全国计划生育药具业务管理规范

全国计划生育药具业务管理规范（试行）目录：第一章计划生育药具计划、统计管理规范第一章计划生育药具调拨、仓储管理规范第二章计划生育药具信息系统技术管理规范第一章计划生育药具计划、统计管理规范第一条计划编制原则（一）合同药具计划：实事求是、科学合理、自下而上、满足需求。（二）国家库存新型药具计划：调剂供应、推广应用、择优编制、符合实际。第二条需求计划编制依据（一）合同药具计划1、《计划生育避孕药具政府采购目录》（以下简称《目录》）中的品种与价格。2、年度采购经费。3、政府采购评审结果。4、上年订购量、实际执行量，当年期初库存量、需求预测量。5、年·人份标准使用量、库存标准周转量（见本章附件1、2）6、已婚育龄群众药具需求情况或变化趋势。（二）国家库存新型药具计划1、《目录》范围之外、具有推广应用价值的产品。2、年度采购经费。3、资质审查和审批结果。4、上年订购量和实际执行量，当年期初库存量、预测需求量。5、已婚育龄群众药具需求情况或变化趋势。第三条订购计划编制程序（一）合同药具计划1、每年第3-4季度，经国家人口和计划生育委员会（以下简称国家人口计生委）批准，国家人口计生委药具发展中心（以下简称药具中心）下达编制年度计划生育药具需求计划通知。地方以乡级为起报点，编制本省（区、市）年度计划生育药具需求计划，报药具中心进行审核和汇总。2、各级药具管理机构负责编制本区域年度计划生育药具需求计划，经同级人口计生委（局）审批后，报上级药具管理机构。3、药具中心组织年度药具政府采购评审会。根据评审结果和地方需求计划，编制年度全国计划生育药具订购计划，报国家人口计生委审批后，下达全国计划生育药具订购计划。4、药具中心组织年度计划生育药具订货会，供需双方签订合同。5、各省级药具管理机构按照国家人口计生委批复的年度计划生育药具订购计划和本区域各地（市）上报的计划生育药具需求计划，编制本地年度分配计划，报同级人口计生委审批。（二）国家库存新型药具计划1、药具中心编制国家库存新型药具需求计划。2、报国家人口计生委审批。第四条业务统计报表（一）报表要求1、实事求是、认真负责地填报、审核和汇总各级、各类统计报表，做到内容完整、数据准确、条理清晰、逻辑合理、报送及时，撰写报表分析报告，不得虚报、瞒报、漏报、变更内容及表格样式。严格遵守统计管理规定，妥善保管统计档案。2、《全国计划生育药具购调存统计报表》为年报。（1）省级药具管理机构报送药具中心的报表：《全省（区、市）计划生育避孕药具购调存数量汇总表》（表1）、《省（区、市）本级计划生育避孕药具购调存数量统计表》（表1-1）、《地（市）级计划生育避孕药具购调存数量汇总表》（表1-2）；（2）地级药具管理机构报送省级药具管理机构的报表：《地（市）级计划生育避孕药具购调存数量汇总表》（表2）、《地本级计划生育避孕药具购调存数量统计表》（表2-1）、《县（区）级计划生育避孕药具购调存数量统计表》（表2-2）；（3）县级药具管理或技术服务机构报送地级药具管理机构的报表：《县（区）级计划生育避孕药具购调存数量统计表》（表3）；（4）县级以下的药具报表，由省级药具管理机构统一制定。3、合同药具统计报表用网络和纸介质报表报送，国家库存新型药具统计报表报送纸介质报表。（二）报送程序1、每年2月15日之前，省级药具管理机构，组织本区域各级药具机构填报、汇总上一年度的各类统计报表，经本单位主管领导审核盖章后，报药具中心。2、每年2月底之前，药具中心对报表进行审核、汇总和通报，同时报国家人口计生委备案。3、每年3月底前，各级药具管理机构要将各类统计报表整理、立卷、归档。