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《现代秘书学》第一章秘书学概说1、古代秘书称谓P3先秦：史；秦代之后：尚书、中书舍人、长史、主簿、幕宾、师爷2、古代秘书学含义P3根据古代文献的记载，“秘书”一词最早不是指人或服务，而是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。3、以著书立说为职责的官职P4秘书监、秘书丞、秘书郎、秘书令4、秘书概念具有现代意义的标志P5以孙中山为领导的中华民国临时政府的建立为标志5、国外的秘书概念P5英语Secretary最早是指英王身边的辅臣，后沿用于英美和英联邦各国政府中的一些部长。6、国外对秘书级别的划分行政、执行、文书、助理文书7、秘书定义P6秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员，秘书是一种社会职业。8、秘书定义的内涵P7①秘书活动的根本对象是领导者②秘书活动的根本职能是辅助管理③秘书活动的根本方式是处理信息和事务④秘书活动的根本性质是辅助性9、秘书的职业特征P3①服务的直接性②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化10、秘书的作用=秘书工作机构的职能P3①助手②参谋③协调④信息枢纽⑤公共关系11、秘书学定义P14秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性和应用性的学科。通俗的说，秘书学是研究秘书人员如何做好秘书工作的学科。12、秘书学研究对象P15①秘书活动源流研究②秘书活动主体研究③秘书活动环境研究④秘书活动智能研究⑤秘书实务研究秘书教育研究13、秘书学特点P17综合性、应用性第二章秘书系统及其组织形态1、秘书工作机构的设置原则P19①纵向层次尽量少②横向层次适量增多③精简2、秘书工作机构的组织形式P20综理制（小型企业）、分理制（大型企业）3、秘书人员称谓P32①秘书②文员③文书④助理⑤行政4、秘书机构称谓（了解）P33①办公厅（室）②以“秘书”一词定冠，后缀“局”、“厅”、“科”、“股”、“室”等机构级称③根据业务分工的性质确定名称④行政部5、秘书机构类型P35按社会性质分①国家公务秘书机构②社会秘书机构③私人秘书机构第三章秘书修养1、秘书素养（修养）概念P93秘书修养是指秘书在德、才、胆、学、识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。2、秘书职业道德的规范P98①尽忠职守②实事求是③廉洁奉公④任劳任怨⑤谦虚谨慎⑥保守秘密⑦文明守信3、秘书业务能力（了解）P104①写作能力②口头表达能力③听知能力④阅读能力⑤协调能力⑥策划组织能力⑦预测能力⑧应变能力⑨观察能力⑩交际能力4、秘书心理健康的基本品质P107①忠诚②机敏③稳重④坚毅⑤随和⑥幽默⑦自制5、四种气质类型P41①胆汁质②多血质③粘液质④抑郁质6、【专题】消极情绪（什么消极情绪、产生原因以及克服方法等）第四章秘书与领导者的关系1、秘书的人际关系定义P74人与人在交往中结成的工作关系。2、秘书社会地位的类型及其定义P74①先赋地位：由所属阶级阶层、家庭出身、及亲属关系等先天因素所决定的，是属于“规定性地位”。②后成地位：依靠个人才智、能力、努力工作、劳动成果和对社会贡献所获得的地位，是属于“赢得性地位”。3、社会角色定义P74人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。4、影响人际关系的因素P75①交往频率②距离的远近③需要的互补性④态度的相似性⑤情景因素⑥中介因素5、秘书和领导的关系特征P77①工作上的主从性②知识、能力、体力的互补性③人际关系的首属性④人格上的平等性6、秘书与领导的关系处理原则P77①主动地配合和适应②服从但不盲从③提醒和规劝④维护上司之间的团结7、【专题】秘书与领导交往的语言技巧P93①多维护、树形象a.尽量掩盖上司弱点b.上司有错时，用适当方式纠正（不要当面纠正）c.关键时为领导争面子②不代替、善引导③多赞美、需恰当a.时机的把握b.场合的选择c.语言（标新立异）④多幽默、巧应对（巧说“不便直说”的话）⑤抓细节、多沟通⑥说结果、求简洁第五章秘书日常事务1、【大题Ⅰ】办公室管理的内容与要求P112①整洁a.办公桌椅材质颜色一致、尺寸相配、排列整齐，琐碎的办公用品收入暗盒b.窗明几净，地面干净，禁止吸烟②安静a.（工作人员）说话、走路要轻，接电话最好出去接b.（选址）避免选在街口、车间、门市部等吵杂的地方③光线、空气、温度的管理a.白天应采自然光，若需辅助采光，应选用20~25w的白炽灯或10w以下的节能灯，尽量避免采用单一大光源b.室内要通风换气，或放置绿色植物、盆景等c.室内温度控制在20~25℃④色调和美化一年换两次色调，春夏宜用冷色（绿紫白），秋冬宜用暖色调（红橙黄）⑤装饰展示企业形象、领导品味，如壁画、盆景，庄重典雅为宜，避免俗气奢侈⑥办公设备和用品易耗品（纸、油墨等）登记领用，重大设备（打印机等）年初预算，统一采购⑦安全隐患a.防水、防火、防盗b.人身安全c.文件泄密隐患2、【大题Ⅱ】接电话P112+367①铃响即接（2~4/5下）、自报家门、礼貌问好②忌讳粗暴③养成较强的听辨能力④忌吃东西时接电话⑤做好电话记录⑥接到传呼电话时，切忌对方久等⑦结束礼仪（一般谁先打电话谁先挂）3、【大题Ⅲ】拟写接待方案P113会拟写接待方案（标题、开头）日程安排、经费预算等4、保密工作的含义P350保密工作是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施。