邮件礼仪

内强素质，外塑形象——职场礼仪与素养提升培训—邮件礼仪礼仪素养培训系列Contents礼仪的概念与核心仪表礼仪仪态礼仪介绍、名片、问候礼仪邮件礼仪会议和电话礼仪坐车和出差礼仪123456703040506071316Page电子邮件礼仪目录电子礼仪的基本介绍写电子邮件的礼仪电子邮件的管理案例分析电子邮件的基本介绍@电子邮件，又称电子函件或电子信函，它是利用电子计算机所组成的互联网络。@目前的职场中，电子邮件已经是人们经常使用的一种交流方式，在商界中更加是得到了越来越广泛的使用。在职场中很多时候汇报工作都是通过电子邮件的方式进行。@学会职场中的电子邮件礼仪可以帮助我们减少无用电子邮件的数量，促进交流和合作，提高工作的效率。得体的电子邮件礼仪代表着职业人良好的专业形象电子邮件的特点@成本低@速度快@易复制—易存储，易转发@依赖网络@信息保真率高重要事件即使口头沟通，也需邮件确认。邮件载体——网页版@使用任意一台电脑，打开网页即可登录。@浏览网页查找资料时，易被误关。@功能较少。@必须处于联网状态就能浏览旧有文件。客户端@首次使用需设置，换一台电脑使用需重新设置。@无需处于联网状态就能浏览旧有文件。@功能较多。（日程管理，和office的组件集合等）主要的邮件客户端有:•Outlook•Foxmail目录电子礼仪的基本介绍写电子邮件的礼仪电子邮件的管理案例分析关于“收件人”与“抄送”：收信人地址的填写方式有主要两种：“收件人”，“抄送”。@“收件人”地址应该是直接收信人。@“抄送”地址应该是间接收件人。他们只想参考一下邮件，或者发信人觉得有必要知会他们。2019/9/3收件人与抄送容易犯的错误：@易犯错误一：写邮件时把通讯录的所有联系人都作为每一封邮件的收信人或收件人罗列过多。√正确做法：只发给和邮件内容有关系的人。@易犯错误一：写邮件时无视“抄送”的存在，将所有需收到邮件的人全罗列为“收件人”。√正确做法：慎重选择使用“收件人”、“抄送”功能。发多人的邮件在操作之前一定要慎重考虑所采用的操作方式是否妥当。一旦发出，“覆水难收”。如何选择收件人和抄送？1、申请、审批、汇报、请示、通知、工作安排、工作指导类邮件：收件人为直接收件人，需由收件人进行答复或执行。可抄送与此事件相关的人员，如需配合执行的、对邮件内容进行学习以及其他需知晓的情况等。2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄送直接领导。3、跨部门沟通抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。发邮件时：向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。关于“答复”与“全部答复”@“回复”仅回复给发件人一个人。“谁发给我，我就给谁回复”。@“全部回复”发送给发件人，以及所有收件人和抄送人。@这并不是说不能使用“全部答复”，而是应该谨用。2019/9/3邮件标题关于邮件标题：@不要空标题@标题要简短@标题要能真反映文章的内容和重要性@一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理@可适当用标识重要状态，但是注意不要每封邮件都是“重要性高”2019/9/3称呼关于“称呼”@恰当的称呼：是礼貌也是对收件人明确的提醒。@称呼职务。@如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”“x女士”称呼。@不熟悉和级别高于自己的不宜称呼其英文名、称呼不带职位称呼全名、略去姓称呼。@在多个收件人的情况下可以称呼“大家”“ALL”。2019/9/3开头和结尾关于“开头”和“结尾”：@“礼多人不怪”。@开头最好问候一下，说“你好”“大家好”“早上好”“HI”等。@Email结尾最好要有结束语，如“谢谢”、“谢谢收阅”、“顺祝工作顺利”“BestRegards”等。2019/9/3邮件正文邮件内容的注意点：@不要滥用符号和标点。（！！！）@重点内容可标识，忌滥用颜色、字体。（33原则）@尽量不要出现错别字。（专业X态度X）@分段、重点突出。@邮件正文要简洁，不可长篇大论。2019/9/3邮件内容的注意点—缩略语@缩略语在电子邮件中代替全称。@建议使用常见的英文缩略语，不要使用太生僻的，否则会把对方搞糊涂。@如“FYI”（Foryourinformation，仅供参考）或“BTW”（Bytheway，顺便说说）。2019/9/3附件关于附件：@控制附件大小@多个文件进行压缩，文件包发送@避免发送嫌疑文件@使用通用/标准/兼容格式@使用有意义的文件名称@正文提示2019/9/3签名关于签名：@为了便于身份确认以及联系，邮件最好带上签名。2019/9/3注意：邮件代发问题，要签上自己的名字目录电子礼仪的基本介绍写电子邮件的礼仪电子邮件的管理案例分析关于隐私电子邮件没有隐私可言！信息安全@不要发送或转寄包含损害名誉的、诽谤的、攻击性的、种族主义的、淫秽语言、含有病毒的电子邮件。@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以转发。@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删除。邮件的管理关于邮件的管理：回邮件遵循2-24小时法则：即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。@及时回邮件彰显职业化。@定期查看新邮件，并注意及时回复。@涉及较难处理的问题时，可先回复邮件已收到，之后另发邮件予以具体回复。2019/9/3邮件的管理@不要用公司信箱发私人信件@控制你的情绪@谨慎、客观、职业@多站在对方角度考虑@发件时，留给对方回应的时间@不要回复垃圾邮件@不要忽视电话和当面沟通目录电子礼仪的基本介绍写电子邮件的礼仪电子邮件的管理案例分析案例分析一1、吃饭，私事，不适合在工作中谈及。2、“XX都特别好”这种表扬同时在批评其他人，不适合。3、X哥X姐这种称呼最好别用。4、“欣慰”的用法。5、输入法造成的错字。6、整体行文偏随意，不够职业。7、两件事最好两封邮件。……案例分析二1、没有主题。2、事情来由说的不够清楚。3、跨部门沟通的注意事项。4、签名过于简单。5、时间节点。……案例分析三1、无正文描述。2、附件文件名。3、按需修改主题……案例分析四1、附件太多。2、审批邮件最好单独发。3、主题未显示审批4、称呼5、颜文字符号很突兀。6、没有问候。……案例分析五1、主题的描述差强人意。2、收件人的范围太大。……回顾@电子礼仪的重要性@邮件载体@收件人与抄送@“答复”与“全部答复”@邮件标题@称呼@开头和结尾@邮件正文@缩略语@签名@隐私@邮件管理@案例分析细节决定成败，内强素质，外塑形象。让优秀成为习惯！谢谢！