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本讲要点：真实的公务接待要注意什么？正式公务接待公务接待室公务员日常工作的重要内容。我们可以从准备工作.迎客之礼.待客之道.如何送行四个方面进行了解。一.准备工作（嘉宾牌，饭桌牌南湖标准）接待之前，都要对来宾接待工作进行具体规划和安排。接待工作的指导思想和总体要求从具体上讲，要提倡互相尊重.平等相待.礼待宾客.主随客便等。在接待不同身份的来宾时，其着重点又应各有侧重。如，接待中央首长要强调安全保卫；接待少数名族来宾，要强调尊重其风俗习惯；接待宗教界人士，要强调遵守国家宗教政策。1.了解来宾情况（航班起止时间地点饮食妥好住宿要求）做好接待工作，首先就要了解来宾的有关情况，包括来访的目的要求，会见.参观的意愿，前来路线和交通工具，抵离时间，来宾生活习惯.饮食爱好及禁忌，来宾职务.性别.民族和重要来宾的血型等。2.确定接待规格接待规格是准备工作中的重要环节。由谁迎接.陪同.接待，采取哪种规格，需要慎重确定。规格不当，直接关系到接待效果。规格过高，影响日常工作；规格过低，影响相互之间的关系。一般有三种接待形式：一是高规格接待，就是采取陪同比来宾职务高的接待形式。上级领导派一般人员口意见和要求，兄弟单位派员工商谈重要事宜，下级人员汇报重要事项，需要高规格接待。二是低规格接待，就是采取陪同比来宾职务低的接待形式。上级领导来了解情况，.调查研究，外地参观旅游团到访，老干部故地重游或领导顺道路过本地，可以低规格接待。三是对接待，就是采取陪同和来宾职务.级别大体相同的接待形式。对重要来访者，来宾初到和临别时，一般采取对等接待。3.制定接待方案接待需要制定具体的接待计划。计划内容要包含：接待规格.接待规模的大小.隆重程度及由哪些领导出面，接待方的领导人.官员要不要讲话？用不用鲜花，以及安排迎送.宴请.会见.座谈.参观.食宿和交通工具等，重要的接待方案要报告有关领导批准。外事接待方案还必须由外事部门和主管外事的领导审批。如果要献花就要提前落实好献花人员，如果现场讲话，要提前通知相关人员做好讲话准备。4.做好接待准备接待准备工作还有其他大量的工作，包括组织迎送人员，布置会谈.会见和座谈的场所，准备参观游览的项目，安排文艺演出，安排接见及宴请用的中菜单，还有安全保卫等。重要接待还要坐坐宣传报道工作，需要提前索取来宾的照片。二.迎宾之礼中央已经发出通知，公务之间的迎来送往，一律不得隆重，不举行仪式，不搞领导出面的大型活动，应当轻车从简.廉政务实。一个系统的上下级之间的来往，更不能大肆铺张，浪费国家财力.物力.人力。较隆重的迎宾仪式，只适合与外交.外务场合和涉及统战..宗教界等方面的迎来送往。所以在公务接待中一定要把握分寸.符合规定。迎宾是接待工作的开始曲，迎宾工作做的好，会给来宾以深刻的印象。迎宾是对来客尊重的表示，显示着主人对来客的诚恳和热情。对于礼仪程序来说，迎宾仪式存在着许多种规格，越是尊贵的来宾，仪式应该越隆重.越全面，而对于一般的来宾，仪式就相对简单，参加的人数也就可以相对的少一些。迎宾仪式的地点应开阔.清洁.美观，使宾主双方便于相见，一般选择在宾客旅途的终点，如车站.码头.机场等。处于礼貌，迎宾仪式的程序和地点要事先通知来宾，以便客方做好精神和物质上的准备。仪式如果安排有来宾讲话，要事先通知，以让来宾准备，为了礼貌，主宾双方事先都要更衣修饰，尤其是女宾客，更应该注重仪表，以最佳状态出现。一般来说，到欢迎仪式现场迎宾的人员在植物和级别上要和来宾相当，或稍低于来宾。同级的主方可以在驻地迎接，不必亲自到迎接地点。初次见面，宾主要相互致礼，所致礼节，要随宾主的身份和亲密程度而言，一般为握手，也可以相互拥抱（限同性宾主之间）。来宾方如果是夫妇同来，迎接的一方也应该是夫妇共同迎接。隆重的欢迎要设献花仪式，献花者应该选择儿童或女青年，献花者先献给女主宾或同时献给夫妻二人。来宾方对献花者要有答谢礼节，可以亲吻儿童的脸颊.立正接受其敬礼。接花时要郑重庄严，双手接花，放入怀中，再转给随行人员。