携同乐的家庭，也可抽象为“你、我、他”广义的人类，对美好和谐的生活追求，表达了世博会“理解、沟通、欢聚、合作”的理念，突显出中国2010年上海世博会以人为本的积极追求。上海世博会•吉祥物：海宝世博会吉祥物，不仅是世博会形象品牌的重要载体，而且体现了世博会举办国家、承办城市独特的文化魅力，体现了世博会举办国家的民族文化和精神风貌，她已经成为世博会最具价值的无形资产之一。上海世博会•世博门票指定日普通票￥200指定日优惠票￥120平日普通票￥160平日优惠票￥100三次票￥400七次票￥900夜票￥90上海世博会–培训工作人员•确定迎送规格•礼貌迎客•热情接待•周到服务•善于交谈•妥善安排住宿•以礼相送上海世博会•3万2010上海世博志愿者接受新东方英语培训2天，24场讲座，20位世博英语培训师，8713位上海世博会城市文明志愿者……平均每一位世博英语培训师单场培训人数超过400。•2010上海世博会礼宾人员接受妆容培训羽西团队在世博礼宾人员集训中心为280位学员进行了全天培训。世博礼宾人员大部分是从上海高校在校大学生中层层选拔的，为他们提供专业妆容培训是志愿者培训的重要部分。–组建展览会服务机构–准备好宣传资料•做好展览会的各项服务工作–住宿服务–餐饮服务–交通服务–运输服务–旅游服务和返程服务上海世博会•展馆展示主题馆；A、B、C、D、E片区中国馆在A片区，场馆主题是城市发展中的中华智慧中国馆由中央馆、地方馆和港澳台馆构成亮点：从上百种红色材料色样中精心挑出的“中国红”；百米墙面重现《清明上河图》；篆书作墙组成二十四节气等第三节茶话会会务礼仪•茶话会是一种备有茶及茶点的社会性集会形式。•各种类型的茶话会，既简单隆重节俭，又轻松愉快高雅，是一种效果良好的集会形式。•一、会前邀约–隆重的茶话会应该有请柬–茶话会大多安排在正餐之前，一般为下午2—4点，或上午10点左右•二、会场布置–可设在会议室、礼堂•三、茶点准备•四、恭迎宾客•五、把握茶话会的主要会议议程–主持人宣布正式开始–主办单位的主要负责人讲话致辞–与会者发言–主持人简要总结•引导席间交谈，保持聚会者谈话的良好气氛•礼貌送客第四节赞助活动会务礼仪•所谓赞助活动，是批指社会组织以不计报酬的捐赠方式，出资或出力支持某一项社会活动、某一种社会事业的活动•作为赞助主体的社会组织应把握以下礼仪•一、明确赞助的目的–1、提高组织知名度–2、提高组织的美誉度–3、履行组织的社会责任•二、明确赞助的对象–体育事业–文化事业–教育事业–社会福利和慈善事业•三、赞助活动的程序–调查研究、确定对象–制定计划、落到实处–完成计划、争取效益–评价效果、以利再战•四、签订赞助协议•五、重视赞助仪式讨论案例•今日说法：高空抛物•一次某公司招聘文秘人员，由于待遇优厚，应聘者很多。中文系毕业的小张同学前往面试，她的背景材料可能是最棒的：大学四年，在各类刊物上发表了3万字的作品，内容有小说、诗歌、散文、评论、政论等，还为六家公司策划过周年庆典，一口英语表达也极为流利，书法也堪称佳作。小张五官端正，身材高挑、匀称。面试时，招聘者拿着她的材料等她进来。小张穿着迷你裙，露出藕段似的大腿，上身是露脐装，涂着鲜红的唇膏，轻盈地走到一位考官面前，不请自坐，随后翘起了二郎腿，笑眯眯地等着问话，孰料，三位招聘者互相交换了一下眼色，主考官说：“张小姐，请回去等通知吧。”她喜形于色：“好！”挎起小包飞跑出门。问题：小张能等到录用通知吗？为什么？假如你是小张你打算怎样准备这次面试？