文书档案整理

文书档案整理1、制定本单位文件材料保管期限表按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，结合本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久”、“长期”、“短期”三类保管期限。实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。3、做好本单位分类大纲编制工作根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定本单位的文书档案的分类方案。以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量的前提，不可马虎。传统整理方法——以卷为管理单位文书档案按“卷”整理流程：1、收集2、分类3、组卷4、检查调整卷内文件5、排列卷内文件6、卷内文件编号7、编制卷内文件目录8、拟写案卷标题9、填写案卷封面10、装订案卷11、填写卷内备考表12、案卷排列13、编制档号14、编制案卷目录15、装盒一、收集（一）文件的收集工作按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。（二）收集的原则齐全完整。它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十分重要工作，不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全，还要加大对帐外文件材料的收集工作。如各类报表、部门总结、工作汇报、会议记录等。收集重点一是本单位;二是直属上级主管部门和直属下级部门;三是外单位针对本单位工作制发;四是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。二、分类（一）年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分类。1、计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度组卷。2、多年度的规划、预算，放在针对的第一年组卷。3、跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年组卷。4、计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如主要是总结就归入总结的针对年组卷。主要是计划就归入计划的针对年组卷。5、跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年组卷。6、跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度组卷。7、法规性文件，放在公布或批准的年度组卷。8、跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度组卷。9、转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度组卷。（二）按机构或问题分类将文件按其形成或承办的机构（内容所说明的问题）分类。1、各类的次序可按本单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。2、几个机构共同处理的文件一般以主办机构归类。3、临时机构文件归类。（三）按保管期限分类按照本单位制定的文书档案保管期限表，将文件划分成“永久”、“长期”、“短期”。在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。目前普遍采用的分类方法有两种：1、年度-机构-保管期限分类法2、保管期限-年度-问题分类法在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对无保存价值的文件进行剔除。三、组卷（一）运用公文主要特征组卷1、按问题特征组卷将反映同一事件、同一问题、同一项工作、同一人物的公文组合在一起。这是实际工作中使用最广泛的方法。例：芜湖市档案局关于做好档案安全工作的通知、报告。2、按时间特征组卷按文件内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在一起。例：芜湖市档案局1998年局办公会会议记录。3、按责任者特征组卷将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起。例：安徽省人事厅关于干部培训、职称评定等工作的规定、通知。4、按公文名称特征组卷将具有相同公文名称的若干份文件组合在一起。例：芜湖市经贸委关于所属企业改制情况的报告。5、按通讯者组卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷。6、按地区组卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷。但在实际运用中，为使卷内公文的联系更加紧密，便于查阅和利用，往往采用几种特征结合使用。例如：“中共芜湖市委组织部关于1998年干部任免的通知”，就是将责任者、时间、问题和公文名称四个特征结合使用。（二）运用公文主要类型组卷1、会议文件一般是一会一卷，会议文件较多的大型会议可一会数卷，问题相近的几个小型会议可数会一卷。2、案件材料主要指非诉讼案件材料。立卷时一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案数卷。3、信访材料可根据来信所反映的问题、信件作者信件处理形式等，结合文件的多少进行组卷。4、简报、刊物可按简报（情况反映、动态等）和刊物（报纸、书籍等）名称分开，一期一卷或数期一卷。（三）组卷的基本要求1、不同机构或问题的文件材料不能组合在一起。2、不同保管期限的文件材料不能组合在一起。3、密不可分的文件材料要组合在一起。如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。四、检查、调整卷内文件1、检查卷内公文是否符合归档范围要求。2、检查卷内公文是否齐全、完整。3、检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系。4、检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。5、检查卷内公文纸张是否大小不一或有破损现象。6、检查卷内公文是否有字迹褪色和“三笔”现象。7、检查中发现分类或保管期限不准、组卷不合理等问题应及时调整，发现重份文件要剔除。五、卷内文件的排列(一)对于单份文件，其排列顺序分两种情况：1、本单位收文的排列顺序一般为：（1）文件处理单/拟办单/签批条（2）正本。