如果对方献的是花环，就要低头让对方给戴上。相互行礼要认真到位，不能匆匆忙忙。要认真聆听对方的问候语，并认真致答谢词。主方要热情大方。如果安排中有致词仪式，应该事先有所准备，有引领员把宾主双方致词引入致词场地的麦克风前。一般由主人先致词，然后由宾方致答谢词，双方都要有讲稿，以示郑重和重视，在迎宾的场合不宜发表即兴讲话。也可以设欢迎队伍。欢迎队伍的设置要视情况而定。可以使一定范围内的工作人员.中小学生或群众团体的代表。迎宾队伍可手持献花或小型彩旗，也可以共同手持横幅，横幅上写上“欢迎XXX来访”等字。嘉宾到来时，可以用鼓掌的方式向嘉宾致意。这是，嘉宾一方应该向欢迎队伍致意表示感谢。引领员要发挥作用，主动引领嘉宾走向欢迎仪式场地的出口或借来宾得车辆旁，要有专人打开车门，护卫嘉宾坐进车内。如果来访的嘉宾是多位，要在仪式现场相互介绍。一般要先由嘉宾的负责人向主方负责人介绍客方人员，要依职务高低为序，分别于主方负责人握手或拥抱致礼。然后，由主方负责人介绍欢迎的队列。逐客双方负责人对每一个人的礼节要一致，不要有亲有疏，在每位来宾的面前停留时间要大体相等，不宜长短不一，也不能因为是熟人.老朋友等就格外亲热，而冷落了其他同级别的宾客。如果是普通规格的接待，仪式可以简化。如有比来宾第一级身份的人去机场或车站.码头迎接，可以与一个站牌。接站牌的制作要美观.大方.醒目.不能粗制滥造，如果是用纸书写的形式，可以用红纸写上黑字“欢迎XXX”。对于经常性的工作来往的合作单位，如果不是重要来宾，安排来宾熟悉的司机去接也是可以的。三.待客之道1.住宿地的选择为来宾选择一个适宜的住宿地点，是礼貌待客的重要举措之一。选择住宿地点和物质基础，就是接待的基本条件。对于国际以上的饿来宾和官员，一般要有中央一级的接待单位按照国际惯例进行选择：对本国，本地的来宾，要一切从实际出发，本着节约的原则选择住宿地点，做到清洁.使用.方便即可。另外，选择的住宿地要考虑到交通.环境.卫生.饮食.气温.朝向等因素，还要考虑到来宾有无特殊的宗教信仰或生活习惯。迎接之后，就要安排来宾到住宿地。如果是会议上的来宾，一定要把来宾领到报到处，请来宾按必要的手续报道。安排住宿的时候，如果是多位来宾，如果需要共同组合住双人房间，应该由其自由组合。接待人员应该把来宾直接送进房间。如果是少量来宾，入住后，负责接待的人员要记下房间内的电话号码，连同房间号一并汇报给领导，把来宾到达.入住的情况告诉有关部门。2.写给嘉宾的一封信（内含单位介绍，襄樊介绍，天气预报，接待人员联系方式）3.安排探望来宾入住后，有关部门要来宾稍事休息后，立即择时前来探望。从来宾入住，到主人方前来探望的时间不宜太长，太长了会显得不礼貌；也不能太短，太短了，也许来宾还没来得及放下行李，有的女来宾还要换一下服装，或洗脸后略施淡妆。一般的来宾入住后两个小时左右来探望比较合适。对于这一点，也应该事先让来宾知道，以便有所准备。四.如何送行送行事先要进行充分的安排。应征求客方的意见，询问什么时候离开。出于礼貌，来宾离开的时间是不能直接问的。要根据其访问日程的安排，在通过对方有关人员进行确认。在这之前，要着力安排好回程的交通问题：买好飞机票，火车票或派好车辆，制定好回程的路线等。送别的仪式要安排在来宾上机场或火车站之前并留出一定时间。一般送别要和来宾约好，可以事先打好招呼，如“明天早上8点，我们领导要来为你们送行”送别仪式也可以和告别宴一起举行。送客的主要人员应当是主人一方的主要领导或主要官员。官员级别较高表示对来宾的重视。送行来宾的人员，一般要由主要领导带领负责接待的其他服务人员共同组成。送客的时间一定要严格掌握。送客的人到达的时间要恰当，要给来宾留出打点行装的时间。来得太早，不但会影响来宾收拾行李，而且也有催他们走的嫌疑；来得太晚，可能要错过飞机或火车的开行时间，让来宾着急。送别仪式，简单的也要双方握手，表达几天以来结下的友情，希望下次在适当的实际再来。这是已经没有迎接时的陌生，主人一方可以谦虚地说“招待不周，请多谅解。下次再来我们一定做得更好。”而来宾一方要表示真诚的谢意：“这么多天，感谢你们周到的照顾，给你们添麻烦了！”