第六讲 国际会议礼仪

第六讲国际会议礼仪主讲人：黄光文一、国际会议常识国际会议是大型的国际交流场合。当代世界的国际会议有为讨论和解决国际问题为目的而召开的，也有为对某个专业学术问题进行探讨和交流而召开的。前者简称为国际会议，后者通称为国际学术会议。国际会议可以说是一种临时性议事组织。从会议类型看，它可分为双边会议和单边会议，单一议题会议和多种议题会议，专题会议和定期会议，有常设秘书处的会议和无常设秘书处的会议。从与会级别看，可分为国家元首和政府首脑会议、部长会议、专家会议和一般代表会议。从与会者所属地区看可分为世界性国际会议和区域性国际会议。从会议的目的来看，可分为作为讨论问题的讲坛的会议，对政府和国际组织作出具体约束力的决议或不具有约束力的建议的会议，谈判起草条约或国际文件的会议，认定对国际计划的自愿捐助的会议等等。无论哪种会议，一般来说，平等原则是组织国际会议的最基本的原则，每个参加会议的国家，无论国家大小，都享有同等的代表权与投票权。国际会议的召开时间、地点和议程等，由会议的召开国和被邀请参加国共同协商解决。会议进行时，或者由专门指定的一位主席或数位主席主持，或者由各代表团团长轮流主持。国际会议的筹备和召开都有严格的程序和规定。国际学术会议，顾名思义说是以学术交流为宗旨的。在当今科技革命的时代，知识以惊人的速度发展更新看，自然科学和社会科学若离开了国际交流的大环境，便随时有落后和被淘汰的危险。国际学术会议的种类很多，涉及教育、医疗卫生、科学技术、文化艺术、经济贸易等各个方面。参加国际学术会议的人员通过发表论文，专题讲座和演讲，互相交流和磋商学术见解，推动有关学科和专业领域的发展。国际学术会议通常规定以英语作为会议语言，从名称上看，可以分为以下几类：•Meeting这是会议的总称，其规模可大可小，与会人数可多可少。•Conference这是正式会议的名称，通常指专业性、学术性、专题性会议。•Symposium这是指专题学术研讨会，会议论题和讲座内容都比较窄。如“中国问题国际研讨会”。•Congress这是代表会议的名称，出席者是有代表性和群众性的。•Convertion指大型集会，如专业学术团体的专业会议及年会等。•Workshop泛指研讨会，讲习班。实习班•Forum指演讲、论坛、讲座会。•Seminar专题研讨会或讲座，它通常组织有关专家对某个问题作专题或系列演讲。•学术会议举行期间，通常还包括全体大会，分组会议等正式会议内容和信息交流会、工作午餐会、展谈会、新闻发布会等非正式会议内容。这些不同的会议形式，对礼仪有不同的要求。二、会议接待礼仪任何国际会议的接待都很讲究规格与礼仪。对出席会议人代表，不论是个人还是团体，东道主均应事先确定接待规格，按照国际惯例，派遣同来宾身分相当的人士前往机场或车站迎接。通常迎接人员应陪来宾一同前往下塌处或办理报到手续。客人抵达后，也应抽空先同东道主方面的代表相互内面和介绍。良好的国际会议组织工作表现在会议代表到达后，能很快地得到有关会议的文件、论文、报告与会议日程安排的时间表。对于在会议上安排发言的代表，应事先有明确的通知。会议的主会场应挂会议的标记，如会徽或其他文字标记。有些在中国举行的国际会议，主办者在张挂会议横幅时，只有中文文字，却没有英文可其他有关国家的文字，这是对与会外国来客折失礼。在国际会议上，除会场悬挂与会国国旗外，各国政府代表团团长也按会议组织有•关规定，在一些场所或车辆上悬挂本国国旗。但国际学术会议无挂国旗的要求。•国际学术会议等大规模会议的开幕典礼和闭幕典礼，往往具有十分重大的国际意义。虽然依国情而会有的差异，但大体上，主办国的政府官员、王室贵族、主办地的首长、市长等知名人士都会以来宾身分到场，而会议主办机构的会长、名誉会长、前任会长、下任会长及其他要员等也都会到场，这进修会场应设主席台。主席台的座位排列应是，主要贵宾坐在居中位置，以下人员按照地位或职务高低顺序左右交叉依次排列。主席台一般应摆放用英文书写名签，到会要人按名签标示就位。