2、本单位发文的排列顺序一般为：（1）正文/转发文（2）附件/被转发文（3）发文稿纸（4）定稿/重要文件历次修改稿。(二)对于多份文件，其排列顺序如下1、卷内文件作者、问题单一的，按时间顺序排列。2、卷内文件两个以上作者、问题单一的，按作者—时间顺序排列。3、作者单一、两个以上问题的，按问题—时间顺序排列。4、多问题、多作者的，按问题—作者—时间或作者—问题—时间顺序排列。六、卷内文件编号为固定卷内文件排列的位置，便于统计和保护文件，对每一卷档案按已排定的顺序依次用铅笔对有文字图表的页面采用阿拉伯数字从“1”开始编流水号，页号的位置在文件的正面右上角，背面左上角。（卷内目录、备考表不编页号）。七、编制卷内文件目录卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。编制要求如下：1、顺序号填写卷内每份公文排列顺序的序号。一份公文一个顺序号。2、文号即公文发文机关的发文字号。填写时应照抄实录。3、责任者即公文的制发机关或署名者。填写时应用全称或规范化简称。4、题名即公文标题。一般照抄实录。规范性标题应体现文件责任者、内容、文种三要素，若公文标题过于复杂，可缩写，没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名，并加“[]”，文件中涉及本单位人名输入电子目录时需全部录入。5、日期公文的形成时间。填写时以八位阿拉伯数字表示，如：20100506。没有日期的文件应考证清楚后填写。6、页号即卷内公文所在页号。填写时除卷内最后一份公文需填写起止页号外，其余公文只填写首页页号。7、备注留待对卷内公文变化时作说明之用。卷内文件目录样表顺序号文号责任者题名日期页号备注1芜财预〔1998〕5号芜湖市财政局芜湖市财政局关于增加市档案局1998年行政经费的函1998031712芜档字〔1998〕2号芜湖市档案局芜湖市档案局关于安排1998年度精神文明建设经费的通知1998021553……………………9－16八、拟写案卷标题案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内容和成份，为查找利用提供线索，也是案卷封面和案卷目录中最主要的项目。拟写时符合案卷题名结构“三要素”要求，即：责任者——问题——名称（文种)。1、责任者应写全称,以印章为准或通用简称，通用简称应具备唯一性。联合发文时如责任者过多,则选2-3个主要责任者，后加“等”字。立档单位是责任者必须抄录。2、问题应简明扼要、用词规范，不能目录式堆砌或全面罗列，不能漏掉主要内容，总字数控制在50个汉字以内。3、文种也应概括在三个以内，如：“计划、意见、要点”等，只标明“计划”即可。九、填写案卷封面案卷封面的项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。一律用碳素或蓝黑墨水笔书写，也可用计算机打印，要求字迹工整、清晰、醒目。案卷封面填写示例芜湖市档案局（全宗名称）行政管理类（类目名称）芜湖市档案局1998年度工作计划、总结（案卷标题）自1998年1月至1998年12月保管期限永久本卷共4件20页归档号0140全宗号目录号案卷号0218W010140十、装订案卷采用三孔一线的方式进行左侧装订,三孔必须在一条直线上，装订要牢固结实、整齐美观。装订前先要去除文件中易锈蚀的金属物（如订书针、大头针、回形针等），对破损文件要进行修补（不能使用胶条等塑料、化学品），对没有装订线的文件要另用纸加宽，对超大纸张的文件应进行切齐或折叠，切齐文件时要注意不要把文件边上的批示切掉。十一、填写备考表备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。其填写要求如下：1、卷内情况说明：主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、立卷人：完成立卷后，由立卷者签名。3、检查人：由案卷质量审核者签名。4、日期：案卷整理完成年月日。十二、案卷排列（一）采用年度-机构（问题）-保管期限分类法先将案卷按年度先后排列,然后在每个年度下再按机构（问题）排列,最后在每个机构（问题）内按保管期限排列。（二）采用保管期限-年度-问题分类法（推荐）先将案卷按保管期限永久、长期、短期区分开，然后在同一种保管期限内按年度先后排列，最后在同一年度内按问题排列。按问题排列是结合重要程度或相互联系排列。在按机构排列时，一般是将党政工团等综合性机构的案卷排在前边、业务性机构的案卷在后、行政后勤机构的案卷排在最后；在排列同一机构（问题）内的案卷时，可采用两种方法：一是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案卷所反映的时间顺序排列，案卷排列应基本保持前后一致。十三、编制档号档号主要由全宗号、目录号、案卷号、件（页）号等要素组成。1、全宗号是给每个立档单位编制的代码，由四位阿拉伯数字组成。2、目录号是指档案类别和保管期限的代码。由汉字、汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的一组代码标识。文书类档案以“W01”、“W02”、“W03”分别表示永久、长期、短期三种。3、案卷号案卷排列的顺序号。同一保管期限内的案卷按四位阿拉伯数字排大流水编号。4、件号案卷内文件的顺序号。按排列顺序流水编号。5、页号案卷内文件每页的顺序号。按排列顺序流水编号。十四、编制案卷目录包括档号、案卷标题、起止日期、份数、页数、期限、备注等项目。1、分年度编制将全宗内的文书档案逐年按保管期限，即永久、长期和短期的顺序编成一本案卷目录，即每一年要形成一本目录。这种方法条理清楚，便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般适用于每年形成档案数量较多的单位。2、混年度编制根据案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录，这种方法可减少目录的数量，方便管理，一般适用于档案年形成量不大的单位。但不便于插卷和案卷的随时调整。案卷目录编制好以后要加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。案卷目录应一式三份。档案移交时，一份存单位档案室，两份随档案移交档案馆。案卷目录示例装盒包括将案卷按顺序装入档案盒，填写备考表、放置卷内文件目录、编制盒脊项目等内容。装盒的要求：1、不同保管期限的案卷不应放入同一档案盒。2、同一保管期限内的案卷按大流水号顺序装盒。3、每盒档案不宜装得过满，要留有一定空间。十五、装盒0218W01200100010010永久芜湖市档案局档案盒脊背示例：新的整理方法——以“件”为管理单位概述（一）《归档文件整理规则》制定的背景随