5、秘密的种类P351按秘密等级分：绝密级、机密级、秘密级6、保密工作的要求P351①加强领导、健全机构②依法管理、完善制度③积极防范、突出重点④既确保秘密、又便利工作⑤应用技术、严防窃密7、印章含义P372又称公章，代表一个单位的正式署名，具有法定的权威性和现实的证明效力。8、钢印含义P372一般加盖在证明性公文或证件的相片上，其位置在持证件人相片的右下角，起证明持证人身份的作用。9、印章尺寸规格P3736cm；5cm；4.5cm10、印章启用管理P374填写“印模卡”一式两份11、介绍信含义P376介绍信是向接洽单位介绍本单位派遣人员的姓名、身份和接洽事宜的专用书信，通常由被派遣人员携带前往接洽单位联系工作，当面出具给对方，既证明被派遣人员的身份，同时又代表一个机关和单位的法定授权。12、介绍信填写P376介绍信无论是固定格式还是便函式，都应载明联系单位、被介绍人姓名、身份、政治面貌、人数、联系的事项、有效期限、填写日期。第六章信息1、信息定义P379人们对客观事件的反应，是一切行政工作、一切秘书工作的基础。2、信息提供原则P379事实、适事、适度3、调查定义P379采取各种科学的方法获得客观世界材料的方法4、研究定义P379对获得材料分析、比较、归纳、演绎等一系列过程5、调查的类型及其定义P379①普遍调查：对总体对象中每个具体的个体无一例外的调查，适用于重大的基本情况调查。②典型调查：从总体或不同类型对象中选取个别有代表性的单位的调查，适用于经验性调查。③抽样调查：从总体中抽取部分样本调查，将其结果推断整体，是典型调查与重点调查的放大，是普遍调查的缩小。第七章会议组织1、会议含义P199会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。2、【大题Ⅳ】会议活动的要素P200①与会者与会者又称为会议成员，是会议活动的主体。一般可分为四种类型：a.正式成员。有正式资格的主要成员。权利：表决权、选举权、发言权、提案权义务：必须遵守会议决议b.列席成员。布局有正式资格，国际会议中又称观察员。权利：有一定的发言权，无表决权、选举权和提案权义务：多边会议活动中，不受最终会议决定的约束c.特邀成员。即由会议的主办者根据会议的需要而专门邀请的成员（如主办单位的上级机关领导人、协作单位的代表、社会知名人士、外国来宾、报告人等）。权利和义务：由会议主办者或会议领导机构来确定d.旁听成员。即受邀参加会议，但不具有正式资格，既无表决权，也无发言权的会议成员。②主持人整个会议进程的主持者、引导者，对会议进程起主导作用。分为当然主持人和临时主持人。③议题（尽可能集中单一，不宜过多太分散）会议的议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。a.会议议题。一次会议中贯穿各项议题的主线叫会议主题。主题应当统帅各项具体的议题。b.中心议题。体现会议中心目标或主要目标的议题，是相对于次要议题而言的。c.动议。在会议期间临时提出的议题。④会议名称能概括并显示会议内容、性质、参加对象或组织、时间、届次等相关要素的名称。⑤会议时间会议的时间指起讫时间和时间跨度两个方面。a.会期。一是指会议从开始到结束的时间跨度，二是指周期性会议召开的固定时间。b.会议周期。是指同一性质或同一系列的两次会议之间的时间跨度。c.休会。一般是指会议过程的中止或会议期间的休整。具体有三种情形：一是会议活动受到外界因素的影响或会议暂时无法达成协议而被迫中断活动的过程，直至复会；二是为了让与会者有足够的时间来进行会外的研究、沟通和磋商，以便会议的最后文件活得顺利通过而宣布休会。三是会议期间的正常休息，目的是消除与会者的疲劳，提高会议效率。⑥会议地点一是指会议举行的地理位置，二是指举行会议活动的具体场所。a.实地会场b.虚拟会场c.主会场d.分会场3、会议场地选址202①国际性、专题性会议。影响力大的一线城市。②专业性会议。富有专业特征的城市、地区。③小型会议。部门办公室、会议室。4、动议含义P201在会议期间临时提出的议题。5、选举含义P244选举是指选举人根据少数服从多数的原则以及选举的有关规则，以投票、举手等方式对特定的人选进行差额遴选的过程。6、表决含义P244表决是指具有表决权的会议成员根据少数服从多数的原则以及表决规定，以投票、举手等方式对特定的人选和决策事项表达赞同、反对、弃权意志的过程。7、表决方式P244①按表决的手段分书面表决、口头表决、体态表决、表决器表决、通信表决、网络表决②按保密与否分名义表决、不记名表决第八章信访工作1、信访及信访工作定义P331信访：信访活动是指在根本利益一致的前提下，作为国家主人的人民群众通过书信、走访等形式向党政机关、社会团体和企事业单位反映情况、表达意愿，并依法由有关机关和单位负责处理的一种社会活动。信访工作：党政机关和企事业单位对人民群众的来信来访的受理过程。2、信访渠道P332写信和走访、电话、传真、电子邮件3、信访工作原则P333①实事求是原则②依法处理原则③属地管理、分级负责原则④及时办理原则⑤就地解决问题与疏通教育相结合的原则⑥统一领导、部门协调原则⑦保护信访人原则4、信访工作的作用332①有利于人民群众行使民主权利②有利于广开言路，调动人民群众的积极性，提高领导决策的科学性③有利于各级领导干部改进工作作风，克服官僚主义，密切联系群众④有利于加强群众监督，反对腐败，纠正不正之风⑤有利于构建和谐社会⑥有利于树立受理者良好的社会形象5、信访办结P338信访事项应当自受理之日起60日内办结；情况复杂的，经过经过行政机关负责人批准，可以适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日，并告知信访人延期理由。第九章协调与沟通