但是，按照国际惯例，在平时举行的国际学术会议上，无论是全体会议还是小组会议，主席台上通常只有会议主持人及报告人和评论人就座。大型国际学术会议没有严格的会议纪律，又由于会议期间往往有很多个分会场同时举行报告和讨论，与会者有自由选择会场的权利。但与会者只要进入会场，就应在听报告时，对报告人和会议主持人表示尊重。过分的交头接耳、打瞌睡，看其他东西、甚至大声喧哗，都是不礼貌的。报告完了，应报以热烈的掌声，这实际上是对报告人的一种回报。参加小型国际学术会议或双边学术会议，由于与会者人数通常不多，且与会者之间多数都相互认识或有印象，所以与会者应按时到会场，不要有漫不经心的样子，经常在会场进进出出，是失礼的。•国际会议常在会议休息期间，在会场外的休息厅内设有一排桌子，摆放茶具和饮料、点心等食品，供与会者自由取用，同时有接待人员在场服务。这时，与会者可大方地选用。一手托着茶盘，一手拿着点心，大家站着，边吃边聊，在这种场合是很正常的。•有时候，根据会议的需要而举行圆桌会议。由于圆桌会议不分上下尊卑，可以避免席次的争议，所以含有与会者一律平等和协议的意思。现在圆桌会议也是一种常见的国际会议形式。三、主持人礼节国际会议的大会主持人一般称为主席，小组主持人通常称主持人。主持人的职务非常重要，国际学术会议的主持人通常都是知名度高的权威人士，因此不必再自我介绍。但有时为了对演讲者表示欢迎，也应作简单的自我介绍。如说：“我是来自中国清华大学的某某教授，今天下午的会议由我来主持”，或“请允许我作自我介绍，我是中国清华大学的某某教授，能主持下午的会议我感到很荣幸”。若有数位主席，按社交惯例，主席代表一定要向听众介绍一下列名在程序单上的其•他主席，介绍时可说：“我是中国清华大学的某某教授，请允许我介绍和我一起主持下午会议的其他主持人，在我左边的这位是美国波士顿大学的某某教授，在我右边的这位是日本东京大学的某某教授”，也可以这样介绍：“我是来自中国清华大学的某某教授，今天能和美国波士顿大学的某教授，日本东京大学的某教授一起主持会议，这是极大的荣幸”。若主席不变，就不必再自我介绍。如果变更，则原主席一定要介绍代理主席。会议一开始，主持人有责任致欢迎辞，宣布会议的目的，注意事项，介绍演讲者，要求开始演讲发言等。在学术会议上，主持人要致辞请演讲者开始演讲。如演讲者有很高的国际知名度，不必驿演讲者作特别的介绍，这是主持人可热情地说：“某某教授对我们来说是很知名的了，因此没必要对他再作介绍了，现在请某某教授”，反之主持人对知名度不高的报告人则有必要加以介绍，但介绍必须简明。如说：“今天早上第一个宣读论文的是某某博士，他是美国某医学院的临床医生，他的论文题目是，表欢迎！”在重要的演讲开始时，主持人通常会作出提请大家注意听的表示。因为出席国际学术会议的都是有学识的专家学者，因此以“我相信这个发言将会引起大家的重视”的委婉说法较为符合礼仪。在报告人发言时，主持人不应以脸色或手势对报告人的某方面发言内容表示倾向性，虽然主持人作为与会者之一，有权利表示自己的学术观点和倾向，但当他以主持人身分坐在主席台上时，则应是公正的形象。•在主持会议时，主持人最担心的就是发言者是否能在限定的时间内结束演讲。通常在国际学术会议开始发言前，主持人都会宣布每个报告人所允许的演讲时间，并提醒演讲者严守时间规定。在报告人发言到了一定时候，主持人有权利打信号来暗示和提醒报告人。若演讲超过了规定时间，主持人为了尊重报告人，也为了尊重听众，既不能强制地拉演讲者离开讲坛，也不能无动于衷，这是主持人可以婉转的中气请报告人尽快结束。如有礼貌地告诉报告人，“您能够快讲点吗？”“请您作各简要的小结，好吗？”。在演讲者结束报告时，主持人应立刻向他表示感谢，通常还要继续举行演讲者和听众之间的讨论和意见交换。在这种场合下，主持人的责任是推动学术讨论，协调意见交流人之间的关系，掌握会议的进程，并对发言者的观点给予中肯和礼貌的评价。