如果是送到机场，火车或码头，要等飞机起飞，轮船离港火车启动的时候在离开。千万不能来宾刚一转身，送行人员就离开，否则给人一种敷衍，应酬不真诚的感觉。邀请函范文邀请函尊敬的XXX先生/女士：中华慈善总会等国内外多家公益民间机构与国际联合劝募协会.美中贸易全国委员会共同发起的“跨国公司与公益事业高级论坛会”（以下简称论坛）将于2003年11月9日至11日在北京隆重举行。此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括：中国公益事业的现状.机遇和挑战。跨国公司/企业在现代公益事业的作用.责任和地位；跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。公益项目展示会将采取会展形式与论坛同事举行，供各公司，各公益机构通过图.文.声像等形式进行展览和交流。随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会.完善社会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的发展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益事业的现状.机遇及其面临的挑战；并通过各方广泛的接触和交流，促进双方伙伴关系及合作机制的建立。参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关部门对中国公益事业的重视和关心。在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚的2期望您为中国公益这一崇高的事业做出新的贡献。期待着您的积极参与！XXX论坛筹委会主人中华慈善总会会长2003年8月22日本讲要点：打电话要注意什么？电话礼仪如今，电话已经成为必不可少的办公设施。毫无疑问，接打电话的质量，反映了一个人对待工作的真实态度。对方通过你接，打电话的方式，表现，对你的形象，性格，素质进行了无限的描述.想象，是正规军还是游击队，是值得信任还是不可信赖….一.座机礼仪座机电话，是电话中使用频率最高的，是目前对外交流信息和沟通的主要工具。研究显示，电话印象中，声音的质量在第一印象中占70%，话语只占30%。电话另一端的人对你的看法，不仅仅来自于你说话的内容，更来自于你是如何表达以及说话的语气。1.打电话礼仪就打电话的实际流程来看，要注意一下五个方面。①事先准备。为了获得最佳的通话效果，每次打电话之前都要做好充分准备。如把受话人的姓名，电话号码，通话要点等内容列出一张“清单”。这样一来，通话的时候就可以以此办理，不至于出现边说边想，缺乏条理，丢三落四的情况了。这种方法简单易行，只要养成了习惯，就会成为自己的自觉行动。它不仅与己方便，而且也能使通话对象感到自己办事情时有板有眼，训练有素。②打电话的时间。按照惯例，通话的最佳时间有二：仪式双方预先约定的时间，二是双方方便的时间。那么什么事对方方便的时间？一般来说，上午9点以后，下午5点之前。如果知道对方的上下班时间，还要避免对方刚上班半小时或下班前半小时通话。中午休息.午餐时间，也不要给对方打电话。如果是打国际电话，还要考虑时差。③通话时间长度。既然电话因公而打，就必须对通话的具体长度有所控制。因为在工作岗位上大家都很忙，不可能假借因公电话之名行电话粥之实。基本的要求是：以短为佳，宁短勿长。打电话，刚开始的寒暄时必要的，但要点到为止，不要没完没了，本末倒置。然后就开门见山，直奔主题。交谈完毕后，再简单复述一下通话内容，然后就结束通话。电话礼仪的“三分钟”原则，实际上就是“以短为佳，宁短勿长“基本要求的具体体现。但意思绝不是掐到三分钟的时候就断然挂电话，而是尽可能限制通话长度，以做到简练，明确，不要一件事反反复复的说，让对方听的厌烦。如果是一次较长的电话交谈，在通话之初就要告知对方这次通话的大致时间长度，在获得对方许可的情况下在继续。④避免做