附件：1、各级药具库存周转量批准：省（区、市）级0-4月；地（市）级3-6月；县（区）级1-4月；乡（镇）级1-2月；村（居）级：0-1月。（注：交通不便地区，可适当增加库存周转量标）2、药具年·人份标准使用量：短效药：22片*13板/人·年速效药：15片*2板/人·年外用药：120-150粒（张）*/人·年避孕套：120-150只/人·年（注：流动人口密集的地区，避孕套可按实际需求订购）第二章计划生育药具调拨仓储管理规范第一条调拨仓储原则（一）严格计划、满足需求、加快调拨、及时供给。（二）规范管理、优质服务、加强监督、避免浪费。（三）安全储存、科学养护、保证质量、降低损耗。第二条调拨仓储要求（一）合同药具调拨主要依据各地年度药具订购计划和签定合同时与供货单位约定的条款。各省级药具管理机构定期检查，按季度收集和汇总全省（区、市）合同药具调拨和执行情况，药具中心将不定期抽查。（二）国家库存和省（区、市）本级库存药具作为储备，主要用于救灾、调剂、补充计划不足等免费调拨。省（区、市）本级库存药具自行安排免调周期，国家库存和新型药具免调周期为1-2月、零星免调随时进行。（三）各级药具库房的面积必须满足药具库存最大周转量的需要，逐步达到标准（见本章附件）。库房（室）要配备恒温、除湿、测量温湿度、防火、防爆、通讯工具、运输工具等基本设备，县（市、区）级以上（含县级）要逐步实现计算机信息网络化管理。（四）在库药具要严格执行《计划生育药具质量管理办法》。建立药具库存明细帐、库存卡，出入库药具要求质量完好、数量准确、手续齐全。计划员、库管员、财务人员要进行定期盘点，帐卡物相符，并对盘盈、盘亏情况做出书面说明。发现问题及时报告上级主管部门，并进行妥善处理。第三条调拨仓储程序（一）出入库程序1、各级库管员接到到货通知后，凭供货单位出库单，核对无误后于24小时内完成验收和入库，计划员和库管员应及时登记入帐。验收不合格的药具，不得办理入库手续，并及时通知主管领导进行处理。2、各级库管员和计划员根据出库单，按照“先进先出、近失效期先出”的批号管理原则，准确配货、保质保量、及时发运，并做好记录。（二）调拨程序1、合同药具（1）各单位在签定合同时与供货单位商定生产、发货时间和地点，并做好备注，或者按照电话预约发货；（2）各单位需货时提前1-2月通知供货单位组织生产或供货，供货单位发货时应提前通知省（区、市）级药具管理机构和收货单位；（3）由生产企业和药具供应站调运的合同内避孕药，按照需求方的要求，直接调运到省（区、市）或地（市）或县（区）；（4）地（市）或县（区）收货单位及时将回执（或入库单）寄往省级药具管理机构，作为付款依据。2、国家、省级库存药具和国家库存新型药具（1）省级单位根据实际需求提出国家库及新型药具免调申请报告（报告单详见附件），省级单位主管领导签字、盖章后，逐级上报药具中心；省级以下的单位需要库存药具免调时，先提出药具免调申请报告，经单位主管领导签字、盖章后，逐级上报省级汇总；（2）药具中心或省级药具管理机构可根据需求，直接拟定药具免调分配计划，经单位主管领导签字、盖章后执行；（3）药具中心或省级药具管理机构审核下级的药具免调申请，参考本级库存药具可供调拨数量和当年免费调拨执行情况，审批免调药具计划后进行调拨，年终汇总后报同级人口计生委备案；（4）药具中心和省级药具管理机构逐级下达免调计划，免费调拨计划汇总表一式二份，本单位的计划（或业务）部、财务部各一份。免调计划分割表应随免调通知或函，分别印发给各有关单位、药具供应站及生产企业；（5）各相关生产企业和药具供应站接到免调计划通知后，再组织药具的生产和入库，不得擅自组织药具的生产和入库。