主持人在演讲者结束报告时，可齐头并进：“现在开始对先生的论文讨论，有哪些先生愿意向先生提问？”或说：“现在我邀请听众对先生的论文进行提问和发表评论。”在讲座的时间里，不论是演讲者还是听众要发表意见，按规定都要举手来征求主持人的同意，在这种场合下，主持人具有很大的支配会议的权力，但也尤其需要注意自己的言谈举止的礼貌。例如，如果主持人以食指指向发言者是很失礼的。一般用口头准许发言即可；如已知要求发言者的姓名，主持人应称其姓名，并冠以学术头衔或称先生。若主持人一一要用手作为表示准许哪位提问的方式，则应在使用手势时把手掌全部打开。在听众一个接一个提出问题，并有演讲人一个接一个地进行回答和相互交流之后，由于国际学术会议的提问时间是有限的，主持人应掌握恰当的时间进行这种学术讨论，并把提问者所提问题限制在论题以内，以便演讲人能在自己的报告范围内进行回答，也使预定的其他演讲人能按议程都有报告和接受提问的时间，否则排在后面的报告的演讲人因时间原则面呈未能按议程发言将是很失礼的。•但是，偶尔在国际学术会议上也会在演讲人结束报告刚开始讲座的时候，没有主动提问的暂时冷场情景；也有可能是听众对刚结束的演讲不感兴趣。在这个时候，主持人一定要设法努力诱导提问和发言，如果没有产生效果，对演讲者同样是很不礼貌的。藏品确实没人提问，主持人也不忟勉强听众，可用客气的表达方式说：“我认为刚才某某先生的演讲是十分完美清楚的，所以在座没有提出其他疑问。”在听众提问和演讲人表达自己观点的过程中，主持人应使所有的发言者都能自由地表达意见，当发言者的意见与自己的观点不同时，主持人应保持冷静，绝不能利用自己的主持人权力压制不同意见，或随意打断他人发言。在会场上出现对某个问题的严重分歧和争论时，主持人有责任出面干预，保护被粗暴对待的人；为了维持好会场，对提问发言离题者，可行当做些暗示，有礼貌地纠正。国际学术会议的主持人都具有较高的学术造诣，对演讲者的报告除表示感谢外，还有责任给予一定的恰如其分的评价。对很有学术价值的报告，应用恭敬、诚恳的语气进行赞美，并期待他今后能有更多的机会发表演讲；对于一般性演讲，采用社交语言肯定和致谢即可；对于价值不大的发言，则不需赞扬，只须表达谢意即可。总之，作为国际学术会议的主持人，应尽量给人以彬彬有礼和诚恳的印象。四、发言者的礼节国际学术会议上的发言者所发表的演讲种类很多，按演讲的方式来分类，有以下几种：一是照读原稿的演讲。二是完全背诵的演讲。三是即席演讲。四是拟定提纲的即兴演讲。不同的演讲方式各有其优缺点。例如，照读原稿的演讲方式的缺点是修辞较文言，没有口语化，声调没有变化，缺少辅助的手势、表情，不易吸引听众；但其优点是作者的观点借助原稿可正确地得到表达，同时能较好地把握演讲时间，演讲不会忘词，不会停顿，不会离题等。发言根据场合的不同分为正式发言和非正式发言两大类。凡被国际学术会议接纳并列入会议议程的发言属于正式发言；未列入会议议程，在小组会上或专题组上自由表达的发言是非正式发言，非正式发言的语言比较随和，礼节要求也不那么严格。国际学术会议上，演讲者在开始正式发言前，一般都有寒暄式的开场白，开场白的讲法和内容依各种不同情况而有不同。欧美社会的人士认为，演讲人在开始发言前说一些诸如“我的水平有限，口才不好”或其他过分自谦的话，是一种卑怯，没有诚意的态度，因此绝不能使用这种话作为开场白。但另一方面，一个人处处自以为了不起，举止傲慢、目中无人，这也是国际会议上严格避讳的。通常的开场白应是对被允许发言或对主持人的热情介绍表示谢意即可。如果预定的发言人因故未能出席亲自发表演讲，这时会议组织者可能会请他人代为宣读论文，这时代读或代替的发言者在开始时必须•说明原因，以示对原定发言人的尊重，如说：“我将宣读中国清华大学某某教授的论文，很遗憾他现在不能亲临会场，他的论文题目是“。在代宣读论文后，代读人应有礼貌地向听众表示，由于我不是论文的作者，请不能在这里回答诸位有关论文的提问”。代发言者也可在开场白首先说：“由于清华大学某某教授不能与会，但他希望我能在此代为