其中，相关避孕药品由药具供应站组织检验、储存和调运，直调药具由生产企业组织检验、储存和调运；（6）免调执行完毕，由相关直调企业、药具供应站及时收集收货回执，并寄送药具中心或省（区、市）级药具管理机构，作为付款和核实免调执行情况的依据。3、全军、武警、西藏的药具合同调拨。药具中心严格按照全军、武警、西藏的药具订购计划、发货要求和调拨管理原则，协调相关生产企业和药具供应站，及时组织生产、发货、入库、验收、储存和调运。附件：各级药具库房面积的参考标准：省（区、市）级药具专用库房面积为300-500平方米；地（市）级药具管理机构药具专用库房面积为200-400平方米（500万人口以上为400平方米，500万人口以下为200平方米）；县（市、区）级药具专用库房面积为100-150平方米（100万人口以上为150平方米，100万人口以下为100平方米）；乡（镇、街道）级药具专用室面积为10-20平方米（或2个药具柜）；村（社区居委会）设1个药具专用柜（箱）。（注：特殊地区可根据当地总人口数和自身条件设定标准。）第三章计划生育药具信息系统技术管理规范第一条基本原则（一）建立安全防范管理措施，严格信息数据保密纪律，确保系统管理的安全性。（二）建立系统运行管理制度，规范业务操作程序标准，提高系统管理的科学性。（三）建立技术系统监管体系，强化系统技术保障力度，确保业务运行畅通快捷。第二条工作职责（一）建立药具信息系统技术管理制度，明确权利、责任、任务。各药具管理机构需配备系统管理员和系统操作员，作为信息系统的主要使用人员，单位主要领导作为系统管理主要责任人。（二）信息系统使用人员1、系统监管员，即药具发展中心和省（市）级药具部门的领导，审批本级及下级系统管理员和系统操作员的运行权限，监管本地的药具管理业务，保证系统的运行环境。2、系统管理员，即经系统监员授权的药具发展中心与省（地）级药具管理机构有关人员，负责监控系统运行状态，为维护系统数据和业务数据、保障系统安全运行提供技术支持，指导和监督信息技术工作。3、系统操作员，即各药具管理机构业务部门有关人员。药具发展中心系统操作员负责监管全国各管理站业务运行情况；省、地、县级系统操作员负责监管、维护本站业务数据运行和具体业务操作。第三条系统管理制度（一）采取严密的安全措施防止无关用户进入系统：（二）操作人员设立互不相同的用户名，定期更换操作口令，严禁操作人员泄露自己的操作口令。（三）各岗位操作权限要严格岗位职责设置，应定期核查操作员的权限。第四条安全管理制度（一）制定系统技术安全管理制度，建立安全防范设施和安全保障机制，以有效降低系统风险和操作风险，预防计算机犯罪。（二）广泛开展计算机系统安全教育，定期或不定期进行计算机系统安全检查，保证计算机系统安全运行。（三）建立系统病毒防范制度1、各药具管理机构指定专人负责计算机病毒防范工作，定期进行病毒检测，发现病毒立即处理并报告。2、新系统安装前应进行病毒例行检测。3、经远程通信传送的程序或数据，必须经过检测确认无病毒后方可使用。4、禁止运行未经单位审核批准的软件。5、采用国家许可的正版防病毒软件并及时更新软件版本。第五条网络管理制度（一）药具管理机构上互联网必须使用当地电信和网通部门的ADSL接入方式。（二）登记信息系统的计算机必须采用与药具管理虚拟专网兼容的VPN硬件或软件产品。（三）局域网要采用必要的安全防护设施，同时保证与药具管理虚拟专网兼容。第六条设备管理制度（一）各级计划生育药具管理机构或部门负责信息网络软硬件设备的管理和维护。（二）不定期检查设备运行状况，定期进行专业设备维护。（三）未经有关部门和领导批准，不得擅自拆、修设备。